Aller guten Dinge sind drei.

Das Vimcar Fahrtenbuch erfüllt alle Anforderungen
der deutschen Finanzbehörden.

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Drei mal für
sehr gut befunden

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Kooperationspartner des Deutschen Steuerberaterverbands e.V.

Als einzige Fahrtenbuchlösung
kooperiert Vimcar mit dem
Deutschen Steuerberaterverband e.V.

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Empfohlen von DATEV

Die Genossenschaft der Steuerberater empfiehlt Vimcar als finanzamtkonforme Fahrtenbuchlösung.

Icon Rechtssicher
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Zertifiziert und für sehr gut befunden

Vimcar wurde durch die führende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG geprüft.

Illustration Hand mit Vimcar Stecker
Illustration Hand mit Vimcar Stecker

Perfekte Datenlage

Lückenlos. Der Vimcar Fahrtenbuchstecker dokumentiert jede Fahrt, die Sie unternehmen. Die Speicherung und Übertragung an das Vimcar Rechenzentrum in Frankfurt erfolgt automatisch.


Manipulationssicher. Uhrzeit, Datum und zurückgelegte Strecke: Die Rahmendaten jeder Fahrt sind nicht editierbar, Einträge können nicht gelöscht werden. Damit erfüllt Vimcar das BFH-Urteil vom 16.3.2006, BStBl. II, S. 625.

Illustration Server Sicherheit
Illustration Server Sicherheit

Kontinuierliche Sicherheit

10 Jahre Aufbewahrung. Wir übernehmen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Sie. Alle Fahrtenbuchsätze werden im gesicherten Vimcar-Rechenzentrum in Frankfurt vorgehalten: 10 Jahre lang und auch, sollten Sie bereits kein Kunde mehr bei Vimcar sein.


SSL-Verschlüsselung. Vimcar unterliegt den Deutschen Datenschutzgesetzen und unterwirft sich freiwillig dem permanenten Audit durch einen externen Datenschutzbeauftragten. Sensible Nutzerdaten werden ausschließlich SSL-verschlüsselt transportiert und nach neuestem Stand der Technik in Rechenzentren in Frankfurt verwaltet und gesichert.

100 Prozent rechtssicheres Fahrtenbuch
100 Prozent rechtssicheres Fahrtenbuch

100% sicheres Fahrtenbuch

Zeitnah geführt. Fahrten können 7 Tage lang bearbeitet werden. Danach sind Fahrtenbucheinträge schreibgeschützt, unbearbeitete Einträge werden als Privatfahrten abgelegt. Damit erfüllt Vimcar den Beschluss des OFD Rheinland und Münster, Kurzinfo LSt-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18.2.2013.


Änderungshistorie. Fahrtkategorie, Anlass der Fahrt, aufgesuchter Geschäftspartner: Alle nachträglichen Änderungen nach dem ersten Eintrag werden minutiös in Ihrem Fahrtenbuch protokolliert. Damit erfüllt Vimcar das BFH Urteil vom 16.11.2005 - VI R 64/04.

Beispiel eines PDF-Exports

Vimcar Export Muster
Vimcar Export Muster

Digitaler PDF-Export. Fordern Sie jederzeit einen PDF-Auszug Ihres Fahrtenbuchs über Ihren Fahrtenbuch-Account für einen frei wählbaren Zeitraum an. Die sichere Speicherung auf dem Vimcar Server garantiert Manipulationssicherheit.

Ständig aktualisierte Schnittstellen. Vimcar ist mit Lexware Reisekosten sowie den Produkten von Buhl WISO kompatibel. Darüber hinaus steht eine Exportschnittstelle ins .csv-Format für die unternehmensinterne Auswertung zur Verfügung.

Änderungshistorie

Alle durch den Nutzer angelegten Informationen können nach dem Abspeichern angepasst werden. Jede Änderung wird jedoch serverseitig protokolliert und in jeder exportierten Fahrtenbuch-Datei kenntlich gemacht.

