Zurück zum Blog
Ressourcenbereich

Digitalisierung spart Zeit – und Geld

Hoang Tam Pham | February 28, 2020

Fuhrparkmanagement in Betrieb und Praxis

Seit der Gründung 2013 hat sich Vimcar auf digitale Firmenwagenlösungen für kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert. Über 10.000 Betriebe zählen mittlerweile zu den Kunden des Berliner Unternehmens. Die Vimcar-Flottenmanagementlösung beinhaltet zahlreiche Funktionen, die im Betriebsalltag Zeit und Geld sparen können.

Herr Schneider, weshalb braucht es überhaupt eine digitale Fuhrparklösung in der Betriebspraxis?

Für die meisten Betriebe sind Firmenfahrzeuge aus dem täglichen Geschäft nicht wegzudenken, um Bestandskunden und Geschäftspartner zu erreichen oder neue Kundengruppen zu erschließen. Je größer die Flotte, desto höher ist allerdings auch der administrative Aufwand, der rund um die Fahrzeuge anfällt.

Laut einer Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement fallen pro Betrieb durchschnittlich über 8 Stunden Arbeitszeit pro Woche für die Verwaltung des Fuhrparks an. In den meisten Fällen gibt es allerdings keine Person, die sich ausschließlich um die Fuhrparkverwaltung kümmert – das machen die Geschäftsführung, die Buchhaltung oder die Personalabteilung meist nebenher. 

Mit Vimcar Fleet helfen wir Betrieben, ihr Fuhrparkmanagement effizienter zu gestalten und dabei den Überblick über sämtliche Kosten zu behalten. Damit spart unsere Lösung viel Zeit, Geld und Nerven – alles Kapazitäten, die ohnehin besser in den Ausbau des Kerngeschäfts investiert sind.

Stichwort Firmenwagenversteuerung: Worauf sollten Betriebe bei ihrem Flottenmanagement achten?

Viele Betriebe verlassen sich bei der Versteuerung ihrer Firmenwagen bislang auf die „Ein-Prozent-Regel“. Diese herkömmliche Methode bringt auf den ersten Blick zwar geringeren bürokratischen Aufwand mit sich, kann dafür aber mittel- bis langfristig extrem teuer werden. Das wissen vor allem kleinere Unternehmen, die trotz Fahrtenbuch schmerzliche Nachzahlungen erbringen mussten. Und seien wir ehrlich: Wer hat im oft hektischen Betriebsalltag noch die Zeit, jede einzelne Fahrt fein säuberlich zu dokumentieren?

Das ist viel Aufwand, der keinen direkten Gegenwert für den Betrieb – etwa in Form von Mehrumsatz – bringt. Deshalb haben wir, auf der Grundlage unseres digitalen Fahrtenbuchs, eine Flottenmanagementlösung entwickelt, die sämtliche Anforderungen rund um den betrieblichen Fuhrpark bündelt und verwaltet. Und damit nicht nur Steuervorteile sichert, sondern auch den gesamten Prozess des Flottenmanagements wesentlich erleichtert.

Was sind die Vorteile einer Digitalisierung des Fuhrparks?​

Im Vergleich zur bisherigen, oftmals praktizierten „Zettelwirtschaft“ und der damit verbundenen Ablage in verschiedenen Ordnern und Systemen bietet ein digitales Flottenmanagement mehrere Vorteile. Das beginnt bereits damit, dass sämtliche relevanten Dokumente – von der Tankquittung über die Belege für Reparaturkosten bis hin zum Leasingvertrag – in Form einer digitalen Fahrzeugakte an zentraler Stelle mit nur wenigen Klicks auffindbar sind. 

Dadurch behalten Fuhrparkmanager jederzeit den Überblick über die gesamten Kosten ihrer Flotte – die Fixkosten ebenso wie alle variablen Kosten. Auch alle anstehenden Aufgaben rund um den Fuhrpark – etwa Wartungsintervalle oder die vorgeschriebene regelmäßige Führerscheinkontrolle – sind digital zentral erfasst. Dadurch ist sichergestellt, dass sämtliche firmenwagenrelevante Fristen gewahrt bleiben. Zudem lässt sich durch die automatische Routendokumentation die Flotte besser auslasten, etwa indem Fahrten besser aufeinander abgestimmt und dadurch doppelte Wege vermieden werden.

Woher beziehen Fuhrparkmanager diese Daten?

Wir haben in Zusammenarbeit mit Firmenwagenfahrern und Steuerberatern ein digitales Fahrtenbuch entwickelt, das mit einem kleinen On-Board-Diagnose-Stecker (OBD) im Fahrzeug die Eckdaten jeder Fahrt automatisch aufzeichnet. Dieser Stecker ist die technische Basis unserer Flottenmanagementlösung. Durch ihn werden etwa Start- und Zieladressen, Datum und die Kilometerstände automatisch und stets aktuell übertragen. Der oder die Fuhrparkverantwortliche hat dadurch alle Fahrtenbücher immer im Blick.

Worin liegt der Unterschied zwischen Vimcar und anderen Anbietern?

Unsere Lösung ist einfach zu bedienen und funktioniert vor allem herstellerübergreifend. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen wollen weder überfrachtete, komplexe Enterprise-Produkte noch isolierte Insellösungen der einzelnen Fahrzeughersteller.

