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MitarbeiterInneninformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung

Ressourcenbereich | 10.12.2019
Mitarbeiterinformation zur Einführung einer Fahrzeugortung

Beim Einsatz der GPS Fahrzeugortung im Fuhrpark, sind die Mitarbeiter darüber zu informieren, was sich am einfachsten mit einer vordefinierten Vorlage umsetzen lässt. Eine passende Vorlage können Fuhrparkleiter kostenfrei herunterladen und im Fuhrpark einsetzen.

Hier Vorlage erhalten

Im Artikel erfahren Sie:

1. Nutzen einer GPS-Fahrzeugortung: Senkung von Kosten bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung.
2. Bedeutung der Mitarbeiter-Einwilligung: Zustimmung der Mitarbeiter zur GPS-Fahrzeugortung erforderlich.
3. Rechtliche Aspekte der GPS Überwachung von Firmenwagen: Die rechtssichere Einführung der GPS-Ortung umsetzen.

Nutzen einer GPS-Fahrzeugortung im Fuhrpark

Die GPS Überwachung von Firmenwagen benötigt eine Einwilligung der Mitarbeiter. Dieser höhere Aufwand für das Unternehmen lässt sich durch den Nutzen beim Einsatz der GPS-Fahrzeugortung im Fuhrpark erklären. Die GPS-Fahrzeugortung bietet dem Fuhrparkleiter die Kontrolle über den Standort der Vorteile und erhöht die Sicherheit im Allgemeinen. 

 

Die wichtigsten Gründe der GPS-Fahrzeugortung: 

  • Senkung der Kosten durch Optimierung von Routen 
  • Steigerung von Effizienz und Auslastung
  • Aussagekräftige Analysen bezüglich der Fahrzeugauslastung
  • Klare Werte für den Kraftstoffverbrauch/ die Kraftstoffkosten
  • Diebstahlschutz der Fahrzeuge
  • Kontrolle der Fahrzeuge schützt vor Missbrauch 
  • Steigert die Sicherheit gerade von Poolfahrzeugen mit mehreren Fahrern
  • Reduzierte Gefahr von Unfällen bei Nutzfahrzeugen
  • Kundennachweis möglich

Rechtliche Aspekte der GPS-Überwachung von Firmenwagen

Die GPS Überwachung von Firmenwagen ist bei Dienstfahrten nach Zustimmung der Mitarbeiter erlaubt. Die Mitarbeiter-Einwilligung ist daher einzuholen. Als rechtliche Grundlage gilt die Datenschutzvereinbarung DSGVO. Die Nichteinhaltung der DSGVO-Richtlinien bringt Konsequenzen in Form von sehr hohen, abschreckenden Bußgeldern für das Unternehmen mit sich. Diese können je nach Verstoß bei einer Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4% des erzielten Umsatzes im Vorjahr bei Unternehmen liegen. Eine rechtssichere Einführung der GPS-Ortung nach DSGVO ist damit unbedingt bei der GPS-Überwachung von Firmenwagen zu empfehlen.

GPS Überwachung Arbeitszeit Firmenwagen

Mitarbeiter-Einwilligung zur GPS-Ortung von Firmenfahrzeugen

Für die erforderliche schriftliche Mitarbeiter-Einwilligung zur GPS-Ortung von Firmenwagen bietet sich die Verwendung einer Vorlage an. Diese wird unterschrieben, archiviert und sorgt für die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben.

Vorteile der Vorlage im PDF-Format:

  • Einheitlicher Aufbau der Dokumente
  • Kostenersparnis
  • Einfache und klare Handhabung
  • Erfüllung aller gesetzlichen Richtlinien
  • Verwendbar in digitaler oder in ausgedruckter Form
  • Vereinfachte Archivierung mit Nachweis für offizielle Stellen


Laden Sie jetzt die Vimcar Vorlage gratis herunter und holen Sie die Mitarbeiter-Einwilligung rechtskonform ein!

Jetzt herunterladen

Mitarbeiterinformation zur Einführung einer Fahrzeugortung

Einführung einer DSGVO-konformen GPS-Ortung und Betriebsvereinbarung

Eine Betriebsvereinbarung zum GPS Monitoring schafft eine wirksame Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der erhobenen Positionsdaten bei der GPS-Ortung. Die Einführung der Betriebsvereinbarung ist mit einem Betriebsrat abzustimmen, falls vorhanden. Das ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, jedoch dringend zu empfehlen.