Manipulationssicher

Es besteht keine Möglichkeit zur Änderung der im Nutzerkonto hinterlegten Fahrtenbuchsätze. Bearbeitung durch die Fahrtenbuchsoftware geschieht auf Kommentar-, nicht Editierebene.

Zeitnah geführt

Bearbeitungen können nur innerhalb von maximal 7 Tagen nach Beendigung der Fahrt vorgenommen werden. Nach Ablauf dieser Frist werden unbearbeitete Fahrten automatisch als "Privatfahrt" kategorisiert.

Privatsphäre

Bei Privatfahrten werden Adressen ausgeblendet, da diese für eine rechtssichere Dokumentation nicht benötigt werden.

  • andreas bachhhoher klein

    "Bevor ich von Vimcar erfuhr, habe ich meinen Mandanten grundsätzlich vom Fahrtenbuch abgeraten, da es beim Finanzamt immer wieder zu Problemen bei der Anerkennung kam. Vimcar empfehle ich jedem, für den es sich rechnerisch lohnt."

    Andreas Bachhofer
    Steuerberater in Berlin

  • d_client_daniel-leinert_rightconformity.jpg

    „Ich kenne die Problematik handschriftlicher Fahrtenbücher aus meiner Zeit als Sachbearbeiter beim Finanzamt ebenso wie aus der jetzigen Tätigkeit als Steuerberater. Mit dem digitalen Fahrtenbuch von Vimcar habe ich jetzt die Lösung gefunden.“

    Daniel Leinert
    Steuerberater in Beeskow

  • d_client_carsten-schulz_rightconformity

    „Vimcar ist in Sachen Geschwindigkeit und Praktikabilität führend. Nachdem wir uns auch eingehend mit der Erfüllung aller rechtlichen Rahmenbedingungen befasst haben, halten wir die Lösung im Bereich der digitalen Fahrtendokumentation für konkurrenzlos.“

    Carsten Schulz
    Geschäftsführer HSP Gruppe

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Fahrtenbuch fürs Finanzamt:
die Vimcar Software

Fahrtenbücher für das Finanzamt

Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit sind das A und O, wenn es darum geht, dem Finanzamt ein Fahrtenbuch vorzulegen. Speziell bei der privaten Nutzung von Dienstwagen ist eine kilometergenaue Auflistung wichtig, damit die Anteile bei der Steuererklärung richtig getrennt werden können. Bisweilen werden Fartenbücher mit fehlerhafter Aufzeichnung vom Finanzamt nicht akzeptiert. Es ist daher essentiell, sich eine gut funktionierende App wie von Vimcar herunterzuladen und diese konsequent zu nutzen. Hierdurch ist garantiert, dass alles den Normen und Vorgaben entspricht. Man muss sich keine Sorgen darüber machen, dass sich eventuell Fehler einschleichen. Vimcar kann dabei sicher stellen, dass das Fahrtenbuch nicht manipuliert wurde und es sich um die tatsächlichen Fahrzeugdaten handelt.

Wann lohnen sich elektronische
Fahrtenbücher für das Finanzamt?

Nutzen von Fahrtenbüchern

Für einige Unternehmen ist es lukrativer, mit einem Fahrtenbuch beim Finanzamt die private Fahrzeugnutzung anstatt mit der 1-Prozent-Methode zu versteuern. Diese besagt, dass der Anteil privater Fahrten pauschal ein Prozent beträgt. Diese Regel rentiert sich insbesondere dann, wenn der Dienstwagen relativ oft von den Mitarbeitern in ihrer Freizeit gebraucht wird. Wenn die Nutzung vermutlich niedriger ist, lohnt es sich bereits auf ein Fahrtenbuch umzusteigen. Dieses zeichnet die tatsächlichen Fahrtdaten auf und unterscheidet dabei zwischen beruflichen und privaten Touren. Kurzum, wenn die Angestellten selten privat mit den Dienstwagen unterwegs sind, lohnt sich die exakte Datenerfassung. Zu wissen ist dabei, dass der Wechsel von einer zur anderen Methode nur zum Jahreswechsel oder bei der Inbetriebnahme eines neuen Fahrzeugs möglich ist.

