Elektronisches Fahrtenbuch fürs Finanzamt: So wird es anerkannt

Ärger mit dem Finanzamt um die Anerkennung des elektronischen Fahrtenbuchs kennen viele. Damit es gar nicht erst dazu kommt, sollten ein paar wichtige Punkte beachtet werden.

Ein elektronisches Fahrtenbuch kann eine unverzichtbare Hilfe bei der Steuererklärung sein, insbesondere wenn es um die Abrechnung beruflicher Fahrten geht. Es gilt: Je weniger Privatfahrten, desto günstiger ist das Fahrtenbuch gegenüber der 1-Prozent-Regel. Diese besagt, dass der Anteil privater Fahrten pauschal ein Prozent beträgt.

Doch damit das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch akzeptiert und steuerlich anerkennt, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein. In diesem Ratgeber geben wir wertvolle Tipps, wie man ein elektronisches Fahrtenbuch korrekt führen und worauf man bei der Anerkennung durch das Finanzamt achten sollte.

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Regeln unbedingt beachten

Die Aufzeichnung von Fahrten unterliegt strengen Regeln, sowohl für handgeschriebene als auch elektronische Fahrtenbücher.

Es gibt steuerlich fünf Kategorien an Fahrten, von denen die ersten drei besonders wichtig sind:

1. Dienstliche Fahrten: Für jede dienstliche Fahrt müssen das Datum, Abfahrts- und Zielort, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Reisestrecke und der Reisezweck dokumentiert werden. Auch der besuchte Geschäftspartner oder die Kundin sollte namentlich genannt werden, und falls ein Umweg erforderlich ist, sollte dies ebenfalls vermerkt werden.
2. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz: Hier genügen das Datum und die Kilometerangaben. Diese Kosten können steuerlich nur mit der Entfernungspauschale abgerechnet werden. Die Höhe beträgt pro Arbeitstag pauschal 30 Cent für jeden Entfernungskilometer, wobei es seit 2022 schon 38 Cent pro Kilometer sind.
3. Private Fahrten: Für private Fahrten reichen das Datum und die Distanz aus.
4. Familienausflüge im Kontext von doppelter Haushaltsführung sowie Fahrten, die in Verbindung mit anderen Einkommensquellen stehen, erfordern spezifische Angaben. Ein Beispiel hierfür ist die Nutzung des Dienstwagens während Reisen als Vermieter oder Vermieterin einer Ferienwohnung.
5. Wenn mehrere Personen das Fahrzeug nutzen, ist es wichtig, den jeweiligen Fahrer oder die Fahrerin anzugeben. Zudem sind das amtliche Kennzeichen sowie der Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Jahres zu dokumentieren.

Um unnötigen Ärger zu vermeiden, ist es wichtig, die Vorgaben des Finanzamts zur Form des Fahrtenbuchs genau zu beachten:

• Das handgeschriebene Fahrtenbuch muss als gebundenes Buch geführt werden und darf keine Einzelblätter oder Excel-Tabellen enthalten. Alle Fahrten sind unmittelbar nach ihrem Abschluss einzutragen – beim elektronischen Fahrtenbuch innerhalb einer Woche.
• Die Einträge müssen vollständig, korrekt, übersichtlich und gut lesbar sein, und Änderungen müssen klar gekennzeichnet werden.
• Nachträge sind grundsätzlich nicht gestattet.

Wichtig: Der Steuerpflichtige trägt die objektive Beweislast dafür, dass seine Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Gegebenheiten übereinstimmen. Das Finanzgericht Saarland (FG 1 K 248/00) hat hier 2002 extra betont, dass ein Fahrtenbuch nur dann als Beweismittel anerkannt wird und Gültigkeit hat, wenn es in Verbindung mit den entsprechenden Belegen verwendet wird. Die Aufbewahrungspflicht Fahrtenbücher beträgt 10 Jahre, unabhängig davon, ob sie elektronisch oder handschriftlich geführt werden.

