Fahrtenbuch – Das sollten Sie beachten

Das Fahrtenbuch ist eine gute Möglichkeit, um Steuern zu sparen und Ihre jährlichen Kosten nachhaltig zu senken. Wie ein Fahrtenbuch richtig geführt wird und was Sie unbedingt beachten sollten, damit Ihre Mühe auch vom Finanzamt belohnt wird, erläutern wir Ihnen in diesem Artikel.

Ein Fahrtenbuch dokumentiert die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Fahrtstrecken und den Anlass dieser Fahrten. Wenn Sie sich dazu entschieden haben, ein Fahrtenbuch zu führen, müssen Sie gewährleisten, dass Sie einmal im Jahr eine vollständige Dokumentation Ihrer gefahrenen Strecken ablegen können. So kann der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung Ihres Firmenwagens schlüssig nachgewiesen werden. Statt einer pauschalen Besteuerung über die 1-Prozent-Regelung wird über ein Fahrtenbuch ein individuell berechneter geldwerter Vorteil auf Basis des tatsächlichen Anteils der privaten Nutzung ermittelt. Im Gegensatz zu der pauschalen Besteuerung ist dieser Betrag in der Regel deutlich niedriger und Sie können erhebliche Einsparungen verbuchen.

Was muss in einem Fahrtenbuch dokumentiert werden?

Es werden hohe Anforderungen an das Führen eines Fahrtenbuchs gestellt. Bei einer Prüfung führt ein fehlerhaft geführtes Fahrtenbuch oftmals zu Unstimmigkeiten zwischen dem Finanzamt und dem Steuerpflichtigen. Fahrtenbücher, die z.B. nicht mit den Werkstattrechnungen und den dort festgehaltenen Daten übereinstimmen, werden vom Finanzamt direkt verworfen. Damit Ihr Fahrtenbuch anerkannt wird, sollten Sie genau auf die Richtigkeit Ihren Daten achten und ungenaue Angaben vermeiden. Wichtige Informationen dürfen in Ihrem Fahrtenbuch bei den geschäftlichen Fahrten nicht fehlen:

  • Datum
  • Fahrer
  • Zweck der Fahrt
  • Name und Anschrift des besuchten Kunden
  • Abfahrtsort und Kilometerstand
  • Ankunftsort und Kilometerstand

Welche Faktoren führen zu einer Ablehnung des Fahrtenbuchs?

Sofern Sie sich für die klassische Variante entschieden und im Bürobedarfshandel ein standardisiertes Heft gekauft haben, sollten Sie besonders darauf achten, dass alle Angaben fortlaufend und zeitnah im Anschluss an die jeweilige Fahrt festgehalten werden. Alle Angaben und Auflistungen, die nicht im Fahrtenbuch selbst enthalten sind, sind unzulässig und werden nicht berücksichtigt. Das Heft muss original gebunden sein und jegliche Nachträge oder eingeklebte Blätter werden nicht als Teil des Fahrtenbuchs anerkannt. Grundsätzlich ist es ratsam, das Fahrtenbuch mit Belegen (z.B. Werkstattrechnungen) zu untermauern.

Ein Excel-Dokument, welches Ihre Fahrten sauber dokumentiert, ist leider nicht zulässig und wird vom Finanzamt abgelehnt. Grund hierfür ist die Möglichkeit, nachträglich Änderungen vorzunehmen, ohne dass diese dokumentiert werden können.

Fahrtenbuch führen leicht gemacht – Hilfreiche Tipps

Auch wenn Sie alle Anforderungen beachten, können Sie einen Faktor nicht umgehen: Das Führen eines Fahrtenbuchs kostet Zeit. Nur wenn Sie sich ausreichend Zeit nehmen, können Sie am Ende des Jahres ein sauber geführtes Fahrtenbuch vorweisen. Unser Tipp: Dokumentieren Sie jede Fahrt unmittelbar nach der Ankunft am Zielort. So können Sie Fehlangaben und Unstimmigkeiten vermeiden.

Eine weitere Möglichkeit, Zeit zu sparen, bieten elektronische Fahrtenbücher. Mit Hilfe von elektronischen Fahrtenbüchern können Sie Ihre Fahrten automatisch festhalten und ersparen sich das mühsame Aufschreiben jeder einzelnen Fahrt. Elektronische Fahrtenbücher ermöglichen Ihnen bequeme Fahrtenbuchführung und monatliche Zeiteinsparungen. Grundsätzlich sollten Sie hierbei darauf achten, dass die Software Ihres elektronischen Fahrtenbuchs vom Finanzamt anerkannt ist. Anderenfalls wird Ihr Fahrtenbuch abgelehnt und Sie müssen Sich mit der 1-Prozent-Pauschalbesteuerung konfrontiert sehen.

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