Elektronisches Fahrtenbuch – Zeit sparen leicht gemacht

Fahrtenbuch schreiben ist für viele eine unangenehme Fleißaufgabe, die viel Zeit kostet. Das mühsame Aufschreiben jeder einzelnen Fahrt ist zeitintensiv und fordert Durchhaltevermögen. Trotz deutlich höherer Kosten versteuern die meisten Nutzer ihren Firmen- oder Dienstwagen über die 1-Prozent-Regelung und zahlen monatlich hohe Abgaben.

Abhilfe schaffen elektronische Fahrtenbücher. Es gibt eine Vielzahl an Produkten auf dem deutschen Markt, die Fahrten elektronisch erfassen. Der Funktionsumfang unterscheidet sich grundlegend, was Auswirkungen auf die Anerkennung der durch sie erzeugten Fahrtenbuchdokumente hat.

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?

Zunächst versprechen alle Lösungen die Erfassung und Speicherung von getätigten Fahrten. Die folgenden Informationen sollten in jedem Fall automatisch dokumentiert werden:

  • Fahrtbeginn
  • Fahrtende
  • Fahrtzeit
  • Gefahrene Kilometer
  • Art der Fahrt (privat, geschäftlich, von/zur Arbeit)

GPS-Lösungen für das Fahrtenbuch

Günstige Fahrtenbuchprodukte basieren meistens auf Apps und greifen auf die Aufzeichnung der gefahrenen Strecken via GPS zurück. Leider ist die Genauigkeit der GPS-Daten vielerorts nicht gewährleistet. Hinzu kommt, dass fehlende Netzabdeckung in Parkhäusern und Tunneln dafür sorgt, dass die GPS-Daten unvollständig oder gar nicht in das Fahrtenbuch übertragen werden können. Das jedoch größte Problem besteht darin, dass Smartphones nicht fest mit den Dienstfahrzeugen verbunden sind. Die Streckeninformationen werden somit nicht mit dem Kilometerzähler abgeglichen. Dass angegebene Kilometer also tatsächlich mit einem Fahrzeug zurückgelegt wurden, lässt sich im Zweifel schwer beweisen. Und ist das Smartphone einmal nicht dabei oder ist der Akku erschöpft, entsteht eine Lücke. Durch die genannten Nachteile kommt es bei der Anerkennung von Fahrtenbüchern, die durch GPS Apps angefertigt werden, immer wieder zur Ablehnung durch die Finanzbehörden.

Ferner sollten sich Nutzer bei der Verwendung von Apps, die auf Ortungsdienste zugreifen, die Datenschutzrichtlinien genau ansehen und die Vertrauenswürdigkeit der Entwickler der Fahrtenbuch App auf die Probe stellen. Jedoch sind auch etablierte Akteure auf dem GPS-Tracking-Markt kein Garant für den vertrauensvollen Umgang mit Kundendaten, wie ein aktuelles Beispiel aus den Niederlanden zeigt.

CAN-Bus Lösungen für das Fahrtenbuch

Fest im Fahrzeug verbaute Geräte sind deutlich kostspieliger. Sie müssen in der Werkstatt installiert und konfiguriert werden. Bei jedem Fahrzeugwechsel wiederholt sich die Prozedur. Meist greifen diese “Black Box” – Lösungen auf eine Kombination von Geschwindigkeitsdaten und GPS-Informationen zurück. Um die Informationen zu übertragen und einer Fahrtenbuchdatei hinzuzufügen, muss in der Regel ein Datenträger aus dem Auto in den PC des Nutzers eingesteckt und dort ausgelesen werden – nur so lässt sich das Dokument auf dem neuesten Stand halten. Benutzer können jedoch dadurch mit einer digitalen Landkarte die gefahrenen Strecken am Computer visualisieren. Leider sind die meisten Benutzeroberflächen veraltet und bieten nur wenig Komfort.

Technisch bieten die beschriebenen Lösungen einen höheren Grad an Verlässlichkeit. Der Zugriff auf Geschwindigkeitsdaten approximiert die gefahrenen Kilometer. Dennoch kommt es aufgrund von Kurvenradienungenauigkeit zu Abweichungen vom tatsächlichen Kilometerstand, Nachjustierungen in regelmäßigen Intervallen sind empfehlenswert. Tipp: Wir raten, den tatsächlichen Tachostand ein- bis zweimal im Jahr zu dokumentieren, um mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen.

