Die meisten FuhrparkleiterInnen setzen beim Tanken auf Tankkarten. Gründe hierfür sind Rabatte auf Kraftstoffe, mehr Kontrolle über Tankvorgänge sowie eine einfachere Fuhrparkverwaltung. Die FahrerInnen bezahlen mit der Tankkarte bargeldlos in ausgewiesenen Tankstellen. Dabei müssen sie die Tankbelege nicht sammeln, sie laufen automatisch in eine Fuhrparksoftware ein. Welche weiteren Vorteile Tankkarten für Firmen haben und wie man die passende Tankkarte auswählt, erfahren Sie hier.
Im Artikel erfahren Sie:
Grundprinzip und Vorteile von Tankkarten: Tankkarten funktionieren ähnlich wie Kreditkarten und ermöglichen bargeldloses Bezahlen an Tankstellen. Sie bieten Fuhrparkleitern mehr Kontrolle über Tankvorgänge und vereinfachen die Fuhrparkverwaltung durch automatisierte Abrechnungen und detaillierte Auswertungen des Tankverhaltens.
Einsatzmöglichkeiten und Flexibilität: Tankkarten können für das Bezahlen von Kraftstoff sowie für weitere Dienstleistungen wie Mautgebühren genutzt werden. Fuhrparkleiter können individuelle Limits und Einschränkungen festlegen, um den Kraftstoffverbrauch zu regulieren und Tankbetrug vorzubeugen.
Verwaltung und Kostenkontrolle: Die Nutzung von Tankkarten reduziert den administrativen Aufwand und ermöglicht eine effiziente Kostenkontrolle. Sie bieten Rabatte auf Kraftstoffe und ermöglichen eine einfache Weiterverarbeitung der Daten für die Buchhaltung und Personalverrechnung.
Was ist eine Tankkarte?
Eine Tankkarte ersetzt die Bezahlung des Kraftstoffs mit Bargeld. Die Flottenkarte funktioniert also ähnlich wie eine Kreditkarte. Jede angestellte Person bekommt eine persönliche Tankkarte, die bei dem jeweiligen Partner wie eine Kreditkarte benutzen werden kann. Mit ihr können FahrerInnen Kraftstoff wie Benzin oder Diesel, aber gegebenenfalls auch weitere Kosten wie z. B. Mautgebühren bezahlen. Die Nutzung von Bargeld und das Sammeln von Belegen entfällt dabei gänzlich, da die Tankkarten-Abrechnungen automatisch online einsehbar sind. Die elektronische Verarbeitung der Tankbelege ermöglicht somit eine detaillierte Auswertung des Tankverhaltens und einen aktuellen Überblick über die Ausgaben.
Die Fuhrparkleitung kann im Voraus ein Limit festlegen, wie viel und welche Art von Kraftstoff mit der Tankstellenkarte getankt werden darf. Dadurch wird nicht nur Tankbetrug vorgebeugt – die FuhrparkleiterInnen erhalten auch einen besseren Überblick über den tatsächlichen Verbrauch im Fuhrparks.
Tankkarten für Firmen – die wichtigsten Informationen im Überblick
Vor allem, wenn viele MitarbeiterInnen Zugriff auf die Fahrzeuge im Fuhrpark haben, sind Tankkarten für Firmen die beliebteste Lösung. Für das Tanken mit einer Tankkarte, sprechen viele Vorteile: Über die Tankkarten kann direkt an den Tankstellen bezahlt werden, dadurch entfällt die Belegsammlung auf Personalseite. Zusätzlich bieten viele Tankkartenanbieter Rabatte für ihre Mitglieder. Der Kauf kann stets bestimmten MitarbeiterInnen zugeordnet werden. Über eine Fuhrparksoftware im Unternehmen wird außerdem klar, welches Fahrzeug zu welchem Zeitpunkt und von wem betankt wurde.
Die Flottenkarte zum Tanken - die clevere Zahlungsweise
Bei Bedarf können bei Flotten-Tankkarten regionale Einschränkungen gemacht werden – so ist es den Nutzern der Tankkarte nur erlaubt, an bestimmten Filialen zu bezahlen. Wer überregional oder international tätig ist, sollte einen entsprechenden Vertrag mit breit aufgestellten Unternehmen abschließen. Dabei ist darauf zu achten, dass diese möglichst weit verbreitet sind.
