Dank Fahrtenbuchsoftware
keine Schreibarbeit mehr

Eine Fahrtenbuchsoftware erleichtert sowohl Arbeitnehmern als auch Unternehmen mit Fuhrpark das Leben erheblich. Handschriftliche Aufzeichnungen werden durch eine automatische Streckenaufzeichnung abgelöst, die in der Software eingesehen werden kann.

Fahrtenbuchsoftware
- automatische Hilfe

Klassische Fahrtenbücher basieren auf handschriftlichen oder mechanischen Eintragungen. Diese müssen später in ein zentrales System aufgenommen werden, um richtig vom Firmenwagenfahrer oder Fuhrparkleiter verwaltet werden zu können. Der zeitliche und personelle Aufwand hierfür ist vergleichsweise groß - smarte digitale Lösungen wie eine Fahrtenbuchsoftware als mobile App sorgen aber seit einiger Zeit für Abhilfe. Solche Programme sind direkt an das Smartphone gekoppelt und lassen sich somit von jedem Mitarbeiter einfach bedienen. Im besten Fall sorgt das System dafür, dass der exakte Standort durchgehend aufgezeichnet und an das zentrale Verwaltungssystem weitergeleitet wird. Somit ist gesichert, dass die Daten korrekt sind und auch vom Finanzamt anerkannt werden. Entsprechend sollte man ausschließlich vertrauenswürdige Anbieter wählen, wenn die Aufzeichnung der Fahrten steuerlich geltend gemacht werden muss.

Fahrtenbuchsoftware Tablet
Fahrtenbuchsoftware Tablet

Das A und O bei der Fahrtenbuchsoftware: Manipulationssicherheit

Manipulationssicherheit ist das A und O. Eine Alternative zu den reinen Smartphone-Apps sind installierte Geräte mit passender Fahrtenbuchsoftware. Bei solchen Modellen kommen weniger Zweifel an der Richtigkeit der Daten auf. Das spielt sowohl für das Finanzamt als auch für Arbeitnehmer oder Unternehmen eine wichtige Rolle. Auf diese Weise lässt sich genau erfassen, welcher Fahrtenanteil von den Mitarbeitern dienstlich und welcher privat genutzt wurde. Beim Fuhrparkleiter laufen in der Fahrtenbuchsoftware alle Fäden zusammen: Er sieht die Informationen in der Software ein und kann diese mit diversen Tools umfassend analysieren.

Fahrtenbuchsoftware-Kostenstatistik
Fahrtenbuchsoftware-Kostenstatistik

Vorteile einer Fahrtenbuchsoftware

  • Automatische Aufzeichnung der Fahrten
  • Weniger Zeitaufwand für den Fahrer o. Fuhrparkleiter
  • Exakte Ortung mit Hilfe von GPS und/oder Bluetooth
  • Zentrales Verwaltungssystem: Daten werden automatisch eingepflegt
  • Digitale Analyse der Daten zur Optimierung der Streckenführung möglich
  • Größere Akzeptanz durch das Finanzamt
  • Übersichtliche Auflistung der Fahrten

Nutzen von Fahrtenbuchsoftware für Betriebe

Auch Unternehmen mit mehr als einem Fahrzeug profitieren von einer Fahrtenbuchsoftware. Vor allem bei einem kleineren Personalstand nimmt eine Fahrtenbuchsoftware dem Fuhrparkleiter einiges an Arbeit ab. Da alles digitalisiert ist, unterlaufen kaum Aufzeichnungs- und Übertragungsfehler. Die Daten sind weitaus exakter und lassen sich mit wenigen Schritten in einer Datei zusammenführen. So gebündelt, ist eine detaillierte Analyse möglich: Prozesse im Fuhrpark lassen sich dadurch optimieren, bspw. die Wege- und Streckenplanung. Gleichzeitig muss der Fuhrparkleiter die handgeschriebenen Fahrtenbücher nicht mehr kontrollieren - alle Strecken der Poolfahrzeuge sind in der Fahrtenbuchsoftware ersichtlich.

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Fahrtenbuchsoftware für Betriebe

Unternehmer mit mehr als einem Fahrzeug profitieren von dem Fleet Fahrtenbuch. Es hilft dabei, im Fuhrparkalltag die Koordination und das finanzamtkonforme Fahrtenbuchführung einzuhalten. Lernen Sie jetzt die Fahrtenbuchsoftware für Betriebe kennen.

