Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Methode? (Teil 2)

Fünf Punkte zur Firmenwagenversteuerung für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer.

Vimcar ist ein junges Unternehmen aus Berlin, das es sich zur Mission gemacht hat, den Firmenwagen von morgen zu vernetzen. Mit unserem ersten Produkt, der digitalen Fahrtenbuchlösung von Vimcar, haben wir uns innerhalb kürzester Zeit zu einem der erfolgreichsten Connected-Car Anbieter Deutschlands entwickelt.

Gemeinsam mit unserem Partner Deutscher Steuerberaterverband e.V. (DStV) und der Fachautorin Constanze Elter haben wir uns auf den Weg gemacht, gemeinsam die komplexe Besteuerung von Firmenfahrzeugen endlich für alle verständlich zu erklären. Das Ergebnis ist eine 16-seitige Mandanteninformation, die inzwischen von Steuerkanzleien bundesweit bei der Beratung zum Thema Firmenwagen eingesetzt wird. Hier können Sie Ihr persönliches Exemplar der gemeinsam herausgegebenen Broschüre zum Ausdrucken herunterladen, dieser Blogpost stellt die digitale Version des Dokuments dar.

Kapitel 4: Das Fahrtenbuch — Kugelschreiber war gestern

Neben der pauschalen 1-Prozent-Methode ist alternativ der Nachweis geschäftlicher Fahrten per Fahrtenbuch erlaubt. Viele scheuen allerdings den Aufwand, den das detaillierte Aufschreiben mit sich bringt. Dabei können die Aufzeichnungen zu einem enormen Steuersparvorteil führen — vor allem dann, wenn Sie Ihren Firmenwagen nur selten privat nutzen oder das Auto schon älter ist.

Lohnt sich das Fahrtenbuch für Sie?

Nachgerechnet: 1-PROZENT-METHODE VS. FAHRTENBUCH

Online-Rechner wie der von Vimcar helfen Ihnen dabei, Ihre Ersparnis beim Fahrtenbuch abzuschätzen:

→ www.vimcar.de/firmenwagenrechner

Achtung: Sie dürfen während eines Wirtschaftsjahres nicht zwischen der 1-Prozent-Methode und dem Fahrtenbuch hin und her wechseln. Das ist nur dann erlaubt, wenn zuvor ein neues Auto gekauft wurde. Die Finanzverwaltung will damit verhindern, dass Steuerpflichtige in Monaten mit hoher Privatnutzung die 1-Prozent-Methode und in anderen den Nachweis per Fahrtenbuch anwenden. Außerdem gilt: Ein Fahrtenbuch, das nicht während des ganzen Kalenderjahres geführt wird, ist nicht ordnungsgemäß.

Wer die Fahrtenbuch-Methode anwenden möchte, stellt am Jahresende die eingetragenen Privatfahrten ins Verhältnis zur Gesamtfahrleistung. Daraus ermittelt er den Anteil, der auf die private Nutzung entfällt. Digitale Lösungen können dabei inzwischen einen Großteil der Arbeit für Sie übernehmen.

Fahrtenbuch — aber bitte gründlich

In einem Fahrtenbuch müssen Sie genaue und umfangreiche Angaben zu Ihren Fahrten machen. Das Finanzamt setzt hierfür strenge Maßstäbe: Neben Ihrem Kennzeichen und dem Kilometerstand am 1.1. und am 31.12. eines Jahres müssen Sie zwischen betrieblichen Autofahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Privatfahrten unterscheiden. So erfüllt Ihr Fahrtenbuch die gesetzlichen Anforderungen:

→ Zeitnahes Führen:

Machen Sie die Eintragungen zeitnah, tragen Sie also Ihre Fahrten sofort ins Fahrtenbuch ein — am besten nach jeder Fahrt, bevor Sie aus dem Auto aussteigen. Spätestens am Ende eines Tages sollten Sie die Kilometer aufschreiben.

→ Lückenlose Aufzeichnung:

Die Aufzeichnungen müssen vollständig sein. Nennen Sie für beruflich veranlasste Fahrten das Datum, und Fahrtziel, den aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner und die Tätigkeit. Notieren Sie außerdem bei jeder Fahrt den Anfangs- und Endkilometerstand.

→ Angabe von Privatfahrten:

Bei Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb reicht ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Sollten Sie jedoch dienstliche Fahrten aus privaten Gründen unterbrechen, dokumentieren Sie dies.

→ Geschlossene Form:

Ihr Fahrtenbuch muss in einem gebundenen Heft oder einer nicht veränderbaren Datei geführt werden. Eine Sammlung loser Zettel reicht hier nicht aus.

→ Manipulationssicherheit:

Nachträgliche Änderungen müssen entweder technisch komplett ausgeschlossen oder klar als solche gekennzeichnet sein.

Ein Fahrtenbuch auf Papier ist oft umständlich zu führen: Nach jeder Fahrt ein kleines Heft aus dem Handschuhfach zu nehmen und Zahlenkolonnen vom Tacho abzuschreiben, ist im vollgepackten Arbeitsalltag kaum noch jemandem zuzumuten. Darüber hinaus bergen Fahrtenbücher auf Papier viele Risiken — zum Beispiel, dass ein nachträglicher Eintrag das Fahrtenbuch ungültig macht. Oder wird dem Finanzamt ein Fahrtenbuch für das Jahr 2013 auf einem Vordruck präsentiert, den es nach Herstellerangaben erst im Jahr 2015 gab, genügt das dem Sachbearbeiter schon, um das Fahrtenbuch zu verwerfen.

Die Autoren

Constanze Elter

„Steuern – leicht gemacht!“: Unter diesem Motto bringt Constanze Elter Lesern und Hörern die Wirtschaft näher. Sie ist Expertin darin, Steuern in Worte zu fassen. Elter arbeitet als freie Journalistin, Moderatorin und Autorin. Zu ihren Kunden zählen Hörfunksender, Print- und Onlinemedien, Fach- und Schulbuchverlage, öffentliche Auftraggeber, Unternehmen und Steuerkanzleien. Außerdem moderiert Constanze Elter Diskussionen, Veranstaltungen und Fachtagungen.

Sylvia Mein

„Der DStV hilft!“: Unter diesem Motto versteht sich der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) als Unterstützer der steuer-beratenden und wirtschaftsprüfenden Berufe bei ihren täglichen Herausforderungen. Für die Steuerberaterin und Rechtsanwältin Sylvia Mein als DStV-Steuerexpertin stehen dabei stets praktikable Lösungen im Vordergrund. Als Interessenvertreterin setzt sie sich außerdem bei Gesetzgeber und Finanzverwaltung für die Stärkung des Berufsstands sowie des Mittelstands ein.