Manche Tankkartenanbieter im Ausland integrieren sogar die Bezahlung von Mautgebühren in ihre Karten. Was ebenfalls finanziell ins Gewicht fällt ist, dass die meisten Tankstellen Rabatte für die Nutzer von Tankkarten anbieten. Gerade bei großen Fuhrparks können die Vergünstigungen bei Tankkarten für Firmen groß sein. Hier lohnt sich der direkte Tankkartenvergleich.
Tankkarte für Firmen: Vor- & Nachteile im Überblick
Mit einer Tankkarte lassen sich die Rechnungen für Kraftstoffe bargeldlos bezahlen und im Nachhinein elektronisch verarbeiten. Wird die Tankkarte für Firmen genutzt, kann sie den Verwaltungsaufwand im Fuhrpark senken. Unternehmen sollten die Verwendung von Tankkarten in Erwägung ziehen, denn kann sich der Einsatz dieser oftmals lohnen.
Vorteile einer Tankkarte:
- Kostenkontrolle und individuelle Einstellungen für MitarbeiterInnen (Budgetgrenze, Einsatzradius, Art der Waren und Dienstleistungen, Kraftstoffart, zugeordnetes Fahrzeug)
- digitalisierte Abrechnung durch Import der Zahlungsdaten in das eigene Buchhaltungssystem
- Preisnachlass, gestaffelt nach Verbrauch möglich
- Sicherheit durch PIN und Limitierung (pro Tag, Woche oder Monat)
- Privatanteil der Fahrten kann über den Geldwerten Vorteil abgerechnet werden
- individuelle Anpassung an die jeweiligen Mitarbeiter
- einfache Weiterverarbeitung für die Personalverrechnung und Buchhaltung
Nachteile einer Tankkarte
- Eine Tankkarte für Firmen ist meist nur an bestimmten Tankstellen nutzbar
- Missbrauch durch MitarbeiterInnen kann nicht komplett verhindert werden
- Einige Tankkartenanbieter verlangen eine Mindestabnahme bzw. einen Mindestumsatz
Zukunftssichere Flottensteuerung mit Avrios
Avrios stattet Unternehmen mit den Werkzeugen aus, die sie benötigen, um ihre Flotten zukunftssicher zu steuern. Durch die umfassende Integration von Tankkarten und die fortschrittliche Analyse von Kraftstoffverbrauchsdaten können Unternehmen nicht nur ihre gegenwärtigen, sondern auch zukünftigen Herausforderungen im Bereich des Kraftstoffmanagements effektiv meistern.
Unterschied Flottenkarte vs. Tankkarten für Privatnutzer
Zwischen der Tankkarte für Privatkunden und der Tankkarte für Firmen gibt es Unterschiede. So werden die privaten Tankkarten von einigen Tankstellenketten in Form einer Einzelkarte für die Privatkunden ausgegeben. Bei einer Tankkarte fürs Gewerbe ist die Auswahl der Anbieter größer. Beinahe jeder Tankkartenanbieter bietet diese Karten an. Die Handhabung ist einfach und der Preisvorteil interessant. Einmal monatlich erfolgt zumeist die Abrechnung über alle Transaktionen der Tankvorgänge.
Die wichtigsten Gründe für eine Tankkarte im Betrieb
1. Mit Tankkarten einfach bargeldlos bezahlen
Im Fuhrpark kommt man beim Thema Tankmanagement an Tankkarten nicht vorbei, denn sie senken besonders den administrativen Aufwand. Das Prinzip einer Tankkarte gleicht dem einer Kreditkarte: Mit ihr ist einfaches, bargeldloses Bezahlen an Tankstellen möglich. Wie bei einer normalen EC-Karte gibt es eine PIN-Schutz und eine Sperrung im Falle eines Verlustes oder Diebstahls. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Kreditkarte können FahrerInnen mit Tankkarten nicht an jeder Tankstelle Ihrer Wahl bezahlen, denn eine eine Tankkarte für alle Tankstellen gibt es nicht.
