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Partnerschaft im Bereich Fahrtenbuch: DATEV und Vimcar sorgen für digitale Prozesse

Die DATEV eG und der Connected-Car-Spezialist Vimcar sind eine Software-Kooperation eingegangen. Ziel der Partnerschaft ist es, die Abläufe rund um die Dokumentation von Fahrten mit dem Firmenwagen durchgängig und rechtssicher digital zu gestalten.

Dafür ist das Berliner Scale-Up Vimcar nun offizieller „DATEV-Software-Partner“. Als solcher ist das Unternehmen mit seinem Fahrtenbuch auf dem DATEV-Marktplatz gelistet. Damit ist es Teil des Ökosystems, das DATEV rund um sein eigenes Software-Angebot aufbaut, um übergreifende Prozesse und Systemlandschaften möglich zu machen. Außerdem empfiehlt DATEV seinen Anwendern offiziell die Vimcar-Lösung. Indem die Lösungen beider Partner eingesetzt werden, lässt sich der zeitliche Aufwand für die Verwaltung von Fahrten mit dem Firmenwagen reduzieren. Außerdem sinkt das Risiko von Nachzahlungen aufgrund von Aufzeichnungslücken oder mangelhaften Fahrtenbüchern im Fuhrpark.

„Über die Nutzung der mit Vimcar erzeugten Daten in der DATEV-Software haben Fuhrpark-Verantwortliche die Sicherheit, dass die gesamte Verwaltung im Hintergrund geräuschlos, rechtssicher und kosteneffizient funktioniert. Unsere Fahrtenbuch-App hat mittlerweile über 222 Millionen Fahrten erfasst und den Nutzern dabei statistisch über 141 Jahre Lebenszeit für andere Dinge gespart.“

Andreas Schneider, Geschäftsführer bei Vimcar

DATEV sieht in der digitalen Fahrtenbuch-Lösung von Vimcar einen Gewinn für dasPartner-Ökosystem des Softwarehauses:

„Durch den Einsatz von Vimcar reduziert sich der Aufwand für die Verwaltung von Fahrten mit dem Firmenwagen erheblich. Mit dem integrierten Firmenwagenrechner lässt sich darüber hinaus die voraussichtliche Steuererstattung berechnen. Die tatsächliche Erstattung kann der Steuerberater über DATEV Dienstwagen-Expertisen ermitteln.“

Bernd Meyer, Leiter Strategische Partnerschaften bei DATEV

Über DATEV

Die DATEV eG ist der drittgrößte Anbieter für Business-Software in Deutschland (IDC-Ranking 2020) und einer der großen europäischen IT-Dienstleister. Gegründet 1966, hat die Genossenschaft des steuerberatenden Berufsstandes im Geschäftsjahr 2020 einen Umsatz von 1,16 Milliarden Euro erzielt. Das Unternehmen mit Sitz in Nürnberg stellt mit Software, Cloud-Lösungen und Know-how die Basis bereit für die digitale Zusammenarbeit zwischen dem Mittelstand und den steuerlichen Beraterinnen und Beratern, die sich um die betriebswirtschaftlichen Belange der Betriebe kümmern. Über diese Community unterstützt DATEV insgesamt 2,5 Millionen Unternehmen, Selbstständige, Kommunen, Vereine und Institutionen. Mit mehr als 8.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern begleitet das Unternehmen über 400.000 Kunden als partnerschaftlicher Lotse durch die Digitalisierung ihrer kaufmännischen Prozesse. Datenschutz, Datensicherheit und steuerliche Compliance haben dabei höchste Priorität.

Über Vimcar

Vimcar ist der führende Anbieter von Software zur Fuhrparkverwaltung für Mittelständler in der DACH-Region. Das SaaS-Angebot (Software as a Service) deckt vom Fuhrpark-Sharing über das digitale Fahrtenbuch, Routenplanung und Fahrzeugverwaltung bis hin zum Schlüsselmanagement zahlreiche Business-Mobility-Aufgaben ab. 100.000 Fahrzeuge hat Vimcar bereits mit seiner Software ausgerüstet – darunter die Fuhrparks von Deutsche Bahn, Allianz, Free Now, Knauf, Koziol, Nippon Seiki und Zalando. Weitere Informationen unter www.vimcar.de.

Bei Rückfragen, Interview- und Fotowünschen:

Vimcar GmbH

HBI GmbH (PR-Agentur)
vimcar@hbi.de
Tel: + 49 (0) 89 99 38 87 -30 / -51

DATEV eG

Benedikt Leder
benedikt.leder@datev.de
Tel. +4991131951221
www.datev.de/presse
twitter: @DATEV_Sprecher

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Neue Funktion: Verkehrslage in Echtzeit

Staus und Straßensperrungen sind bei jeder Fahrt ein Ärgernis. Sind FahrerInnen nicht auf diese eingestellt, führt es oft zu verspäteten Ankunftszeiten und unzufriedener Kundschaft. 

