Digitales Fahrtenbuch – Datenschutz & Privatsphäre

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen zum besseren Schutz von personenbezogenen Daten der MitarbeiterInnen. Was FlottenmanagerInnen beim Schutz der Privatsphäre beachten sollten – und wie ihnen digitale Fuhrparkmanagement-Lösungen dabei helfen.

Die Digitalisierung macht es möglich: Datenverarbeitung geht heute schnell und per Knopfdruck. Dieser Trend hat längst auch die Firmenflotten erreicht. FuhrparkmanagerInnen nutzen bequeme digitale Lösungen wie Fahrtenbücher, um alle Fahrten automatisch zu erfassen. Das kann zu Misstrauen bei Mitarbeitenden führen, die sich dadurch möglicherweise überwacht fühlen. Doch die Sorge beim Datenschutz ist in den meisten Fällen unbegründet.

Fuhrpark ohne Daten ist unmöglich

Eines ist klar: Laut DSGVO müssen personenbezogene Daten von MitarbeiterInnen durch ArbeitgebeInnen wirksam geschützt werden. Doch gerade im Fuhrparkmanagement fallen ganz besonders viele dieser relevanten Daten an. Das geht von Informationen im Führerschein der Mitarbeitenden bis zum handgeschriebenen Fahrtenbuch. Fuhrparks können gar nicht datenneutral arbeiten – und das müssen sie auch nicht, solange die Fuhrparkbeauftragten sich an Datenschutzgrundverordnung halten. Personenbezogene Daten von Arbeitnehmenden dürfen nur in begrenztem Umfang erhoben und verarbeitet werden. Wer die Verordnung missachtet, dem drohen Bußgelder bis hin zur Freiheitsstrafe.

Persönliche Daten nur nach Einwilligung

Datenschutz

Niemand gibt seine Daten ohne Kenntnis der Situation ab – dazu benötigt es die freiwillige schriftliche Einwilligung der jeweiligen Angestellten. Nur nach dem Einverständnis ist es zulässig, bestimmte Informationen zur Dokumentation der Fahrten im Dienstauto zu erheben. Dazu gehören etwa Wegzeiten, Fahrzeugführer und natürlich die gewählten Routen. Wer hier auf digitale Lösungen setzt, hat gleich mehrere Vorteile. Das elektronische Fahrtenbuch erfasst die Dienstfahrten des Mitarbeiters automatisch für die Vorlage beim Finanzamt – im Gegensatz zum Fahrtenbuch in Papierform. Übrigens sind Privatfahrten in der freiwilligen Einwilligung nicht enthalten: Sie dürfen nicht aufgezeichnet werden.

Elektronisches Fahrtenbuch gewährleistet guten Datenschutz

Was mit dem elektronischen Fahrtenbuch aufgezeichnet wird, bestimmen Sie. Also lieber nur die tatsächlich benötigten Daten erfassen und nichts darüber hinaus. So sind zum Beispiel private Fahrten immer als „Privatsache“ zu kennzeichnen. Alle erfassten Daten können im Privatmodus der Fahrtenbuch-App mit einem Passwort geschützt werden. So haben lediglich die Fahrenden Einsicht in ihre Daten. Auch weitere Berechtigungszugänge sollte man festlegen. So können nur autorisierte Personen die Fahrten auslesen. Der Datenschutz geht bei der Übermittlung von Daten an ein Rechenzentrum weiter: Hier sollte man einen hohen Verschlüsselungsstandard nutzen. Gespeicherte Daten dazu am besten verschlüsselt in einer Cloud speichern.