Jeder Tankkartenanbieter lässt den Gebrauch nur an bestimmten Vertragstankstellen zu — im Idealfall aber auch bei verschiedenen Partnern. Das ist besonders wichtig, wenn FahrerInnen die Region der Anbietertankstelle verlassen und beispielsweise im Ausland tanken möchten. Neben unterschiedlichen Anbietern und Regionen können Tankkarten auch verschiedene Dienstleistungen beinhalten. Das heißt, dass in manchen Fällen mehr als nur getankt werden kann. Einige Tankkartenanbieter lassen beispielsweise die Bezahlung von Mautgebühren oder der Pannenhilfe zu.
2. Ein umfassender Überblick über Kraftstoffnutzung dank Tankkarten
Der offensichtlichste Vorteil einer Tankkarte ist die Vereinfachung der Buchhaltung: Die MitarbeiterInnen müssen keine Belege mehr nachträglich einreichen und vorab aus eigener Tasche bezahlen. Stattdessen können sie online direkt über das jeweilige Portal einsehen, welche Transaktionen — mitsamt Betrag und Gegenstand des Kaufs — sie getätigt haben. Je nach Tankkartenanbieter werden diese Daten etwas anders dargestellt. Diese Statistiken und Abrechnungen lassen sich in der Regel nach gesamten Kraftstoffverbrauch und zurückgelegten Kilometern auswerten und anschließend an das Finanzamt zum Steuererlass weiterleiten — eine weitere buchhalterische Erleichterung.
3. Verbrauch mit Tankkarte regulieren
Über eine Tankkarte für Unternehmen ist es zusätzlich möglich, MitarbeiterInnen Einschränkungen und Freigaben zu erteilen. Können über die Tankkarte weitere Dienstleistungen bezahlt werden, ist besondere Vorsicht geboten: Gegebenenfalls müssen nicht allen FahrerInnen alle Extraleistungen freigeschaltet werden. Neben zeitlichen sowie regionalen Grenzen ist meist die Einrichtung eines Tankmaximums — nach Liter oder Kosten — sinnvoll.
4. Geld sparen mit der Firmentankkarte
Durch den Einsatz einer Tankkarte wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Alle einzelnen Tankvorgänge werden durch die Tankkarte gesammelt und mit einer Rechnung in bestimmten Zyklen abgerechnet. Über die Transaktionsnachweise ist eine vereinfachte Mehrwertsteuererstattung vom Finanzamt möglich. Das spart in der Abwicklung durch die Tankkarte Zeit und Arbeitskraft. Nutzer erhalten von den Tankkarten Anbietern entsprechende Rabatte, die sich schnell summieren. Weiterhin behält ein Unternehmen bei der Nutzung einer Tankkarte immer die Gesamtkosten des Kraftstoffverbrauchs im Überblick. Hierbei können dann auch schnell und einfach Einsparmöglichkeiten durch die Firmen Tankkarte herausgefunden werden.
Egal für welche Größe spannend: Tankkarten fürs Gewerbe
Eine Tankkarte für Firmen lohnt sich auch für ein Kleinunternehmen. Schon ab einem Fahrzeug kann sich eine Tankkarte für Gewerbe lohnen. Denn Gebühren oder Mindestabnahmen bei der Tankkarte für Firmen gibt es zumeist nicht. Stattdessen erhalten die Kunden mit der Tankkarte Gewerbe schon ab dem ersten Liter Tanken bereits Rabatte.
Vorteile bei größeren Betrieben
Die Vorteile einer Tankkarte für größere Betriebe sind vielfältig. Nachfolgend werden die Vorteile der Tankkarte näher dargestellt.