Schließlich bestehen die meisten Fuhrparks in der Praxis aus verschiedenen Modellen verschiedener Hersteller. Vimcar Fleet hat den Anspruch, eine Full-Service-Lösung für das Flottenmanagement zu sein, die alle in der Betriebspraxis relevanten Funktionen umfasst: von der Fahrzeugbuchung über das Kostenmanagement, die automatische, digitale Führerscheinkontrolle bis hin zur Routendokumentation, dem Leasingvertrags-Management und der Tankkartenverwaltung. Dabei sorgen wir für eine stetige Weiterentwicklung unseres Produkts nach den Bedürfnissen unserer Kunden.

Digitales Flottenmanagement für KMU

Ein rechtssicheres Fuhrparkmanagement ist ein erheblicher Kostenfaktor für jedes Unternehmen: Branchenunabhängig handelt es sich um durchschnittlich 8 Stunden wöchentlich, die für Aufgaben im Fuhrpark verwendet werden. „Die Erkenntnis, dass Kosten- bzw. Einsparpotenziale auch bei wenigen Fahrzeugen bestehen, ist in kleineren Fuhrparks noch nicht angekommen“, sagt Marc-Oliver Prinzing, Vorstandsvorsitzender des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement.

Effizientes Fuhrparkmanagement: Bislang eher Wunsch als Realität

In der Realität werden die meisten Einträge von Fuhrparkverantwortlichen bislang noch händisch vorgenommen und aufwändig in verschiedene Systeme eingepflegt. Ein Gesamtüberblick über die verschiedenen Buchungspositionen, einzelne Fahrzeugkosten und Auslastungszeiten, Wartungsintervalle, gesetzlich erforderliche Führerscheinkontrollen oder individuellen Spritverbrauch ist im Betriebsalltag von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bislang eher Wunsch als Realität.

Dazu kommt: Bislang bietet der Markt fast ausschließlich Softwarelösungen, die auf die Bedürfnisse von Konzernen und Großunternehmen zugeschnitten sind. Ein intelligentes, digitales Flottenmanagement für KMU: bislang Fehlanzeige.

Vielfältige Aufgaben erfordern professionelle Unterstützung

Fahrzeuge bestellen, Fahrtenbücher verwalten, Stammdaten anlegen, Rechnungen prüfen, Leasingverträge im Blick behalten – das ist heute aufgrund der zahlreichen und versicherungstechnischen Anforderungen kaum möglich ohne automatisierte Prozesse und professionelle digitale Unterstützung.

Fuhrparkmanager sollten sich zunächst bewusst machen, welche Prozesse im betrieblichen Flottemanagement sich durch entsprechende EDV-Systeme überhaupt sinnvoll unterstützen lassen, welche Schnittstellen zur Verfügung stehen und welche übergeordneten Ziele - etwa Kosteneinsparungen oder eine höhere Auslastung – in der Praxis verfolgt werden.

Hohe Anforderungen an das moderne Fuhrparkmanagement

Zu den spezifischen Mindestanforderungen an eine effiziente, digitale Fuhrpark-Lösung gehören unter anderem die Erfassung allgemeiner Stammdateninfos zu Fahrzeug, Fahrer und Leasingvertrag sowie aller dem Fahrzeug zuzuordnenden Angaben wie Kraftstoffverbrauch, Wartung, Terminüberwachung und Schadenverwaltung. 

Neben diesen Grundvoraussetzungen sind in der Betriebspraxis häufig auch folgende Funktionen erforderlich: übersichtliche Kontrolle über Auslastung, Disposition sowie Reservierungen der einzelnen Fahrzeuge, Kunden- und Fahrerverwaltung, elektronische Führerscheinkontrolle sowie elektronisches Fahrtenbuch und die Integration elektronischer Tankkarten-Formate.

Umgehend einsetzbar, rechtskonform und herstellerübergreifend?

Im Idealfall lässt sich das Fuhrparksystem ohne komplizierte Software installieren, die etwa eine aufwändige Systemintegration oder Mitarbeiterschulungen erfordert. Ist die Entscheidung für den idealen Anbieter gefallen, liefert das System dem Geschäftsführer oder den Fuhrparkverantwortlichen auf einer einfachen Benutzeroberfläche auf einen Blick alle relevanten Informationen: Wo befinden sich die einzelnen Fahrzeuge aktuell? Wer ist mit welchem Fahrzeug unterwegs? Werden alle Fahrtenbücher ordnungsgemäß geführt? Wie hoch ist die Privatnutzung der Fahrzeuge? Wann ist die nächste Wartung fällig? Wann läuft der Leasing-Vertrag aus?

Auch reine GPS-Lösungen sind nur bedingt zu empfehlen: Sie müssen vor und nach jeder Fahrt (de-)aktiviert werden. Telematische Lösungen – etwa via OBD-Schnittstelle – erfassen alle Fahrten automatisch bei Start und Beendigung mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel. Ein weiterer Aspekt bei der Auswahl: Wie werden die Betriebsdaten geschützt und verarbeitet? Mittlerweile gibt es intelligente Flottenmanagementlösungen, die an alle dieser Punkte anknüpfen und Fuhrparkverantwortlichen dabei helfen, mehr aus ihrer Flotte herauszuholen.

