Fuhrparkverwaltung mit Excel vs. Software

In vielen Unternehmen läuft die Fuhrparkverwaltung und vor allem das Fuhrpark-Controlling noch über Excel-Listen. Die Gründe dafür sind vielfältig: Einige scheuen den vermeintlichen Aufwand, den eine Umstellung auf ein neues System mit sich bringen soll. Andere schätzen es, dass sie für die Fuhrparkverwaltung Excel Vorlagen kostenlos im Internet erhalten. Dabei kann man häufig bereits vor dem Kauf eine Fuhrparkmanagement Software kostenlos testen – und sich Excel in Zukunft sparen.

Den Fuhrpark mit Excel kostenlos verwalten?

Excel ist zweifellos ein nützliches Programm und im Geschäftsalltag ein hilfreiches Tool. So gibt es für die Fuhrparkverwaltung mit Excel kostenlose Vorlagen im Internet, die FuhrparkleiterInnen übernehmen und mit individuellen Parametern erweitern können. Viele Unternehmen arbeiten so – und machen sich damit oftmals mehr Aufwand als notwendig wäre. Denn in vielen Fällen ist das Fuhrparkmanagement mit Excel kostenlos, aber zeitraubend. Es gibt weitere übersichtlichere Möglichkeiten, Fahrzeuge, Auslastungen und Routen zu verwalten. Was viele nicht wissen: Die Nutzung von Excel kann auch rechtliche Risiken nach sich ziehen.

So hilfreich sind kostenlose Excel-Vorlagen für das Fuhrpark-Controlling

Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, das für viele unterschiedliche Bereiche ausgelegt ist. Wer seinen Fuhrpark mit dem Excel kostenlos verwalten möchte, der wird üblicherweise zunächst einmal alle Fahrzeuge mit den wichtigsten Daten in die Tabelle eintragen. Im nächsten Schritt werden Felder hinzugefügt, die über die Auslastung und die Reparaturanfälligkeit Auskunft geben sollen. Auch die jeweiligen FahrerInnen sollten inklusive Kontaktadressen hinterlegt werden. Hier zeigen sich sehr schnell die Grenzen von Excel. Das Programm kann nur maximal zwei Faktoren bearbeiten. Im Fuhrpark-Controlling müssen jedoch vor allem dynamische Prozesse abgebildet werden.

Nichtsdestotrotz gibt es eine Reihe von kostenlosen Excel-Vorlagen für das Fuhrparkmanagement die jeder Fuhrparkleiter individuell auf seine Bedürfnisse anpassen kann. Dies führt in der Praxis häufig dazu, dass die Fahrzeugverwaltung-Software immer weiter aufgebläht und somit immer langsamer wird. Dennoch benötigen Fuhrparkverantwortliche noch weitere Tools, um ihre Arbeit zu erledigen. Dazu zählt unter anderem eine Termin- und Kontaktdatenverwaltung.

Fuhrparkverwaltung mit Excel

Nachteile bei der Excel-Fuhrparkverwaltung

Excel-Dateien sind nicht für die komplexe Datenverarbeitung ausgelegt, die ein Fuhrpark mit sich bringt. Die Tabellenkalkulation verarbeitet Daten mit maximal zwei bestimmenden Faktoren. Sie kann keine komplexen und vor allem dynamischen Prozesse verwalten. Die Nutzung von Excel für die Fuhrparkverwaltung ist damit nicht nur zeitaufwendig, sondern auch mit einem hohen Fehlerpotenzial verbunden. Arbeiten mehrere MitarbeiterInnen an der Excel-Tabelle, können Fehler schnell passieren. 
Stattdessen lässt sich die Fuhrparkverwaltung kostenlos mit einer Softwarelösung testen und langfristig effizienter steuern sowie organisieren. Das hat zahlreiche Vorteile, spart Zeit und nicht nur aufgrund der freien Verfügbarkeit und gesparten Arbeitszeit letztendlich Geld.

