Die digitale Arbeitszeiterfassung ist in vielen Unternehmen nach wie vor ein heikles Thema. Während diese bei klein- und mittelständischen Unternehmen häufiger zu Diskussionen führt, ist sie in Großkonzernen bereits häufig ein Standard. Ein zuverlässiges Arbeitszeiterfassungsystem ist für beide Seiten – Firma und Personal – von großer Bedeutung und trägt zur Förderung von Fairness bei. Welche Rolle die GPS Ortung bei der Zeiterfassung spielen kann, erfahren Sie hier.
Im Artikel erfahren Sie:
Effizienz und Fairness durch GPS-Zeiterfassung: GPS-basierte Arbeitszeiterfassungssysteme bieten eine zuverlässige Methode zur Dokumentation der Bewegungen von Fahrzeugen und Fahrpersonal. Sie ermöglichen die genaue Erfassung von Routen und Aufenthaltsdauern, was zu einer gerechteren und transparenteren Arbeitszeiterfassung führt.
Vorteile und Funktionsweise der GPS-Arbeitszeiterfassung: Die Systeme erlauben eine zeitgenaue und automatisierte Aufzeichnung von Arbeitszeiten und Orten, erleichtern die Überprüfung von Anreisezeiten und Besuchen bei KundInnen und bieten eine schriftliche, revisionssichere Dokumentation. Die Installation einer Telematikeinheit im Fahrzeug ermöglicht die Übermittlung aller relevanten Daten an eine verbundene Software.
Rechtliche Aspekte und Einsatzmöglichkeiten: GPS-Arbeitszeiterfassung ist erlaubt, solange die MitarbeiterInnen informiert sind und es nicht zur Leistungskontrolle genutzt wird. Das System kann in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, um Arbeitszeiten und Orte zu erfassen und zu verfolgen, und unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.
Die GPS-Zeiterfassung
Eine GPS-Zeiterfassung ist ein System, das die Bewegungen von Fahrzeugen oder dem Fahrpersonal mithilfe einer GPS-Technologie dokumentiert. Es kann die gefahrene Route und die Dauer des Aufenthalts an einem Ort erfassen. Diese Daten können genutzt werden, um die Arbeitszeit von MitarbeiterInnen nachzuweisen, um die Routenplanung optimieren. Es kann auch als Nachweis für die Kundschaft dienen. Grundsätzlich stell die GPS-Arbeitszeiterfassung eine kostengünstige und einfache Methode der Aufzeichnung der Arbeitszeiten dar.
Die Zeiterfassung per GPS Ortung ist erlaubt, solange die MitarbeiterInnen darüber informiert sind und es nicht zur Leistungskontrolle genutzt wird. Sie hilft dem Fahrpersonal zusätzlich, Anreisezeiten und Besuche zur Kundschaft ordnungsgemäß zu erfassen und abzurechnen.
Funktionsweise
Im Fahrzeug muss eine Telematikeinheit installiert werden. Diese kann z. B. ein OBD-Stecker sein, der einfach in die OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs gesteckt wird. Alle Fahrzeugdaten werden an eine verbundene Software übermittelt. In dieser können die Fuhrparkverantwortlichen z. B. einsehen, welche Routen die Fahrzeuge zurückgelegt haben, wo Stopps gemacht wurden uvm.
So plant man heute mit Fleet Geo
Alle Fahrzeuge, alle Fahrerinnen und Fahrer. Alles auf einer Karte. Vimcar Fleet Geo speichert die gefahrenen Strecken. Dank GPS-basierten Funktionen ist eine Echtzeit-Verfolgung der Fahrzeuge sowie die Erstellung von Nachweisen für KundInnen und Arbeitszeiterfassungen möglich. Erfahren Sie mehr zu den Funktionen der Fuhrparksoftware in dem kostenlosen Infomaterial.
Hier Infomaterial herunterladen!
Finden Sie heraus, wie die GPS Arbeitszeiterfassung mit einer Fuhrparksoftware funktioniert.
Video zur GPS Arbeitszeiterfassung und Routenaufzeichnung mit der Fuhrparksoftware Fleet Geo
Vorteile der GPS-Arbeitszeiterfassung
Fuhrparkverantwortliche wissen, dass die Arbeitszeit von Fahrpersonal und die Verfügbarkeit von Fahrzeugen naturgemäß zusammenhängen. Aus diesem Grund ist es ein naheliegender Schritt, die Arbeitszeiterfassung mit einer Fuhrparksoftware zusammenzuführen. Dank einer Arbeitszeiterfassung mit GPS-Ortung wissen ArbeitgeberInnen nicht nur wo die MitarbeiterInnen, sondern auch wo sich die Fahrzeuge zu jedem Zeitpunkt des Tages befinden. Dies ermöglicht eine noch effizientere und präzisere Einsatzplanung.
