Die elektronische
Führerscheinkontrolle auf einen Blick

Vimcar Fleet im Alltag: Fahrzeugbuchung

Intelligente Buchung bringt Effizienz in Ihren Fuhrpark

Auch bei kleinen Fuhrparks kann es eine Herausforderung sein, einen Überblick über die Auslastung aller Fahrzeuge zu behalten. Eine effiziente Fahrzeugbuchung lässt Sie schnell erkennen:

  • ob Ihr Fuhrpark ausgelastet ist oder eventuell ein Fahrzeug mehr oder weniger benötigt.
  • ob ein bestimmtes Fahrzeug in einem bestimmten Zeitraum noch verfügbar ist.
  • welcher Mitarbeiter ein bestimmtes Fahrzeug gebucht hat – in diesem Moment, in der Vergangenheit oder der Zukunft.
  • welcher Fahrer das Fahrtenbuch für bestimmte Fahrten zu führen hat.
  • ob alle Fahrzeuge effizient genutzt werden.
    Doppelte Reservierungen, verlorene Zeit und unklare Verfügbarkeiten sind nur wenige der vielen Ärgernisse, die mit einem übersichtlichen Buchungssystem vermieden werden können. Die automatisierte Kommunikation mit allen Fahrern über die Buchungssoftware steigert die Effizienz in Ihrem Fuhrpark langfristig und transparent.
    Die Fahrzeugbuchung von Vimcar Fleet hilft allen Beteiligten dabei, Poolfahrzeuge einfach, schnell und selbstständig zu verwalten.

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Fahrzeuge mit einem
Klick reservieren

Jeder freigeschaltete Mitarbeiter kann Fahrzeugbuchungen ganz einfach selbst durchführen, ob mobil oder am PC. Optional kann der Buchung ein Kommentar hinzugefügt werden, um beispielsweise wichtige Angaben zu einem Kunden zu hinterlegen. Damit ist ein langer Abspracheprozess überflüssig: Es muss auf keine Freigabe mehr gewartet und der Flottenmanager wahlweise sogar gar nicht mehr involviert werden.

Es gibt zwei Wege, um eine Buchung vorzunehmen: die Schnellbuchung und die Kalenderbuchung. Fahrzeuge, die in Vimcar Fleet angelegt und zur Buchung freigegeben wurden, können dort mit zwei Klicks für ausgewählte Zeiträume und Fahrer reserviert werden – sowohl von den Fuhrparkverantwortlichen als auch von Fahrern selbst.

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Buchungen einsehen
und verwalten

Alle Buchungen – vergangene, zukünftige und stornierte – sind in einer Übersicht der Flottenmanagement Software gesammelt einsehbar. So wissen Sie genau, welches Fahrzeug für welchen Zeitraum reserviert ist und können, falls notwendig, Buchungen vorzeitig beenden oder stornieren. Legt der Fuhrparkverantwortliche eine Buchung für einen Fahrer an, wird dieser per E-Mail oder Push-Benachrichtigung benachrichtigt. Das passiert auch, wenn die Buchung storniert wird – zusätzliche E-Mails oder Anrufe sind nicht mehr nötig.

Per Export sind die Buchungen auch außerhalb von Vimcar Fleet filter- und auswertbar. So ist auch Wochen nach der Buchung einfach nachzuvollziehen, welcher Mitarbeiter das Fahrzeug wie lange genutzt hat. Sofern Sie das Fahrtenbuch von Vimcar nutzen, wird es außerdem automatisch um den Namen des Fahrers ergänzt, der in der Buchung hinterlegt ist. Sie wissen somit direkt, wer welche Fahrten zu kategorisieren hat.

Fahrzeugbuchung im Unternehmen

Wie funktioniert das?

