Digitaler PDF-Export. Fordern Sie jederzeit einen PDF-Auszug Ihres Fahrtenbuchs über Ihren Fahrtenbuch-Account für einen frei wählbaren Zeitraum an. Die sichere Speicherung auf dem Vimcar Server garantiert Manipulationssicherheit.
Ständig aktualisierte Schnittstellen. Vimcar ist mit Lexware Reisekosten sowie den Produkten von Buhl WISO kompatibel. Darüber hinaus steht eine Exportschnittstelle ins .csv-Format für die unternehmensinterne Auswertung zur Verfügung.
Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit sind das A und O, wenn es darum geht, dem Finanzamt ein Fahrtenbuch vorzulegen. Speziell bei der privaten Nutzung von Dienstwagen ist eine kilometergenaue Auflistung wichtig, damit die Anteile bei der Steuererklärung richtig getrennt werden können. Bisweilen werden Fartenbücher mit fehlerhafter Aufzeichnung vom Finanzamt nicht akzeptiert. Es ist daher essentiell, sich eine gut funktionierende App wie von Vimcar herunterzuladen und diese konsequent zu nutzen. Hierdurch ist garantiert, dass alles den Normen und Vorgaben entspricht. Man muss sich keine Sorgen darüber machen, dass sich eventuell Fehler einschleichen. Vimcar kann dabei sicher stellen, dass das Fahrtenbuch nicht manipuliert wurde und es sich um die tatsächlichen Fahrzeugdaten handelt.
Für einige Unternehmen ist es lukrativer, mit einem Fahrtenbuch beim Finanzamt die private Fahrzeugnutzung anstatt mit der 1-Prozent-Methode zu versteuern. Diese besagt, dass der Anteil privater Fahrten pauschal ein Prozent beträgt. Diese Regel rentiert sich insbesondere dann, wenn der Dienstwagen relativ oft von den Mitarbeitern in ihrer Freizeit gebraucht wird. Wenn die Nutzung vermutlich niedriger ist, lohnt es sich bereits auf ein Fahrtenbuch umzusteigen. Dieses zeichnet die tatsächlichen Fahrtdaten auf und unterscheidet dabei zwischen beruflichen und privaten Touren. Kurzum, wenn die Angestellten selten privat mit den Dienstwagen unterwegs sind, lohnt sich die exakte Datenerfassung. Zu wissen ist dabei, dass der Wechsel von einer zur anderen Methode nur zum Jahreswechsel oder bei der Inbetriebnahme eines neuen Fahrzeugs möglich ist.
Die von vielen Kunden genutzte Variante ist der Hardwarestecker. Dieser wird einfach an das Fahrzeug angeschlossen und zeichnen den Fahrtenverlauf konsequent auf. Die Daten sind anschließend über eine App einsehbar und können als PDF-Export an das Finanzamt übermittelt werden. Entscheiden Sie sich für die Option ein Fahrtenbuch zu führen, müssen Sie sich damit auseinandersetzen, dass dieses Fahrtenbuch eine Anerkennung des Finanzamtes bedarf. Neben dem handschriftlichen Fahrtenbuch, wird auch das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt. Um einen Überblick darüber zu bekommen, wie ein Fahrtenbuch aussehen kann, können Sie sich hier ein Fahrtenbuch Muster als PDF herunterladen.
Wird das Excel-Fahrtenbuch steuerrechtlich anerkannt? Grundsätzlich ist davon abzuraten, ein Fahrtenbuch mit Excel zu führen, da dieses nicht in einer Form geführt werden darf, in welcher Änderungen vorgenommen werden können. Somit wäre das Fahrtenbuch, welches mit Excel oder Word angelegt worden ist, nicht finanzamtskonform.
Eine Fahrtenbuch Software zeichnet sensible Daten, wie Start- und Zieladressen, auf. Essentiell notwendig ist daher, diese Nutzerdaten vor Hackerangriffen und Missbrauch zu schützen. Ein Kriterium bei der Auswahl des elektronischen Fahrtenbuches sollte daher der Datenschutz sein. Vimcar verfügt über ein Zertifikat zum TÜV geprüften Datenschutz, ausgestellt durch den TÜV Saarland. Das Unternehmen stellt somit sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz erfüllt sind und die Grundsätze zur IT-Sicherheit dem derzeitigen Stand der Technik entsprechen.
Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, sollte man stets auf eine hochqualitative und fälschungssichere Software setzen. Die Mitarbeiter in der Behörde kennen sich bestens mit Manipulationsversuchen aus und erkennen schnell, wenn etwas nicht stimmt. Nur einige Programme werden vom Finanzamt akzeptiert und lassen sich ohne große Bedenken nutzen. Bei Vimcar ist dabei alles digitalisiert und vernetzt. Mit einer einfachen Bedienbarkeit ist das System schnell im Fuhrpark installiert und verbessert die Effizienz in der Buchhaltung erheblich. Kunden sparen durch die Software viel Zeit und Nerven und können diese wiederum in andere Aktivitäten investieren.