Steuern, Recht und Haftung im Flottenmanagement

Es gibt zahlreiche gesetzliche Anforderungen für den Betrieb eines Fuhrparks. Zu den Aufgabenbereichen im betrieblichen Fuhrpark zählen unter anderem:

  • regelmäßige Führerscheinkontrollen (FSK)
  • Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
  • Erfordernis der jährlichen Unterweisung der Fahrer über Unfall- und Gesundheitsgefahren beim dienstlichen Einsatz von Firmenfahrzeugen
  • Umgang mit Unfällen (Sach- und/oder Personenschäden)
  • Verkehrsordnungswidrigkeiten (Fahrerermittlungsanfragen, Anhörungsbögen, Bußgeldbescheide, Fahrverbote, Verfallsanordnungen)
  • Dienstwagenüberlassung an Mitarbeiter 
  • Leasing-Verträge und Fahrzeug-Rückgabe
  • Lenk- und Ruhezeiten

Haftung von Unternehmen und Fuhrparkleitung

Primär ist zwar der Unternehmer für seinen Fuhrpark verantwortlich. Die Pflichten, die ihm auferlegt sind, können durch Delegation der Haftung an einen Dritten übertragen werden – den Fuhrparkleiter. Für den Fuhrparkleiter ist es insofern nicht nur wichtig, dass er sich seiner Haftung bewusst ist, sondern seine Tätigkeit ordnungsgemäß dokumentiert, um sich haftungsrechtlich abzusichern.

Dabei ist ein Fuhrpark betreibendes Unternehmen zur Schaffung und Aufrechterhaltung einer Organisationseinheit verpflichtet, um den gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen zu können. Andernfalls besteht ein sogenanntes Organisationsverschulden. Ein Unternehmen kann sich nicht der Haftung entziehen, wenn es zwar formal einen Fuhrparkleiter eingesetzt hat – dieser aber aus zeitlichen oder inhaltlichen Gründen mit der Ausübung der Pflichten „überfordert“ ist und /oder nicht ordnungsgemäß durch den Unternehmer kontrolliert wird.

Führerscheinkontrolle im Fuhrpark

Paragraph 21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) regelt das Fahren ohne Fahrerlaubnis. Nicht nur der Fahrzeugführer auch der Halter eines Fahrzeugs, sofern er einer anderen Person das Fahren ohne Führerschein gestattet, kann sich strafbar machen. Je nach Schwere des Vergehens, können Geld- oder sogar Freiheitsstrafen verhängt werden. Teilweise kommt es auch zur Beschlagnahmung des unzulässig geführten Fahrzeugs. 

Laut Gesetz darf der Halter des Fahrzeugs nicht darauf vertrauen, dass ein Fahrer den Verlust seiner Fahrerlaubnis aus eigenen Stücken mitteilt.  Mögliche Strafen können nur vermieden werden, indem die vorgeschriebene Führerscheinkontrolle regelmäßig und sorgfältig durchgeführt wird.

Wer gilt als Fahrzeughalter?

Als Fahrzeughalter (oder dessen Stellvertreter) ist es meist der Fuhrparkleiter, der sich um regelmäßige Führerscheinkontrollen zu kümmern hat. Als indirekter Halter kann er so an Stelle der Geschäftsführung haftbar gemacht werden, wie Paragraph 9 des Gesetzes für Ordnungswidrigkeiten (OWiG) besagt:

(2) Ist jemand von dem Inhaber eines Betriebes oder einem sonst dazu Befugten [...]
2. ausdrücklich beauftragt, in eigener Verantwortung Aufgaben wahrzunehmen, die dem Inhaber des Betriebes obliegen, und handelt er auf Grund dieses Auftrages, so ist ein Gesetz, nach dem besondere persönliche Merkmale die Möglichkeit der Ahndung begründen, auch auf den Beauftragten anzuwenden, wenn diese Merkmale zwar nicht bei ihm, aber bei dem Inhaber des Betriebes vorliegen.

Das heißt: Wenn der Geschäftsführer eines Betriebs als Halter seine Verantwortungen an einen Fuhrparkleiter überträgt, so ist dieser genauso zur Verantwortung zu ziehen — auch, wenn er nicht der eigentliche Fahrzeughalter ist. Bei Missachtung drohen Verlust des Versicherungsschutzes, empfindliche Geld- und sogar Haftstrafen.

Wie ist eine Kontrolle durchzuführen?

Laut Rechtsprechung (BGH VRS, Bd. 34, 354) genügt es, den Führerschein eines jeden Fahrers zweimal pro Jahr zu kontrollieren. Dies kann sowohl intern als auch extern durch einen Dienstleister geschehen.

Generell sind folgende Daten zu erfassen:

  • Angaben zum Fahrer
    • Name
    • Wohnsitz, Kontakt
  • Angaben zur Fahrerlaubnis
    • Listennummer, Klasse 
    • Ausstellungsdatum, und -ort sowie ausstellende Behörde
    • Ablaufdatum, falls vorhanden, Beschränkungen mit Schlüsselzahlen (z.B. 01 für Sehhilfen)
  • Ggf. weitere Dokumentation des Fuhrparkmanagements (z.B. Kopie)
  • Datum und Unterschriften von sowohl Fuhrparkleiter als auch Fahrer

Firmenwagenversteuerung: Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Methode?

Grundsätzlich gilt: Die Kosten für einen Firmenwagen können in der betrieblichen Gewinnermittlung angesetzt werden und dadurch Steuervorteile bringen. Wird ein Firmenfahrzeug nicht nur für betriebliche, sondern auch für private Zwecke genutzt, müssen diese Privatfahrten als sogenannter „geldwerter Vorteil“ versteuert werden.

Für diese Versteuerung kommen üblicherweise zwei Methoden zum Einsatz: Bei der „Ein-Prozent-Regelung“ wird die steuerliche Belastung für jeden Monat pauschal nach einem Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs berechnet. 

