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Wer zahlt das Knöllchen? – Dienstwagenrichtlinien und Verstöße

Ein Firmenwagen bringt für Ihre Mitarbeiter viele Vorteile und Rechte mit sich, aber auch Pflichten. Erfahren Sie hier mehr über den Dienstwagenüberlassungsvertrag und Car Policy.

Sie möchten Ihren Mitarbeitern einen Bonus liefern und ihnen einen Firmenwagen zur Verfügung stellen? Machen Sie ihren Kollegen klar, dass mit den Vorteilen des Dienstwagens auch Pflichten auf sie zukommen. Die Grundlage dafür sind der Dienstwagenüberlassungsvertrag und die Car Policy, die zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorab festgelegt werden. Verstoßen Firmenwagenfahrer später gegen Bestimmungen aus einer Dienstwagenrichtlinie und es entsteht ein Fahrzeugschaden oder Ähnliches, können sie zur Kasse gebeten werden. Die Aufbereitung und die Kommunikation rund um das Thema Dienstwagenüberlassungsvertrag fallen in den Zuständigkeitsbereich des Fuhrparkleiter, denn dieser gibt einige seiner eigenen Verantwortlichkeiten an den Fahrer des Firmenwagens ab.

Der Dienstwagenüberlassungsvertrag
Der Dienstwagenüberlassungsvertrag wird zwischen zwei Vertragsparteien – Arbeitgeber und dem Angestellten, dem das Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird — schriftlich bindend festgelegt. Das heißt, dass die getroffenen Vereinbarungen einzuhalten sind. Bei einem Streitfall können sich beide Parteien darauf berufen. Zuerst gilt es, bei der Vertragserstellung einige grundsätzliche Punkte zu bedenken.

Grundsätzliche Vertragspunkte

1. Wie darf der Dienstwagen genutzt werden und wie wird versteuert?
Eine der wichtigsten Fragen bei einer Dienstwagenüberlassung ist, ob der Firmenwagen ausschließlich betrieblich oder auch privat genutzt werden darf. Während bei einer rein dienstlichen Nutzung des Fahrzeugs, die finanzielle Verantwortung hauptsächlich im Bereich des Arbeitgebers liegt, sieht es bei einer zusätzlich privaten Nutzung etwas komplizierter aus. Auf den Arbeitnehmer kommen finanzielle und steuerrechtliche Fragen zu, denn der private Nutzungsanteil muss nach der 1-Prozent-Regelung oder mit einem Fahrtenbuch versteuert werden. Es ist wichtig festzulegen, welche Kosten das Unternehmen übernimmt und welche der Angestellte selbst zahlen muss.

2. Gibt es ein Widerrufsrecht?
Es kann sein, dass in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag ein Widerrufsrecht integriert ist. Dies ist für einen Arbeitgeber insofern sinnvoll, dass er sich die Option offen hält, den Firmenwagen nicht mehr zu gewähren. Wenn dem Mitarbeiter regelmäßig und über einen längeren Zeitraum ein Dienstwagen überlassen wurde, entsteht eine sogenannte betriebliche Übung. Das bedeutet, dass ein Arbeitnehmer durch die regelmäßige Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen des Arbeitgebers Rückschlüsse darauf ziehen kann, dass sich der Arbeitgeber auch in Zukunft so verhalten wird. Er kann also davon ausgehen, dass über einen längeren Zeitraum gewährte Leistungen — wie beispielsweise ein Dienstwagen — auch zukünftig zur Verfügung gestellt werden und erhält sogar einen Rechtsanspruch darauf. Der Arbeitgeber könnte folglich den Firmenwagen ohne ein vorher abgestimmtes Widerrufsrecht nicht ohne Weiteres wieder entziehen. Damit der Arbeitnehmer die betriebliche Übung nicht einklagen kann, müssen beide Parteien vorab vertraglich über ein Widerrufsrecht in Kenntnis gesetzt werden. Nur in diesem Falle kann der Arbeitgeber den Dienstwagen ordnungsgemäß zurückziehen.

3. Handelt es sich um einen gekauften oder einen Leasingwagen?
Ist der Firmenwagen ein Leasing-Fahrzeug, so muss sichergestellt werden, dass die Richtlinien des Leasing-Partners eingehalten werden. Dies können beispielsweise anfallende Kosten oder der Fahrzeugzustand sein. Es muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgestimmt werden, wer für die Einhaltung dieser vertraglichen Bedingungen verantwortlich ist.

