Data Act Wechselvereinbarung
Vimcar Fahrtenbuch: Vertrag zum Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten
(“Wechselvereinbarung“)
zwischen
Vimcar GmbH
Warschauer Straße 57, 10243 Berlin
(im Folgenden: “Anbieter“)
und
und Ihnen
(im Folgenden: “Kunde“)
- nachfolgend gemeinsam „Vertragsparteien“ genannt -
Präambel
Der Anbieter stellt dem Kunden Datenverarbeitungsdienste im Sinne des Art. 2 Nr. 8 der Verordnung (EU) 2023/2854 („Data Act“) zur Verfügung. Der Kunde hat sich entschieden, diese Dienste künftig bei einem anderen Anbieter in Anspruch zu nehmen und beabsichtigt daher, seine Daten sowie gegebenenfalls damit verbundene Anwendungen und digitale Vermögenswerte zu einem neuen Anbieter zu übertragen.
Die vorliegende Wechselvereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit dem Wechsel des Kunden zu einem neuen Datenverarbeitungsdiensteanbieter. Er dient der Umsetzung der Anforderungen aus den Artikeln 23 bis 31 der Verordnung (EU) 2023/2854 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Dezember 2023 über harmonisierte Vorschriften für einen fairen Datenzugang und eine faire Datennutzung sowie zur Änderung der Verordnung (EU) 2017/2394 und der Richtlinie (EU) 2020/1828 (im Folgenden: Data Act).
1. Definitionen
Alle Begriffe, die in diesem Vertrag nicht ausdrücklich definiert sind, haben diejenige Bedeutung, die ihnen in der Verordnung (EU) 2023/2854 („Data Act“) zugewiesen ist:
1.1 Zielanbieter: Zielanbieter ist jeder Datenverarbeitungsdiensteanbieter im Sinne von Art. 2 Nr. 8 Data Act, zu dem der Kunde im Rahmen dieses Vertrages wechselt.
1.2 Maximale Übergangsfrist: Maximale Übergangsfrist bezeichnet den Zeitraum gemäß Art. 25 Abs. 2 lit. a Data Act, in welchem der Anbieter nach Ablauf der Kündigungsfrist die Durchführung des Wechsels zu ermöglichen hat.
1.3 Abrufzeitraum: Abrufzeitraum bezeichnet den Zeitraum nach Abschluss des Wechsels oder nach Ablauf der maximalen Übergangsfrist, in welchem der Kunde die Möglichkeit erhält, seine Daten abzurufen oder zu löschen.
1.4 IKT-Infrastruktur: IKT-Infrastruktur bezeichnet die Informations- und Kommunikationstechnologie-Ressourcen, einschließlich Hard- und Software, Netzwerke und Systeme, die zur Erbringung der Datenverarbeitungsdienste erforderlich sind und in eigenen Räumlichkeiten oder durch Dritte betrieben werden können.
2. Allgemeine Bestimmungen
Die folgenden Klauseln dienen der Umsetzung der Anforderungen über den Wechsel von Anbietern nach den Art. 23–31 Data Act. Der Anbieter wird dem Kunden angemessene Unterstützung beim Wechsel leisten.
3. Mitteilung des Wechsels
3.1 Der Kunde muss dem Anbieter unter Einhaltung der Kündigungsfrist mitteilen, dass er den Wechsel einleitet.
3.2 Wenn der Kunde nur in Bezug auf bestimmte Dienste oder Daten wechseln möchte, muss er dies in der Mitteilung angeben.
4. Kündigungsfrist
4.1 Die Kündigungsfrist für die Einleitung des Wechselprozesses beträgt 2 Monate.
4.2 Die Kündigungsfrist beginnt, indem der Kunde den Anbieter schriftlich oder in Textform über sein Wechselbegehren informiert.
5. Beginn und Dauer der Übergangsfrist
5.1 Nach Ablauf der Kündigungsfrist beginnt die maximale Übergangsfrist von 30 Kalendertagen, in der der Wechsel durchgeführt wird, Art. 25 Abs. 2 lit. a Data Act.
5.2 Der Kunde unterrichtet den Anbieter unverzüglich, jedoch spätestens nach Ablauf der Kündigungsfrist über seine Entscheidung, eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen durchzuführen:
- Wechsel zu einem anderen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten, wobei der Kunde in diesem Fall die erforderlichen Angaben zu diesem Anbieter macht;
- Wechsel zu einer IKT-Infrastruktur in eigenen Räumlichkeiten;
- Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte.
6. Unterstützungspflichten des Anbieters
6.1 Der Anbieter verpflichtet sich, dem Kunden und den von ihm beauftragten Dritten nach Beginn und während der gesamten Dauer des Wechselprozesses angemessene Unterstützung zu leisten, damit der Kunde innerhalb der vorgeschriebenen Übergangsfrist von 30 Tagen nach Ablauf wechseln kann.