Alternativ können Angestellte, Selbstständige und Freiberufler sämtliche Fahrten auch in einem Fahrtenbuch notieren. Diese Methode empfiehlt sich vor allem dann, wenn es sich um einen Firmenwagen mit einem relativ hohen Bruttolistenpreis oder einem hohen betrieblichen Nutzungsanteil handelt. Auch bei älteren oder gebrauchten Modellen empfiehlt es sich meist, ein Fahrtenbuch zu führen. Dadurch lassen sich jährlich oftmals Beträge im vierstelligen Bereich sparen. Dieses Fahrtenbuch kann handschriftlich oder mit Hilfe einer Fahrtenbuchsoftware geführt werden. Bei einer digitalen Lösung kann somit auch eine Fahrtenbuch App genutzt werden. 

Gleichzeitig erfordert die korrekte Buchführung Disziplin und Genauigkeit. Sonst drohen ein Verwurf des Fahrtenbuchs und hohe Nachzahlungen nach der Ein-Prozent-Regelung. Deshalb sind folgende Richtlinien zur Finanzamtkonformität zu beachten:

  1. Das Fahrtenbuch muss lückenlos und somit ausnahmslos jede Fahrt dokumentieren. Bei einer Betriebsfahrt sind Informationen über Datum, Anfangs- und Endkilometerstand, Start- und Zieladresse, Kunde oder Geschäftspartner und Anlass festzuhalten. Bei einer Privatfahrt genügt ein kurzer Vermerk.
  2. Die Angaben müssen zeitnah und in geschlossener Form erfolgen. Eine lose Zettelsammlung genügt nicht.
  3. Um finanzamtkonform zu bleiben, muss das Fahrtenbuch manipulationssicher und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sein. Excel-Listen sind als Fahrtenbücher daher nicht zulässig.

„Digitaler Fuhrparkleiter“ senkt Kosten und Aufwand

Diese Richtlinien zu beachten, kostet im Alltag von allen Beteiligten oft viel Zeit und Nerven. Digitale Flottenmanager nehmen sich genau dieses Problems an – und bringen dadurch mit wenig Aufwand größtmögliche Effizienz in den betrieblichen Fuhrpark.

Weiterlesen

Mehr zu Digitalisierung

Blog

Vorteile von digitalen Tools im Fuhrpark

Lesen
00 Min.

Der Einsatz von digitalen Tools im Fuhrpark bietet Vorteile beim Fahrzeugmanagement und hinsichtlich der Nutzung der Fahrzeuge. Zeit und Kosten werden gespart: Durch den Einsatz von digitalen Tools kann die Verwaltung des Fuhrparks automatisiert werden. Darüber hinaus ist stets eine exakte Übersicht über die Nutzungsauslastung und den Zustand der Fahrzeuge in Echtzeit gegeben. 

Digitalisierung im Flottenmanagement

Ein Fuhrpark ist ein wesentlicher Bestandteil vieler Unternehmen, die auf Transport und Logistik angewiesen sind. Die Verwaltung von Fahrzeugen kann jedoch eine aufwändige Aufgabe sein, wenn sie manuell durchgeführt wird. Dies gilt um so mehr, je größer ein Fuhrpark ist. Infolgedessen haben sich Unternehmen zunehmend digitalen Tools zugewandt, um ihre Fuhrparks effizienter zu verwalten.  

1. Deutliche Zeiteinsparung

Bei einem Fuhrpark ab 15 Fahrzeugen brauchen Fuhrparkverantwortliche bereits 7 Stunden pro Schadensfall für die Schadensabwicklung. Bei kleineren Flotten ist der Aufwand geringer, doch führen die FahrzeugverwalterInnen häufig das Fuhrparkmanagement als Nebentätigkeit aus. Eine Flottenmanagement Software automatisiert die manuellen, zeitaufwendigen Prozesse. Das resultiert in mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben wie die Kostenoptimierung. Auch für das Fahrpersonal spart eine Software viel Zeit. Durch z. B. digitale Führerscheinkontrollen müssen die FahrerInnen nicht mehr ins Büro fahren, sondern können diese flexibel vom Handy aus machen. 

2. Rundum Kontrolle

Dank einer Fuhrparksoftware wird ein allumfassender Überblick über die Flotte gegeben. Zettelsammlungen, Aktenordner und umständliche Excel-Dateien werden in einem Tool zusammengefasst sowie automatische Statistiken erstellt. Ist eine Tankkarten-Integration vorhanden, fließen die Tank- und Servicekosten automatisch ein. So ist nicht nur ein optimaler Überblick über viele wichtigen Kennzahlen gewährleistet; auch ein falscher Umgang mit den Fahrzeugen oder Fehlverhalten wie Tankbetrug können aufgedeckt werden.

3. 15 - 20 % Kostenersparnis

Ein weiterer Vorteil digitaler Tools im Fuhrparkmanagement sind Kosteneinsparungen. Durch die Verbesserung der Betriebseffizienz können Unternehmen Kosten einsparen, indem sie beispielsweise die Kraftstoffkosten reduzieren. Aufgrund einer optimierten Routenplanung können Unternehmen die Anzahl der gefahrenen Kilometer reduzieren und somit Kraftstoffkosten einsparen. Aber auch Wartungskosten können Fuhrparkverantwortliche so reduzieren. Durch die automatisierte Wartungsplanung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Fahrzeuge in gutem Zustand gehalten werden und teure Reparaturen vermieden werden. Eine Fuhrparksoftware gibt einen Gesamtüberblick über die Kosten pro Fahrzeug sowie im gesamten Fuhrpark. Automatisch erstellte Statistiken analysieren Kostenausreißer.

4. Verbesserung der Betriebseffizienz

Durch den Einsatz von digitalen Tools im Fuhrparkmanagement können Unternehmen die Betriebseffizienz erheblich verbessern. . Zum einen kann die Routenplanung optimiert werden. Digitale Tools helfen FuhrparkleiterInnen dabei, optimale Routen für die Fahrzeuge im Fuhrpark zu planen. Dadurch können Unternehmen Arbeitszeit und Kraftstoffkosten sparen. Darüber hinaus automatisieren digitale Tools Prozesse wie z.B. die Wartungsplanung, Fahrzeugverfolgung oder Berichterstellung. Somit kann es zu einer Zeitersparnis von bis zu 25% und deutlichen Reduzierung des Arbeitsaufwands kommen, wenn man diese mit der Durchführung von manuellen Prozessen vergleicht. Darüber hinaus ermöglichen digitale Tools eine sehr gute Echtzeitauswertung und damit Übersichtlichkeit. Das bezieht sich auf Fahrzeugstandorte, Lieferungen und andere wichtige Fahrzeugdaten. Dies hilft Unternehmen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Engpässe zu vermeiden.

5. Optimierung der Sicherheit

Sicherheit ist ein wichtiger Faktor im Fuhrpark. Durch den Einsatz digitaler Tools können Unternehmen die Sicherheit des Personals und der Fahrzeuge verbessern. Digitale Tools ermöglichen eine Überwachung der Fahrzeuge und Fahrpersonal. So können Daten zur Fahrweise gesammelt und professionell analysiert werden. Unsicheres Fahrverhalten von Personal kann in effizienten Schulungen verbessert werden. Digitale Tools bieten auch sinnvolle Echtzeit-Warnungen bei auffälligen Verhaltensweisen von Fahrzeugen. Das Sammeln von Daten durch digitale Tools hilft bei Unfallanalysen. Aufgezeichnete Daten zu Geschwindigkeiten und zum Bremsverhalten bringen häufig Klarheit in Sachverhalte. 

GPS Tracking System

6. Erhöhung der Kundenbindung

Digitale Tools können auch dazu beitragen, die Bendinung zur Kundschaft zu erhöhen. Mit Echtzeit-Updates zu Lieferungen kann die Kundschaft genau verfolgen, wann ihre Lieferungen ankommen werden. Das ermöglicht eine bessere Planung und führt zu einer höheren Zufriedenheit. Generell verbessert sich die Effizienz von Lieferungen, weil sie schneller und zuverlässiger ausgeführt werden können, sobald digitale Tools im Fuhrparkmanagement genutzt werden.  

7. Vereinfachte Auftragsverteilung und Abwicklung

Digitale Tools können dabei helfen, Aufträge schnell und effizient an die richtigen Fahrzeuge und das zuständige Personal zu verteilen. Darüber hinaus können FuhrparkleiterInnen Nachweise für die Kundschaft über digitale Tools leicht und effizient erstellen. So können Unterschriften oder Quittungen digital erfasst, abgelegt und damit gespeichert werden. Darüber hinaus erleichtern digitale Tools auch die Führung von Fahrtenbüchern. Digitale Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt und bieten eine einfache Möglichkeit, die gefahrenen Kilometer zu protokollieren und zu dokumentieren. Hierdurch können Rückzahlungen an das Finanzamt vermieden werden. 

Arten von digitalen Tools

Es gibt verschiedene digitale Tools, die im Fuhrpark eingesetzt werden können. Eine ganzheitliche Fuhrparksoftware kann alle Aspekte des Fuhrparkmanagements komplett abdecken. Das bezieht auch die Beschaffung, das Kostenmanagement, die Wartung und die Reparatur von Fahrzeugen mit ein. Weiterhin gibt es einzelne Tools, wie beispielsweise die digitale Führerscheinkontrolle. Damit können Fuhrparkverantwortliche sehr leicht die Gültigkeit der Führerscheine des Personals überprüfen. So ist immer sichergestellt, dass die notwendigen Qualifikationen vorliegen, ohne eine aufwändige manuelle Prüfung durchführen zu müssen. Tools mit GPS Tracking ermöglichen es, die Standorte und Bewegungen der Fahrzeuge in Echtzeit zu verfolgen und zu überwachen. Hierdurch wird die Einsatzplanung der Fahrzeuge gesteuert und überwacht. Eine spezielle Schadensmanagement Software kann genutzt werden, um Schäden an Fahrzeugen effizient zu dokumentieren und zu verwalten. Im Prinzip können alle Teilprozesse des Fuhrparkmanagements digitalisiert werden, von der UVV bis hin zur Beschaffung und Verwaltung der Kosten. Der Anbieter Vimcar hat die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet, die aus verschiedenen Paketen und Funktionen besteht. KundInnen können aus den Funktionen auswählen, die sie wirklich nutzen wollen. Der Vorteil: Es entstehen keine Extrakosten für ungenutzte Funktionen. KundInnen können beispielsweise aus GPS-gestützten Funktionen (Fleet Geo), dem digitalen Fahrtenbuch (Fleet Fahrtenbuch) oder der allgemeinen Fuhrparkverwaltungssoftware (Fleet Admin) auswählen. 

So klappt die Umsetzung

Person nutzt Fuhrpark-Tool am PC

Der Einsatz eines digitalen Tools im Fuhrpark kann auf verschiedene Weise erfolgen. Zum Beispiel kann das Fuhrparkmanagement eine spezielle Software oder Fuhrparkmanagement App verwenden, um auf die Daten zuzugreifen. Außerdem können GPS-Tracking-Systeme in den Fahrzeugen installiert werden, um ihre Standorte in Echtzeit zu verfolgen und Fahrtenbücher zu aktualisieren. Auch das Personal kann mobile Apps verwenden, um Informationen über Aufträge, Kunden und Routen abzurufen. Das Personal profitiert ebenfalls vom Einsatz digitaler Tools im Fuhrpark. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Erleichterung von Aufgaben kann sich das Personal auf die eigentliche Arbeit konzentrieren und ist flexibler in der Arbeitsweise. Zum Beispiel können digitale Fahrtenbücher verwendet werden, um Fahrten zu protokollieren, anstatt manuell Kilometerstände zu notieren. Das Fuhrparkmanagement erhält einen besseren Echtzeit-Überblick und kann datenbasierte Maßnahmen treffen. 

