Digitale Fahrzeugakte & Vertragsmanagement

Im Fuhrparkmanagement ist die digitale Fahrzeugakte ein wichtiges Mittel für eine ordentliche und übersichtliche Buchhaltung über Ihre Fahrzeugflotte. Nur so können Sie alle wichtigen Daten auf Abruf bereit halten. Das ist zum Beispiel von großem Vorteil, wenn Sie sehen möchten, wann welches der Fahrzeuge zur Wartung, zur Inspektion oder zum TÜV sollte. Auch können Sie Fahrdaten, zum Beispiel wer dieses Fahrzeug wie lange für welchen Zweck genutzt hat schnell und übersichtlich erfassen und jederzeit in der Fuhrparksoftware abrufen.

Darüber hinaus können sie mit einer ordentlich geführten Fahrzeugakte gleich sehen, wie der aktuelle Versicherungsstatus des jeweiligen Fahrzeugs ist und haben im Schadensfall die Vertragsdaten gleich bereit. Zusätzlich können Sie für Ihren Fuhrpark in einer digitalen Fahrzeugakte auch alle anderen wichtigen Daten und Dokumente für das jeweilige Fahrzeug archivieren und haben diese zum Beispiel für Anmeldung, Abmeldung oder Verkauf des Fahrzeugs direkt parat. Zusätzlich können Sie im Rahmen der digitalen Fahrzeugakte für Ihr Fahrzeug auch Fahrtenbücher verknüpfen und archivieren.

Mit einer ordentlichen Fahrzeugakte schaffen Sie also die nötige Ordnung in Ihren Unterlagen, haben bei Bedarf alle notwendigen Informationen und Dokumente griffbereit und behalten wichtige Termine für Wartung etc. im Blick. Darüber hinaus können Sie mit einer Fahrzeugakte auch Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Zugang und das schnelle Abrufen benötigter Daten ermöglichen und sparen auf diese Weise Zeit und Geld.

Selbstverständlich ist es wichtig, dass Sie alle urkundlichen Dokumente einerseits im Original in Papierform vorliegen haben und diese auch bei Bedarf zur Verfügung haben. Doch ist nie auszuschließen, dass durch einen Unfall wie Brand oder Wasserschaden, durch Diebstahl oder ein unglückliches Versehen die Papierdokumente plötzlich nicht mehr vorhanden sind. Hierbei ist eine digitalisierte Aktenführung Gold wert: Wenn Sie die Dokumente vorab digitalisiert haben, ist auch eine Beschaffung wichtiger Originalunterlagen wesentlich einfacher und geht schnelle.

Außerdem bietet eine digitale Fahrzeugakte den Vorteil, dass Sie eingetragene und digital erfasste Daten über die Suche und Filterfunktionen ganz nach Ihrem Bedarf anzeigen lassen und übersichtliche Tabellen erstellen können. Einerseits können Sie sich pro Fahrzeug die entsprechenden gesammelten Daten ansehen vom Kaufvertrag bis zur Rechnung für die letzte Wartung. Andererseits ist es durch die Fuhrpark-Fahrzeugakte aber auch möglich, eine vergleichende Übersicht mit den Daten mehrerer Fahrzeuge zu erstellen. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel schauen, welche Autos einen Wartungstermin benötigen, wann der TÜV bei welchen Fahrzeugen abläuft oder wie viel welches Fahrzeug bereits gefahren wurden. Auch können Sie statistisch vergleichen, bei welchem Fahrzeug bisher welche Kosten entstanden sind. Falls Sie eine Kopie bestimmter Unterlagen benötigen oder einen Ausdruck mit einer Datenübersicht erstellen möchten, haben Sie dies mit einer digitalen Fahrzeugakte direkt und schnell erledigt.

Ein weiterer großer Vorteil digitaler Fahrzeugakten ist, dass sie nicht ortsgebunden sind. Wenn Sie alle Daten digital erfasst haben, können Sie diese - zum Beispiel über eine sichere Cloud-Lösung - über Ihren Online-Zugang von überall aus abrufen. Ob unterwegs oder im Homeoffice: Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die gefragten Daten immer parat. Das gilt auch dann, wenn Sie zum Beispiel für die Steuererklärung, den Verkauf eines Fahrzeugs oder weitere Gelegenheiten Dokumente in Datenbanken hochladen oder digitalisiert per E-Mail verschicken möchten.