Ein Fahrtenbuch ist auch für Betriebe mit Poolfahrzeugen interessant: Die Versteuerung von Poolfahrzeugen, die für Privatfahrten freigegeben sind, ist häufig kompliziert und führt zu Uneinigkeiten mit dem Finanzamt. Ein sauber geführtes Fahrtenbuch, in dem alle dienstlichen und privaten Fahrten dokumentiert sind, kann hier Abhilfe schaffen. So zahlen alle Fahrer des Pkws nur die Kilometer, die tatsächlich privat zurückgelegt wurden. Das Finanzamt erkennt ein Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge jedoch nur an, wenn die Gesamtkosten des Fahrzeugs durch Belege nachgewiesen werden können und das Fahrtenbuch vollständig ist. Eine digitale Lösung wie zum Beispiel elektronische Fahrtenbuch Apps spart hier nicht nur Schreibarbeit und reduziert den Zeitaufwand, sie ist auch eine fianzamtkonforme Alternative zum händischen Fahrtenbuch. So lassen sich die Vorteile der Fahrtenbuch-Methode für Unternehmen voll ausschöpfen.
Wann lohnt es sich ein Fahrtenbuch zu führen?
Wer einen Dienstwagen auch privat nutzen darf, zieht daraus einen geldwerten Vorteil wie es im Fachjargon heisst- Das bedeutet, dass Steuern zu bezahlen sind. Für die Abgeltung gibt es zwei Möglichkeiten. Bei der Pauschalregelung wird 1 Prozent des Bruttolistenspreises zum Gehalt addiert und somit erhöht sich die Einkommenssteuer. Diese Regelung ist jedoch nicht immer vorteilhaft. Wird der Firmenwagen selten privat genutzt, ist es besser ein Fahrtenbuch zu führen. Auch für teuere Fahrzeuge ist diese Option für Mitarbeitende günstiger. Bei einem gebrauchten Auto ist das Fahrtenbuch ebenfalls vorzuziehen.
Welche Fahrtenbücher erkennt das Finanzamt an?
Egal ob digital oder analog, grundsätzlich gilt: Es sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen, damit ein Fahrtenbuch anerkannt wird. Damit es vor dem Amt gültig ist, muss es:
lückenlos geführt werden.
in geschlossener Form vorliegen.
zeitnah dokumentiert werden.
lückenlos erfasst werden.
unverändert und manipulationssicher sein.
Das liegt in der Verantwortung des Nutzenden und in weiterer Folge auch an jenen Personen, die im Unternehmen für die Flotte verantwortlich sind.
Wie prüft das Finanzamt das Fahrtenbuch?
Kein Fehler und keine Unaufmerksamkeit entgeht den strengen Augen des Prüferteams der Finanzbehörde. Sie kontrolliert die lückenlose Aufzeichnung: Umwege müssen klar dokumentiert und erklärt werden. Die Prüfbehörde sieht ganz genau hin: Sie gleicht zum Beispiel Werkstattrechnungen mit dem Kilometerstand ab und checkt die Tankabstände. Wurde zum Beispiel an einem Tag eine Tankstelle angefahren, an dem das Fahrzeug offiziell gar nicht genutzt wurde, fällt das auf.
Wie genau muss man ein Fahrtenbuch führen?
Ein Fahrtenbuch muss akribisch genau geführt werden. Dabei dürfen keine Lücken entstehen. Es reicht nicht, die gefahrenen Kilometer zu notieren. Vielmehr muss der Kilometerstand vor Beginn und nach Ende der Fahrt aufgeschrieben werden.
Was muss in einem Fahrtenbuch stehen?
Ein Fahrtenbuch händisch zu führen erfordert einigen Aufwand. Folgende Informationen müssen festgehalten werden: das Datum, der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, der Start- und Zielort und der Name jener Person, die den Wagen gelenkt hat. Auch ob die Fahrt aus dienstlichen oder privaten Gründen erfolgt ist, muss notiert werden.
Ist es Pflicht ein Fahrtenbuch zu führen?
Ein Fahrtenbuch muss nur geführt werden, wenn man einen Dienstwagen auch privat nutzt. Wird er zu Dienstbeginn am Firmenparkplatz übernommen und zu Feierabend wieder dort abgestellt, ist es nicht notwendig.
Wie die Fahrtenbuchauflage umgehen?
Kommt es zu einem erheblichen Verstoß gegen die Verkehrsordnung wie das Einfahren in eine Kreuzung wenn die Ampel bereits auf rot geschaltet ist, kann die Behörde eine Fahrtenbuchauflage beantragen. Umgehen kann man diesem Bescheid, wenn man gegen das vorgeworfene Delikt Einspruch erhebt. Dem wird zum Beispiel stattgegeben, wenn es sich um ein Vergehen im ruhenden Verkehr handelt oder wenn die Auflage eines Fahrtenbuchs nicht verhältnismäßig ist.