Jetzt Rückruf vereinbaren!

Und Einblick in die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet erhalten.

Die Vorteile

  • Unverbindlichen Einblick in die Vimcar Fleet Software
  • Optimierungspotenziale im Fuhrpark werden aufgedeckt
  • Zeit für alle Ihre Fragen 
  • Flexible Terminbuchung
  • Kurzer Termin mit unseren Fuhrpark-ExpertInnenn
  • Unverbindlich & kostenlos
  Rückruf vereinbaren Boxenstopp Team

Fazit

Digitale Tools im Fuhrparkmanagement bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie verbesserte Betriebseffizienz, Kosteneinsparungen, erhöhte Sicherheit und eine Bindung an die Kundschaft. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Sammlung von Echtzeitdaten können Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren und ihre Fuhrparks effektiver und effizienter verwalten. Der Einsatz von digitalen Tools im Fuhrparkmanagement wird voraussichtlich in Zukunft noch weiter zunehmen, da Unternehmen verstärkt auf Technologie setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Mehr zur Digitalisierung im Fuhrpark

Blog

Vorteile der digitalen Führerscheinkontrolle

Lesen
00 Min.

Eine digitale Führerscheinkontrolle bietet viele Vorteile. Die wichtigsten: Sie ist rechtskonform, schützt vor Geld- und Haftstrafen.  Fuhrparkverantwortliche haben mehr Zeit für wesentliche Aufgaben.

Sie ist eine wiederkehrende leidige Pflicht, doch gleichzeitig immens wichtig: die regelmäßige Führerscheinkontrolle im Fuhrpark. Gerade in den Zeiten, wo sich ein Großteil der MitarbeiterInnen im Homeoffice befindet, wird es schwieriger, diesen Pflichten als verantwortlich Tragende nachzukommen. Eine manuelle Kontrolle ist zeitaufwendig und AußendienstmitarbeiterInnen sind oft nur unregelmäßig am Firmensitz anzutreffen. Was ist also die Lösung? Eine elektronische bzw. digitale Führerscheinkontrolle! Die Prüfung der Fahrerlaubnis kann man so jederzeit und standortunabhängig per App oder 1200 Prüfstationen an Tankstellen durchführen. Vimcar Fleet bietet diesen unkomplizierten Service.

Digitale Führerscheinkontrolle - schnell, sicher, standortunabhängig

Zur Pflicht von Verantwortlichen des Fuhrparks gehört die regelmäßige Führerscheinkontrolle aller MitarbeiterInnen (§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG). Denn Unternehmen und Fuhrparkverantwortliche haften dafür, dass die FahrerInnen von Firmenfahrzeugen einen gültigen Führerschein besitzen und die Kontrollen rechtssicher durchgeführt und dokumentiert werden. Nur durch die Einsicht der Originaldokumente vermeiden FuhrparkleiterInnen strafrechtliche Konsequenzen. Dank der digitalen Führerscheinkontrolle per App für Mitarbeitende im Unternehmen wickelt man die Überprüfung der Führerscheine bei Nutzung von Firmenwagen mühelos digital ab. Moderne digitale Lösungen senken den Kontroll- und Dokumentationsaufwand und erinnern ganz automatisch an ausstehende Führerscheinprüfungen. Das wiederum führt zu Kosten- und Zeitersparnis sowie der rechtlichen Absicherung im Schadensfall. Die rechtssichere, lückenlose und TÜV-geprüfte Dokumentation von Vimcar Fleet sichert die FahrzeughalterInnen gegen die mögliche Haftung ab

Zweimal im Jahr Führerscheinkontrolle

Die Arbeitgebenden sind verpflichtet, die Führerscheine sämtlicher FahrerInnen zu kontrollieren – und zwar per manueller oder elektronischer Führerscheinkontrolle. Eine zweimalige Führerscheinkontrolle pro Jahr ist laut Gesetz ausreichend. Den Aufwand darf man dennoch nicht unterschätzen. Besonders dann, wenn keine digitale Lösung im Einsatz ist. Zudem sollte die erste Kontrolle noch vor der erstmaligen Fahrzeugübergabe stattfinden. Bei vergessener oder verzögerter Führerscheinkontrolle drohen Bußgelder bis hin zu Freiheitsstrafen. Daher ist es sinnvoll, die elektronische Führerscheinkontrolle zu nutzen, um die Kontrollen schnell und einfach umzusetzen und Strafen im Vorfeld zu verhindern

Bußgeld

Digitale Führerscheinkontrolle – so geht’s

Die neuesten Technologien zur Führerscheinkontrolle funktionieren mittels RFID-Chips, Barcodes sowie QR-Codes. Zusätzlich gibt es smartphone-basierte Lösungen oder Videotelefonie. Grundsätzlich wird bei der Prüfung zwischen selektiver Mustererkennung durch eine App, Fotokontrolle durch FuhrparkleiterInnen und einer ganzheitlichen Lösung via Smartphone-App unterschieden. Vimcar Fleet bietet in Kooperation mit Avrios eine digitale Führerscheinkontrolle an. Die elektronische Führerscheinkontrolle kann per Fahrer-App direkt an die Fuhrparkleitung zur Kontrolle übrmittelt werden.