- Kauf von Kraft- und Schmierstoffen vollkomme bargeldlos mit Firmentankkarten
- individuelle Vereinbarungen des Umfangs der Firmentankkarten Leistungen möglich
- bargeldloser Einkauf von Waren oder Fahrzeugzubehör mit Firmentankkarten möglich
- mit Tankstellenkarte von Serviceangeboten profitieren
- Abrechnung von Autobahnbenutzungsgebühren über Tankstellenkarte möglich
- einfache Abrechnung von Mautgebühren über Firmentankkarten
- Abrechnung von Tunnel- und Brückengebühren mit Tankkarte Gewerbe
- Fährgebührenabrechnung mit Tankstellenkarte
- spezielle Pannenhilfe als Vorteile einer Tankkarte
- einfache Berechnung der MwSt.-Rückerstattung durch das Finanzamt mit den übersichtlichen Abrechnungen der Tankstellenkarte möglich
- flexibler und sehr sicherer Einsatz als Vorteile der Tankkarte
- Bargeldrisiko entfällt mit Tankstellenkarte
Kosten einer Firmentankkarte
Tankkarten für Firmen werden zumeist mit einer monatlichen oder jährlichen Grundgebühr ausgegeben. Dadurch fallen Kostenfür den Einsatz einer Tankkarte fürs Gewerbe an. Diese Gebührenpauschale pro Jahr rechnet sich bereits bei kleinen Firmen. Immerhin wird der Verwaltungsaufwand rund um das Betanken der Fahrzeuge erheblich reduziert. Weiterhin erhalten Unternehmen mit Tankkarten oftmals einen Rabatt auf den getankten Kraftstoff. Auf ein Kalenderjahr bezoge, ist die Grundgebühr der Tankkarte für Gewerbe zumeist bereits schon hierdurch wieder reingeholt. Aus diesem Grund lohnt es sich, eine Firmen Tankkarte zu nutzen.
Tankkarten Kosten abhängig von Anbieter
Die Kosten der Tankkarte sind abhängig von dem spezifischen Anbieter, den Fuhrparkverantwortliche für ihr Unternehmen auswählen. Die Kosten können hier teilweise stark variieren. Dabei sollten nicht nur die jährlichen Tankkartengebühren bedacht werden. Bei der Anmeldung einer Tankkarte können noch eine Reihe weiterer Kosten anfallen, die ebenfalls von Anbieter zu Anbieter variieren.
Die jährliche Gebühr für eine Tankkarte liegt in der Regel zwischen 0 € und 20 €. Auch können u.a. Kontogebühren anfallen, wenn es sich um eine Kreditkarte mit Tankrabatt handelt. Ebenfalls zu beachten sind mögliche Gebühren für folgende Punkte:
- geplatzte Abbuchungen und verspätete Zahlungen
- für eine Nichtnutzung der Tankkarte
- für Papierrechnungen
- für Mindestnutzung
- für die Änderung des Firmennamens auf der Tankkarte
- für eine gestohlene Karte
- sowie mögliche Gebühr für Notfall-Kreditfazilität.
Es lässt sich demnach keine pauschale Aussage darüber treffen, wie hoch die Gesamtkosten für eine Tankkarte typischerweise ausfallen.
Geldwerter Vorteil bei Tankkarten
Für die Abrechnung von Dienstfahrzeugen ist der geldwerte Vorteil besonders relevant, denn nicht jede Fahrt ist eine Dienstfahrt. Erhält ein Arbeitnehmender Sachbezüge, wie z.b. Lebensmittel oder eine Tankkarte, müssen auch diese versteuert werden. Die Versteuerung von geldwerten Vorteilen fällt aber in der Regel geringer als bei Geldbezügen aus. Deshalb erfreut sich diese Art der Versteuerung einer immer größeren Beliebtheit. Die Freigrenze für die Firmentankkarte für Firmen pro Monat beträgt 44 Euro. Üblich ist die Kombination von Gutscheinen und der Tankkarte für Firmen. Natürlich darf die Tankkarte auch nur über den Freibetrag von 44 Euro ausgestellt werden. Achtung: Der geldwerte Vorteil muss geringer sein als die Gehaltsumwandlung!
Die gängigste Art der Nutzung der Tankkarte für Firmenwagen ist die 1-Prozent-Variante. Der geldwerte Vorteil, der zu versteuern ist, beträgt dabei 1% des Listenpreises des Fahrzeuges und 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Kilometer zwischen Arbeitsplatz und Wohnsitz. Für all jene, die die Tankkarte sowohl für Firmen- als auch Privatfahrten nutzen, kann sich die Steuerbelastung auf das Einkommen beschränken.
Fuhrpark mit Tankkarten für Firmen sichern
Eine Firmen Tankkarte besitzt ähnliche Funktionen wie eine Kreditkarte. Sie wird im Bezahlvorgang nach dem Tanken genutzt, um den Kraftstoff bargeldlos bezahlen zu können. Hieran sind ähnliche Sicherheitsmechanismen geknüpft, wie sie auch bei Kreditkarten oder Bankkarten üblich sind, damit Missbrauchsfälle wirksam ausgeschlossen werden können. An die Nutzung von Tankkarten für Firmen sind weitere Vorteile geknüpft. So werden beispielsweise Kraftstoffrabatte eingeräumt.