Dieses Übel kann mit der neuen Funktion in Vimcar Fleet ganz einfach umgangen werden. Ab sofort können Sie sich die Verkehrslage in Echtzeit anzeigen lassen und vermeiden so den Verlust von wertvoller Arbeitszeit, indem Sie Staus umfahren.

So funktioniert’s:

1. Melden Sie sich in der Vimcar Flottenmanagement Software an. Die neue Funktion ist für Fleet Geo und Fleet Pro verfügbar. Die  aktuelle Verkehrslage können Sie sich unter dem Reiter “Karte” anzeigen lassen.

Bildschirmaufnahme Seitenleiste: Karte ist ausgewählt

2. Nachdem Sie die Karte geöffnet haben, klicken Sie auf das Kartensymbol unten links und wählen “Verkehr” aus.

Nahaufnahme der Karteneinstellungen

3. Jetzt wird Ihnen die aktuelle Verkehrslage angezeigt. Die Strecken sind verschieden eingefärbt und geben Auskunft über den Verkehrsfluss. Grün hervorgehobene Strecken stehen für eine freie Fahrt. Orangene Streckenabschnitte lassen auf ein hohes Verkehrsaufkommen schließen. Rot eingefärbte Straßenabschnitte weisen auf zähfließenden Verkehr und Stau hin.

Streckenabschnitt in Vimcar Fleet

Neben dem Einsehen der aktuellen Verkehrslage bietet Vimcar Fleet weitere Funktionen, die Ihnen und Ihren FahrernInnen den Arbeitsalltag im Fuhrpark erleichtern. Möchten Sie mehr über die Vorteile erfahren? Hier können Sie sich die Vimcar Fleet Broschüre kostenlos herunterladen und über Funktionen wie Routendokumentation und Live-Tracking der Fahrzeuge informieren.

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Neu: Nachhaltigkeit fördern mit dem CO2 Report von Vimcar Fleet

Aus ökologischen und betriebswirtschaftlichen Gründen setzen Unternehmen vermehrt auf die Senkung des Kraftstoffverbrauchs. Um dies bewerkstelligen zu können, müssen sich Fuhrparkverantwortliche zuerst einen Überblick über den jährlichen CO2 Ausstoß der Fahrzeuge verschaffen. Mit dem neuen CO2 Report in Vimcar Fleet ist dies nun möglich.

Welche Daten werden in dem CO2 Report veranschaulicht?

Der neue CO2 Report in Vimcar Fleet gibt Aufschluss darüber, wie hoch die CO2 Emissionen des Fuhrparks innerhalb eines Jahres waren bzw. in dem jetzigen Jahr sind. Der Emissionsausstoß wird auf die einzelnen Monate heruntergerechnet und in einem Graphen dargestellt. Hier kann ausgewählt werden, ob der Durchschnitt der CO2 Emissionen und/oder der Gesamtausstoß angezeigt wird. Zusätzlich ist es möglich, die Emissionen zweier Jahre miteinander zu vergleichen. Neben dem Graphen, der den CO2 Ausstoß bildlich veranschaulicht, werden wichtige Kennzahlen angezeigt:

  • Anzahl der Fahrzeuge, die im ausgewählten Jahr zum CO2 Ausstoß beigetragen haben 
  • Durchschnittliche CO2 Emissionen (g/km) 
  • Gefahrene Distanz, die die Fahrzeuge insgesamt zurückgelegt haben 
  • Gesamtemissionen
Vorschau CO2 Report

So funktioniert’s:

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Reiter “Statistiken”. Mit einem weiteren Klick auf den Unterpunkt “CO2 Emissionen” öffnet sich die CO2 Statistik.
Bildschirmaufnahme der Seitenleiste der Vimcar Software.

2. In der Kontrollleiste können Sie auswählen, für welches Jahr der CO2-Ausstoß des Fuhrparks analysiert werden soll. Mit einem Klick auf das Kästchen “im Vergleich mit” wählen Sie aus, ob und welche zwei Jahre miteinander verglichen werden sollen. Werden die “Gesamtemissionen (in kg)” und der “Durchschnitt (in g/km)” aktiviert, werden beide Werte im Graphen dargestellt.

Kontrollleiste des CO2 Reports.

3. Auf der rechten Seite sehen Sie die Kennzahlen für das ausgewählte Jahr. Unter “Fahrzeuge” wird angezeigt, wie viele Fahrzeuge zur CO2-Emission beigetragen haben.

Achtung: Sehen Sie hier ein rotes Ausrufezeichen, bedeutet dies, dass zumindest bei einem Fahrzeug Daten fehlen. Sie müssen grundsätzlich nur den Kilometerstand und die Fahrzeugidentifikations-Nummer (VIN/FIN) für das jeweilige Fahrzeug eintragen. Vimcar Fleet zieht dann automatisch die restlichen Daten zur Auswertung aus der Datenbank. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten im Artikel unter dem Punkt Kritische Fahrzeuge. 

Unter “Durchschnitt (in g/km)” wird der durchschnittliche CO2-Ausstoß der Fahrzeuge pro Kilometer angezeigt. “Gesamte Distanz (km)” und “Gesamtemissionen (kg)” zeigen an, wie viele Kilometer die Fahrzeuge in einem Jahr insgesamt zurückgelegt haben bzw. wie viel CO2 die Fahrzeuge insgesamt ausgestoßen haben.

Übersicht Daten CO2 Feature

Hinweis: Mit einem Klick auf das “i” Symbol öffnet sich ein Informationsfeld, welches Aufschluss darüber gibt, wie sich die einzelnen Kennzahlen berechnen.

4. Die in Punkt 2 ausgewählten Felder werden Ihnen im Graph angezeigt. Die Balken stehen für die gesamten CO2-Emissionen, die genauen Werte sehen Sie links vom Graph. Der Durchschnitt wird als Linie veranschaulicht, die Durchschnittswerte werden rechts abgebildet. Haben Sie sich dazu entschieden, zwei Jahre miteinander zu vergleichen, werden Linien- und Balkendiagramm blau bzw. orange dargestellt.

Welche Fahrzeuge werden in der CO2 Statistik berücksichtigt?

Zu “Fahrzeuge” zählen alle Pool- und Dienstwagen, die: 

  • im angegebenen Zeitraum aktiv waren
  • mindestens zwei Kilometer Datensätze aufweisen 
  • einen CO₂-Emissionskoeffizienten eingestellt haben (WLTP oder NEFZ)

Kritische Fahrzeuge

Der CO2 Report nimmt zur Berechnung die gefahrene Distanz eines Fahrzeugs und den sogenannten CO2 Emissionskoeffizient. Ein Fahrzeug muss deshalb einen CO2 Emissionskoeffizienten und mindestens zwei Kilometerzählerstände eingetragen haben. Ist dies nicht der Fall, wird das entsprechende Fahrzeug als kritisch eingestuft und die Kennzahl “Fahrzeuge” wird durch ein rotes Ausrufezeichen ergänzt.

Mit einem Klick auf das Ausrufezeichen öffnet sich eine Liste mit allen Fahrzeugen, die als kritisch eingestuft worden sind. Wenn Sie hier auf “Fahrzeugdetails” klicken, werden Sie zur Detailansicht des betreffenden Fahrzeugs geleitet. Hier haben Sie die Möglichkeit, die fehlenden Daten nachzutragen.

Kilometerstand

Fehlende Kilometerstände können einfach nachgetragen werden. Dafür klicken Sie in der Übersicht auf “Kilometerstand” und dann auf “Kilometerstand aktualisieren”. Sobald zwei Kilometerzählerstände (an verschiedenen Tagen) hinzugefügt worden sind, ist eine Kilometerprognose möglich und das Fahrzeug wird nicht mehr als kritisch eingestuft.

Detailansicht eines Fahrzeugs ohne Kilometerstand.
Detailansicht eines Fahrzeugs mit eingetragenem Kilometerstand.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es derzeit nicht möglich ist, Kilometerstände für Fahrzeuge hinzuzufügen, die ein Fahrtenbuch aktiviert haben. Für solche Fahrzeuge können neue Kilometerzähler nur in der Vimcar Fahrtenbuch App hinzugefügt werden.

CO2 Emissionskoeffizient

Bei einem fehlenden CO2-Emissionskoeffizienten, gibt es zwei Möglichkeiten diesen nachzutragen.

a) Der CO2-Emissionskoeffizientenwert kann in den technischen Details innerhalb der Fahrzeugdetailansicht nachgetragen werden. Hierfür klicken Sie auf das „Stift“ Symbol.

Vorschau technische Daten Emissionskoeffizient

b) Nutzen Sie einen OBD-Stecker für das Fahrzeug oder haben die Fahrzeugidentifikationsnummer hinterlegt, wird der CO2-Emissionskoeffizient automatisch hinzugefügt.

Vorschau Stammdaten

Hinweis: Der CO2-Report ist Teil des Fleet Admin und Fleet Pro Pakets. Haben Sie noch offene Fragen oder möchten die Funktion gerne nutzen, melden Sie sich bei Ihrem persönlichen Vimcar Account Manager oder unter fleet@vimcar.com.

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