Wird das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt?

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird vom Bundesfinanzministerium dann anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch. Beim Ausdrucken des elektronischen Fahrtenbuchs muss sichergestellt werden, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sind. Hinsichtlich dieser Maßstäbe stellt deswegen ein mit MS Excel erstelltes Fahrtenbuch kein ordnungsgemäßes Mittel zur Dokumentation Ihrer Fahrten dar. (Vgl. BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, BStBl 2006 II S. 410)

Die Funktionalität, spätere Änderungen am Fahrtenbuch für die Steuerbehörde nachvollziehbar zu machen, wird mit weiteren Punkten der Fälschungssicherheit meist unter “Revisionssicherheit” zusammengefasst. Achten Sie bei der Wahl eines elektronischen Fahrtenbuchs unbedingt auf die Einhaltung aller gesetzlichen Regeln – am Besten ist eine externe Zertifizierung.

Es gibt ein TÜV-Zertifizierungsverfahren für elektronische Fahrtenbuch-Software, wobei festzustellen ist, dass die wenigsten Anbieter elektronischer Fahrtenbücher dieses Verfahren vorweisen können. Ob ein elektronisches Fahrtenbuch der Ordnungsmäßigkeit entspricht und vom Finanzamt anerkannt wird, unterliegt jedoch immer einer Einzelfallprüfung durch die zuständige Steuerbehörde. Diese wird regelmäßig im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung vorgenommen. Um bösen Überraschungen vorzubeugen, ist es eine gute Idee, z. B. einen Monat lang ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen und dieses im Anschluss Ihrem zuständigen Finanzamt zur Prüfung vorgelegen.

Elektronische Fahrtenbücher ohne GPS

Datenschutzskandale verunsichern Verbraucher zunehmend. Die Tatsache, dass jede Fahrt über GPS im Fahrtenbuch genau protokolliert wird und somit genaue Bewegungsprofile abgespeichert werden, ist für viele Fahrtenbuchschreiber ein Grund, weiterhin jede Fahrt manuell festzuhalten. Innovationen im Hard- und Softwarebereich gehen genau dieses Problem an. Sie ermöglichen es, jede Fahrt kilometergenau festzuhalten, die Verwendung von GPS-Technik aber nur als optionales Feature verfügbar zu machen, das sich problemlos abschalten lässt.

GPS als Option im Fahrtenbuch

Mithilfe eines OBD-Adapters und einer App haben Kunden die Möglichkeit, ihre Fahrten mittels der fahrzeuginternen Kilometerstände exakt zu erfassen. Der Adapter kann problemlos eigenhändig im Fahrzeug angebracht werden und baut über eine verschlüsselte Datenverbindung Kontakt zum Smartphone auf. Zu Beginn jeder Fahrt wird der Kilometerstand des Fahrzeugs ermittelt und mit dem Kilometerstand bei Ende der Fahrt abgeglichen. Gemessen wird bei Ein- und Ausschalten der Zündung. Diese Daten werden unmittelbar nach dem Beenden der Fahrt an das Smartphone gesendet und abgespeichert. Eine GPS-Ortsbestimmung ist so für die Dokumentation der Fahrtstrecke nicht mehr notwendig. Verbraucher haben in der App die Möglichkeit, Angaben wie den Ort manuell hinzuzufügen.

Grundsätzlich besteht bei der Kategorisierung die Möglichkeit, über das Smartphone GPS zu aktivieren und den Ort automatisch hinzufügen zu lassen. Mit Hilfe der Ortung werden Adressen, die auch im Adressbuch hinterlegt oder bereits einmal im Fahrtenbuch verwendet wurden, automatisch erkannt und vorgeschlagen. Anders als bei einem elektronischen Fahrtenbuch, welches ausschließlich mit einem GPS-Signal arbeitet, ist der Kilometerstand bei dieser Fahrtenbuchlösung auf den Punkt genau erfasst und muss nicht mehr gegengeprüft werden. Ein Abgleich zwischen erfassten und tatsächlich gefahrenen Kilometern entfällt: Ein großes Plus an Datenschutz, gepaart mit der größten Dokumentationsgenauigkeit im Markt.

Weitere Informationen zum Thema elektronische Fahrtenbücher und Datenschutz finden Sie hier.

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