So sieht eine Fuhrparkmanagement-Excel-Vorlage aus

Für Fuhrparkverantwortliche, die wenige Fahrzeuge und FahrerInnen verwalten müssen, reicht gegebenenfalls eine Excel-Vorlage zum Fuhrpark-Controlling aus. Folgende kostenlose Excel-Datei hilft dabei den Überblick über Fahrzeuge und FahrerInnen zu behalten. 

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Fuhrpark Controlling Excel Vorlage

Fuhrparkverwaltung kostenlos organisieren: das kann eine Fuhrparkmanagement Software

Auf den ersten Blick scheint die Fuhrparkverwaltung mit Excel kostenlos zu sein, doch auf den zweiten ist sie mit unnötigen Aufwendungen verbunden. Einen Fuhrpark mit mehr als 50 Fahrzeugen mit Excel in Griff zu bekommen, ist schwierig. Vor allem bei dem Bereich des Fuhrpark-Controllings muss ein Überblick über den Fuhrpark und die damit verbundenen Kosten vorhanden sein. Dabei spielen folgende Kategorien eine Rolle:

  • Anzahl, Art, Alter, Zustand und Ausstattung der Fahrzeuge, sowie deren Beschriftung
  • Einsatz- und Tourenplanung
  • Wartung und Reparaturen
  • Ersatzregelungen bei Fahrzeugausfall
  • Zuständigkeiten und FahrerInnen-Listen mit Kontaktdaten

Um diese Kennzahlen zu verwalten, ist eine Fuhrparkverwaltung mit Excel nicht immer die beste Wahl. Spezielle Fuhrparkverwaltungsprogramme sind für exakt diese Zwecke ausgelegt.

Eine Fuhrparkmanagement Software kostenlos testen? Das sind die Vorteile einer Verwaltungssoftware gegenüber Excel

Fahrzeugverwaltungssoftware

Überblick über Kosten, Dokumente & Fahrzeuge

Sie bieten umfangreiche Voreinstellungen, erinnern an fällige Leasingraten, Inspektionen und Werkstatttermine. Mithilfe einer GPS-Steuerung behalten Fuhrparkverantwortliche sämtliche Fahrzeuge in Echtzeit im Blick. Die Daten fließen automatisiert in die Software ein und lassen sich anschließend einfach auswerten und weiterverarbeiten. Mit einer integrierten Routendokumentation können Unternehmen so zum Beispiel Stundenzettel generieren und behalten Arbeits- sowie Anwesenheitszeiten im Blick. Die Fuhrparkmanagement Software unterstützt auch bei der Arbeitszeiterfassung und vereinfacht die Fuhrparkverwaltung ungemein.

Mit Fuhrparkverwaltungsoftware kostenlose Excel-Vorlagen abschaffen

Ein weiterer Vorteil gegenüber der Fuhrparkverwaltung mit Excel-Vorlagen, die kostenlos erhältlich sind: Fuhrparkleiter nutzen lediglich ein Programm für zahlreiche Aufgaben. Die Tabellenkalkulation ist beispielsweise keine Kalenderverwaltung. Termine und Erinnerungen werden daher in ein separates System eingetragen, das aufgrund fehlender Schnittstellen keine Daten an Excel weiterleitet. Die Laufleistung der Fahrzeuge wird dagegen oftmals in einer Datenbank des Tankkartenanbieters gespeichert, die ebenfalls nicht mit Excel verbunden ist. So nutzen FuhrparkleiterInnen eine Vielzahl einzelner Programme – zulasten der Übersicht und der Sicherheit. Sie müssen jedes System im Auge behalten, eigene Sicherheitsoptionen und Zugriffsrechte festlegen.

Fuhrpark-Controlling mit nur einer Fuhrparkmanagement-Software

Die Lösung besteht in einer speziellen Fuhrparkmanager-Software, die vor Kauf kostenlos heruntergeladen und für eine bestimmte Zeit getestet werden kann. Die Fahrzeugdaten können einfach und schnell eingepflegt und von Beginn an mit wenigen Klick verwaltet werden. Dadurch können Fuhrparkverantwortliche die Fuhrparkverwaltungs-Software vorab testen und sicherstellen, dass sie damit zufrieden sind. Sobald FuhrparkleiterInnen eine Fahrzeugverwaltung-Software kostenlos installieren, haben sie Zugang zu allen Funktionen. Meist wird sich die Fuhrparkverwaltungs-Software, auch in der kostenpflichtigen Version, bereits nach wenigen Monaten gegenüber der kostenlosen Excel Version amortisieren.

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Fuhrparkverwaltung kostenlos testen: So funktioniert der Umstieg auf die Fuhrparkverwaltungssoftware

Selbst wenn es sich nur um die Fuhrparkverwaltung weniger Fahrzeuge dreht, geht bei Nutzung von Excel schnell die Übersicht verloren. Beim Umstieg auf eine Fuhrparkverwaltungssoftware gilt es daher, sämtliche notwendigen Daten in das System einfließen zu lassen. Das hört sich aufwendiger an, als es in der Praxis tatsächlich ist. Die meisten auf dem Markt erhältlichen Programme sind intuitiv bedienbar und mit zahlreichen Automatisierungsfunktionen versehen. So lassen sich die in Excel vorhandenen Daten meist einlesen. Das spart Zeit und verhindert Fehler. Befinden sich die Daten einmal im System, arbeitet es praktisch von alleine.

Leistungsstarke Systeme gibt es bereits für wenig Investitionen. Oftmals erhält man für einen Testzeitraum die Fuhrparkmanagement-Software kostenlos und zahlt im Anschluss eine geringe monatliche Gebühr. Alternativ kaufen FuhrparkleiterInnen das Programm nach der Probephase.

Fahrzeugverwaltungs-Software

Der richtige Anbieter

Es ist ratsam, sich vor der Testphase mit den Funktionsumfängen der verschiedenen Systeme vertraut zu machen. Dafür sollten Fuhrparkleiter im ersten Schritt ein Pflichtenheft anlegen: Welche Optionen werden für die eigene Fuhrparkverwaltung benötigt, worauf kann auch langfristig verzichtet und somit beim späteren Kauf Geld gespart werden? Weiß der Fuhrparkleiter genau, welche Funktionen notwendig sind, spart er viel Zeit bei der Suche nach der passenden Lösung: Fuhrparkmanagement Software Vergleich.

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Effizientes Fuhrpark-Controlling: nicht unterschätzen

Das Fuhrpark-Controlling sammelt sämtliche für den Betrieb und den Unterhalt der Fahrzeuge maßgebliche Kennzahlen, um Kostentreiber aufzudecken. Es dient damit als Entscheidungsbasis für die Fuhrparkverantwortlichen, etwa hinsichtlich der Fahrzeugbeschaffung oder der Routenplanung. Zum Fuhrpark-Controlling gehören z. B. die Ermittlung der Gesamtkosten pro Fahrzeug (TCO Analyse), bestehend aus Anschaffungswert, laufenden Kosten, Wertverlust, gegebenenfalls Finanzierungs- oder Leasingkosten. So lässt sich erkennen, ob die Fahrzeuge wirtschaftlich sind und sich Betriebskosten reduzieren lassen. Weitere Aufgaben des Fuhrpark Controllings sind:

  • Analyse des Fahrzeugeinsatzes: Stehen die passenden Fahrzeuge in ausreichender Anzahl bereit?Analyse der Routenplanung: Lassen sich Fahrtkosten durch eine Anpassung reduzieren?
  • Unfall- und Schadenanalyse: Weisen bestimmte Fahrzeugtypen oder Mitarbeiter eine höhere Unfall- oder Pannenquote auf?
  • Finanzierungsfragen: Lassen sich günstigere Verträge abschließen?
  • Prüfung der Flottenauslastung: Stehen Fahrzeuge längere Zeit ungenutzt, verursachen jedoch Kosten
  • Aus der Ermittlung der einzelnen Faktoren ergibt sich, ob und wenn ja, an welchen Stellschrauben gedreht werden sollte. Die einzelnen Punkte werden anhand bestimmter Kennzahlen ermittelt, die eindeutige Ergebnisse liefern.

