Beispiel eines PDF-Exports

Vimcar Export Muster

Digitaler PDF-Export. Fordern Sie jederzeit einen PDF-Auszug Ihres Fahrtenbuchs über Ihren Fahrtenbuch-Account für einen frei wählbaren Zeitraum an. Die sichere Speicherung auf dem Vimcar Server garantiert Manipulationssicherheit.

Ständig aktualisierte Schnittstellen. Vimcar ist mit Lexware Reisekosten sowie den Produkten von Buhl WISO kompatibel. Darüber hinaus steht eine Exportschnittstelle ins .csv-Format für die unternehmensinterne Auswertung zur Verfügung.

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Fahrtenbuch fürs Finanzamt:
die Vimcar Software

Fahrtenbücher für das Finanzamt

Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit sind das A und O, wenn es darum geht, dem Finanzamt ein Fahrtenbuch vorzulegen. Speziell bei der privaten Nutzung von Dienstwagen ist eine kilometergenaue Auflistung wichtig, damit die Anteile bei der Steuererklärung richtig getrennt werden können. Bisweilen werden Fartenbücher mit fehlerhafter Aufzeichnung vom Finanzamt nicht akzeptiert. Es ist daher essentiell, sich eine gut funktionierende App wie von Vimcar herunterzuladen und diese konsequent zu nutzen. Hierdurch ist garantiert, dass alles den Normen und Vorgaben entspricht. Man muss sich keine Sorgen darüber machen, dass sich eventuell Fehler einschleichen. Vimcar kann dabei sicher stellen, dass das Fahrtenbuch nicht manipuliert wurde und es sich um die tatsächlichen Fahrzeugdaten handelt.

Wann lohnen sich elektronische Fahrtenbücher
für das Finanzamt?

Nutzen von Fahrtenbüchern

Für einige Unternehmen ist es lukrativer, mit einem Fahrtenbuch beim Finanzamt die private Fahrzeugnutzung anstatt mit der 1-Prozent-Methode zu versteuern. Diese besagt, dass der Anteil privater Fahrten pauschal ein Prozent beträgt. Diese Regel rentiert sich insbesondere dann, wenn der Dienstwagen relativ oft von den Mitarbeitern in ihrer Freizeit gebraucht wird. Wenn die Nutzung vermutlich niedriger ist, lohnt es sich bereits auf ein Fahrtenbuch umzusteigen. Dieses zeichnet die tatsächlichen Fahrtdaten auf und unterscheidet dabei zwischen beruflichen und privaten Touren. Kurzum, wenn die Angestellten selten privat mit den Dienstwagen unterwegs sind, lohnt sich die exakte Datenerfassung. Zu wissen ist dabei, dass der Wechsel von einer zur anderen Methode nur zum Jahreswechsel oder bei der Inbetriebnahme eines neuen Fahrzeugs möglich ist.

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Finanzamtkonforme
Fahrtenbücher für den Fuhrpark

Rechtssicherheit beim Fahrtenbuch

Die von vielen Kunden genutzte Variante ist der Hardwarestecker. Dieser wird einfach an das Fahrzeug angeschlossen und zeichnen den Fahrtenverlauf konsequent auf. Die Daten sind anschließend über eine App einsehbar und können als PDF-Export an das Finanzamt übermittelt werden. Entscheiden Sie sich für die Option ein Fahrtenbuch zu führen, müssen Sie sich damit auseinandersetzen, dass dieses Fahrtenbuch eine Anerkennung des Finanzamtes bedarf. Neben dem handschriftlichen Fahrtenbuch, wird auch das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt. Um einen Überblick darüber zu bekommen, wie ein Fahrtenbuch aussehen kann, können Sie sich hier ein Fahrtenbuch Muster als PDF herunterladen.
Wird das Excel-Fahrtenbuch steuerrechtlich anerkannt? Grundsätzlich ist davon abzuraten, ein Fahrtenbuch mit Excel zu führen, da dieses nicht in einer Form geführt werden darf, in welcher Änderungen vorgenommen werden können. Somit wäre das Fahrtenbuch, welches mit Excel oder Word angelegt worden ist, nicht finanzamtskonform.

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Rechtliche Anforderungen an das Fahrtenbuch

Eine Fahrtenbuch Software zeichnet sensible Daten, wie Start- und Zieladressen, auf. Essentiell notwendig ist daher, diese Nutzerdaten vor Hackerangriffen und Missbrauch zu schützen. Ein Kriterium bei der Auswahl des elektronischen Fahrtenbuches sollte daher der Datenschutz sein. Vimcar verfügt über ein Zertifikat zum TÜV geprüften Datenschutz, ausgestellt durch den TÜV Saarland. Das Unternehmen stellt somit sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz erfüllt sind und die Grundsätze zur IT-Sicherheit dem derzeitigen Stand der Technik entsprechen.

Darauf sollten Sie achten

Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, sollte man stets auf eine hochqualitative und fälschungssichere Software setzen. Die Mitarbeiter in der Behörde kennen sich bestens mit Manipulationsversuchen aus und erkennen schnell, wenn etwas nicht stimmt. Nur einige Programme werden vom Finanzamt akzeptiert und lassen sich ohne große Bedenken nutzen. Bei Vimcar ist dabei alles digitalisiert und vernetzt. Mit einer einfachen Bedienbarkeit ist das System schnell im Fuhrpark installiert und verbessert die Effizienz in der Buchhaltung erheblich. Kunden sparen durch die Software viel Zeit und Nerven und können diese wiederum in andere Aktivitäten investieren.

Darauf kommt es an

Es gibt mehrere Aspekte, die für die Anerkennung des Fahrtenbuches wichtig sind. Das Finanzamt prüft, ob Lücken oder Unstimmigkeiten vorliegen. Fahrten sollten deshalb, inklusive aller relevanten Angaben wie Grund und Kategorisierung der Fahrt, zeitnah und ordnungsgemäß erfasst werden. Damit bei Einreichung des elektronischen Fahrtenbuches beim Finanzamt keine bösen Überraschungen auftreten, sollte schon beim Erwerb eines Fahrtenbuches auf folgende Faktoren geachtet werden:

  • Manipulationssicherheit
  • geschlossene Form anstatt Loseblattsammlung
  • automatische Erfassung von relevanten Daten (Datum, Kilometerstand, Start- und Zielort)
  • Änderungshistorie für nachträgliche Anpassungen
  • PDF-Export

Anerkennung des
Fahrtenbuches beim Finanzamt

Wie auch bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch, muss das elektronische Fahrtenbuch gewissenhaft geführt werden. Die automatische Aufzeichnung von Zeit- und Ortsangaben, sowie die einfache Kategorisierung der Fahrten in einer Smartphone App, erleichtern das Fahrtenbuchführen jedoch ungemein. Wurde beim Kauf und dem Führen des Fahrtenbuches auf die oben genannten Faktoren geachtet, steht einer Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuches durch das Finanzamt nichts im Wege.

Wann wird ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt?

Elektronische Fahrtenbücher haben gegenüber analogen beziehungsweise manuellen Lösungen zahlreiche Vorteile: Sie erlauben eine automatisierte und lückenlose Dokumentation. Privatfahrten lassen sich unkompliziert von dienstlichen trennen und der Aufwand für die Aufzeichnungen reduziert sich für die Fahrer und Halter auf ein Minimum, zugleich werden Fehlerquellen weitgehend ausgeschlossen. Doch was müssen FahrzeugbesitzerInnen beachten, damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird?

In welchen Fällen erkennt das Finanzamt elektronische Fahrtenbücher an?

Elektronische Fahrtenbücher setzen sich immer weiter durch – aus guten Gründen. FahrerInnen brauchen sich nicht mehr um die Dokumentation kümmern. Geht es an die Weitergabe an den Fiskus, braucht es lediglich in eine PDF- oder CSV-Datei exportiert und weitergegeben werden. Damit das Finanzamt die digitale Dokumentation akzeptiert, muss sie dieselben Vorgaben erfüllen wie manuell geführte Fahrtenbücher: Die Angaben zu Datum, Uhrzeit und die zurückgelegten Strecken müssen lückenlos und innerhalb von spätestens sieben Tagen dokumentiert werden. Änderungen sind zu kennzeichnen – im Fall der digitalen Lösungen durch eine eindeutige Historie. Damit ist das elektronische Fahrtenbuch manipulationssicher – eine weitere Vorgabe seitens des Fiskus. Darüber hinaus lassen sich die Start- und Zieldaten von Privatfahrten zum Schutz der Privatsphäre ausblenden.

Wer auf manuelle Lösungen setzt, findet im Handel Fahrtenbücher mit entsprechenden Spalten für wenig Geld. Allerdings ist der Aufwand ungleich höher und es gelten dieselben Vorgaben wie für digitale Lösungen: Änderungen müssen kenntlich gemacht werden, etwa, in dem Einträge durchgestrichen und neu erstellt werden. Leerzeilen sind nicht erlaubt und das Finanzamt fordert ein leserliches Schriftbild. Einzelblätter werden nicht anerkannt – das Fahrtenbuch muss in gebundener Form vorliegen.

Wann ist eine Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs nicht möglich?

Im Netz lassen sich zahlreiche Excel-Vorlagen als Alternative für ein App- oder per Software gesteuerte Variante herunterladen, inklusive vorgegebener Spalten. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine offizielle digitale Variante, sprich: Ein mit Excel erstelltes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Der Grund ist simpel. In der Tabellenkalkulation lassen sich zu jeder Zeit Einträge ändern, ohne dass sie nachvollziehbar sind oder in einer einsehbaren Historie dokumentiert werden. Fahrer könnten so Einträge manipulieren. Excel-Vorlagen lassen sich allenfalls als Muster für manuelle Fahrtenbücher nutzen - inklusive Aufwand für die handschriftliche Führung.

Nicht zuletzt ist es wichtig zu wissen, dass auch elektronische Dokumentationen von den Finanzbehörden nicht automatisch anerkennt werden. Es zählt vielmehr, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, das elektronische Fahrtenbuch manipulationssicher ist und keine Angaben später als sieben Tage nach der Fahrt eingetragen werden.