Erfüllt Vimcar die rechtlichen Anforderungen an elektronische Fahrtenbücher?

Wie wird sichergestellt, dass das Fahrtenbuch zeitnah geführt ist?

Fahrten müssen innerhalb der ersten sieben Tage einer Kategorie zugewiesen werden. Verstreicht dieser Zeitraum, werden nicht zugewiesene Fahrten automatisch als Privatfahrten abgespeichert und können nicht mehr bearbeitet werden. So ist sichergestellt, dass alle Angaben, die sich für den Nutzer des Fahrtenbuchs steuermindernd auswirken könnten, innerhalb einer Woche nach Beendigung der Fahrt eingetragen werden. Die Frist von sieben Tagen beruht auf aktueller Rechtsprechung (siehe Lohnsteuer-Richtlinien R 8.1 Abs. 9 Nr.2, LOSt-Hinweise H 8.1 Abs. 9-10). Darüber stellen wir sicher, dass falls Sie einmal das Fahrtenbuchführen vergessen haben sollten, dieses immer noch nachweislich und zu jeder Zeit zeitnah geführt wurde.

Verfügt das Fahrtenbuch von Vimcar über eine Änderungshistorie?

Ja. Ihr Vimcar Fahrtenbuch-Account speichert jede nachträgliche Änderung, die Sie in Ihrem Fahrtenbuch vornehmen und dokumentiert diese in Ihrem PDF-Export, den Sie beim Finanzamt einreichen. Diese Änderungen sind nur bis zu sieben Tage nach Beenden der Fahrt möglich. Wird die Fahrt innerhalb von sieben Tagen keiner der drei Kategorien (Privatfahrt, Betriebsfahrt, Arbeitsweg) zugeordnet, wird sie automatisch als Privatfahrt vermerkt.

Gibt es eine Garantie für die Anerkennung des Fahrtenbuchs bei meinem Finanzamt?

Nein, dies ist nicht möglich. Finanzämter behalten sich vor, die Anerkennung von Fahrtenbüchern grundsätzlich auf Einzelfallentscheidungen beruhen zu lassen. Da bei einer Prüfung neben der systemseitigen Komponente eines elektronischen Fahrtenbuchs auch das Nutzungsverhalten des Einreichenden bewertet wird, können wir für die Anerkennung Ihres Fahrtenbuchs keine Haftung übernehmen. Mit dem Vimcar Fahrtenbuchsystem sind Sie jedoch grundsätzlich auf der sicheren Seite: Es erfüllt sämtliche Anforderungen der Finanzbehörden an ein elektronisches Fahrtenbuch (siehe BMF Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 und BMF Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099.).

Ist das elektronische Fahrtenbuch revisionssicher?

Ja. Der Begriff "Revisionssicherheit" fasst eine Reihe von Funktionen zusammen, die die Manipulation von Fahrtdatensätzen ausschließt und ihre Verarbeitung transparent macht. Bei Vimcar funktioniert das so: Jede von Ihnen unternommene Fahrt wird automatisch und lückenlos als unveränderbarer Datensatz im verschlüsselten Vimcar Datenzentrum hinterlegt. Diese Datensätze werden durch Ihre Eintragungen in Ihrem Account angereichert. Einträge können jedoch nicht gelöscht oder in ihrer Reihenfolge verändert werden. Jede Anpassung, die nachträglich in den Detailfeldern einzelner Einträge vorgenommen wird (z.B. Fahrtkategorie, Name des Geschäftspartners, Anlass), ist in der Änderungshistorie Ihres Fahrtenbuchs vermerkt und im PDF-Export einsehbar. Der PDF-Export ist unveränderbar.

Die aktuelle Gesetzeslage rund um die Besteuerung von beruflich genutzten PKWs wurden in unserem Entwicklungsprozess streng befolgt. Zukünftige Gesetzesänderungen werden gemeinsam mit den Vimcar Steuerspezialisten eingearbeitet, sodass Ihr Fahrtenbuch-System stets auf dem aktuellen Stand ist.

Wie viel Steuern kann ich mit einem Fahrtenbuch sparen?

Eine einfache Faustregel: Je weniger private Kilometer gefahren werden, desto höher ist die Ersparnis. Unsere Kunden sparen im Jahr durchschnittlich 2.750€. Rechnen Sie sich mit unserem Firmenwagenrechner Ihren Steuervorteil ganz einfach aus oder fragen Sie Ihren Steuerberater. Hier geht es zum Vimcar Firmenwagenrechner.

Ist es möglich, Fahrten auch noch nach Inkrafttreten der 7-Tage-Regel zu bearbeiten?

Nein. Nach dem Ablauf der sieben Tage nach einer Fahrt, können diese nicht mehr geändert oder bearbeitet werden. Fahrten, die nicht innerhalb von sieben Tagen (genau 7x24 Stunden nach Ende der Fahrt) einer Kategorie zugewiesen werden, werden automatisch und final als Privatfahrten deklariert. Somit erfüllt Vimcar die wesentliche Anforderung, dass ein Fahrtenbuch zeitnah geführt werden muss. Damit Sie diese Frist nicht überschreiten, können Sie sich im Menü der Smartphone-App unter "Mein Profil" und "Fahrtenbuch" die "7-Tage-Erinnerung" aktivieren, die Sie vor Ablauf der Frist per E-Mail und Push-Benachrichtigung über nicht zugeordnete Fahrten informiert. In der Browser-Version finden Sie diese Funktion unter den "Einstellungen" und "Fahrzeuge".

Kann ich Angaben zu Fahrten nachträglich ändern?

Ja, dies ist innerhalb der ersten sieben Tage nach Beendigung der Fahrt möglich. Änderungen werden in der sogenannten Änderungshistorie festgehalten und sind somit in Ihrem Fahrtenbuch-Export einzusehen. Hiermit wird einer gesetzlichen Anforderung der Finanzbehörden entsprochen. Innerhalb der ersten sieben Tage können Adressen und Kategorien beliebig verändert werden. Ausgenommen ist das Trennen von zusammengeführten Fahrten, die bereits einer Kategorie zugewiesen sind.