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Elektronisches Fahrtenbuch fürs Finanzamt – aktuelles Gerichtsurteil

Die Bedeutung einer sorgfältigen Führung eines – in diesem Fall elektronischen Fahrtenbuchs – wurde durch ein Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf vom 24. November 2023 (Aktenzeichen: 3 K 1887/22 H(L)) ebenfalls verdeutlicht. In diesem Fall besaß eine GmbH zwei Firmenwagen, für die eine spezielle Fahrtenbuch-Software verwendet wurde. Jedoch wurden die Fahrten zunächst auf einem separaten Zettel notiert und erst nach dem Tanken in die Software eingetragen. Bei einer externen Prüfung stellte sich heraus, dass diese Eintragungen nicht zeitnah erfolgten, sondern nur alle drei bis sechs Wochen. Das Finanzamt erkannte daher die Fahrtenbücher nicht an und legte stattdessen die 1-Prozent-Regelung für den geldwerten Vorteil der privaten Nutzung fest.

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So wird beim Fahrtenbuch kalkuliert

Zusätzliche Beiträge für Dienstwagen reduzieren den zu versteuernden geldwerten Vorteil, wenn sie vertraglich vereinbart sind. Diese Beiträge können verschiedene Formen haben, wie

• eine Kilometerpauschale
• eine monatliche Pauschale
• oder die teilweise Übernahme von Leasingraten oder Kfz-Kosten wie Treibstoff und Wartung.

Entsprechende Urteile des Bundesfinanzhofs bestätigen dies für die 1-Prozent-Regelung und die Fahrtenbuchmethode.

Das Bundesfinanzministerium hat in einem Schreiben die Änderungen akzeptiert und spezifiziert, welche Kosten als Beiträge akzeptiert werden.

Dazu gehören:

• Treibstoff
• Wartung
• Versicherungen und Parkplatzmiete

Einmalzahlungen zu den Anschaffungskosten mindern ebenfalls den geldwerten Vorteil und können über die Überlassungszeit verteilt werden. Die Zuzahlung kann den geldwerten Vorteil jedoch nicht unter 0 Euro senken, und Überzahlungen können nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Es ist ratsam, mit dem Arbeitgeber eine Kostendeckelung zu vereinbaren, um unerwartete Kosten zu vermeiden. Bei einem Fahrtenbuch werden die vom Mitarbeiter getragenen Kosten normalerweise nicht berücksichtigt, es sei denn, es wird eine spezielle Regelung angewendet, die die Kosten als Beiträge anerkennt.

Angestellte müssen die selbst getragenen Kosten nachweisen und sie dem Arbeitgeber jährlich mitteilen, der sie dann bei der Lohnsteuerberechnung berücksichtigt. Ein Fahrtenbuch kann daher vorteilhaft sein, wenn Beiträge zum Dienstwagen gezahlt werden.

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Digitale Fahrtenbücher – einfach, schnell und finanzamtkonform

Es gibt verschiedene Typen elektronischer Fahrtenbücher. Bei elektronischen Fahrtenbüchern gibt es die Möglichkeit, Dokumente direkt über die App ausdrucken zu lassen. Diese kann man dann beim Finanzamt einreichen. Einige Software bietet darüber hinaus die Möglichkeit, das Fahrtenbuch direkt mit dem Finanzamt oder Steuerberater zu teilen bzw. weiterzuleiten.

Telematiklösungen werden vom Finanzamt anerkannt – vorausgesetzt, sie sind manipulationssicher. Dazu zählen:

• Navigationssysteme mit Fahrtenbuch
• Softwarelösungen wie das Wiso Fahrtenbuch
• Dienstleister wie Vimcar, die Soft- und Hardware anbieten, um alle steuerlichen Voraussetzungen zu erfüllen.

Die Soft- und Hardware sind dort so konzipiert, dass sie alle steuerlichen Anforderungen erfüllen, einschließlich der zehnjährigen Archivierungspflicht. Vimcar bietet eine ganzheitliche Dienstleistung als dritten Typus an, was für Nutzer bequemer ist als andere Optionen.