Schutz per Tankkarten Pin
Die meisten Tankkarten lassen sich, ähnlich wie EC-Karten, durch einen persönlichen PIN-Code schützen. Viele Anbieter geben KundInnen zudem die Möglichkeit, ein individuelles Limit für Abbuchungen festzulegen, welches auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt werden kann. Da Transaktionen, die mit einer Tankkarte getätigt werden, in der Regel digital nachvollziehbar sind, bieten Tankkarten eine hohe Kostentransparenz. Ebenso wie EC- oder Kreditkarten lassen sich Tankkarten im Fall eines Diebstahls jederzeit sperren.
Verhindern von Tankmissbrauch
Die Tankkarte ermöglicht es vor allem eine Übersicht über das Tankverhalten im Fuhrpark zu behalten. Gibt es einen verdächtig hohen Kraftstoffverbrauch, erkennen die Fuhrparkverantwortlichen das sofort und können einschreiten. Bei Verlust, Missbrauch oder Betrug können Tankkarten für Firmen sofort gesperrt werden, was den Sicherheitsaspekt der Tankkarte für Unternehmen hervortreten lässt.
Tankkartenmissbrauch – welchen Schutz gibt es?
Wer die Tankkarte missbräuchlich nutzt oder verwenden lässt, muss mit erheblichen strafrechtlichen Konsequenzen rechnen. Vor allem droht der Jobverlust und eine Strafanzeige des Arbeitgebers.
Mit dem Tracking- bzw. GPS-System der Dienstfahrzeuge kann leicht nachvollzogen werden, wo der Arbeitnehmer genau war und was genau an Kraftstoff verbraucht wurde. Mit der entsprechenden Furhparksoftware können auch Leerlaufzeiten leicht nachverfolgt oder berechnet werden. Die Routenplanung lässt sich über diese ebenfalls leicht durchführen. Anhand detaillierter Berichte lassen sich die Tankkosten gut nachvollziehen.
Welche Tankkarte ist die Beste?
Natürlich stellt sich die Fuhrparkleitung die Frage „Welche Tankkarte ist die beste?”. Das kann pauschal nicht gesagt werden. Je nach Tankkartenanbieter fallen Gebühren oder ein Prozentanteil für den Einsatz der Tankkarten an. Ist die Flottenkarte kostenfrei verfügbar, können nutzende Personen diese in der Regel nur bei einer bestimmten Tankstellenkette verwenden. In anderen Fällen muss zwar eine Nutzungsgebühr gezahlt werden, gleichzeitig gibt es meistens auch einen Rabatt auf den getankten Treibstoff. Zudem zu beachten: Einige Anbieter von Tankkarten setzen eine gewisse Abnahmemenge an Treibstoff voraus. Welche Tankkarte für den Fuhrpark die beste ist, sollte durch einen Tankkartenvergleich entschieden werden.
Mit 4 Fragen zum idealen Tankkartenanbieter
- Was kostet die Tankkarte und welche Vergünstigungen gibt es?
- An welchen Tankstellen wird die Tankkarte angenommen?
- Welche Dienstleistungen können mit der Tankkarte bezahlt werden?
- Wie erfolgt die Abrechnungen und welche Einstellungen können ausgewählt werden?
Es gibt Fuhrparklösungen, die eine Integration der Tankkarten in ihrer Software anbieten. Die Funktion pflegt Treibstoffkosten automatisch ein und verschafft einen Überblick über die Kosten im Fuhrpark. Gleichzeitig ist der PIN der Tankkarte in der mobilen App hinterlegt und für den zugewiesenen Fahrer einsehbar.