Durch ein digital und elektronisch gesteuertes System lässt sich die Fahrzeugbuchung innerhalb des Unternehmens deutlich vereinfachen. Was zuvor bisweilen chaotisch und planlos vonstattengegangen ist, wird durch ein zentrales Verwaltungssystem zu einem Kinderspiel. Alle berechtigten Mitarbeiter haben Zugriff auf das System, sehen die Verfügbarkeit von Kfz ein und können selbstständig die Buchung vom Poolfahrzeug vornehmen.

Das Wichtigste im Überblick

Speziell bei großen Flotten im Fuhrpark bietet es sich an, auf ein elektronisches System für die Verwaltung der Fahrzeuge zurückzugreifen. Diese schaffen zunächst einen detailreichen Überblick über die vorhandenen Kfz. Gleichzeitig lässt sich hierüber die Fahrzeugbuchung innerhalb des Unternehmens durch die Mitarbeiter besser organisieren. Berechtigte müssen dann nicht erst zu einem Verwalter im Fuhrpark gehen, sich anmelden oder sich in aufwendige Exceltabellen eintragen. Die Reservierung erfolgt mittlerweile ganz einfach über eine App. Hierüber buchen die Mitarbeiter die jeweils freien Fahrzeuge und können bei Bedarf auch eine Stornierung vornehmen. Das System bringt den Status der Autos und LKW im Fuhrpark automatisch auf den neuesten Stand. Den Aufwand und die Kosten für die Verwaltung spart man sich entsprechend. Der Chef bzw. die Administration hat ihrerseits zudem den genauen Überblick darüber, wer sich einen PKW oder LKW zu welcher Zeit genommen hat.

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Wir unterstützen Sie gerne jederzeit – von der unverbindlichen Erstberatung bis hin zum regelmäßigen Experten-Support – am Telefon, persönlich oder online.

Christian Fuchs

Key Account Manager

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Mit Software
Poolfahrzeuge verwalten

Fahrzeugplanungssoftware
beschleunigt Prozesse

Das Automatisieren von Buchungsanfragen durch eine Poolfahrzeug Software ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Fuhrparkauslastung, verschlankt den Verwaltungsaufwand und erleichtert die Nutzung der tatsächlich zur Verfügung stehenden Fahrzeuge. Durch eine digitale Fahrzeugbuchung wie bei Vimcar Booking können Fuhrparkleiter Ausfallzeiten minimieren und Fahrzeuge somit kosteneffizienter nutzen. Mit nur wenigen Klicks in der Fahrzeugplanungssoftware können Fahrzeuge in wenigen Augenblicken gebucht werden, ohne dass weitere und damit zeitaufwändige Absprachen erforderlich sind.

Weniger Chaos
dank Vimcar Booking

Gleichzeitig werden über die Fahrzeugplanungssoftware etwaige Doppelbuchungen von vornherein vollkommen ausgeschlossen. Alle Verfügbarkeiten von Fahrzeugen werden transparent für die Nutzung sichtbar, sodass keinerlei nicht definierbare Verfügbarkeiten entstehen können. Dies erleichtert zudem auch die Schlüsselübergabe der Fahrzeuge. Darüber hinaus kann die Poolfahrzeug Software über Zusatztools genutzt werden, um Fahrtenbücher, Strafzettel und weitere Daten zu hinterlegen und somit die Übersichtlichkeit und Planung zu jedem Fahrzeug zu optimieren.

Einfach Fahrer und
Poolfahrzeuge verwalten

Poolfahrzeug Software spart Zeit

Absprachen sind bisweilen zeitintensiver und nicht sehr effektiv, wenn man mit den einfachen digitalen Möglichkeiten einer Fahrzeugplanungssoftware vergleicht. Das gilt um so mehr, je größer ein Fuhrpark und die Nutzung der Fahrzeuge ist. Eine persönliche Abstimmung ist immer mit Aufwand verbunden. Über ein digitales Tool zum Poolfahrzeugverwaltung ist eine exakte Transparenz über die zur Verfügung stehenden Fahrzeuge gegeben, sodass ein effizientes Poolfahrzeug Management möglich ist. Zeitliche Überschneidungen über Vimcar Booking kommen erst gar nicht zustande. Darüber hinaus kommt es mit der Poolfahrzeug Software auch nicht zu ungenutzten Standzeiten. Eine Buchung über Vimcar Booking ist mit sehr wenigen Klicks möglich, sodass das Poolfahrzeuge Verwalten sehr einfach zu handhaben ist.

