Das Wichtigste auf einem Blick:

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Vimcar Fleet im Alltag:
Alle Dokumente an einem Ort

Zeit- und Kostenersparnis durch intelligentes Dokumentenmanagement

Für jedes einzelne Fahrzeug gilt es den Überblick über Dokumente zu behalten und neue Unterlagen zeitig und korrekt zuzuordnen. Wenn eine Klausel im Versicherungsdokument von Fahrzeug X nachgelesen werden muss, sollte dieses besser nicht unter einem Zettelstapel versteckt sein.

Nicht nur Zeit kann durch ungebändigte Zettelflut verloren gehen, auch Kosten können sich anhäufen. Wird beispielsweise der Leasingvertrag von Fahrzeug Y nicht im Auge behalten, sammeln sich schnell Mehrkilometer an. Mit dem Laufleitstungsrechner können Sie vorausschauend ein Fahrzeug für kürzere Strecken einsetzen oder mit einem Fahrzeug austauschen, dass noch eine geringere Kilometerleistung hat. Intelligente Planung bei der Fuhrparkauslastung macht einen großen Unterschied und sorgt für mehr Effizienz.

Die digitale Fahrzeugakte und das Vertragsmanagement von Vimcar Fleet reduzieren die administrative Flut auf ein Minimum und gewähren einen schnellen Überblick über auslaufende Verträge und den Fahrzeugbestand.

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Dokumente fahrzeugspezifisch
ablegen

Für jedes in Vimcar Fleet angelegte Fahrzeug können Sie unter dem Reiter “Dokumente” mit einem Klick beliebig viele Unterlagen ablegen und benennen. Die Dokumente sind so pro Fahrzeug gesammelt jederzeit und jederorts abrufbar und können nicht mehr verloren gehen.

Die digitale Fahrzeugakte unterstützt Sie bei allen administrativen Prozessen rund um das Fahrzeug – sei es das schnelle Zuordnen einer Rechnung zu einem bestimmten Wagen, die gesammelte Ablage von allen fahrzeugzugehörigen Dokumenten oder der Überblick über Beschaffungsverträge.

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Nie wieder Laufleistungen
überschreiten

Wird das Kilometerlimit eines Leasing- oder Mietvertrags überschritten, häufen sich die Kosten pro Mehrkilometer schnell. Hinterlegen Sie für Miet- und Leasingfahrzeuge die abgeschlossenen Vertragsdaten für einen stets aktuellen Überblick über den zu erwartenden Kilometerstand bei Vertragsende.

Der Laufleistungsrechner berechnet dabei basierend auf den bisher täglich zurückgelegten Kilometern, zu welchem Datum das Kilometerlimit erreicht werden würde. So planen Sie Ihre Kosten und Fahrleistung vorausschauend ein und halten Ihren Fuhrpark effizient.

Für gekaufte Fahrzeuge können Sie Kaufdatum und Übernahmekilometerstand hinterlegen. Legen Sie ein Kilometerlimit fest, zu welchem das Fahrzeug den Fuhrpark wegen des Risikos steigender Wartungskosten verlassen soll und werden Sie automatisch benachrichtigt, wenn das Limit erreicht ist.

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unseren Fuhrpark-Experten.

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Wir unterstützen Sie gerne jederzeit – von der unverbindlichen Erstberatung bis hin zum regelmäßigen Experten-Support – am Telefon, persönlich oder online.

Christian Fuchs

Key Account Manager

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Digitale Fahrzeugakte schafft Ordnung

Mit Fuhrpark-Fahrzeugakte den Überblick behalten

Im Fuhrparkmanagement ist die digitale Fahrzeugakte ein wichtiges Mittel für eine ordentliche und übersichtliche Buchhaltung über Ihre Fahrzeugflotte. Nur so können Sie alle wichtigen Daten auf Abruf bereit halten. Das ist zum Beispiel von großem Vorteil, wenn Sie sehen möchten, wann welches der Fahrzeuge zur Wartung, zur Inspektion oder zum TÜV sollte. Auch können Sie Fahrdaten, zum Beispiel wer dieses Fahrzeug wie lange für welchen Zweck genutzt hat schnell und übersichtlich erfassen und jederzeit abrufen.