Das ist bei der Tankstellenkarte wichtig
Um einen möglichst günstigen Vertrag zu erhalten, lohnt es sich, individuell mit den Tankkartenanbietern zu verhandeln. Man sollte die Größe des Fuhrparks und den jährlichen Umsatz für Kraftstoffe, Autowäschen und Kfz-Bedarf bei den Bedingungen einbringen. Der Tankkarten Vergleich kann so Unterschiede von mehreren Prozent zeigen. Die Entscheidung ist allerdings nicht nur vom Preis abhängig zu machen. Wichtig ist außerdem:
- die Netzabdeckung mit Stationen für die betreffende Tankkarte
- der Grundpreis für Kraftstoffe der jeweiligen Gesellschaft (einige Anbieter sind generell etwas preiswerter als andere Tankstellen)
- die Qualität der angebotenen Kraftstoffe
Aktuelle Trends bei der Firmen-Tankkarte
Tankkarten als Ladekarte für E-Fahrzeuge
Die Hersteller der meisten Elektrofahrzeuge bieten beim Kauf auch gleichzeitig eine Ladekarte für ihre E-Fahrzeuge an. Die Tankkarte für Firmen ist meist kostenlos, bei einigen wird aber eine monatliche Grundgebühr verlangt oder es fallen Kosten für jeden Ladevorgang an.
Tankkarte für Firmen mit Software kombinieren
Mittlerweile werden Firmentankkarten nicht einfach nur so von den MitarbeiterInnen verwendet, sondern sind Teil eines ganzen Fuhrparksystems. Dank intelligenter Software können sie direkt in die Fuhrparkverwaltung integriert werden. Es entsteht eine Datensammlung, welche mit wenigen Klicks automatisch analysiert und ausgewertet werden kann.
Die Fuhrparkleitung erfährt dank der Tankkartenintegration mehr über die größten Kostenpunkte im Unternehmen bzw. innerhalb des Fahrzeugpools. Die wichtigste Frage ist dabei meist: Welches Fahrzeug verursacht die meisten Kosten? Liegen die hohen Kosten einzig und allein am Spritverbrauch des Fahrzeugs, ist eine Umrüstung der Flotte sinnvoll. Sollten die Gründe für die hohen Kosten dagegen in der häufigen und womöglich unvermeidlichen Nutzung liegen, wird das ebenfalls mit Hilfe der Tankkarte deutlich.
Möglichkeiten der Tankkartenintegration
Heutige Verwaltungsprogramme sind dabei flexibel zugänglich und können nicht nur am Computer genutzt werden. Per App wählt man sich auch über das Smartphone ein und hat die Kostenstatistik übersichtlich zur Hand. Neben den Tankkosten lassen sich weiterhin Reparaturen und Leasingverträge durch das einfache Hochladen von Belegen integrieren und das Pro und Contra eines Fahrzeugs abwägen. In Kooperation mit Tankstellen werden die Kostenpunkte Benzin, Diesel, Strom oder Gas wiederum automatisch in das Abrechnungssystem aufgenommen. Das digitale Analyseverfahren ermöglicht die Aufstellung einer Statistik, über welche sich ungewöhnlich hohe Kosten anzeigen lassen. Was sonst nicht auf den ersten Blick erkennbar ist, wird durch die Tankkarte transparent gemacht und kann verbessert werden.
Der Vorteil von Tankkarten in einer Fuhrparksoftware
Tankkarten vereinfachen die Verwaltung und ermöglichen ein effizienteres Kostenmanagement im Fuhrpark. Durch die Integration von Tankkarten in eine bestehende Fuhrparksoftware lassen sich die Abläufe noch weiter optimieren. Auch können Analysen des Tankverhaltens dazu genutzt werden, die Kostenkontrolle im Fuhrpark zu verbessern.
Die Integration einer Tankkarte in die Fuhrparksoftware hat folgende Vorteile:
- Schutz vor Betrug und Kartenmissbrauch: Durch die Tracking- und GPS-Informationen einer Fuhrparksoftware kann leicht ermittelt werden, wo sich das Fahrzeug befindet, wenn eine Tankkarte belastet wird. Ebenfalls können die Kilometerstände und die gesammelten Daten zum Kraftstoffverbrauch einen Hinweis auf mögliche Unstimmigkeiten bei den Kraftstoffausgaben eines Fahrzeugs liefern.
- Leerlaufreduzierung: Mit einer Fuhrparksoftware lassen sich Leerlaufzeiten erkennen und reduzieren, was der Kraftstoffverschwendung und dem Fahrzeugverschleiß entgegenwirkt.
- Vereinfachte Routenplanung: Mit einer Fuhrparksoftware lässt sich die Routenplanung optimieren. Dies führt zu kürzeren Fahrstrecken und einem geringeren Gesamtkraftstoffverbrauch. Bei längeren Strecken müssen Fuhrparkleiter bei der Planung ebenfalls Ruhezeiten und Stopps zum Tanken berücksichtigen. Mit einer integrierten Tankkarte kann die Tankstellendichte bei der Routenplanung einfacher überblickt werden.
