Digitale Fahrzeugakte und Vertragsmanagement

Je größer der Firmenfuhrpark, desto höher der Aktenstapel: Kauf- und Leasingverträge, Werkstattrechnungen, Tankbelege, TÜV-Berichte, Gutachten. Die Liste der Dokumente ist lang. Vimcar Fleet schafft mit der digitalen Fahrzeugakte und intelligentem Vertragsmanagement Abhilfe.

Das Wichtigste
auf einen Blick

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Rechtzeitig
informiert

Werden Sie rechtzeitig durch den Laufleistungsrechner über auslaufende Verträge informiert und vermeiden Sie Kosten für Mehrkilometer.

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Schneller Zugriff
auf Stammdaten

Hinterlegen Sie einmalig Ihre Fahrzeugdaten, individualisieren Sie die Akte mit eigenen Angaben nach Ihren Bedürfnissen und verabschieden Sie sich endgültig von Excel-Tabellen.

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Speichern und
Ordnen

Speichern Sie Dokumente und Kaufverträge bis hin zu Werkstattrechnungen ab und ordnen Sie diese dem jeweiligen Fahrzeug zu.

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Dokumente fahrzeugspezifisch
ablegen

Für jedes in Vimcar Fleet angelegte Fahrzeug können Sie unter dem Reiter “Dokumente” mit einem Klick beliebig viele Unterlagen ablegen und benennen. Die Dokumente sind so pro Fahrzeug gesammelt jederzeit und jederorts abrufbar und können nicht mehr verloren gehen.

Die digitale Fahrzeugakte unterstützt Sie bei allen administrativen Prozessen rund um das Fahrzeug – sei es das schnelle Zuordnen einer Rechnung zu einem bestimmten Wagen, die gesammelte Ablage von allen fahrzeugzugehörigen Dokumenten oder der Überblick über Beschaffungsverträge.

Nie wieder Laufleistungen
überschreiten

Wird das Kilometerlimit eines Leasing- oder Mietvertrags überschritten, häufen sich die Kosten pro Mehrkilometer schnell. Hinterlegen Sie für Miet- und Leasingfahrzeuge die abgeschlossenen Vertragsdaten für einen stets aktuellen Überblick über den zu erwartenden Kilometerstand bei Vertragsende.

Der Laufleistungsrechner berechnet dabei basierend auf den bisher täglich zurückgelegten Kilometern, zu welchem Datum das Kilometerlimit erreicht werden würde. So planen Sie Ihre Kosten und Fahrleistung vorausschauend ein und halten Ihren Fuhrpark effizient.

Für gekaufte Fahrzeuge können Sie Kaufdatum und Übernahmekilometerstand hinterlegen. Legen Sie ein Kilometerlimit fest, zu welchem das Fahrzeug den Fuhrpark wegen des Risikos steigender Wartungskosten verlassen soll und werden Sie automatisch benachrichtigt, wenn das Limit erreicht ist.

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Vimcar Fleet im Alltag:
Alle Dokumente an einem Ort

Zeit- und Kostenersparnis durch intelligentes Dokumentenmanagement

Für jedes einzelne Fahrzeug gilt es den Überblick über Dokumente zu behalten und neue Unterlagen zeitig und korrekt zuzuordnen. Wenn eine Klausel im Versicherungsdokument von Fahrzeug X nachgelesen werden muss, sollte dieses besser nicht unter einem Zettelstapel versteckt sein.

Nicht nur Zeit kann durch ungebändigte Zettelflut verloren gehen, auch Kosten können sich anhäufen. Wird beispielsweise der Leasingvertrag von Fahrzeug Y nicht im Auge behalten, sammeln sich schnell Mehrkilometer an. Mit dem Laufleitstungsrechner können Sie vorausschauend ein Fahrzeug für kürzere Strecken einsetzen oder mit einem Fahrzeug austauschen, dass noch eine geringere Kilometerleistung hat. Intelligente Planung bei der Fuhrparkauslastung macht einen großen Unterschied und sorgt für mehr Effizienz.

Die digitale Fahrzeugakte und das Vertragsmanagement von Vimcar Fleet reduzieren die administrative Flut auf ein Minimum und gewähren einen schnellen Überblick über auslaufende Verträge und den Fahrzeugbestand.

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    "Die Kontrolle über die Fahrzeuge ist jetzt gegeben. Vimcar ist fester Bestandteil des Fuhrparks."

    Till Küken
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Carina Balzer, Key-Account Manager

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