Spezifische Vertragspunkte

Neben den grundsätzlichen Fragen gibt es kleinere Regelungen, die festgelegt werden müssen. Diese spezifischen Fragen können in bestimmten Situationen darüber entscheiden, wer welche Kosten trägt. Achten Sie unbedingt darauf, was vertraglich festgelegt wird.

1. Wer darf fahren?
Zunächst ist bei einer privaten Nutzung des Dienstwagens zu klären, ob ausschließlich der spezifische Arbeitnehmer oder auch anderen Personen, wie beispielsweise der Ehepartner, das Fahrzeug fahren dürfen. In der Regel kann ein anderer Fahrzeugnutzer eingetragen werden – sollte dies jedoch nicht möglich sein, ist davon abzuraten gegen die Richtlinie zu verstoßen. Es kann beispielsweise bei einem Unfall mit dem Fahrzeug sehr teuer werden, wenn eben mal kurz der Ehepartner gefahren ist, obwohl laut Dienstwagenüberlassungsvertrag nur der eigentliche Arbeitnehmer fahren darf. Also informieren Sie Ihre Kollegen am besten über die Sachlage.

2. Kann jederzeit ein Ersatz oder Austausch erfolgen?
Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer muss des Weiteren geklärt sein, ob der Arbeitgeber den Firmenwagen jederzeit gegen ein anderes Modell austauschen darf. Genaue Bedingungen dafür müssen in dem Dienstwagenüberlassungsvertrag vereinbart werden.

3. Darf der Wagen im Ausland gefahren werden?
Der Gedanke an einen Urlaub mit dem Firmenwagen kann für Ihre Mitarbeiter verlockend sein, doch ist eine Fahrt ins Ausland nicht explizit vertraglich erlaubt, können z.B. im Falle eines Schadens erhebliche Kosten für den Arbeitnehmer entstehen.

4. Welche Betriebskosten werden erstattet?
In der Regel können Treibstoffkosten, Wartungskosten, Kfz-Steuer und weitere Kosten, die für Betriebsfahrten entstehen vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer erstattet werden oder in der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers beim Finanzamt abgegolten werden. Nicht erstattet werden können Kosten, die auf privaten Fahrten entstanden sind, sowie beispielsweise Strafzettel. Nach welcher Regelung eine Erstattung beziehungsweise eine Versteuerung der Betriebskosten erfolgt, ist vorab festzulegen.

5. Wer zahlt bei Schaden?
Im Schadensfall kommen in der Regel hohe Kosten auf, die jemand tragen muss. Hier ist meistens ausschlaggebend ob der Schaden auf einer Betriebs- oder Privatfahrt entstanden ist. Detaillierte Informationen zu diesen Fällen können Sie hier weiter nachlesen. Achten Sie in jedem Falle darauf, dass jedes Szenario vertraglich festgelegt ist.

6. Was geschieht bei Kündigung oder Krankheit?
Bei einer Kündigung muss festgelegt sein, dass der Arbeitnehmer den Wagen wieder zurück in den Besitz des Arbeitgebers übergibt. Der Firmenwagen ist mehr als eine Form der Leihgabe zu verstehen als ein tatsächlicher Besitz. Der Arbeitgeber kann zudem festlegen, dass der Firmenwagen bei einem längeren Krankheitsfall herausgegeben werden muss.

Bei den angegebenen Punkten handelt es sich um eine Auswahl der Vereinbarungen, die schriftlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen werden müssen, wenn die Überlassung eines Firmenwagens ansteht. Aus dem Eindruck der Ihnen vermittelt wurde, soll hervorgehen, dass ein Vertrag möglichst alle Szenarien umfassen soll, in denen es zum Streit kommen kann.
Zusätzlich zu dem rechtlich bindenden Vertrag ist es zudem sinnvoll eine Car Policy zu vereinbaren.

Abgrenzung zur Car Policy

Im Gegensatz zum individuellen Überlassungsvertrag ist die Car Policy meist ein Nutzer übergreifendes Nachschlagewerk der Richtlinien, die für alle Mitarbeiter der Firma, denen ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt wurde, gelten. In manchen Fällen können sich Car Policy und individueller Dienstwagenüberlassungsvertrag auch überschneiden. In jedem Fall gilt: Der für den Mitarbeiter günstigere Vertrag gilt – egal ob Car Policy oder Dienstwagenüberlassungsvertrag und welche Regelungen grundsätzlich übergeordnet sind.

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