Wer sein Fahrzeug gewerblich nutzen möchte, der muss auch ein Fahrtenbuch führen und dieses ggf. dem Finanzamt als Nachweis vorlegen. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass das Finanzamt nicht jedes Dokument auch als Fahrtenbuch anerkennt. Damit ein Fahrtenbuch nämlich zugelassen wird, muss es bestimmte Angaben enthalten und in einem bestimmten Format vorliegen. Welche Angaben das Finanzamt benötigt, damit das Fahrtenbuch anerkannt wird, darum geht es in diesem Artikel.
Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch anerkennt, kann man nicht jedes Dokument benutzen. Es muss sich dafür um ein Buch handeln, das genaue Kriterien erfüllt und vorgegebene Informationen enthält. So werden zum Beispiel Notizzettel, Post-it Zettel, Excel-Listen und ähnliche Dokumente nicht vom Finanzamt anerkannt. Auch dann nicht, wenn sie die erforderlichen Informationen enthalten. Um sicherzugehen, dass die Kriterien erfüllt sind, gibt es im Handel Fahrtenbücher zum Kauf, welche ohne Probleme verwendet werden können.
Wer möchte, dass ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt zugelassen wird, der kann ein sogenanntes digitales Fahrtenbuch führen. Damit ein digitales Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss dieses jedoch mit einer bestimmten Software geführt werden. Auch hier empfiehlt es sich, dass man das digitale Fahrtenbuch von einem professionellen Anbieter, wie Vimcar, bezieht, um auf der sicheren Seite zu sein. Besonders wichtig ist auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah geführt wird und aktuell ist. Nachträgliche Fahrtenbücher sind genauso wie Fahrtenbücher, die verändert wurden, nicht erlaubt und werden nicht anerkannt.
In folgenden Situationen bzw. folgende Fahrtenbücher werden nicht vom Finanzamt anerkannt und können daher nicht als Fahrtenbuch genutzt werden:
Wird das Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt, dann wird es schnell teuer und es kann zu hohen Nachzahlungen kommen. Denn, im Falle einer Ablehnung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt findet die sogenannte 1%-Regelung Anwendung.
Die 1 % Regelung, die auch Listenpreismethode genannt wird, funktioniert wie folgt: Bei der Berechnung der Einkommensteuer wird ein Prozent des Listenpreises des Firmenwagens monatlich zum Gehalt hinzugerechnet, muss also zusätzlich versteuert werden. Das Resultat ist eine höhere Einkommensteuer und damit weniger Gehalt auf dem Konto. Ferner müssen 0,03 Prozent des Listenpreises pro gefahrenem Kilometer zwischen Arbeitsplatz und Wohnort gezahlt werden. Eine weitere, zusätzliche Belastung, die insbesondere bei längeren Strecken schnell teuer werden kann.
Das Fahrtenbuch muss einige Pflichtangaben erfüllen, damit es anerkannt wird. So muss es für jeden Eintrag ein Datum der Fahrt geben. Es muss ferner der Kilometerstand vor Antritt der Fahrt und nach Fahrtende eingetragen werden. Außerdem muss das Reiseziel und der Reisezweck zusammen mit dem aufgesuchten Geschäftspartner angegeben werden. Werden Umwege oder Abweichungen der normalen Route gefahren, so muss die gesamte Reiseroute ebenfalls vermerkt werden. Handelt es sich um Fahrten von der Wohnung zum Betrieb oder vom Unternehmen bzw. Geschäftspartner zurück nach Hause, dann muss das kurz im Fahrtenbuch vermerkt werden. Ebenso im Fahrtenbuch vermerkt werden müssen reine Privatfahrten. Hier ist es jedoch ausreichend, die gefahrenen Kilometer zu vermerken. Ein Reiseweg oder Reisezweck muss bei diesen Fahrten nicht angegeben werden.
Das Fahrtenbuch muss darüber hinaus zusammen und als eine Einheit geführt werden. Es darf also nicht aus losen Zetteln bestehen. Ein elektronisches Fahrtenbuch darf nur durch eine entsprechende Software geführt werden, dessen Komponenten fest im Fahrzeug verbaut sind. In diesem Fall muss das gesamte Fahrtenbuch als PDF-Download heruntergeladen und ausgedruckt werden. Es muss dann in einem Ordner, als eine Einheit eingereicht werden. Auch hier gilt, einzelne Blätter oder Seiten sind zulässig.
Wer geschäftlich mit einem Fahrzeug unterwegs ist, für den zahlt es sich in der Regel aus, ein Fahrtenbuch zu führen. Aber hier ist es wichtig zu wissen, dass nicht jedes Dokument auch als Fahrtenbuch zugelassen wird. Das Finanzamt hat genaue Kriterien und Bestimmungen dazu erlassen, wie ein Fahrtenbuch geführt werden muss und welche Voraussetzungen es zu erfüllen hat. Werden diese nicht erfüllt, dann wird das Fahrtenbuch nicht anerkannt und es findet die oftmals sehr teure und unpraktische 1 % Regelung Anwendung.
Es gibt mehrere Aspekte, die für die Anerkennung des Fahrtenbuches wichtig sind. Das Finanzamt prüft, ob Lücken oder Unstimmigkeiten vorliegen. Fahrten sollten deshalb, inklusive aller relevanten Angaben wie Grund und Kategorisierung der Fahrt, zeitnah und ordnungsgemäß erfasst werden. Damit bei Einreichung des elektronischen Fahrtenbuches beim Finanzamt keine bösen Überraschungen auftreten, sollte schon beim Erwerb eines Fahrtenbuches auf folgende Faktoren geachtet werden:
Wie auch bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch, muss das elektronische Fahrtenbuch gewissenhaft geführt werden. Die automatische Aufzeichnung von Zeit- und Ortsangaben, sowie die einfache Kategorisierung der Fahrten in einer Smartphone App, erleichtern das Fahrtenbuchführen jedoch ungemein. Wurde beim Kauf und dem Führen des Fahrtenbuches auf die oben genannten Faktoren geachtet, steht einer Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuches durch das Finanzamt nichts im Wege.
Elektronische Fahrtenbücher haben gegenüber analogen beziehungsweise manuellen Lösungen zahlreiche Vorteile: Sie erlauben eine automatisierte und lückenlose Dokumentation. Privatfahrten lassen sich unkompliziert von dienstlichen trennen und der Aufwand für die Aufzeichnungen reduziert sich für die Fahrer und Halter auf ein Minimum, zugleich werden Fehlerquellen weitgehend ausgeschlossen. Doch was müssen FahrzeugbesitzerInnen beachten, damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird?
Elektronische Fahrtenbücher setzen sich immer weiter durch – aus guten Gründen. FahrerInnen brauchen sich nicht mehr um die Dokumentation kümmern. Geht es an die Weitergabe an den Fiskus, braucht es lediglich in eine PDF- oder CSV-Datei exportiert und weitergegeben werden. Damit das Finanzamt die digitale Dokumentation akzeptiert, muss sie dieselben Vorgaben erfüllen wie manuell geführte Fahrtenbücher: Die Angaben zu Datum, Uhrzeit und die zurückgelegten Strecken müssen lückenlos und innerhalb von spätestens sieben Tagen dokumentiert werden. Änderungen sind zu kennzeichnen – im Fall der digitalen Lösungen durch eine eindeutige Historie. Damit ist das elektronische Fahrtenbuch manipulationssicher – eine weitere Vorgabe seitens des Fiskus. Darüber hinaus lassen sich die Start- und Zieldaten von Privatfahrten zum Schutz der Privatsphäre ausblenden.
Wer auf manuelle Lösungen setzt, findet im Handel Fahrtenbücher mit entsprechenden Spalten für wenig Geld. Allerdings ist der Aufwand ungleich höher und es gelten dieselben Vorgaben wie für digitale Lösungen: Änderungen müssen kenntlich gemacht werden, etwa, in dem Einträge durchgestrichen und neu erstellt werden. Leerzeilen sind nicht erlaubt und das Finanzamt fordert ein leserliches Schriftbild. Einzelblätter werden nicht anerkannt – das Fahrtenbuch muss in gebundener Form vorliegen.
Im Netz lassen sich zahlreiche Excel-Vorlagen als Alternative für ein App- oder per Software gesteuerte Variante herunterladen, inklusive vorgegebener Spalten. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine offizielle digitale Variante, sprich: Ein mit Excel erstelltes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Der Grund ist simpel. In der Tabellenkalkulation lassen sich zu jeder Zeit Einträge ändern, ohne dass sie nachvollziehbar sind oder in einer einsehbaren Historie dokumentiert werden. Fahrer könnten so Einträge manipulieren. Excel-Vorlagen lassen sich allenfalls als Muster für manuelle Fahrtenbücher nutzen - inklusive Aufwand für die handschriftliche Führung.
Nicht zuletzt ist es wichtig zu wissen, dass auch elektronische Dokumentationen von den Finanzbehörden nicht automatisch anerkennt werden. Es zählt vielmehr, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, das elektronische Fahrtenbuch manipulationssicher ist und keine Angaben später als sieben Tage nach der Fahrt eingetragen werden.
Das Fahrtenbuch fürs Finanzamt muss private und geschäftliche Fahrten trennen, wenn der Dienstwagen für beide Fahrten verwendet wird. Die Nutzung des Firmenwagens für private Zwecke oder auch für die Fahrt von und zur Arbeitsstelle ist kein Problem. Der Zweck der Fahrt muss nur im Fahrtenbuch vermerkt werden, damit ein manuelles oder elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch kann die Art der Fahrt in der Regel einfach durch einen Klick ausgewählt werden. Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, ist diese Möglichkeit der Kategorisierung von großer Wichtigkeit.
Wie sieht es mit einer App aus? Wird sie als Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt? Grundsätzlich kann man auch hier sagen, dass die Nutzung von Apps und PC-Programmen kein Problem ist. Wichtig ist dabei nur, dass es sich um Software handelt, die auch in Deutschland zugelassen und anerkannt ist. Es ist also nicht möglich, einfach nach Belieben eine App herunterzuladen und dann als Fahrtenbuch zu nutzen. Hier müssen bestimmte Voraussetzungen im Fahrtenbuch fürs Finanzamt erfüllt sein. Im Einzelnen bedeutet das, dass die App alle notwendigen Informationen in dem entsprechenden Format erfassen muss. Steuerberater und Finanzämter können hier auch entsprechende Vorschläge machen. Akzeptierte Apps werden in dem jeweiligen App-Store in der Regel auch als solche angegeben, wenn sie als elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt werden.
Digitale Fahrtenbücher sind einfach zu lesen und zu kontrollieren. Sie sind vor allem übersichtlich, einheitlich und lassen sich zudem bei Fehlern schnell verbessern. Das Fahrtenbuch beim Finanzamt erleichtert also in digitaler Form die Arbeit. Es ist nicht mehr erforderlich, schwierige Handschriften zu entziffern und es gibt keine überschriebenen oder durchgestrichenen Einträge mehr. Es profitiert also nicht nur der Fahrer, sondern das Fahrtenbuch ist dem Finanzamt ebenfalls eine große Hilfe. Es beschleunigt die Arbeitsabläufe und vor allem verhindert es Fehler und Rückfragen, sodass der gesamte Vorgang schneller abgeschlossen werden kann.
Das Finanzamt kann nicht nur ein Fahrtenbuch verlangen, es ist für bestimmte Bereiche sogar vorgeschrieben. Zumindest dann, wenn man sich steuerliche Vorteile verschaffen möchte. Denn wer kein Fahrtenbuch beim Finanzamt vorlegt, der wird schnell zur Kasse gebeten und die Vorteile sind hier bei deutlich höheren Kosten viel niedriger. Das Fahrtenbuch ist dem Finanzamt wichtig, denn nur so lässt sich nachvollziehen, welche Fahrten mit einem Fahrzeug durchgeführt worden sind und zu welchem Zweck. Besonders einfach ist die Führung von eFahrtenbüchern. Auch ein elektronisches Fahrtenbuch beim Finanzamt vorzulegen ist anerkannt, wenn es die erforderlichen Kriterien erfüllt. Wann immer als ein Fahrzeug privat und dienstlich genutzt wird, ist ein Fahrtenbuch für das Finanzamt wichtig. Aber auch für reine Firmenwagen darf dieser wichtige Nachweis nicht fehlen.
Das Fahrtenbuch kann auf unterschiedlichem Wege durch das Finanzamt kontrolliert werden. Bei den klassischen Büchern müssen diese normalerweise vollständig beim Finanzamt vorgelegt werden. Dabei müssen die Fahrtenbücher vollständig sein und das aktuell gültige bzw. das geforderte Jahr komplett beinhalten. Bei digitalen bzw. elektronischen Fahrtenbüchern gibt es die Möglichkeit, diese direkt über die App ausdrucken zu lassen. Die ausgedruckten Dokumente kann man dann einreichen. Einige Software bietet darüber hinaus die Möglichkeit, das Fahrtenbuch direkt mit dem Finanzamt oder Steuerberater zu teilen bzw. weiterzuleiten.
Ein Fahrtenbuch für das Finanzamt muss immer für dienstlich genutzte Fahrzeuge geführt werden, damit die einzelnen Strecken und Fahrtwege nachvollziehbar sind. Ferner muss aber auch ein Fahrtenbuch fürs Finanzamt geführt werden, wenn ein Privatfahrzeug sowohl dienstlich als auch für persönliche Zwecke verwendet wird. Durch das Fahrtenbuch kann dann das Finanzamt nachvollziehen, welche Fahrten zu welchem Anteil privat und welche dienstlich durchgeführt worden sind. Dies ist besonders einfach über ein elektronisches Fahrtenbuch, durch das Finanzamt anerkannt, zu erledigen. Hier lassen sich verschiedene Kategorien und Fahrten einfach anlegen und verwalten.
