Wir schreiben Rechtssicherheit groß

Elektronische Fahrtenbücher haben gegenüber analogen beziehungsweise manuellen Lösungen zahlreiche Vorteile: Sie erlauben eine automatisierte und lückenlose Dokumentation. Privatfahrten lassen sich unkompliziert von dienstlichen trennen und der Aufwand für die Aufzeichnungen reduziert sich für die Fahrende und Haltende auf ein Minimum, zugleich werden Fehlerquellen weitgehend ausgeschlossen. Doch was müssen FahrzeugbesitzerInnen beachten, damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird?

Elektronische Fahrtenbücher setzen sich immer weiter durch – aus guten Gründen. Fahrende brauchen sich nicht mehr um die Dokumentation kümmern. Geht es an die Weitergabe an den Fiskus, braucht es lediglich in eine PDF- oder CSV-Datei exportiert und weitergegeben werden. Damit das Finanzamt die digitale Dokumentation akzeptiert, muss sie dieselben Vorgaben erfüllen wie manuell geführte Fahrtenbücher: Die Angaben zu Datum, Uhrzeit und die zurückgelegten Strecken müssen lückenlos und innerhalb von spätestens sieben Tagen dokumentiert werden. Änderungen sind zu kennzeichnen – im Fall der digitalen Lösungen durch eine eindeutige Historie. Damit ist das elektronische Fahrtenbuch manipulationssicher – eine weitere Vorgabe seitens des Fiskus. Darüber hinaus lassen sich die Start- und Zieldaten von Privatfahrten zum Schutz der Privatsphäre ausblenden.
Wer auf manuelle Lösungen setzt, findet im Handel Fahrtenbücher mit entsprechenden Spalten für wenig Geld. Allerdings ist der Aufwand ungleich höher und es gelten dieselben Vorgaben wie für digitale Lösungen: Änderungen müssen kenntlich gemacht werden, etwa, in dem Einträge durchgestrichen und neu erstellt werden. Leerzeilen sind nicht erlaubt und das Finanzamt fordert ein leserliches Schriftbild. Einzelblätter werden nicht anerkannt – das Fahrtenbuch muss in gebundener Form vorliegen.

Im Netz lassen sich zahlreiche Excel-Vorlagen als Alternative für ein App- oder per Software gesteuerte Variante herunterladen, inklusive vorgegebener Spalten. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine offizielle digitale Variante, sprich: Ein mit Excel erstelltes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Der Grund ist simpel. In der Tabellenkalkulation lassen sich zu jeder Zeit Einträge ändern, ohne dass sie nachvollziehbar sind oder in einer einsehbaren Historie dokumentiert werden. Fahrende könnten so Einträge manipulieren. Excel-Vorlagen lassen sich allenfalls als Muster für manuelle Fahrtenbücher nutzen – inklusive Aufwand für die handschriftliche Führung.
Nicht zuletzt ist es wichtig zu wissen, dass auch elektronische Dokumentationen von den Finanzbehörden nicht automatisch anerkennt werden. Es zählt vielmehr, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, das elektronische Fahrtenbuch manipulationssicher ist und keine Angaben später als sieben Tage nach der Fahrt eingetragen werden.

Das Fahrtenbuch fürs Finanzamt muss private und geschäftliche Fahrten trennen, wenn der Dienstwagen für beide Fahrten verwendet wird. Die Nutzung des Firmenwagens für private Zwecke oder auch für die Fahrt von und zur Arbeitsstelle ist kein Problem. Der Zweck der Fahrt muss nur im Fahrtenbuch vermerkt werden, damit ein manuelles oder elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch kann die Art der Fahrt in der Regel einfach durch einen Klick ausgewählt werden. Damit das Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, ist diese Möglichkeit der Kategorisierung von großer Wichtigkeit.Nicht zuletzt ist es wichtig zu wissen, dass auch elektronische Dokumentationen von den Finanzbehörden nicht automatisch anerkennt werden. Es zählt vielmehr, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, das elektronische Fahrtenbuch manipulationssicher ist und keine Angaben später als sieben Tage nach der Fahrt eingetragen werden.

Nein. Finanzämter behalten sich vor, die Anerkennung von Fahrtenbüchern grundsätzlich auf Einzelfallentscheidungen beruhen zu lassen. Da bei einer Prüfung neben der systemseitigen Komponente eines elektronischen Fahrtenbuchs auch das Nutzungsverhalten des Einreichenden bewertet wird, können wir für die Anerkennung Ihres Fahrtenbuchs keine Haftung übernehmen. Mit dem Vimcar Fahrtenbuchsystem sind Sie jedoch grundsätzlich auf der sicheren Seite: Es erfüllt sämtliche Anforderungen der Finanzbehörden an ein elektronisches Fahrtenbuch (siehe BMF Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326 und BMF Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099.).

Digitale Fahrtenbücher sind einfach zu lesen und zu kontrollieren. Sie sind vor allem übersichtlich, einheitlich und lassen sich zudem bei Fehlern schnell verbessern. Das Fahrtenbuch beim Finanzamt erleichtert also in digitaler Form die Arbeit. Es ist nicht mehr erforderlich, schwierige Handschriften zu entziffern und es gibt keine überschriebenen oder durchgestrichenen Einträge mehr. Es profitiert also nicht nur der Fahrende, sondern das Fahrtenbuch ist dem Finanzamt ebenfalls eine große Hilfe. Es beschleunigt die Arbeitsabläufe und vor allem verhindert es Fehler und Rückfragen, sodass der gesamte Vorgang schneller abgeschlossen werden kann.

Ihr handschriftliches Fahrtenbuch können Sie jederzeit digital mit Vimcar weiterführen. Auch der Wechsel von dem digitalen Fahrtenbuch eines anderen Anbieters ist problemlos möglich. Sollten Sie derzeit nach der 1-Prozent-Regelung versteuern, beachten Sie bitte, dass der Umstieg auf die Fahrtenbuchmethode (egal, ob handschriftlich oder digital) aus steuerrechtlichen Gründen nur zum Jahreswechsel möglich ist. Die Ausnahme: Wenn Sie den Firmenwagen wechseln, können Sie auch unterjährig Ihre Versteuerungsmethode neu wählen.

Das Fahrtenbuch kann auf unterschiedlichem Wege durch das Finanzamt kontrolliert werden. Bei den klassischen Büchern müssen diese normalerweise vollständig beim Finanzamt vorgelegt werden. Dabei müssen die Fahrtenbücher vollständig sein und das aktuell gültige bzw. das geforderte Jahr komplett beinhalten. Bei digitalen bzw. elektronischen Fahrtenbüchern gibt es die Möglichkeit, diese direkt über die App ausdrucken zu lassen. Die ausgedruckten Dokumente kann man dann einreichen. Einige Software bietet darüber hinaus die Möglichkeit, das Fahrtenbuch direkt mit dem Finanzamt oder Steuerberater zu teilen bzw. weiterzuleiten.

Ja. Änderungen sind bis zu sieben Tage (7x24h) nach dem Ende der Fahrt möglich. Änderungen werden in der sogenannten Änderungshistorie festgehalten und sind in Ihrem Fahrtenbuch-Export dokumentiert. Hiermit wird einer gesetzlichen Anforderung der Finanzbehörden entsprochen. Innerhalb der ersten sieben Tage können Adressen und Kategorien beliebig verändert werden. Ausgenommen ist das Trennen von zusammengeführten Fahrten, die bereits einer Kategorie zugewiesen sind.