- Detaillierte Berichte: Alle Tankkosten, die über die Tankkarte abgerechnet werden, werden als Sammelabrechnung erfasst und fließen in die Fuhrparksoftware ein. Fuhrparkverantwortliche können die Kosten in der Software analysieren sowie Ausgabelimits und Einschränkungen einstellen.
Fazit: Tankkarten sind sinnvoll für KMU
Für klein- und mittelständische Unternehmen sind Tankkarten für Firmen empfehlenswert, da eine Tankkarte fürs Gewerbe die Tankkostenabwicklung vereinfacht. Da grundsätzlich eine Tankkarte für Unternehmen Grundgebühren beinhaltet, sollte diese Rabatte auf die Kraftstoffe beinhalten, um sie auszugleichen. Bei großen Unternehmen mit entsprechendem Fuhrpark und Tankumsatz ist eine Tankkarte für Gewerbe ebenso vorteilhaft. Viele Verwaltungsarbeiten im Hinblick auf Abrechnungen und Quittungen fallen durch die Tankkarte dann ersatzlos weg. Die ausgestellten Tankkarten-Rechnungen bieten zudem eine optimale Grundlage für Steuerberechnungen und Steuererstattungen der Kraftstoffmehrwertsteuer.
FAQ zu Tankkarten
1. Wie viel kosten Tankkarten?
Die Firmentankkarten sind oftmals gebührenfrei nutzbar. Auch Pflichtige Abnahmemengen gibt es bei Tankstellenkarten für Unternehmen mehrheitlich nicht.
2. Sind Tankkarten sicher?
Eine Tankkarte für Firmen wird zumeist wie eine Art Bankkarte hinsichtlich der Nutzung eingesetzt. Die Sicherung der Firmentankkarten erfolgt zumeist über eine Pinnummer. Somit wird Sicherheit bei Verlust oder Missbrauch einer Tankkarte für Firmen gewährleistet.
3. Wie viele Tankkarten muss man mindestens für den Fuhrpark kaufen?
Empfehlenswert ist es, eine Tankkarte für Firmen pro Fahrzeug oder auch pro Fahrer zu nutzen.
4. Wo kann man Tankkarten bestellen?
Eines der Vorteile der Tankkarte ist, dass sie zumeist vollkommen unkompliziert direkt beim Anbieter bestellt und gekauft werden kann.
5. Kann man Tankkarten in einer Fuhrparksoftware integrieren?
Die Integration der Tankkarte Gewerbe in die Fuhrparksoftware ist empfehlenswert. So können Sammelabrechnungen der Firmentankkarten entsprechend sofort zugeordnet werden. Auch lassen sich hierdurch alle Daten der Tankkarte Gewerbe sehr leicht für die Steuererklärung aufbereiten.
6. Kann man mit einer Tankkarte mehr als nur den Kraftstoff bezahlen?
Der Leistungsumfang, wie Waren oder Mautgebühren, kann bei der Tankkarte Gewerbe entsprechend festgelegt und freigeschaltet werden.
7. Kann man Regeln für das Budget einer Tankkarte festlegen?
Ein Tankbudget ist bei der Firmentankkarte festlegbar, was Vorteile der Tankkarte mit sich bringt. Durch eine Budgetierung bleibt generell die Kostenkontrolle erhalten.
8. Wie funktioniert eine Tankkarte fürs Gewerbe?
Die Tankkarte funktioniert im Bezahlvorgang ähnlich wie eine Bankkarte.
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Video zu Tankkarten im Fuhrpark
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Fuhrparkleiter müssen sich nicht nur mit dem Tankverbrauch der Flotte beschäftigen. Vor allem die Halterhaftung ist ein wichtiges Thema, das nicht vernachlässigt werden darf. Um alle Vorschriften einzuhalten, empfiehlt es sich folgende Formulare zu verwenden:
- Formular Führerscheinkontrolle
- Protokoll zur Erstunterweisung
- Dienstwagenüberlassungsvertrag
- Mustervertrag Car Policy
- Ladungssicherungsrechner
- eBook Kraftstoffkosten sparen