Finanzamtkonforme
Fahrtenbücher für den Fuhrpark

Darauf sollten Sie achten

Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, sollte man stets auf eine hochqualitative und fälschungssichere Software setzen. Die Mitarbeiter in der Behörde kennen sich bestens mit Manipulationsversuchen aus und erkennen schnell, wenn etwas nicht stimmt. Nur einige Programme werden vom Finanzamt akzeptiert und lassen sich ohne große Bedenken nutzen. Bei Vimcar ist dabei alles digitalisiert und vernetzt. Mit einer einfachen Bedienbarkeit ist das System schnell im Fuhrpark installiert und verbessert die Effizienz in der Buchhaltung erheblich. Kunden sparen durch die Software viel Zeit und Nerven und können diese wiederum in andere Aktivitäten investieren. Die von vielen Kunden genutzte Variante ist der Hardwarestecker. Dieser wird einfach an das Fahrzeug angeschlossen und zeichnen den Fahrtenverlauf konsequent auf. Die Daten sind anschließend über eine App einsehbar und können als PDF-Export an das Finanzamt übermittelt werden. Entscheiden Sie sich für die Option ein Fahrtenbuch zu führen, müssen Sie sich damit auseinandersetzen, dass dieses Fahrtenbuch eine Anerkennung des Finanzamtes bedarf. Neben dem handschriftlichen Fahrtenbuch, wird auch das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt. Um einen Überblick darüber zu bekommen, wie ein Fahrtenbuch aussehen kann, können Sie sich hier ein Fahrtenbuch Muster als PDF herunterladen.
Wird das Excel-Fahrtenbuch steuerrechtlich anerkannt? Grundsätzlich ist davon abzuraten, ein Fahrtenbuch mit Excel zu führen, da dieses nicht in einer Form geführt werden darf, in welcher Änderungen vorgenommen werden können. Somit wäre das Fahrtenbuch, welches mit Excel oder Word angelegt worden ist, nicht finanzamtskonform.

So wird das elektronische Fahrtenbuch
vom Finanzamt anerkannt:

Darauf kommt es an

Es gibt mehrere Aspekte, die für die Anerkennung des Fahrtenbuches wichtig sind. Das Finanzamt prüft, ob Lücken oder Unstimmigkeiten vorliegen. Fahrten sollten deshalb, inklusive aller relevanten Angaben wie Grund und Kategorisierung der Fahrt, zeitnah und ordnungsgemäß erfasst werden. Damit bei Einreichung des elektronischen Fahrtenbuches beim Finanzamt keine bösen Überraschungen auftreten, sollte schon beim Erwerb eines Fahrtenbuches auf folgende Faktoren geachtet werden:

  • Manipulationssicherheit
  • geschlossene Form anstatt Loseblattsammlung
  • automatische Erfassung von relevanten Daten (Datum, Kilometerstand, Start- und Zielort)
  • Änderungshistorie für nachträgliche Anpassungen
  • PDF-Export

Wie auch bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch, muss das elektronische Fahrtenbuch gewissenhaft geführt werden. Die automatische Aufzeichnung von Zeit- und Ortsangaben, sowie die einfache Kategorisierung der Fahrten in einer Smartphone App, erleichtern das Fahrtenbuchführen jedoch ungemein. Wurde beim Kauf und dem Führen des Fahrtenbuches auf die oben genannten Faktoren geachtet, steht einer Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuches durch das Finanzamt nichts im Wege.

Datenschutz steht an erster Stelle

Anforderungen

Eine Fahrtenbuch Software zeichnet sensible Daten, wie Start- und Zieladressen, auf. Essentiell notwendig ist daher, diese Nutzerdaten vor Hackerangriffen und Missbrauch zu schützen. Ein Kriterium bei der Auswahl des elektronischen Fahrtenbuches sollte daher der Datenschutz sein. Vimcar verfügt über ein Zertifikat zum TÜV geprüften Datenschutz, ausgestellt durch den TÜV Saarland. Das Unternehmen stellt somit sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz erfüllt sind und die Grundsätze zur IT-Sicherheit dem derzeitigen Stand der Technik entsprechen.