Fahrtenbücher: Digital ist besser

Prinzipiell lässt sich sagen, dass bei manuell geführten Fahrtenbüchern der Schutz der Privatsphäre von Fahrern aufwändiger ist, als bei digitalen Lösungen. Warum zeigt ein kleines Beispiel: Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen und möchte, dass die Daten über seine mit dem Firmen-PKW privat absolvierten Fahrten gelöscht werden. Das Unternehmen muss nun gewährleisten, dass diese aufgezeichneten Daten unverzüglich gelöscht werden. Kommt die Firma dieser Aufforderung nicht nach, drohen empfindliche Strafen. Moderne digitale Fuhrparkmanagement-Lösungen ermöglichen die Löschung von sensiblen Daten per Knopfdruck.

Lieber zu wenig als zu viel

Die DSGVO verbietet das ungezügelte Sammeln von Daten und predigt Datenvermeidung und –Sparsamkeit, wo immer möglich. Für FuhrparkmanagerInnen hat das die Konsequenz, nur jene Informationen zu erheben, die für den Betrieb auch absolut notwendig sind. Alle personenbezogenen Daten müssen also einem ganz konkreten Prozess zugeordnet sein. Und da drohen möglicherweise auch schon Schwierigkeiten – denn einige digitale Fuhrparklösungen speichern die Daten in der Cloud und geben sie dadurch automatisch an einen Drittanbieter weiter. Hier ist das Unternehmen in der Pflicht. Es muss stets gewährleisten, dass dieser „Auftragsdatenverarbeiter“ die DSGVO einhält. Drittanbieter aus den USA etwa müssen unter dem sogenannten Privacy Shield agieren. Bei den Flottenmanagement-Lösungen von Vimcar werden die Daten im EU-Inland und damit DSGVO-konform gespeichert. 

FuhrparkmanagerInnen sichern den Datenschutz

Wenn FuhrparkmanagerInnen für die Datenverarbeitung beauftragt werden, tragen sie viel Verantwortung. Bei Verstößen sind sie nicht nur Ansprechpartner, sondern auch selbst haftbar. Aus diesem Grund sind elektronische Fahrtenbücher sinnvoll, die mit einem Minimum an zu verarbeitenden Daten größtmöglichen Nutzen bewirken können. Aber auch der Betriebsrat muss die Einhaltung der DSGVO innerhalb des Unternehmens überwachen. Deshalb sollte die Geschäftsführung mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung treffen. Darin wird ganz genau geregelt, welche Daten wann und wie Weise genutzt werden.

Vertrauen und Transparenz sind wichtig

Der vertrauensvolle Umgang mit Kundendaten ist wichtig, denn niemand möchte in einem gläsernen Dienstwagen sitzen. Informationen, die gar nicht erst gesammelt werden, können auch nicht in die falschen Hände geraten. Wie bereits erwähnt, wäre ein Beispiel einer solchen Aufbewahrung von Daten eine Cloud-Lösung. Hier erfolgt die Verwaltung und Speicherung aller Kundendaten auf verschlüsselten Servern. Das bedeutet, dass Fahrtenbuchdaten vor fremdem Zugriff durch Einhaltung höherer IT-Sicherheitsstandards geschützt sein sollten. Durch diese Cloud-Lösung können Ihre Daten durch regelmäßige Speicherung in einem verschlüsselten Back-up nicht verloren gehen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten jederzeit anzusehen oder wiederherzustellen.

Aufbewahrungspflicht nicht vergessen

Bei einer Smartphone-App, die Ihre Daten nur lokal auf dem Smartphone speichert, besteht die Gefahr, dass sie durch einen Fehler gelöscht und somit nicht immer wiederhergestellt werden können. Somit könnten Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht über zehn Jahre hinweg nicht mit Garantie nachgehen. Die DSGVO regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und garantiert damit auch den Schutz der Privatsphäre von Fahrern. Das bedeutet besondere Ansprüche beim Flottenmanagement. Selbst dann, wenn diese bloß ein einziges Fahrzeug umfasst. Digitale Lösungen senken den Aufwand dafür erheblich, sie ersparen Unternehmen eine Menge Zeit und erleichtern darüber hinaus auch die Einhaltung der DSGVO. Digitale Fahrtenbücher unterstützen Sie dabei.

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