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Für alle Unternehmer, Selbstständige, Arbeitnehmer, aber auch Unternehmen mit einem großen Fuhrpark stellt sich jedes Jahr die Frage: Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung? Diese beiden Optionen stehen zur Verfügung, wenn man private Fahrten von geschäftlichen trennen muss, um den entstandenen geldwerten Vorteil zu versteuern.

Beide Methoden haben ihre Pluspunkte. So sparen Sie mit der Ein-Prozent-Regelung Zeit ein: Die private Nutzung wird einfach pauschal auf ein Prozent aller Fahrten festgesetzt. Nachteilig ist das jedoch für Mitarbeiter und Unternehmen, wenn der wirkliche Wert deutlich davon abweicht. Die Angestellten müssten dann bspw. Einkommenssteuer auf etwas entrichten, das sie überhaupt nicht in Anspruch genommen haben. In diesem Fall lohnt es sich eher, ein Fahrtenbuch zu kaufen. Hierdurch wird die tatsächliche Nutzung deutlich und man spart u. U. Steuern und Abzüge ein.

Die beste Fahrtenbuch App bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der handschriftlichen Aufnahme von Fahrtdaten. Zum einen geht alles automatisch vonstatten und die Nutzer sparen entsprechend Zeit: Diese kann unterdessen effizienter, z. B. für zusätzliche Lieferungstouren oder ähnliches verwendet werden. Es unterlaufen weniger Fehler, die Informationen werden direkt in das System eingespeist und können somit schneller bearbeitet werden und es ist garantiert, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch mit den darin erhaltenen Daten ohne weitere Nachfragen anerkennt.

Wo bekomme ich ein Fahrtenbuch her?

Fällt die Frage „Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung“ zugunsten des Fahrtenbuchs aus, gibt es zwei Möglichkeiten, ein solches zu führen: manuell und digital. Handschriftlich führbare Fahrtenbücher mit und ohne Durchschlag sind im Handel für wenig Geld erhältlich. Sie erfordern jedoch einen gewissen Aufwand. So sollten die Angaben möglichst unmittelbar nach jeder Fahrt eingetragen werden, zum Teil auch für private Routen. Nachträgliche Korrekturen müssen kenntlich gemacht werden. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch erfolgen die Einträge automatisch. Das senkt die Fehlerquote auf ein Minimum. App-Lösungen plus GPS-Anbindung sind dabei besonders praktisch.

Welche Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt?

Das Finanzamt erkennt sowohl handschriftlich geführte Fahrtenbücher als auch digitale an. Die Voraussetzungen für beide: Änderungen müssen nachvollziehbar gekennzeichnet beziehungsweise dokumentiert werden. Dies muss innerhalb von sieben Tagen geschehen und eindeutig kontrollierbar sein. Dabei gibt es keine offiziellen Standards oder Zertifizierungen: Ob per App oder über eine Onlinelösung, solange alle notwendigen Angaben lückenlos überprüfbar sind, akzeptiert der Fiskus das Fahrtenbuch. Bei der manuellen Dokumentation liegt das wesentlich in den Händen der Fahrer, anders als bei einer digitalen Lösung, die Aufzeichnungen automatisch vornimmt. Grundsätzlich nicht angenommen werden Fahrtenbücher mit Excel. Hier können Änderungen durchgeführt werden, ohne dass sich der Verlauf überprüfen lässt.

Welches Fahrtenbuch ist das Beste?

Das Finanzamt fordert in jedem Fahrtenbuch, ob elektronisch oder manuell geführt, bestimmte Angaben. Eine optimale Lösung zeichnet diese Pflichtdaten ohne Zutun der Fahrer auf. Hier erweisen sich GPS-gesteuerte Anwendungen als Optimum. Sie erkennen die gefahrenen Routen und speichern sie inklusive Datum und Uhrzeit automatisch ab. Der Zweck der Fahrt sollte sich ebenso wie Privatfahrten unkompliziert kennzeichnen lassen. Kurz gesagt: Das beste Fahrtenbuch erzeugt so wenig Aufwand wie möglich. App-Lösungen haben vielfach die Nase vorn: Die Smartphone-Anwendung haben viele Fahrer ohnehin immer dabei und die Steuerung erfolgt intuitiv mit Wischen und Tippen.

Wie teuer ist eine Fahrtenbuchauflage?

Bei Verkehrsverstößen, bei denen sich die Fahrer nicht eindeutig ermitteln lassen, kann das Führen eines Fahrtenbuchs vom Gesetzgeber auferlegt werden. Dann sind die Halter in der Pflicht, jede Fahrt lückenlos aufzuzeichnen. Dabei ist es unerheblich, ob das elektronisch oder manuell erfolgt. Es zählt, dass alle notwendigen Pflichtangaben erfüllt werden. Wichtig: Unter Umständen kann die Fahrtenbuchauflage für alle Fahrzeuge der haltenden Person gelten. Sowohl die Auflage zum Führen eines Fahrtenbuchs als auch deren Missachtung ist mit einem Bußgeld verbunden. Für die Anordnung wird in der Regel ein Betrag von circa 50 Euro fällig. Missachtet der oder die FahrzeughalterIn die Auflage, wird es teurer. Üblich ist ein Bußgeld von rund 100 Euro, gegebenenfalls kommen Bearbeitungsgebühren hinzu, sodass die Summe weiter steigt. Gut zu wissen: Nicht nur bei Nichtführen eines Fahrtenbuchs droht eine Strafe. Auch wenn es nach Aufforderung nicht ausgehändigt, nicht fristgerecht zehn Jahre aufbewahrt wird oder verloren geht, ist mit einer Strafzahlung zu rechnen.

Es gibt mehrere Gründe, die für den Kauf eines Fahrtenbuches sprechen. An erster Stelle steht hier die mögliche Steuerersparnis, die durch den Wechsel von der 1-%-Methode zum Fahrtenbuch erreicht werden kann. Doch auch der innerbetriebliche Nutzen spielt gerade für Fuhrparkleiter eine wichtige Rolle. Wenn Fuhrparkverantwortliche ein Fahrtenbuch kaufen, dann um die Nutzung von Poolfahrzeugen besser beaufsichtigen zu können. Darüber hinaus kann das Führen eines Fahrtenbuches auch eine Auflage der Straßenverkehrsbehörde darstellen. Dies ist der Fall, wenn in der Vergangenheit eine Zuwiderhandlung gegen Verkehrsvorschriften vorgelegen hat bei der die Ermittlung des Fahrzeugführers nicht möglich war.