Fazit zu Fuhrpark-Controlling mit Excel

Eine Flottenmanagement-Software erlaubt umfangreiche Analysen und die Kontrolle über sämtliche Fahrzeuge, gefahrene und geplante Routen sowie die Personalplanung. Noch immer erledigen viele FuhrparkleiterInnen, insbesondere in kleinen Unternehmen, ihr Fuhrpark-Controlling mit Excel. Die Tabellenkalkulation ist jedoch aufgrund der geringen Skalierbarkeit nur bedingt für das Fuhrpark-Controlling geeignet. Aufgrund der großen Menge an notwendigen Kennzahlen verliert man schnell den Überblick und läuft in Gefahr, wichtige Daten zu übersehen. Eine Fuhrpark-Software liefert zahlreiche wichtige Daten. So fließen etwa GPS-Daten der Fahrzeuge via SIM-Karte und damit über das Mobiltelefonnetz direkt in das zentrale System. Schnittstellen mit Personaleinsatzplanungssystemen erlauben es darüber hinaus, die Personalplanung in die Analyse einfließen zu lassen. Je umfangreicher die erhobenen Daten, desto aussagekräftiger sind die Ergebnisse. Letztendlich führt ein durchdachtes Controlling im Fuhrpark zu einer optimalen Personaleinsatzplanung, einer gestrafften Organisation und in der Folge zu sinkenden Kosten.

Fuhrpark Controlling Excel Vorlage auf Laptop geöffnet

Bedürfnisse abwägen

Ob eine ganzheitliche Fuhrparksoftware nötig ist oder die Verwaltung mit Excel doch ausreicht, muss individuell ermittelt werden. Wichtig ist dabei, dass VerwalterInnen gemeinsam evaluieren, in welchen Bereichen Probleme oder Chancen existieren. 

Dabei sollten Fuhrparkveranwortliche sich folgende Fragen stellen:

  • Ist das Fachwissen vorhanden, um Excel-Zahlen zu verknüpfen? 
  • Kommen Probleme bei Analysen auf und wenn ja, welche? 
  • Wie viele Fahrzeuge und FahrerInnen müssen im Blick behalten werden? 
  • Ist die Zeit vorhanden, um Excel Analysen selbstständig zu erstellen oder wären automatische Analysen besser?

Bei der Evaluation ist es wichtig, ehrlich gegenüber sich selbst zu sein. Die Fuhrparkverwaltung verlangt Verantwortlichen ein umfangreiches Spezialwissen ab. Nicht jeder kann und muss dieses haben. Wenn ein digitales Tool wie z. B. eine ganzheitliche Fahrzeugverwaltungs-Software dabei helfen kann, sollte der Einsatz in Erwägung gezogen werden. 

Fuhrparkmanagement mit Excel selten eine dauerhafte Lösung

Das Fuhrparkmanagement mit Excel ist nicht kostenlos, wenn die Fuhrparkverantwortlichen viel Zeit für Analysen brauchen. Diese müssen ihre Zeit nämlich gut einteilen, um alle Aufgaben zu bewältigen. Gleichzeitig hilft eine Fahrzeugverwaltungs-Software dabei, ungewöhnliche Kostenausreißer aufzudecken oder sogar Diebstähle zu verhindern. 

Fuhrparkmanagement Software kostenlos testen und sparen

Laptop

Fällt die Entscheidung zu einer digitalen Lösung können VerwalterInnen im Voraus z. B. die Fuhrparkmanagement Software kostenlos testen, bevor sie sich zu einem Kauf entscheiden. Dadurch können sie sich sicher sein, dass das Tool die nötigen Aufgaben und Probleme löst. 

Wie geht es nach Kauf einer Fahrzeugverwaltungs-Software weiter? Sobald diese mit Daten ausgefüllt ist, wird für die Fuhrparkverwaltung lediglich ein Tool genutzt. Dies alleine schafft bereits Freiraum und verkürzt Arbeitszeiten. Die intelligente Verknüpfung von Fahrzeugen, Kosten, Laufzeiten und Mitarbeiterplanung schafft darüber hinaus mehr Effizienz und Übersicht. Lange Excel-Listen gehören somit der Vergangenheit an, der Terminplaner muss nicht mehr im Auge behalten werden und es bleiben keine Kostenausreißer mehr unentdeckt. 

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