6.2 Der Anbieter stellt dem Kunden im Rahmen des Wechsels und während der Übergangsfrist die in Anlage 1 genannten Kategorien von Daten und digitalen Vermögenswerten, einschließlich mindestens aller exportierbaren Daten bereit.
6.3 Wenn der Anbieter die maximale Übergangsfrist nicht einhalten kann, weil dies technisch nicht möglich ist, verpflichtet sich der Anbieter dazu, den Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Erhalt der Mitteilung über den Wechsel schriftlich, auch auf geeignetem elektronischem Wege, zu informieren, eine alternative Übergangsfrist anzugeben, die sieben Monate ab dem Datum der Mitteilung des Kunden über den Wechsel nicht überschreiten darf, und eine angemessene Begründung für die technische Undurchführbarkeit zu geben.
6.4 Der Kunde kann die Übergangsfrist einmalig um einen Zeitraum verlängern, den er für seine eigenen Zwecke für angemessener hält, jedoch nicht länger als 2 Monate.
7. Pflichten des Kunden und Dritter
7.1 Der Kunde verpflichtet sich, alle zumutbaren Maßnahmen zu ergreifen, um eine effektive Vermittlung zu erreichen.
7.2 Der Kunde oder von ihm beauftragte Dritte, einschließlich des Zielanbieters, verpflichten sich, die geistigen Eigentumsrechte an den vom Anbieter im Rahmen des Vermittlungsprozesses zur Verfügung gestellten Materialien sowie die Geschäftsgeheimnisse des Anbieters zu respektieren.
7.3 Der Kunde verpflichtet sich, Dritten oder dem Zielanbieter nur insoweit Zugang zu diesen Materialien zu gewähren und gegebenenfalls Unterlizenzen für deren Nutzung zu erteilen, als dies für den Abschluss des Vermittlungsprozesses bis zum Ende der vereinbarten Übergangsfrist, einschließlich der alternativen Übergangsfrist, erforderlich ist, und dabei die Vertraulichkeitsverpflichtungen sowie die vom Anbieter eingeräumten geistigen Eigentumsrechte zu respektieren.
8. Abrufzeitraum und Datenlöschung
8.1 Nach Abschluss des Wechsels oder spätestens nach Ablauf der maximalen Übergangsfrist hat der Anbieter dem Kunden eine Möglichkeit zur Verfügung zu stellen, die Daten 30 Kalendertage lang abrufen zu können (Abrufzeitraum).
8.2 Der Kunde kann seine Daten während des vereinbarten Zeitraums der Datenabfrage abrufen oder löschen.
8.3 Nach Ablauf des vereinbarten Abrufzeitraums und bei erfolgreichem Abschluss des Wechselprozesses verpflichtet sich der Anbieter, alle exportierbaren Daten, die vom Kunden generiert wurden oder in direktem Zusammenhang mit dem Kunden stehen, zu löschen mit Ausnahme der personenbezogenen exportierbaren Daten, zu deren Speicherung der Anbieter nach EU- oder lokalem Recht verpflichtet ist.
9. Vertragsbeendigung
9.1 Sobald der Kunde dem Anbieter mitteilt, dass der Wechselprozess erfolgreich abgeschlossen ist, verpflichtet sich der Anbieter, den Kunden unverzüglich über die Vertragsbeendigung zu informieren.
9.2 Der Datennutzungsvertrag sowie diese Wechselvereinbarung gelten mit dem Abschluss des erfolgreichen Wechsels oder mit Ablauf der maximalen Kündigungsfrist automatisch als beendet. Der Anbieter wird den Kunden über die Vertragsbeendigung informieren.
9.3 Der zwischen Anbieter und Kunde geschlossene Vertrag endet auch, wenn der Wechselprozess erfolgreich abgeschlossen ist oder wenn der Kunde am Ende der maximalen Kündigungsfrist nicht wechseln möchte, sondern seine exportierbaren Daten bei Beendigung des Dienstes löschen möchte.
9.4 Der Wechselprozess ist erfolgreich abgeschlossen, wenn die maximale Kündigungsfrist abgelaufen ist, die Übergangsfrist nach Ablauf der Kündigungsfrist ebenfalls abgelaufen ist, die Hilfe beim Wechsel abgeschlossen wurde, die Frist zum Abruf der Daten nach Ablauf der Übergangsfrist abgelaufen und die Löschung der Daten erfolgreich abgeschlossen ist.
9.5 Möchte der Kunde nicht wechseln, sondern seine exportierbaren Daten löschen, kann dies nur erfolgen, wenn die maximale Kündigungsfrist abgelaufen ist und der Kunde den Anbieter vorbehaltlos und eindeutig aufgefordert hat, die Datenlöschung durchzuführen, und die Daten daraufhin erfolgreich gelöscht wurden und dies vom Anbieter bestätigt wurde.