Die Must-Haves einer
Fahrtenbuchsoftware

  • Speichermöglichkeiten bis zu zehn Jahre beachten
  • Genauere Daten durch GPS und/oder Bluetooth
  • Feste Hardware garantiert exakte Daten
  • Finanzamt muss davon überzeugt sein, dass Werte nicht manipuliert werden können
  • Bei Cloud-Speicherung Absicherung gegen Hacker
  • Zwischen Privat- und Dienstfahrten sowie Arbeitswegen unterscheiden
Fuhrparksoftware-Profilverwaltung
Fuhrparksoftware-Profilverwaltung

Kriterien für eine Fahrtenbuchsoftware

Schwierig können Apps werden, die auf eine GPS-Lokalisierung und fest verbaute Hardware verzichten. Bei solchen Versionen werden die Daten oft händisch eingegeben - die Richtigkeit der Angaben liegt somit im Ermessen des Fahrers. Auch bei GPS- und Bluetooth-gesteuerten Programmen ist Vorsicht geboten. Teilweise weichen die Positionen von Wagen und Smartphone ab. Für das Finanzamt ist Exaktheit besonders wichtig. Die Fahrten müssen lückenlos erfasst und jede Manipulationsmöglichkeiten ausgeräumt werden. Umfassende Sicherheit geben fest verbaute Hardware-Fahrtenbücher, welche die Tagesstrecken mit dem Einschalten des Fahrzeugmotors digital aufzeichnen. Achten sollte man bei der Nutzung der Fahrtenbuchsoftware auch auf eine korrekte Kategorisierung. Zu Unterscheiden ist zwischen Dienst- und Privatfahrten sowie dem Weg zwischen dem Zuhause und dem Arbeitsplatz. Um die Daten zu sichern, sind diese wie vom Finanzamt verlangt für mindestens zehn Jahre auf einem festen Rechner zu speichern.

Die Fahrtenbuchsoftware von Vimcar

Fahrtenbuchsoftware: der Testsieger

Vimcar hat gemeinsam mit Steuerberatern eine preisgekrönte Fahrtenbuchsoftware entwickelt. Diese wurde von der KPMG geprüft und wird von DATEV empfohlen. Das finanzamtkonforme Führen eines Fahrtenbuchs war noch nie einfacher. Der Vimcar Fahrtenbuchstecker zeichnet alle Fahrten automatisch beim Starten des Motors auf. Diese müssen danach lediglich in der App oder der Desktop Version kategorisiert werden. Außerdem kann das Fahrtenbuch zu jederzeit exportiert werden und enthält nur die Daten, die tatsächlich für das Finanzamt relevant sind. So werden bei Privatfahrten beispielsweise die Adressen ausgeblendet.

Fahrtenbuchstecker-einstecken
Fahrtenbuchstecker-einstecken

Installation der Fahrtenbuchsoftware

Nach Erhalt des Fahrtenbuchsteckers kann der gesamte Fuhrpark in kürzester Zeit umgerüstet werden. Denn die Installation kann der Fuhrparkleiter in weniger als fünf Minuten selbstständig durchführen. Dazu muss der Stecker nur in die OBD-Schnittstelle des Autos gesteckt und mit dem Nutzerkonto verbunden werden. Es kommt zu keinem teuren Werkstattaufenthalt, die Fahrzeuge mit der neu installierten Fahrtenbuchsoftware sind direkt einsatzbereit. Zusätzlich besteht die Möglichkeit weitere Pakete von Vimcar hinzuzubuchen, um beispielsweise eine Routendokumentation zu ermöglichen oder eine Kostenanalyse zu erstellen.

Die Fahrtenbuchsoftware in der Praxis

Der Fuhrpark des Sicherheitsunternehmens SECAL umfasst insgesamt 33 Fahrzeuge, darunter auch viele Poolfahrzeuge. Würde Geschäftsführer Arthur Amend diese pauschal mit der Ein-Prozent-Methode versteuern, müsste er eine hohe Summe bezahlen. Von Anfang an war klar: Ein Fahrtenbuch lohnt sich. Doch mit der handschriftlichen Variante kamen Probleme auf. Der Arbeitsaufwand war hoch und immer wieder mussten Nachzahlungen an das Finanzamt geleistet werden. Mit der Fahrtenbuchsoftware von Vimcar hat Amend nun eine digitale Lösung gefunden.

Sicherheitsunternehmen Secal
Sicherheitsunternehmen Secal

Einblick in das
Vimcar Fahrtenbuch: