Für ein gültiges Fahrtenbuch ist es wichtig jede Fahrt in die Fahrtenkategorien Betriebsfahrt, Arbeitsweg oder Privatfahrt einzuordnen. Damit bei der Erfassung der getätigten Fahrt nichts schief läuft, erfahren Sie hier welche Informationen Sie in Ihrem Fahrtenbuch einbinden müssen.
Privat oder betrieblich? – Die richtige Kategorisierung im Fahrtenbuch
Falls Sie anfangen möchten, ein Fahrtenbuch zu führen, stellt sich zuallererst die Frage der Fahrtenkategorisierung. Auf diesem Konzept ist ein Fahrtenbuch aufgebaut: Jede Fahrt, die Sie mit Ihrem Firmenwagen tätigen, muss einer der Fahrtenkategorien zugeordnet werden – Betriebsfahrt, Privatfahrt oder Arbeitsweg. Was genau sind aber die Grenzen dieser Fahrtenkategorien und was passiert, wenn eine Fahrt nicht so klar einzuordnen ist?
Was ist eine Betriebsfahrt?
Betriebsfahrten sind alle getätigten Fahrten, die aus geschäftlichen Gründen stattfinden. Darunter fallen beispielsweise Fahrten, die den Fahrer aufgrund von Geschäftsabschlüssen oder Angebotsunterbreitungen zu Kunden oder Geschäftspartnern führen. Bei betrieblichen Fahrten ist es wichtig, die vom Fiskus geforderten Details vollständig anzugeben. Keine andere Fahrt erfordert so viele Angaben bei der Dokumentation. Neben dem Kilometerstand sowie der Start- und Zieladresse müssen Sie auch den getroffenen Geschäftspartner und Anlass des Besuches angeben.
Was ist der Arbeitsweg?
Generell stellt der Arbeitsweg die Strecke zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte dar, jedoch kann die Abrechnung sich von Berufsgruppe zu Berufsgruppe unterscheiden. Das heißt, dass Sie je nachdem, ob Sie selbstständig, freiberuflich, angestellt oder ohne erste Tätigkeitsstätte sind, Ihren genauen Einzelfall beachten sollten. Halten Sie hierzu einfach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, um die beste Lösung für Ihren persönlichen Fall zu finden. Anders als bei einer reinen Betriebsfahrt, genügt bei der Dokumentation des Arbeitsweges die Kilometeranzahl sowie zusätzlich Start- und Endpunkt der Fahrt. Sollten Sie aufgrund eines Staus oder einer Baustelle einen Umweg fahren müssen, vermerken Sie dies am besten auch in Ihrem Fahrtenbuch, damit die zusätzlichen Kilometer für das Finanzamt erklärt sind und kein Verdacht auf eine versteckte Privatfahrt entsteht.
Was ist eine Privatfahrt?
Alle getätigten Fahrten, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen und die privater Natur sind, werden als Privatfahrten bezeichnet. Dazu zählen beispielsweise Fahrten zum Einkaufen, zu Freunden und Verwandten oder zum Sport. Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben, ohne Details zu Reiseweg und Reisezweck anzugeben.
Jetzt Ratgeber herunterladen und Fahrten richtig kategorisieren!
Welche Ausnahme- und Sonderfälle gibt es?
Manchmal lässt sich nicht klar zuordnen, ob ein Weg aus privaten oder geschäftlichen Gründen zurückgelegt wird. Das gilt beispielsweise, wenn Sie auf dem Weg zur Arbeit die Kinder an der Schule absetzen. Oder aber auch, wenn Sie nach einem Kundentermin direkt nach Hause fahren, ohne vorher noch einmal im Büro vorbeizuschauen. In solchen Fällen können Sie die Fahrt als Mischfahrt kategorisieren.
Die Vimcar Mischfahrt
Fahrten mit einem Dienstwagen sollten im Fahrtenbuch richtig kategorisiert werden. Das gilt sowohl für Angestellte als auch Selbstständige. Eine Unterteilung findet dabei in die oben beschriebenen Kategorien statt. Eine richtige Kategorisierung ist vor allem dann wichtig, wenn die FahrerInnen des Autos viele verschiedene Fahrten dieser Art miteinander mischt. Besonders dann kann eine Unterteilung in die vier verschiedenen Fahrtentypen helfen, einen Überblick zu bekommen und die entsprechenden Fahrten richtig geltend zu machen. Oft gibt es jedoch auch Fahrten, die sich nicht einfach einer Kategorie wie dem Vimcar Arbeitsweg, Betriebsfahrt oder Privatfahrt zuweisen lassen. Das sind sogenannte Vimcar Mischfahrten, welche bei privaten Umwegen und anderen Sonderfällen zum Tragen kommen. Die Vimcar Mischfahrten müssen gesondert dokumentiert werden, damit bei einer Auswertung am Ende des Jahres alle Strecken genauestens berechnet werden können. Liegt keine genaue Dokumentation mit passender Kategorisierung vor, sorgt die Auswertung des Fahrtenbuchs für Probleme.
Video zur Fahrtenkategorisierung mit Vimcar
Fehler bei der Fahrtenkategorisierung
Bei der manuellen Führung eines Fahrtenbuchs kann es zu Fehlern kommen. Durch die schwammige Abgrenzung zwischen Privat- und Betriebsfahrt kann es passieren, dass eine private Fahrt unabsichtlich als betrieblich kategorisiert wird. Auch eine Abtrennung zwischen betrieblicher Fahrt und dem Arbeitsweg kann für Probleme sorgen. Fällt dem Finanzamt bei einer Prüfung des Buches auf, dass Fahrten falsch eingeordnet wurden, kann sich die Versteuerung des Fahrzeugs verändern. In diesem Fall drohen massive Steuernachzahlungen, die im schlimmsten Fall, zu einer enormen finanziellen Belastung werden. Deswegen sollten FirmenwagenfahrerInnen besonders auf die richtige Einordnung ihrer Fahrten achten. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch wie von Vimcar können alle Fahrten in Vimcar Arbeitsweg, Privatfahrt oder Betriebsfahrt unterteilt werden.
Einsatz digitaler Fahrtenbücher
Die Nutzung eines digitalen Fahrtenbuchs bietet eine Menge Vorteile. Zum einen sparen DienstwagenfahrerInnen bei der Nutzung eine Menge Zeit und können diese anders investieren. Zum anderen profitieren sie durch eine große Anzahl verschiedener Assistenzen. Eine große Erleichterung ist die Vimcar Mischfahrt, denn sie erlaubt die Unterteilung einer Fahrt in verschiedene Zwecke und das sogar Kilometergenau. Außerdem bietet das Vimcar Fahrtenbuch eine flexible Möglichkeit, Fahrten zusammenzuführen und diese genau nach ihrem Nutzungszweck zu unterteilen. Diese Dinge wären bei einem herkömmlichen analogen Fahrtenbuch undenkbar und resultieren in einer enormen Zeitersparnis.
Mehr Sicherheit beim Fahrtenbuchführen
Auch bietet das Vimcar Fahrtenbuch eine unkomplizierte Handhabung, die es erlaubt zuverlässig zu dokumentieren, welche FahrerInnen das Fahrzeug zu welcher Zeit benutzt haben. Änderungen oder Verbesserungen an bereits getätigten Eintragungen sind ebenfalls möglich und die praktische GPS-Unterstützung sorgt für eine Automatisierung einiger lästiger Arbeiten mit einem analogen Buch. Da es sich bei einem Fahrtenbuch um ein steuerliches Dokument handelt, ist es wichtig, dass auch eine digitale Version rechtssicher ist. Das digitale Fahrtenbuch bietet für Unternehmen eine volle Rechtssicherheit mit schnellem Support und garantierter Geld-Zurück-Garantie.