Rundum Poolfahrzeug
Mangagement

Die Fahrzeugplanungssoftware verfügt über einen automatisierten Genehmigungsprozess, der auf Wunsch eine sofortige Buchungsfreigabe vorsieht. Hierdurch kommt es zu keinerlei Wartezeiten bei der Buchung. Einstellungsmöglichkeiten im Poolfahrzeug Management ermöglichen zudem, dass für jede Buchungsanfrage ausschließlich passende Fahrzeuge vorgeschlagen werden. Diese Automatisierung erleichtert eine sehr effiziente Poolfahrzeugverwaltung. Auch die Schlüsselübergabe kann somit unkompliziert und ohne Zeitverluste erfolgen.

Ohne Einsatzplanungssoftware
gibt’s Chaos

Das optimale
Poolfahrzeug Management

Ein Fuhrpark ist kostenintensiv und sollte effizient durch ein Poolfahrzeug Management geführt werden. Hierzu gilt es dann auch, dass unnötige Standzeiten von Fahrzeugen vermieden werden. Werden Poolfahrzeuge von mehreren Personen genutzt, sollte eine reibungslose Übergabe möglich werden. Für die Planung der Übergabe, auch des Fahrzeugschlüssels, ist heutzutage eine Poolfahrzeug Software ein sehr wichtiges und nützliches Tool. Dieses Tool macht als Fahrzeugplanungssoftware eine reibungslose Fahrzeugübergabe ohne Zeitverlust und ohne unnötige Standzeiten per Knopfdruck sehr leicht möglich. Zeiten, in denen Fahrzeuge nur stehen und nicht genutzt werden, sind nicht effizient und kostenintensiv. Diese Kostenfalle kann mit der richtigen Software bei der Poolfahrzeugverwaltung vermieden werden, ohne dass ein großer Aufwand betrieben werden muss.

Neue Systeme &
Entwicklungen

Der zunehmende Trend zur Digitalisierung hat auch in Fuhrparkunternehmen und Firmen mit einem großen Pool an Fahrzeugen Einzug gehalten. Speziell dann, wenn sich mehrere Mitarbeiter Autos teilen, ist es wichtig auf ein effizientes Verwaltungssystem zurückzugreifen. Durch ausgefeilte Algorithmen kann dies heutzutage alles automatisiert erfolgen. Die Angestellten laden sich die App herunter oder tragen sich über den PC in den Kalender ein bzw. nehmen hier die Buchung eines Poolfahrzeugs vor. Neben der Kalenderbuchung gibt es meist eine verkürzte Variante. Wenn die Zeit drängt, können freie Fahrzeuge sogar mit zwei Klicks reserviert werden. Das System vergisst, so es die Administratoren wünschen, nichts. Alle vergangenen Fahrten und Buchungen werden akribisch festgehalten. Im Nachhinein lässt sich nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann gebucht und storniert hat. Die Fahrzeugbuchungssysteme können darüber hinaus mit Online-Fahrtenbüchern kombiniert werden – hierdurch werden auch Gründe für den Verleih ersichtlich. Ein weiterer Vorteil von elektronischen Buchungen von Poolfahrzeugen ist, dass die Effizienz des Fuhrparks analysiert werden kann. Doppelbuchungen und unausgelastete Zeiten lassen sich gezielt vermeiden. Die Nutzungsweise wird transparent und kann verbessert werden.

Artikel & Vorlagen für die Fuhrparkverwaltung

In unserer Weiterbildungsplattform Boxenstopp Fuhrparkwissen finden Sie gratis Formulare, Artikel und Kurse zur Fuhrparkverwaltung. Es werden regelmäßig spannende Interviews und neue Themen hinzugefügt: