Aller guten Dinge sind drei.

Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit sind das A und O, wenn es darum geht, dem Finanzamt ein Fahrtenbuch vorzulegen. Speziell bei der privaten Nutzung von Dienstwagen ist eine kilometergenaue Auflistung wichtig, damit die Anteile bei der Steuererklärung richtig getrennt werden können. Bisweilen werden Fartenbücher mit fehlerhafter Aufzeichnung vom Finanzamt nicht akzeptiert. Es ist daher essentiell, sich eine gut funktionierende App wie von Vimcar herunterzuladen und diese konsequent zu nutzen. Hierdurch ist garantiert, dass alles den Normen und Vorgaben entspricht. Man muss sich keine Sorgen darüber machen, dass sich eventuell Fehler einschleichen. Vimcar kann dabei sicher stellen, dass das Fahrtenbuch nicht manipuliert wurde und es sich um die tatsächlichen Fahrzeugdaten handelt.

Für einige Unternehmen ist es lukrativer, mit einem Fahrtenbuch beim Finanzamt die private Fahrzeugnutzung anstatt mit der 1-Prozent-Methode zu versteuern. Diese besagt, dass der Anteil privater Fahrten pauschal ein Prozent beträgt. Diese Regel rentiert sich insbesondere dann, wenn der Dienstwagen relativ oft von den Mitarbeitern in ihrer Freizeit gebraucht wird. Wenn die Nutzung vermutlich niedriger ist, lohnt es sich bereits auf ein Fahrtenbuch umzusteigen. Dieses zeichnet die tatsächlichen Fahrtdaten auf und unterscheidet dabei zwischen beruflichen und privaten Touren. Kurzum, wenn die Angestellten selten privat mit den Dienstwagen unterwegs sind, lohnt sich die exakte Datenerfassung. Zu wissen ist dabei, dass der Wechsel von einer zur anderen Methode nur zum Jahreswechsel oder bei der Inbetriebnahme eines neuen Fahrzeugs möglich ist.

Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, sollte man stets auf eine hochqualitative und fälschungssichere Software setzen. Die Mitarbeiter in der Behörde kennen sich bestens mit Manipulationsversuchen aus und erkennen schnell, wenn etwas nicht stimmt. Nur einige Programme werden vom Finanzamt akzeptiert und lassen sich ohne große Bedenken nutzen. Bei Vimcar ist dabei alles digitalisiert und vernetzt. Mit einer einfachen Bedienbarkeit ist das System schnell im Fuhrpark installiert und verbessert die Effizienz in der Buchhaltung erheblich. Kunden sparen durch die Software viel Zeit und Nerven und können diese wiederum in andere Aktivitäten investieren. Die von vielen Kunden genutzte Variante ist der Hardwarestecker. Dieser wird einfach an das Fahrzeug angeschlossen und zeichnen den Fahrtenverlauf konsequent auf. Die Daten sind anschließend über eine App einsehbar und können als PDF-Export an das Finanzamt übermittelt werden. Entscheiden Sie sich für die Option ein Fahrtenbuch zu führen, müssen Sie sich damit auseinandersetzen, dass dieses Fahrtenbuch eine Anerkennung des Finanzamtes bedarf. Neben dem handschriftlichen Fahrtenbuch, wird auch das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt. Um einen Überblick darüber zu bekommen, wie ein Fahrtenbuch aussehen kann, können Sie sich hier ein Fahrtenbuch Muster als PDF herunterladen.
Wird das Excel-Fahrtenbuch steuerrechtlich anerkannt? Grundsätzlich ist davon abzuraten, ein Fahrtenbuch mit Excel zu führen, da dieses nicht in einer Form geführt werden darf, in welcher Änderungen vorgenommen werden können. Somit wäre das Fahrtenbuch, welches mit Excel oder Word angelegt worden ist, nicht finanzamtskonform.

Es gibt mehrere Aspekte, die für die Anerkennung des Fahrtenbuches wichtig sind. Das Finanzamt prüft, ob Lücken oder Unstimmigkeiten vorliegen. Fahrten sollten deshalb, inklusive aller relevanten Angaben wie Grund und Kategorisierung der Fahrt, zeitnah und ordnungsgemäß erfasst werden. Damit bei Einreichung des elektronischen Fahrtenbuches beim Finanzamt keine bösen Überraschungen auftreten, sollte schon beim Erwerb eines Fahrtenbuches auf folgende Faktoren geachtet werden:

• Manipulationssicherheit
• geschlossene Form anstatt Loseblattsammlung
• automatische Erfassung von relevanten Daten (Datum, Kilometerstand, Start- und Zielort)
• Änderungshistorie für nachträgliche Anpassungen
• PDF-Export

Wie auch bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch, muss das elektronische Fahrtenbuch gewissenhaft geführt werden. Die automatische Aufzeichnung von Zeit- und Ortsangaben, sowie die einfache Kategorisierung der Fahrten in einer Smartphone App, erleichtern das Fahrtenbuchführen jedoch ungemein. Wurde beim Kauf und dem Führen des Fahrtenbuches auf die oben genannten Faktoren geachtet, steht einer Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuches durch das Finanzamt nichts im Wege.

Eine Fahrtenbuch Software zeichnet sensible Daten, wie Start- und Zieladressen, auf. Essentiell notwendig ist daher, diese Nutzerdaten vor Hackerangriffen und Missbrauch zu schützen. Ein Kriterium bei der Auswahl des elektronischen Fahrtenbuches sollte daher der Datenschutz sein. Vimcar verfügt über ein Zertifikat zum TÜV geprüften Datenschutz, ausgestellt durch den TÜV Saarland. Das Unternehmen stellt somit sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz erfüllt sind und die Grundsätze zur IT-Sicherheit dem derzeitigen Stand der Technik entsprechen.