Mit circa 1,6 Millionen Firmen, die Fuhrparks mit fast vier Millionen Fahrzeugen betreiben, wird das Fuhrparkmanagement in Deutschland zu einem immer relevanteren Thema. In diesem Abschnitt erfahren Sie, was sich hinter dem Begriff Fuhrparkmanagement oder Flottenmanagement verbirgt, welche Aufgaben die Verantwortlichen haben und welche Mittel für ein erfolgreiches Fuhrparkmanagement von Nöten sind.

Fuhrparkmanagement Definition

Unter dem Begriff Fuhrparkmanagement oder Flottenmanagement, im Englischen oft als Fleet Management bezeichnet, versteht man in der Wirtschaft die Verwaltung, Planung, Steuerung und Überwachung eines Fuhrparks beziehungsweise einer Fahrzeugflotte. Grundsätzlich wird von Fuhrparkmanagement gesprochen, wenn auf regelmäßiger Basis eine Vielzahl an Verkehrsmitteln instandgehalten, gewartet und koordiniert werden. Fuhrparkmanagement beinhaltet außerdem das Leasing und die Finanzierung der Fahrzeuge, Compliance, Supply Chain Management, Unfallmanagement, Kraftstoffmanagement, Gesundheits- und Sicherheitsmanagement und die Weiterveräußerung der Fahrzeuge.

Flottenmanagement wird hauptsächlich in Unternehmen mit einem großen Bestand an Dienstwagen, sowie in Speditionen, Autovermietungen, Taxiunternehmen, Rettungsorganisationen und in der Schifffahrt eingesetzt. Dabei sind die wichtigsten Ziele des Fuhrparkmanagements die Optimierung der Wegstreckenplanung, die damit einhergehende Kostensenkungen und die Entlastung der Disposition. Hierbei sollen die zur Verfügung stehenden Ressourcen möglichst effektiv eingesetzt werden. Im klassischen Sinne werden im Fuhrparkmanagement Wegstrecken von bestimmten Transportmitteln wie LKWs, Autos, Schiffen, Bahnen oder Bussen organisiert, abgestimmt und definiert.

So funktionieren Flottenmanagement-Systeme

Im Zeitalter der Digitalisierung spricht man beim Flottenmanagement inzwischen häufig von einer Management-Software oder einer Applikation auf einem Internet-Server, die per GPS die technischen Daten der Fahrzeuge und deren Zustand, sowie die exakt zurückgelegte Wegstrecke ermittelt und durch Algorithmen Vorschläge zur Auftragsverteilung gibt. Dazu wird im Fahrzeug ein sogenannter „Datenlogger“ installiert, das in regelmäßigen Zeitabständen Daten aufzeichnet und diese zur späteren Abrufung speichert oder an einen Server weiterleitet. Zu diesen technischen Daten gehören unter anderem die Geschwindigkeit, der Fehlerspeicher, die Drehzahl im Motor, die Kühlmitteltemperatur und der Kraftstoffverbrauch.

Eine Schlüsselkomponente in Flottenmanagement-Systemen ist das Fahrzeug-Tracking. Diese Komponente basiert normalerweise auf GPS. Sobald der Standort, die Richtung und die Geschwindigkeit des Fahrzeugs per GPS ermittelt wurden, werden diese Informationen an eine Flottenmanagement-Software übertragen. Die Methoden zur Datenübertragung können sowohl terrestrisch als auch satellitengestützt sein. Die Verantwortlichen im Flottenmanagement können sich die exakten Standorte der einzelnen Fahrzeuge in Echtzeit auf einer Karte anzeigen lassen. Dies ist häufig nützlich, um schnell auf Ereignisse vor Ort reagieren zu können. Die Praxis steht in Deutschland jedoch auch teilweise unter Kritik, denn sie ermöglicht die Vollüberwachung der Fahrer. Dies kann zu Verletzungen der Privatsphäre und zu einer persönlichkeitsrechtlichen Beeinträchtigung führen.

Die Verwaltung der gesammelten Daten ist im Flottenmanagement von enormer Bedeutung. Je größer der Fuhrpark, desto eher empfiehlt sich die Verwaltung über eine Fuhrparkmanagement-Software. Dort werden bestimmte Prozessabläufe standardisiert und automatisiert und den Fuhrparkverantwortlichen tagesaktuelle Informationen über die Flotte liefert. Dazu gehören Vertragsunterlagen und Schadensakten, Wartungsberichte, die Kommunikation mit den Fahrern, die Tankkostenverwaltung, sowie die Aufgaben- und Terminverwaltung.

Bereits bei kleinen Fuhrparks fallen eine Vielzahl von Themen an, die sehr divers sind und großes Wissen erfordern. Ein Mitarbeiter mit leitender Position im Fuhrparkmanagement hat unter anderem folgende Verantwortlichkeiten: die Organisation der Flottenversicherung, das Schadensmanagement, die Zusammenarbeit mit Fuhrparkmanagement- und Leasing-Anbietern, Einkaufsstrategien, Finanzierungsmethoden, Ausschreibungen, Reporting- und Rechungskontrolle, Fahrzeugtechnik, Disposition, Verkehrssicherheit und Halterhaftung. Ein Fuhrparkmanagement-Verantwortlicher sollte sich außerdem im Steuerrecht auskennen sowie Verhandlungsgeschick beweisen. Diese Funktionen können entweder von einer firmeninternen Flottenmanagementabteilung oder von einem ausgelagerten Flottenmanagementanbieter ausgeführt werden. Bei der DEKRA Akademie oder dem TÜV Süd kann man sich zum Fuhrparkmanager weiterbilden.

Zukunftstrends im Flottenmanagement

In Zukunft werden wohl weitreichende Veränderungen auf das Flottenmanagement zukommen. Ein sich deutlich abzeichnender Trend ist beispielsweise die Zunahme des Corporate-Carsharing, auch Business Carsharing oder gewerbliches Carsharing genannt. Unter Corporate-Carsharing versteht man die gemeinschaftliche und organisierte Nutzung eines oder mehrerer Fahrzeuge. Experten beobachten eine zunehmende Zusammenführung verschiedener Verkehrsmittel. In Zuge dessen arbeiten Fuhrpark- und Reisemanagement immer enger zusammen. Dienstreise und Dienstwagen werden also nicht mehr isoliert betrachtet.

Auch das Leasing gewinnt im Vergleich zum traditionellen Kauf immer mehr an Bedeutung. Studien belegen, dass inzwischen fast jedes zweite gewerblich genutzte Fahrzeug von einem Leasing-Unternehmen stammt. Dabei gilt: je größer der Fuhrpark, desto höher die Leasing-Quote. Besonders variable Leasing-Konzepte sind vergleichsweise kostengünstig und bieten ein hohes Maß an Planungssicherheit. Die Vielfalt der Möglichkeiten und Service-Leistungen beim Leasing werden wohl weiterhin ansteigen.

Die Digitalisierung hat eine weitreichende Vernetzung unterschiedlicher Systeme, Softwares und Applikationen zu Folge. Die digitale Kommunikation zwischen Mensch und Fahrzeug sowie von Fahrzeugen untereinander bietet ständig neue Entwicklungen. Außerdem werden spezielle Apps für Smartphone und Tablet im Flottenmanagement entwickelt, die von Unternehmen laut Studien gerne angenommen werden.

Schlussendlich wird sich das autonome Fahren nach Einschätzung vieler Experten in Zukunft durchsetzen. Die Folgen dieser Entwicklung für den Alltag des Flottenmanagement sind heute noch kaum abzusehen.