Testsieger: Vimcar punktet mit elektronischem Fahrtenbuch fürs Finanzamt

In vielen Tests von Spiegel online bis zum Steuer-Fachmagazin "Kalkül"  konnte Vimcar als Testsieger überzeugen. Aktuelle Tests wie der in Autobild von 2023 bestätigten diese Ergebnisse.

Der Nutzer erwirbt oder mietet einen Stecker von Vimcar, den er selbst im Fußraum des Fahrzeugs montiert. Dieser zeichnet alle Fahrten auf, während die Hardware über die On-Board-Diagnose (OBD) den Kilometerstand direkt ausliest. Der Stecker verfügt über eine integrierte SIM-Karte, über die die Fahrdaten an ein Rechenzentrum gesendet werden.

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Vimcar erfasst alle Fahrten für das Finanzamt automatisch

• Nach dem Parken werden die neuen Fahrtdaten in die Fahrtenbuchsoftware übertragen. Der Nutzer kann die Angaben über eine App ergänzen, indem er die Art der Fahrt angibt und bei Dienstfahrten die besuchte Person erfasst.
• Alternativ können die Informationen auch später am Desktop bearbeitet werden. Falls eine Fahrt innerhalb einer Woche nicht gekennzeichnet wird, wird sie unwiderruflich als Privatfahrt betrachtet. Im Gegensatz zu reinen App-Lösungen erfasst Vimcar alle Fahrten auch ohne GPS-Empfang.

Die Daten werden sicher in einem Rechenzentrum gespeichert und archiviert. Das Fahrtenbuch kann als PDF-Datei exportiert werden, entweder als einzelne Fahrtaufstellung oder als Jahresübersicht, die die gefahrenen Kilometer nach verschiedenen Kategorien aufschlüsselt. Diese können vom Nutzer ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden.

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Vorteil Vimcar: Software bietet Rechtssicherheit für das Finanzamt

Alternative Berechnung - tatsächlich durchgeführte Fahrten.

Anstelle der herkömmlichen Berechnungsmethode, die 0,03% des Bruttolistenpreises pro Kilometer für Fahrten zur Arbeit an 15 Tagen im Monat annimmt, wird bei dieser Alternative berücksichtigt, dass das Fahrzeug möglicherweise an weniger als 15 Tagen für Arbeitswege genutzt wird. Dies führt zu einer höheren Berechnung von 0,03% des Bruttolistenpreises pro Kilometer, wenn das Fahrzeug seltener genutzt wird.

Es ist jedoch möglich, den geldwerten Vorteil nach der 0,002 %-Methode zu korrigieren, was zu einer möglichen Verringerung der Steuerlast führen kann.

Eine alternative Methode besteht darin, 0,002% des Bruttolistenpreises pro Kilometer und Tag zu berechnen. Diese Option erweist sich für den Steuerpflichtigen als vorteilhafter, wenn weniger als 15 Tage im Monat für den Arbeitsweg zurückgelegt werden.

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Digital ist besser: Vertrauen Sie dem Testsieger Vimcar

Vimcar bietet ein manipulationssicheres, geschlossenes System an. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG hat bestätigt, dass das Produkt alle IT-Sicherheitsanforderungen erfüllt. Das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar erfüllt somit alle Anforderungen, die das Finanzamt an eine lückenlose Dokumentation beruflicher Fahrten stellt. Mit seinen modernen Funktionen und der einfachen Bedienung erleichtert es die Fahrtenbuchführung und sorgt dafür, dass Sie steuerlich auf der sicheren Seite sind. Entdecken Sie noch heute die Vorteile des Vimcar Fahrtenbuchs und machen Sie die Steuererklärung zum Kinderspiel! Besuchen Sie unsere Webseite, um mehr über das Vimcar Fahrtenbuch und seine Funktionen zu erfahren.