9.6 Wird die vertragliche Laufzeit des Vertrages erreicht, bevor der Umstellungsprozess abgeschlossen ist, und der Kunde nicht die Löschung seiner exportierbaren Daten beantragt hat, beginnt die Übergangsfrist mit der Beendigung des Vertrages und der Anbieter leistet angemessene Unterstützung beim Wechselprozess, solange der Kunde den Anbieter dazu auffordert.
10. Informationen des Anbieters
Der Anbieter stellt dem Kunden die folgenden Informationen bereit:
- Anlage 1: Liste übertragbarer und exportierbarer Datenkategorien und digitaler Vermögenswerte
- Anlage 2: Informationen zum Wechselverfahren
11. Gerichtsbarkeit und technische Maßnahmen
11.1 Die Gerichtsbarkeit, der die IKT-Infrastruktur unterliegt, die für die Datenverarbeitung der einzelnen Dienste des Anbieters eingesetzt werden, ist in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen angegeben: https://www.vimcar.de/legal/agb.
11.2 Eine Auflistung der anwendbaren technischen, organisatorischen und vertraglichen Maßnahmen zum Schutz der Daten ist dem Anhang des Vertrags zur Auftragsverarbeitung zu entnehmen: https://www.vimcar.de/legal/avv.
Anlage 1 Liste übertragbarer und exportierbarer Datenkategorien und digitaler Vermögenswerte
Liste übertragbarer Datenkategorien:
- Fahrzeug- und Gerätekennungen (z. B. Fahrgestellnummer, Kennzeichen, Geräte- oder Hardware-Seriennummern)
- Technische Fahrzeuginformationen (z. B. Kilometerstand, Zustands- und Betriebsdaten)
- Standort- und Bewegungsdaten (z. B. aktuelle Position, Start- und Zielkoordinaten, Routenverlauf, Fahrdistanz)
- Zeit- und Datumsinformationen zu Fahrten (z. B. Start- und Endzeitpunkte von Fahrten)
- Nutzer- und Kontoinformationen (z. B. Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rollen- und Zugriffsrechte)
- Kontakt- und Adressinformationen (z. B. Rechnungs- oder Versandadresse, Ansprechpartner, Firmenzugehörigkeit)
- Fahrten- und Buchungsinformationen (z. B. Fahrtenlisten, Zuordnung von Fahrten zu geschäftlichen oder privaten Zwecken, erstellte Berichte)
Anlage 2 Informationen zum Wechselverfahren
a) Verfahren für den Wechsel und die Übertragung von Inhalten
Der Anbieter stellt dem Kunden zur Durchführung des Anbieterwechsels ein standardisiertes Verfahren zur Verfügung. Dieses Verfahren gewährleistet eine sichere, nachvollziehbare und technisch praktikable Übertragung der exportierbaren Daten im Einklang mit den Anforderungen der Art. 23–31 Data Act.
Der Wechselprozess erfolgt wie folgt:
- Export der Daten
Der Anbieter exportiert sämtliche exportierbaren Daten des Kunden aus den internen Datenbanken. Dabei werden die Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereitgestellt (.json, .csv, .pdf) - Sicherung und Archivierung
Die exportierten Daten werden in einem verschlüsselten Archiv (ZIP-Format) zusammengefasst. Das Archiv wird mit einem sicheren Passwortschutz versehen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. - Bereitstellung der Daten
Das verschlüsselte Archiv wird auf einer dedizierten, sicheren Google-Drive-Instanz des Anbieters hochgeladen. Der Kunde erhält anschließend einen individuellen Zugangslink, über den das Archiv selbständig herunterladen kann. - Selbstständiger Abruf durch den Kunden
Der Kunde ist berechtigt, den Download über den bereitgestellten Link innerhalb des vereinbarten Abrufzeitraums vorzunehmen. Nach erfolgreichem Abruf kann der Kunde die Daten in seine eigene IKT-Infrastruktur oder an den Zielanbieter weitergeben. - Beschränkungen und Hinweise
- Der Anbieter weist darauf hin, dass die Übertragung ausschließlich im beschriebenen Archivformat erfolgt.
- Eine Konvertierung in proprietäre oder kundenspezifische Datenformate erfolgt nicht durch den Anbieter.
- Die Verantwortung für die weitere Nutzung, Verarbeitung oder Migration der exportierten Daten beim Zielanbieter liegt beim Kunden.
b) Verweis auf Register und Datenformate
Zur Sicherstellung der Transparenz in Bezug auf Datenstrukturen, Datenformate und Interoperabilität verweist der Anbieter auf das aktuelle Informationsportal unter:
https://www.vimcar.de/legal/data-act-info
Dort werden die jeweils relevanten Datenstrukturen, Datenformate sowie weiterführende Informationen zu Interoperabilitätsspezifikationen bereitgestellt.