Andere Vorteile:
- Zeitgenaue und automatisierte Aufzeichnung von Arbeitszeiten und Orten
- Überprüfung von Anreisezeiten und Besuchen bei KundInnen
- Schriftliche und revisionssichere Dokumentation für die ArbeitgeberInnen
- Möglichkeit zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung
- Keine manuelle Zeiterfassung mehr nötig
- Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit
- Erleichterung bei der Überwachung und Verwaltung von AußendienstmitarbeiterInnen
Einsatzmöglichkeiten einer GPS-Arbeitszeiterfassung
Eine GPS-Zeiterfassung kann in einer Vielzahl von Branchen und Unternehmensbereichen eingesetzt werden, um Zeiten und Orte von MitarbeiterInnen zu erfassen und zu verfolgen. Hier sind einige Einsatzmöglichkeiten aufgeführt.
01 Erstellen von Kundennachweisen
Im Alltagsgeschäft von Handwerksbetrieben sind schnelle Vorwürfe leider keine Seltenheit. Oft sind KundInnen misstrauischer als nötig und lassen sich nur mit schriftlichen Fakten besänftigen. Eine Arbeitszeiterfassung mit GPS Ortung unterstützt die Betriebe dabei. Sie liefert Daten, die nicht angezweifelt werden können. Die GPS-Arbeitszeiterfassung erfolgt mithilfe von einer GPS-Technologie, die die gefahrene Fahrzeugroute genau erfasst und zeitgenau dokumentiert.
Nicht nur KundInnen, sondern auch Unternehmen profitieren von dieser genauen Arbeitszeiterfassung. Der Stundenzettel wird durch die Routendokumentation verifiziert und ergänzt.
Es ist jedoch wichtig, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen. Bei Firmenwagen, die auch privat genutzt werden dürfen, sollten die Privatsphäre-Einstellungen berücksichtigt werden. Die Routendokumentation beschränkt sich auf ausschließlich betriebliche Fahrten.
02 Beweis der Pünktlichkeit
Mit einem GPS-Zeiterfassungssystem lässt sich zeitgenau dokumentieren, wie lange ein Fahrzeug für einen Einsatz bei der Kundschaft vor Ort war. Diese Routendokumentation unterstützt die Fuhrparkverantwortlichen dabei, schriftlich und revisionssicher nachzuweisen, wie viele Stunden tatsächlich gearbeitet wurden. Darüber hinaus bietet das System die Möglichkeit, den Zeitpunkt des Eintreffens am Einsatzort vorrauszusagen.
03 Aufdecken von Fahrzeugmissbrauch
Dem eigenen Fahrpersonal möchte man natürlich ungerne vorwerfen, die Fahrzeuge für andere Angelegenheiten, als die angegebenen Aufträge zu nutzen. Die Routendokumentation schützt sowohl GeschäftsführerInnen als auch MitarbeiterInnen vor solchen Vorwürfen.
04 Fahrzeugortung
Die digitale Arbeitszeiterfassung zeichnet die angefahrenen Adressen koordinatengetreu auf. In einer Kartenansicht lässt sich auf den Meter genau nachvollziehen, wo die Fahrzeuge unterwegs waren.
Welche weiteren Arbeitszeiterfassungssysteme gibt es?
Arbeitszeiterfassungssysteme sind so individuell wie die Unternehmen selbst und richten sich alle die unterschiedlichsten Ansprüche. Zu den meistgenutzten Systemen neuerer Generation gehören die Folgenden:
1. Digitale Stempeluhren
Der Vorteil der Stempeluhr zur Arbeitszeiterfassung liegt in der einfachen Anwendung und dem kleinen Anschaffungs- und Wartungspreis. Dieses Arbeitszeiterfassungssystem ist jedoch für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern, Homeoffice oder häufigen Dienstreisen nur bedingt geeignet. Auch wer Wochenend-, Feiertags- oder Nachtzuschläge zahlen möchte, ist mit diesen Stempeluhrsystemen schlecht beraten.
2. Arbeitszeiterfassung mit RFID-Chip
Bei Zeiterfassungssystemen mit RFID-Chips handelt es auch um umfangreiche Systeme für mittlere Unternehmen. Die RFID Zeiterfassung bringt ein großes Reporting mitbringen und unterstützen die Lohnbuchhaltung deutlich. Doch in der Regel sind auch diese Systeme auf die physische Anwesenheit des Arbeitnehmers ausgerichtet. Meist können sie jedoch so erweitert werden, dass eine Arbeitszeiterfassung auch außerhalb des Hauptterminals möglich ist.
3. Software für digitale Zeiterfassung per App & am PC
Diese hochmoderne Arbeitszeiterfassungs-Software verfügt über ein umfangreiches Reporting. Sie ist überall einsetzbar und deshalb für Unternehmen mit Homeoffice und Außendienstlern sehr gut geeignet. Mit Hilfe der mobilen Zeiterfassung ist es möglich, die Zeiterfassung online und von überall durchzuführen.
