Wie auch bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch, muss das elektronische Fahrtenbuch gewissenhaft geführt werden. Die automatische Aufzeichnung von Zeit- und Ortsangaben, sowie die einfache Kategorisierung der Fahrten in einer Smartphone App, erleichtern das Fahrtenbuchführen jedoch ungemein. Wurde beim Kauf und dem Führen des Fahrtenbuches auf die oben genannten Faktoren geachtet, steht einer Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuches durch das Finanzamt nichts im Wege.
Wann wird ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt?
Elektronische Fahrtenbücher haben gegenüber analogen beziehungsweise manuellen Lösungen zahlreiche Vorteile: Sie erlauben eine automatisierte und lückenlose Dokumentation. Privatfahrten lassen sich unkompliziert von dienstlichen trennen und der Aufwand für die Aufzeichnungen reduziert sich für die Fahrer und Halter auf ein Minimum, zugleich werden Fehlerquellen weitgehend ausgeschlossen. Doch was müssen FahrzeugbesitzerInnen beachten, damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird?
In welchen Fällen erkennt das Finanzamt elektronische Fahrtenbücher an?
Elektronische Fahrtenbücher setzen sich immer weiter durch – aus guten Gründen. FahrerInnen brauchen sich nicht mehr um die Dokumentation kümmern. Geht es an die Weitergabe an den Fiskus, braucht es lediglich in eine PDF- oder CSV-Datei exportiert und weitergegeben werden. Damit das Finanzamt die digitale Dokumentation akzeptiert, muss sie dieselben Vorgaben erfüllen wie manuell geführte Fahrtenbücher: Die Angaben zu Datum, Uhrzeit und die zurückgelegten Strecken müssen lückenlos und innerhalb von spätestens sieben Tagen dokumentiert werden. Änderungen sind zu kennzeichnen – im Fall der digitalen Lösungen durch eine eindeutige Historie. Damit ist das elektronische Fahrtenbuch manipulationssicher – eine weitere Vorgabe seitens des Fiskus. Darüber hinaus lassen sich die Start- und Zieldaten von Privatfahrten zum Schutz der Privatsphäre ausblenden.
Wer auf manuelle Lösungen setzt, findet im Handel Fahrtenbücher mit entsprechenden Spalten für wenig Geld. Allerdings ist der Aufwand ungleich höher und es gelten dieselben Vorgaben wie für digitale Lösungen: Änderungen müssen kenntlich gemacht werden, etwa, in dem Einträge durchgestrichen und neu erstellt werden. Leerzeilen sind nicht erlaubt und das Finanzamt fordert ein leserliches Schriftbild. Einzelblätter werden nicht anerkannt – das Fahrtenbuch muss in gebundener Form vorliegen.
Wann ist eine Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs nicht möglich?
Im Netz lassen sich zahlreiche Excel-Vorlagen als Alternative für ein App- oder per Software gesteuerte Variante herunterladen, inklusive vorgegebener Spalten. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine offizielle digitale Variante, sprich: Ein mit Excel erstelltes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Der Grund ist simpel. In der Tabellenkalkulation lassen sich zu jeder Zeit Einträge ändern, ohne dass sie nachvollziehbar sind oder in einer einsehbaren Historie dokumentiert werden. Fahrer könnten so Einträge manipulieren. Excel-Vorlagen lassen sich allenfalls als Muster für manuelle Fahrtenbücher nutzen - inklusive Aufwand für die handschriftliche Führung.
Nicht zuletzt ist es wichtig zu wissen, dass auch elektronische Dokumentationen von den Finanzbehörden nicht automatisch anerkennt werden. Es zählt vielmehr, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, das elektronische Fahrtenbuch manipulationssicher ist und keine Angaben später als sieben Tage nach der Fahrt eingetragen werden.