Große Zeitersparnis, wenig Organisation

Durch die digitalen Führerscheinkontrollen geht Verantwortlichen nichts mehr durch die Lappen. Fahrende übernehmen die elektronische Führerscheinkontrolle selbst und erhalten automatisierte Erinnerungen an Kontrollfristen. Die Fuhrparkverantwortlichen müssen erst im Eskalationsfall nach mehrfachem Versäumnis aktiv werden. Für alle NutzerInnen können bei Vimcar Fleet Daten zum Führerschein, Kontrollintervall und -weise (App, Siegel oder manuell), Erinnerungsform (E-Mail oder SMS) und Kontrollperson hinterlegt werden. Alle rechtlich relevanten Informationen werden damit individuell für alle NutzerInnen hinterlegt. Mit diesen Lösungen sparen Sie jährlich gut 52 Minuten pro fahrende Person. Gerade für mittlere oder größere Unternehmen kommt dabei zusammen eine beträchtliche Zeitersparnis heraus. Zusätzlich haben Furhrparkverantwortliche die Möglichkeit, die Fahrerlaubnisklassen der Führerscheine zu erfassen und zu überwachen. Dabei ist der organisatorische Aufwand mit der digitalen Führerscheinkontrolle minimal und die Durchführung erfolgt in nur wenigen, selbsterklärenden Schritten.

Zettelwirtschaft ade – dank digitaler und nachhaltiger Führerscheinkontrolle

Zettelwirtschaft

Eine der nervigsten Dinge bei der manuellen Kontrolle der Führerscheine ist die lästige Zettelwirtschaft. Für die Dokumentation der Führerscheinkontrollen gibt es meist viel Papierkram zu erledigen. Das entfällt bei der digitalen Führerscheinkontrolle, macht die Fuhrparkverwaltung einfacher, übersichtlicher und spart Platz sowie Zeit. Die umweltbelastende Papierdokumentation wird durch nachhaltige digitale Lösungen ersetzt. Das gilt im Übrigen auch für alle weiteren Bereiche. Moderne Systeme übernehmen neben der Führerscheinkontrolle weitere Compliance-Lösungen. Dazu zählen etwa die Durchführung der Fahrerunterweisung oder die Dokumentenverwaltung zur Fahrzeugprüfung. Beides Pflichten, die sich durch die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung ergeben.

Digitale Führerscheinkontrolle: Vor- und Nachteile auf einen Blick

Fangen wir mal mit den Nachteilen an, weil diese Liste eigentlich nur einen Punkt enthält.

Prinzipiell gilt: Bei ganz kleinen Fuhrparks lässt sich die Führerscheinkontrolle auch manuell durchführen. Hier ist der Aufwand für Verantwortliche des Fuhrparks sehr gering. Wer dennoch auf eine digitale Lösung vertraut, sollte darauf achten, dass es rechts- und manipulationssichere Angebote sind. Nicht alle AnbieterInnen können das garantieren.

Die Vorteile einer digitalen Lösung überwiegen jedoch eindeutig:

  • Die lästige Terminkoordination entfällt
  • Immer volle Transparenz und Kontrolle
  • Nachhaltigkeit und immense Zeitersparnis
  • Eine Kontrolle über das Smartphone oder andere Systeme ist stets möglich. Je nach AnbieterIn mit nachgelagertem, mehrstufigem Prüfverfahren
  • Volle automatische Dokumentation und Rechtssicherheit je nach AnbieterIn
  • Erinnerung der FahrerInnen per E-Mail und/ oder SMS an die Führerscheinkontrolle. Automatische und ohne jeglichen Aufwand
  • Selbsterklärende Verwaltungssoftware für FuhrparkleiterInnen je nach AnbieterInnen, einfache und schnelle Durchführung für Fahrende
  • Individuell zugeschnittene Lösungen für zentrale und dezentrale Fuhrparks
  • Die Führerscheinkontrolle lässt sich mit anderen Lösungen, wie etwa die Fahrerunterweisung, verknüpfen. Der Vorteil: so bleibt alles übersichtlich in einem System hat. AnbieterInnen offerieren hier verschiedene Möglichkeiten

Digital, einfach sicher - Führerscheinkontrolle mit Avrios

Avrios Fuhrparksoftware

Die digitale Führerscheinkontrolle mit Avrios bietet für Fuhrparks eine innovative und effiziente Lösung. Durch die Digitalisierung dieses wichtigen Prozesses ermöglicht Avrios es Fahrern, ihre Führerscheindaten einfach und jederzeit von überall zu übermitteln. Dieser Ansatz spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Kontrollen, da Fehler, die bei manuellen Überprüfungen auftreten können, eliminiert werden. Für Fuhrparkmanager bedeutet dies eine erhebliche Vereinfachung des Verwaltungsaufwands. Zudem trägt die digitale Führerscheinkontrolle zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben bei und minimiert Haftungsrisiken. Insgesamt verbessert Avrios dadurch die Compliance, Effizienz und Sicherheit im Fuhrparkmanagement, was es zu einem unverzichtbaren Tool für moderne Unternehmen macht.

Jetzt Avrios Produktdemo erhalten.

Und mehr zur Fuhrparksoftware erfahren.

Fazit

Ob nun digitale oder manuelle Führerscheinprüfung: Die gesetzlichen Vorgaben zur Halterhaftung verpflichten ArbeitgeberInnen dazu, die Führerscheinkontrolle ihrer Dienstwagenfahrer mindestens zwei Mal im Jahr erfolgen durchzuführen. Manuelle Kontrollen sind zeitintensiv, weil Mitarbeitende persönlich bei ArbeitgeberInnen oder FuhrparkmanagerInnen erscheinen müssen. Das verursacht zusätzliche Kosten. Abhilfe schaffen elektronische Lösungen. Sie bieten neben einem automatisierten Termin- und Erinnerungsmanagement verschiedene Kontrollmethoden an, die eine ortsunabhängige Führerscheinkontrolle ermöglichen und individuell auf jeden Fuhrpark zugeschnitten sind.

Weitere Artikel Zum Thema Verwaltung

Blog

VIMCAR Fuhrparkmanagement – alles aus einer Hand.

Lesen
00 Min.

Kennen Sie VIMCAR? VIMCAR ist führender Anbieter von Flottenmanagement-Softwarelösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei legen wir größten Wert darauf, dass alle Anwendungen leicht und nutzerfreundlich einzusetzen sind. Damit der Fuhrparkalltag für alle ein wenig einfacher wird. Den VIMCAR Boxenstopp haben wir als Lernplattform für Fuhrparkwissen ins Leben gerufen – weil wir wissen, wie aufwändig und komplex ein Fuhrpark und seine Verwaltung sein können. Das Team hinter dem Boxenstopp und das VIMCAR Serviceteam helfen Ihnen bei Fragen gerne weiter.

Die Besonderheiten

“Ich hatte schon beim Lesen des Angebots ein gutes Gefühl. Das hat sich bei der telefonischen Beratung bestätigt: freundlich, kompetent, aber nie aufdringlich. Das mochte ich.“

Sadiq Silgir, Geschäftsführer bei Haferkampf Gerüstbau GmbH & Co. KG

Kein Fuhrpark ist wie der andere. Jedes Fuhrparkmanagement stellt darum ganz individuelle Anforderungen an Prozesse und die eingesetzte Software. Die VIMCAR Fuhrparksoftware wird darum nach eingehender Beratung aus verschiedenen Modulen individuell für Sie zusammengestellt. 

Fleet Geo – in Echtzeit die richtigen Entscheidungen treffen.

“Der Kosten-Nutzen-Faktor hat mich überzeugt. Wir hatten schon mal ein ähnliches System eines Wettbewerbers im Einsatz, sparen im Vergleich damit jetzt aber fast 50 Prozent der vorher notwendigen Kosten.“

Sven Kirchner, Geschäftsführer Aircargo & Transport GmbH

VIMCAR Fleet Geo ermöglicht Ihnen dank GPS-Ortung in Echtzeit den perfekten Überblick. Reagieren Sie auf spontane Kundenanfragen und optimieren Sie Touren.

  • GPS-Ortung in Echtzeit
  • alle Fahrerinnen, Fahrer und Fahrzeuge auf einer Karte
  • transparente Übersicht über alle Touren
  • minimieren Sie Leerlaufzeiten und reduzieren Sie Kraftstoffkosten
Fleet Geo

Fleet Fahrtenbuch – ganz ohne Schreiben.

Die Investition in VIMCAR ist uns wichtig. Mit handschriftlichen Fahrtenbüchern hatten wir immer wieder Nachzahlungen.

Arthur Amend, Geschäftsführer, SECAL Amend Sicherheitstechnik GmbH

Das digitale Fahrtenbuch von VIMCAR zeichnet alle Fahrten automatisch auf – inklusive Kilometerständen, Start- und Zieladressen. Mit nur einem Klick ist die Fahrt kategorisiert und das Fahrtenbuch rechtssicher geführt. Das funktioniert in jedem modernen Fahrzeug. Die Daten sind für Sie jederzeit in der mobilen oder der Browser-App einsehbar.

  • Fahrzeugverwaltung für alle Dienst- und Poolfahrzeuge
  • lückenlose Fahrtenbuchführung, keine fehlenden Kilometer mehr
  • bis zu 75% geringerer Zeitaufwand der Fahrtenbuchführung
  • Kostenreduktion durch Ausschluss unsachgemäßer Nutzung, keine verschleierten Privatfahrten mehr
Fahrtenbuch Vimcar

Avrios - unser Partner bei administrativen Aufgaben.

Avrios ist einfach und übersichtlich aufgebaut . Wir haben jetzt den vollständigen Überblick über die Flotte. Wir können uns gezielt Daten zu Fahrzeugen und Fahrern ansehen und auf dieser Basis Entscheidungen treffen. Analysen und Reportings helfen bei der Kostenkontrolle.

Manuel Nusser, Strategischer Einkäufer Fuhrpark, DB Schenker
Avrios Fuhrparksoftware

Gemeinsam mit unsem Partner Avrios bieten wir eine umfassende Plattform zur Optimierung und Kontrolle Ihres Fuhrparks. Digitalisieren Sie Ihre Fuhrparkdaten einfach und automatisieren einst lästige Prozesse. Von Schadenmanagement über Führerscheinkontrollen bis hin zu Kostenanalysen. 

 

  • Automatisierte Erfassung und Verwaltung von Fuhrparkdaten 
  • Effiziente Verwaltung von Prozessen wie Leasing, Versicherung und Wartung
  • Umfassendes Management von Fahrzeugschäden.
  • Unterstützung bei der Einhaltung rechtlicher Vorschrifte wie die Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung 
  • Detaillierte Berichte und Analysen zur Optimierung der Fuhrparkleistung.
  • Hilft bei der Reduzierung von Betriebs- und Wartungskosten.

Mehr zum digitalen Fuhrparkmanagement