Mitarbeiterinformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung

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Es kann viele Gründe dafür geben, die Mitarbeiter per GPS Ortung zu überwachen. Dazu zählen sowohl Mitarbeiterkontrolle als auch eine Verbesserung bei der Koordination von Touren und Mitarbeitern. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und einem führenden Urteil ist dafür allerdings explizit eine Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter notwendig – oder eine Erforderlichkeit im Rahmen des Arbeitsverhältnisses.

Es braucht für eine GPS Ortung die Zustimmung der Mitarbeiter

Eine GPS Ortung der eigenen Fahrzeuge und somit der Mitarbeiter kann aus verschiedenen Gründen Vorteile bieten. Neben der besseren Mitarbeiterkontrolle, wozu auch eine Kontrolle über verbotene Privatfahrten zählt, gibt es auch strategische Gründe. Fahrtrouten und Mitarbeiter lassen sich besser koordinieren, was zu einer Effizienzsteigerung führen kann. Im Außendienst etwa kann auf diese Weise Zeit gespart werden, wodurch wiederum mehr Kunden abgewickelt werden können. Bei Zustellungen hingegen kann die ganze Zustellroute optimiert werden. In Deutschland jedoch ist die Überprüfung der Mitarbeiter per GPS gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur dann erlaubt, wenn der betroffene Mitarbeiter seiner Überwachung zustimmt oder aber, wenn betriebliche Erfordernisse die Überwachung notwendig machen. Bei der Zustimmung des Mitarbeiters muss es sich um eine rechtlich wirksame Einwilligung handeln. Dabei wird das Abhängigkeitsverhältnis des Mitarbeiters berücksichtigt. Eine rechtlich wirksame Einwilligung muss also glaubhaft die Freiwilligkeit der Zustimmung versichern können. Der genaue Zweck, der Umfang der Überwachung und die Art der Datenverarbeitung muss dem Mitarbeiter vor seiner Einwilligung schriftlich dargelegt werden. Außerdem hat der Mitarbeiter jederzeit das Recht, diese Zustimmung zu widerrufen. Neben diesem Fall, bei dem die GPS Ortung die Zustimmung der Mitarbeiter braucht, gibt es noch die betriebliche Erforderlichkeit, die eine Überwachung rechtfertigen kann. Für diese gibt es jedoch noch keine genaueren gesetzlichen Regelungen. Dabei ist allerdings zu beachten, dass die dauerhafte Überwachung von Mitarbeitern generell verboten ist.

Die Mitarbeiterinformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung ist zu sehen.
Vorlage zur Einführung einer GPS-gestützen Fahrzeugortung

Richtungsweisendes Urteil zur GPS Ortung von Mitarbeitern

Das Verwaltungsgericht Lüneburg hat im März 2019 ein Urteil gefällt, das als konkretisierende Rechtsprechung den Punkt der betrieblichen Erforderlichkeit für eine legale GPS Ortung der Mitarbeiter etwas näher skizziert. In dem Urteil zu einer Gebäudereinigungsfirma, die ihre Fahrzeuge partiell mit GPS überwacht hatte, sprach das Gericht einer Vielzahl von vorgetragenen Gründen die Plausibilität ab. So wurde beispielsweise die Kontrolle des Verbots von Privatfahrten deswegen als legitimer Grund zur GPS Überwachung abgelehnt, weil es für diesen Zweck weniger in die Datenschutzrechte eingreifende Maßnahmen geben würde wie etwa das Führen eines Fahrtenbuches. Dabei argumentiert das Gericht mit dem Prinzip der Datensparsamkeit, das wiederum auf sämtliche Einzelfälle angewandt werden könnte. Weitere abgelehnte betriebliche Erfordernisse waren der Tätigkeitsnachweis sowie die verbessere Koordination von Touren und Mitarbeitern. Was die Koordination betrifft, ist die Branche des Unternehmens relevant, da vom Gericht für ein Reinigungsunternehmen diesbezüglich zwar kein Bedarf gesehen wurde, es aber einräumte, dass ein solcher Bedarf im Logistik- und Beförderungsbereich durchaus ein Grund sein könnte. Bei der Absage des Tätigkeitsnachweises als legitimen Grund für eine GPS Ortung hat die Begründung des Gerichts hingegen einen generellen Zug: Mit den Ortungsdaten eines Fahrzeuges könne nur nachgewiesen werden, dass das Fahrzeug beim Kunden oder in dessen Nähe geparkt worden ist, nicht aber das Ausführen der eigentlichen Tätigkeit. Mit diesem Urteil verdeutlicht das Gericht, dass die betriebliche Erforderlichkeit als rechtlicher Tatbestand eine sehr plausible Begründung braucht, sodass in der Praxis in den allermeisten Fällen die GPS Ortung der Zustimmung der Mitarbeiter bedarf.

Privatsphäre wahren und Mitarbeiter einbeziehen

Wichtig ist, dass die Live-Tracking Funktion datenschutzkonform und in Kenntnis der Mitarbeitern durchgeführt wird. Denn schließlich zeichnen Sie damit nicht nur allein die Fahrzeugdaten auf, sonderns auch sensible personenbezogene Daten. 

Um das Vertrauensverhältnis im Betrieb nicht zu gefährden, empfiehlt es sich generell außerdem, das Gespräch mit den Mitarbeitern zu suchen. Dann können Sie erklären, dass es sich bei dem Tracking nicht um eine Dauerüberwachung handelt, sondern eine Möglichkeit den Arbeitsalltag aller Beteiligten effizienter zu gestalten. 

Damit es nicht im Nachhinein zu Problemen kommt, ist eine schriftliche Dokumentation dieser Mitarbeiterinformation nützlich. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen gerne ein Beispielformular für eine Mitarbeiterinformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung bereit.* 




*Das Formular dient lediglich als Ausgangspunkt für eine datenschutzrechtlich konforme Einführung eines GPS-Tracking Tools und kann eine rechtliche Beratung nicht ersetzen. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit im Unternehmen ist immer einzelfallabhängig und sollte von einem Experten geprüft werden.