4. Zeiterfassung mit GPS Ortung
Die GPS Zeiterfassung (oder auch mobile Zeiterfassung) ist das Mittel der Wahl für alle, die Außendienstmitarbeiter, Handwerker und Kollegen im Homeoffice beschäftigen. Auch Zeiterfassung mit GPS-Ortung per App ist möglich.
5. Zeiterfassung mit Fingerabdruck
Wenn Sicherheit an oberster Stelle steht sind moderne Arbeitszeiterfassungssysteme mit Fingerprint ausgestattet. Mit einem Fingerprint System wird in der Regel nicht nur die Arbeitszeit erfasst. Meist werden so auch wichtige Daten und Programme zugänglich gemacht, bzw. gesperrt. Auf diese Weise kann sich der autorisierte Mitarbeiter mit der entsprechenden Hardware von überall auch in empfindliche Systeme einloggen.
Rechtliches zur digitalen Arbeitszeiterfassung
Das Gesetz
Digitale Arbeitszeiterfassungssysteme unterstützen sowohl Fahrpersonal als auch ArbeitgeberInnen bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Gemäß diesem Gesetz dürfen ArbeitnehmerInnen an Werktagen grundsätzlich nicht mehr als acht Stunden arbeiten (§ 3 Satz 1 ArbZG). Pausen sind hierbei nicht inbegriffen. Bei einem Arbeitstag, der länger als sechs Stunden dauert, muss jeder Mitarbeiter oder jede Mitarbeiterin mindestens eine Pause von 30 Minuten einhalten (§ 4 ArbZG). Die tägliche Arbeitszeit kann in Ausnahmen auf zehn Stunden verlängert werden.
Der gesetzliche Mindestanspruch auf Urlaub ist ebenfalls festgelegt. Jeder Arbeitnehmer oder jede Arbeitnehmerin hat Anspruch auf mindestens vier Wochen Urlaub pro Jahr. Moderne Zeiterfassungssysteme berücksichtigen selbstverständlich auch die jeweiligen Urlaubsregelungen, unabhängig davon, ob es zusätzliche betriebliche Sonderregelungen gibt oder nicht.
Urteil des Europäischen Gerichtshof
Am 14.05.2019 hat das EuGH EuGH in der Rechtssache C 55/18 ein folgenschweres Urteil gefällt. Diesem zufolge sind alle ArbeitgeberInnen verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigen präzise gemäß einer Arbeitszeiterfassung zu erfassen. Das EuGH zielte mit diesem Urteil darauf ab, dass ArbeitgeberInnen verpflichtet sind, das Arbeitszeitschutzgesetz einzuhalten und dies nur durch eine vollständige und lückenlose Arbeitszeitdokumentation gewährleisten können. Das stellt Betriebe mit AußendienstmitarbeiterInnen vor eine besondere Herausforderung. Eine funktionierende Arbeitszeiterfassung per GPS löst dieses Problem einfach und präzise. Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs, hat das Bundesarbeitsgericht jetzt entschieden, dass auch in Deutschland dieses Urteil umzusetzen ist. Jeder Arbeitgebende muss sich nun auch Gedanken machen, wie diese neue Rechtsprechung im jeweiligen Unternehmen umgesetzt werden kann.
FAQ
1. Was ist GPS-Arbeitszeiterfassung und wie funktioniert sie?
GPS-Arbeitszeiterfassung ist ein System, das mithilfe von GPS-Technologie die Bewegungen von Fahrzeugen oder Fahrpersonal dokumentiert. Es erfasst die gefahrene Route und Aufenthaltsdauer an Orten, um die Arbeitszeit von MitarbeiterInnen nachzuweisen und die Routenplanung zu optimieren.
2. Welche Vorteile bietet die GPS-Arbeitszeiterfassung?
Zu den Vorteilen gehören eine zeitgenaue und automatisierte Aufzeichnung von Arbeitszeiten und Orten, die Überprüfung von Anreisezeiten und Besuchen bei KundInnen, eine schriftliche und revisionssichere Dokumentation sowie die Möglichkeit zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung.
3. Ist die GPS-Arbeitszeiterfassung rechtlich zulässig?
Ja, die GPS-Arbeitszeiterfassung ist erlaubt, solange die MitarbeiterInnen darüber informiert sind und das System nicht zur Leistungskontrolle genutzt wird.
4. In welchen Branchen kann die GPS-Arbeitszeiterfassung eingesetzt werden?
Die GPS-Arbeitszeiterfassung kann in einer Vielzahl von Branchen und Unternehmensbereichen eingesetzt werden, insbesondere dort, wo es um die Erfassung und Verfolgung von Zeiten und Orten von MitarbeiterInnen geht.
5. Wie unterstützt die GPS-Arbeitszeiterfassung Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften?
GPS-Arbeitszeiterfassungssysteme unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, indem sie präzise Arbeitszeiten erfassen und dokumentieren. Dies ist besonders nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs wichtig, das eine genaue Arbeitszeiterfassung zur Einhaltung des Arbeitszeitschutzgesetzes fordert.