Fahrzeugakte sammelt alle Daten

Darüber hinaus können sie mit einer ordentlich geführten Fahrzeugakte gleich sehen, wie der aktuelle Versicherungsstatus des jeweiligen Fahrzeugs ist und haben im Schadensfall die Vertragsdaten gleich bereit. Zusätzlich können Sie für Ihren Fuhrpark in einer digitalen Fahrzeugakte auch alle anderen wichtigen Daten und Dokumente für das jeweilige Fahrzeug archivieren und haben diese zum Beispiel für Anmeldung, Abmeldung oder Verkauf des Fahrzeugs direkt parat. Zusätzlich können Sie im Rahmen der digitalen Fahrzeugakte für Ihr Fahrzeug auch Fahrtenbücher verknüpfen und archivieren.

Mehr Effizienz dank
digitaler Fahrzeugakte

Mit einer ordentlichen Fahrzeugakte schaffen Sie also die nötige Ordnung in Ihren Unterlagen, haben bei Bedarf alle notwendigen Informationen und Dokumente griffbereit und behalten wichtige Termine für Wartung etc. im Blick. Darüber hinaus können Sie mit einer Fahrzeugakte auch Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Zugang und das schnelle Abrufen benötigter Daten ermöglichen und sparen auf diese Weise Zeit und Geld.

Alle Fuhrparkdaten in einer Fahrzeugakte

Digitale Fahrzeugakte

In der Fahrzeugakte können Sie alles aufbewahren, was Ihr Fahrzeug betrifft und für Ihre Betriebsabläufe relevant ist. Dann haben Sie bei Bedarf gleich alle Unterlagen griffbereit ohne lange danach suchen zu müssen. Dazu gehören:

Kaufmännische und steuerrelevante Unterlagen wie:

  • Kaufvertrag & Rechnungen
  • Wartungsaufträge
  • Lieferscheine
  • Fahrtenbücher bzw. Kopien

Fahrzeugsunterlagen und Stammdaten wie:

  • Fahrzeugschein bzw. Kopien
  • Fahrzeugbrief bzw. Kopien
  • Betriebsanleitung bzw. Kopien
  • Versicherungsschein
  • Zulassungsbescheinigung

Vorteile der digitalen Fahrzeugakte im Fuhrparkmanagement

Digitale Fahrzeugakte für alle Notfälle

Selbstverständlich ist es wichtig, dass Sie alle urkundlichen Dokumente einerseits im Original in Papierform vorliegen haben und diese auch bei Bedarf zur Verfügung haben. Doch ist nie auszuschließen, dass durch einen Unfall wie Brand oder Wasserschaden, durch Diebstahl oder ein unglückliches Versehen die Papierdokumente plötzlich nicht mehr vorhanden sind. Hierbei ist eine digitalisierte Aktenführung Gold wert: Wenn Sie die Dokumente vorab digitalisiert haben, ist auch eine Beschaffung wichtiger Originalunterlagen wesentlich einfacher und geht schnelle.

Fuhrpark-Fahrzeugakte
erleichtert Datenvergleich

Außerdem bietet eine digitale Fahrzeugakte den Vorteil, dass Sie eingetragene und digital erfasste Daten über die Suche und Filterfunktionen ganz nach Ihrem Bedarf anzeigen lassen und übersichtliche Tabellen erstellen können. Einerseits können Sie sich pro Fahrzeug die entsprechenden gesammelten Daten ansehen vom Kaufvertrag bis zur Rechnung für die letzte Wartung. Andererseits ist es durch die Fuhrpark-Fahrzeugakte aber auch möglich, eine vergleichende Übersicht mit den Daten mehrerer Fahrzeuge zu erstellen. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel schauen, welche Autos einen Wartungstermin benötigen, wann der TÜV bei welchen Fahrzeugen abläuft oder wie viel welches Fahrzeug bereits gefahren wurden. Auch können Sie statistisch vergleichen, bei welchem Fahrzeug bisher welche Kosten entstanden sind. Falls Sie eine Kopie bestimmter Unterlagen benötigen oder einen Ausdruck mit einer Datenübersicht erstellen möchten, haben Sie dies mit einer digitalen Fahrzeugakte direkt und schnell erledigt.

Jederzeit digitale Fahrzeugakte einsehen

Ein weiterer großer Vorteil digitaler Fahrzeugakten ist, dass sie nicht ortsgebunden sind. Wenn Sie alle Daten digital erfasst haben, können Sie diese - zum Beispiel über eine sichere Cloud-Lösung - über Ihren Online-Zugang von überall aus abrufen. Ob unterwegs oder im Homeoffice: Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die gefragten Daten immer parat. Das gilt auch dann, wenn Sie zum Beispiel für die Steuererklärung, den Verkauf eines Fahrzeugs oder weitere Gelegenheiten Dokumente in Datenbanken hochladen oder digitalisiert per E-Mail verschicken möchten.