Unternehmen ohne Betriebsrat holen die Erlaubnis zur GPS Überwachung von Firmenwagen ohne Betriebsvereinbarung ein. Mündliche Regelungen gelten nicht, die schriftliche Form ist erforderlich.

Festzuhalten sind in der Betriebsvereinbarung folgende Punkte:

  • Zweck des GPS Monitorings
  • Art der erhobenen Daten
  • Der zur Einsicht berechtigte Personenkreis
  • Dauer der Speicherung der erhobenen Daten
  • Auskunftsrechte der Beschäftigten
  • Widerrufsrecht

Die permanente Überwachung der Positionsdaten ist aus Datenschutz- und Arbeitsrechtlichen Gründen unzulässig.

Neben der aufzusetzenden Betriebsvereinbarung ist bei der GPS Überwachung von Firmenwagen die technische Komponente zu beachten. Im Fahrzeug wird für die Aufzeichnung der Fahrzeugbewegungen ein GPS Tracker installiert.

Zu unterscheiden ist zwischen zwei Lösungen:

  • Installation von einem OBD Stecker im Fahrzeug über die OBD Schnittstelle
  • Befestigung einer Box an der Fahrzeugbatterie (falls keine OBD Schnittstelle vorhanden ist)

Achtung: Vor der Installation eines GPS Trackers zur GPS Überwachung von Firmenwagen muss die Einwilligung der Fahrer vorliegen.

GPS Überwachung Firmenwagen Einwilligung Position

Überzeugungsstrategien für Fuhrparkleiter

Da eine Mitarbeiter-Einwilligung bei dem Einsatz der GPS-Ortung erforderlich ist, benötigen Fuhrparkleiter geeignete Überzeugungsstrategien. An oberster Stelle sollte damit eine Einbeziehung der Mitarbeiter genau wie die Wahrung der Privatsphäre stehen. Eine sorgfältig ausgearbeitete Betriebsvereinbarung sowie die Erklärung der Gründe für die GPS-Ortung unterstützen bei der Überzeugung von Mitarbeitern.

Wichtige Argumente für die GPS-Ortung von Fahrzeugen:

  • Diebstahlschutz
  • Fahrzeugortung (auch im Notfall/ bei einem Unfall)
  • Routendokumentation
  • Vereinfacht Dokumentation von Arbeitszeiten/ Lenk- und Ruhezeiten
  • Grundlage für ein elektronisches Fahrtenbuch


Fuhrparkleiter haben somit verschiedene überzeugende Argumente zur Hand. Die DSGVO-konforme GPS-Ortung bietet nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter viele Vorteile. Dabei werden persönliche Daten stets so weit wie nur möglich geschützt.

Firmenwagen GPS Überwachung Standortdaten

Private Nutzung und GPS-Monitoring

Die private Nutzung von Firmenwagen darf nicht mit einem GPS-Tracker aufgezeichnet werden. Regelungen für die private Nutzung sind entscheidend, um Konsequenzen vorzubeugen. Um die Ablehnung des GPS-Trackings im Firmenwagen sowie mögliche Verstöße gegen das Gesetz zu verhindern, ist ein Abschalten des Trackers erforderlich. Eine entsprechende Unterweisung der Mitarbeiter für dieses Vorgehen ist zu empfehlen. Auf diese Weise erfolgt das Tracking bei Dienstfahrten, jedoch nicht bei privaten Fahrten der Mitarbeiter.

Fazit

Die GPS Überwachung von Firmenwagen erfordert immer eine schriftliche Einwilligung der Mitarbeiter. Sonst ist keine Firmenwagen GPS-Überwachung möglich. Für das Unternehmen überwiegen in der Praxis die Vorteile, wenn ein Firmenwagen GPS überwacht wird. Grund dafür sind eine bessere Kontrolle über die Fahrzeuge, ein effizienter Einsatz sowie die Optimierung von Routen und Auslastung. Ein GPS Tracker im Firmenwagen kann die Fuhrparkkosten senken. Mit einer Vorlage für die Einwilligung der Mitarbeiter sind Fuhrparkverantwortliche beim Thema GPS Überwachung auf der sicheren Seite.

FAQ zum GPS-Tracker im Firmenwagen

1. Ist die GPS Überwachung von Firmenwagen erlaubt?

GPS ist für die Überwachung der Fahrzeuge des Fuhrparks nach Einwilligung der Fahrer möglich. Personen oder Autos außerhalb der Flotte dürfen nicht geortet werden. Eine GPS Überwachung der Firmenfahrzeuge bei Privatfahrten ist nicht gestattet. Eine Begründung für die GPS Überwachung ohne Einverständniserklärung kann ein Missbrauch des Firmenwagens oder die Fahrerflucht nach einem Unfall sein.

2. Wann ist die GPS Ortung im Firmenwagen nicht erlaubt?

Grundsätzlich ist eine heimliche Überwachung nicht erlaubt. Arbeitgeber müssen ihre Belegschaft laut Art. 12 DSGVO, § 32 BDSG über den GPS Tracker im Firmenwagen informieren. Darüber hinaus ist eine Leistungsmessung oder Verhaltensüberwachung nicht möglich. Pausenzeiten sind beispielsweise nicht zu erheben oder zu speichern. Sind Dienstfahrzeuge zum privaten Gebrauch zugelassen, darf während dieser Fahrten keine GPS Überwachung erfolgen. In diesem Fall muss eine Deaktivierung des GPS Trackers möglich sein.

3. Gibt es einen Unterschied bei Dienstwagen und gemeinschaftlich genutzten Fahrzeugen?

Anders als klassische Dienstwagen werden Poolfahrzeuge von mehreren Mitarbeitern genutzt und sind häufig nicht für die private Nutzung zugelassen. Bei ausschließlich dienstlichen Fahrten ist eine dauerhafte Aktivierung des GPS Trackings möglich. Die Informationspflicht sowie die Notwendigkeit der Einwilligung der Fahrer bleiben davon unberührt.

4. Können Arbeitgeber Personal orten?

Das hängt von der jeweiligen Situation ab. Müssen die Arbeitgeber die Angestellten zum Beispiel für eine dringende Mitteilung erreichen können, ist dies nach Regelung per Einverständniserklärung möglich. Die Regelung ist den betreffenden Personen detailliert zu erklären und schriftlich festzuhalten.

5. Welche Gesetze gelten beim GPS in Firmenfahrzeugen?

Beim Einsatz einer GPS Ortung im Firmenwagen werden sensible, persönliche Daten erhoben. Ihr Schutz ist im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt. So bezieht sich etwa der berechtigte Nutzen einer GPS-Überwachung auf § 26 Abs. 1 BDSG. Die Informationspflicht über die Erhebung und Sammlung persönlicher Daten ist in Art. 4 Nr. 1 DSGVO formuliert. Auch Ausnahmen sieht die Gesetzgebung vor: § 26 Abs.1 Satz 1 BDSG bezieht sich auf die zeitlich begrenzte Dauerüberwachung zur Verhinderung von Straftaten bei einem begründeten Verdacht.

6. Ist GPS Monitoring strafbar?

Wenn es um das unternehmensinterne Tracking von Fahrzeugen der Flotte geht, ist dies erlaubt. Hierzu bedarf es einer Betriebsvereinbarung und einer Einverständniserklärung. Die Fuhrparkleitung händigt dem Fahrpersonal eine Vorlage aus, welche diese für ihr Einverständnis ausfüllen und unterschreiben.

7. Wie können Fuhrparkleiter die Privatsphäre und den Datenschutz beim Fahrzeugtracking einhalten?

In Dienstwagen muss der GPS Tracker aus Datenschutzgründen deaktivierbar sein. Der Grund: Erhobene Informationen wie Datum und Uhrzeit der gefahrenen Strecke, Geschwindigkeit und Standortdaten unterliegen der DSGVO. Beim digitalen Flottenmanagement lassen sich dienstliche Routen von Poolfahrzeugen automatisch von Privatfahrten trennen. Diese bleiben für das Fuhrparkmanagement zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen verborgen. Wichtig für Fuhrparkleiter: Unterbleibt das, können sie sich strafbar machen. Dabei gilt, dass die Person haftet, die den Verstoß verantwortet – in solch einem Fall eben die Fuhrparkleitung.

Das Formular dient lediglich als Ausgangspunkt für eine datenschutzrechtlich konforme Einführung eines GPS-Tracking Tools und kann eine rechtliche Beratung nicht ersetzen. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit im Unternehmen ist immer einzelfallabhängig und sollte von ExpertInnen geprüft werden. 

Jetzt kostenlos herunterladen

Füllen Sie das Formular aus und Sie erhalten die Vorlage direkt im Anschluss.

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Mehr zu GPS Ortung

Kostenlose Tourenplan Excel Vorlage

Viele Unternehmen beginnen ihre Routenplanung noch mit einer kostenlosen Excel-Vorlage, da sie schnell einsatzbereit ist und erste Zeit- und Ressourceneinsparungen ermöglicht. In einer einfachen Tabelle lassen sich Fahrt- und Ankunftszeiten eintragen sowie Fahrzeuge und Fahrer:innen koordinieren. Modernere Fuhrparksoftware ergänzt dies jedoch um Echtzeit-GPS-Daten und leistungsfähige Routengeneratoren: So können Routen automatisch optimiert und bei Abweichungen sofort angepasst werden.

Hier Vorlage zur Tourenplanung erhalten

Tourenplanung Excel Vorlage

Tourenplanung mit Excel – Vor- und Nachteile

Eine Excel-Tourenplanung eignet sich vor allem für kleine Flotten oder den Einstieg in das Thema. Unsere kostenlose Vorlage enthält alle wichtigen Felder (Fahrzeuge, Fahrende, Kundenadressen, Fahrtzeiten) und ist sofort einsetzbar. Sie spart Fuhrparkleiter:innen Zeit, da keine eigene Datei erstellt werden muss. Allerdings stößt man schnell an Grenzen: Mit wachsender Flottengröße und komplexeren Anforderungen werden große Excel-Tabellen unübersichtlich. Fehler wie falsche Formeln oder verlorene Verknüpfungen können auftreten, wenn mehrere Personen die Datei bearbeiten.

Pro Excel: Kostenfrei und sofort einsetzbar – alle benötigten Felder sind vorformatiert. Gut für den Einstieg oder kleinere Fuhrparks, die zunächst manuell planen möchten.
Contra Excel: Schnell unübersichtlich bei vielen Touren oder Fahrern. Es gibt keine automatische Optimierung: Routen müssen manuell sortiert werden und Änderungen aufwendig angepasst. Außerdem fehlen GPS- und Verkehrsdaten, sodass Echtzeit-Informationen und automatische Anpassungen entfallen.

Typische Einsatzgebiete: Ambulante Pflegedienste, Liefer- und Kurierunternehmen, Service- und Außendienste sowie Logistikbetriebe profitieren alle von einer strukturierten Planung. In diesen Bereichen lässt sich die Kundenzufriedenheit durch pünktliche Lieferungen und optimale Fahrzeugauslastung steigern.

Digitale Tourenplanung mit Software

Professionelle Tourenplanungssoftware geht weit über einfache Excel-Tabellen hinaus. Sie verknüpft Fahrzeug-, Fahrer- und Kundendaten mit Landkarten und Verkehrsinfos, um Routen kilometeroptimiert zu berechnen. Fuhrparkleiter sehen so jederzeit alle Fahrzeuge in Echtzeit und können unmittelbar das nächste verfügbare Fahrzeug für einen neuen Auftrag auswählen. Die Software berücksichtigt automatisch wichtige Faktoren wie Lenk- und Ruhezeiten, Lieferfenster oder Staus – dadurch werden Fahrzeiten reduziert und Ressourcen geschont.

  • Optimierte Routen: Touren werden kürzer und sparsamer geplant, was zu geringeren Fahrtkosten führt.
  • Echtzeit-Anpassung: Bei Verkehrsbehinderungen, Terminänderungen oder Ausfällen passt die Software die Tour sofort an und informiert alle Beteiligten automatisch.
  • Volle Transparenz: Alle Vorgänge sind zentral einsehbar – von gefahrenen Kilometern über Fahrzeugstandorte bis zu Kraftstoffverbräuchen. Berichte und Statistiken unterstützen die Analyse.
  • Höhere Effizienz: Mit der Software können Mitarbeiter gezielt eingesetzt, Leerfahrten minimiert und Fahrzeuge besser ausgelastet werden. Das steigert Umsatz und Service bei gleichem Fahrzeugeinsatz.
  • Skalierbar: Moderne Lösungen wachsen mit dem Unternehmen. Sie sind für kleine und mittlere Betriebe ebenso geeignet wie für große, internationale Flotten.

Kostenlose Excel-Vorlage zum Download

Auch wenn digitale Tools überlegen sind, bieten wir weiterhin eine kostenlose Tourenplanung Excel Vorlage zum Einstieg an. Diese kann im Boxenstopp-Ressourcenbereich heruntergeladen werden. Unsere Vorlage enthält bereits alle wichtigen Spalten, sodass Sie sofort mit der Planung starten können. Sie ist ideal, um erste Erfahrungen zu sammeln und grundlegende Routen zu skizzieren.

  • Enthält alle wesentlichen Informationen zur Tourenplanung (Fahrzeuge, Fahrer, Routenpunkte).
  • Einfach anzuwenden: Keine eigene Kalkulation oder Formatierung nötig – sofort einsatzbereit.
  • Spart Zeit, weil viele Felder und Formeln schon voreingestellt sind.

Für größere Flotten oder dynamische Abläufe empfehlen wir jedoch den Umstieg auf eine spezialisierte Fuhrparksoftware.

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Unsere Softwarelösungen: Vimcar & Avrios

Wer Tourenplanung ganzheitlich verbessern möchte, findet mit Vimcar Fleet und Avrios Flottenmanagementleistungsstarke Lösungen. Avrios liefert eine umfangreiche Plattform, in der Fuhrparkleiter per Knopfdruck alle Daten sehen – Fahrzeugzustände, Kosten und Touren auf einen Blick. Vimcar ergänzt mit GPS-Trackern und einer intuitiven App: Nach der Installation der Vimcar-Box sind alle Fahrzeuge in Echtzeit auf einer Karte sichtbar. Kundenanfragen können so sofort auf das nächstgelegene Fahrzeug umgelegt werden.

Beide Systeme automatisieren Routinetätigkeiten und ermöglichen eine intelligente Disposition: Die Software plant Touren vollautomatisch entlang der optimierten Strecke, passt diese bei Änderungen an und zeigt dem Fahrer jeweils die schnellste Route an. Dies maximiert die Effizienz des Fuhrparks und erhöht die Pünktlichkeit von Lieferungen. Unsere Experten unterstützen Unternehmen dabei, die passende Lösung zu finden und einzuführen.

Tourenplan Excel Vorlage

Tourenplanung Vorlage – wann Excel nicht mehr reicht

Viele Betriebe starten mit einer einfachen Tourenplanung Vorlage in Excel, um erste Strukturen zu schaffen. Doch sobald mehr Fahrzeuge, Aufträge oder Fahrer dazukommen, reicht diese Basis nicht mehr aus – dann wird professionelle Software unverzichtbar.

Fazit

Eine Excel-Datei ist ein praktischer Einstieg, doch spätestens bei steigender Komplexität bietet eine digitale Lösung entscheidende Vorteile. Wer langfristig Zeit, Geld und Ressourcen sparen will, setzt auf Software.

Jetzt digitalisieren: Kombinieren Sie Ihre Routenplanung mit modernen Fuhrparktools, um Kosten zu senken und Abläufe zu vereinfachen. Kontaktieren Sie unser Team oder fordern Sie eine kostenlose Demo an – wir zeigen, wie Sie mit Vimcar Fleet und Avrios Ihre Tourenplanung ins digitale Zeitalter überführen können.

Hier Vorlage zur Tourenplanung erhalten

FAQ zur Tourenplanung mit Excel

1. Welche Bedeutung hat die Tourenplanung im Fuhrpark?

Die Tourenplanung im Fuhrpark dient zum effizienten Einsatz von Fahrzeugen und Mitarbeitern zur Belieferung von Kunden, zur Abholung von Waren oder zur Erbringung von Dienstleistungen. Sie ist für Unternehmen mit einem Fuhrpark von großer Bedeutung, um Kosten zu reduzieren und gleichzeitig Ressourcen optimal zu nutzen.

2. Wie lässt sich die Tourenplanung im Fuhrpark optimieren?

Die Optimierung der Tourenplanung im Fuhrpark lässt sich durch den Einsatz von Software zur Tourenplanung erreichen. Diese Software ermöglicht die Verwaltung aller Fahrzeuge im Fuhrpark sowie die Nutzung von GPS-Daten zur Verfolgung von Bewegungen und Standorten aller Fahrzeuge. Eine weitere Lösung für den Einstieg in die Tourenplanung bietet die kostenlose Tourenplan Excel Vorlage.

3. Welche Vorteile bietet eine Software zur Tourenplanung gegenüber Excel?

Eine Software zur Tourenplanung bietet gegenüber Excel Vorteile wie eine bessere Übersicht über alle Fahrzeuge, GPS-Anbindung zur Standortverfolgung und eine effektive Einsatz- und Tourenplanung. Außerdem besteht die Möglichkeit, Routen und Ankunftszeiten in Echtzeit zu berechnen. Sie lässt sich auch an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.

4. Welche Sicherheits- und Arbeitsschutzregeln sind bei der Tourenplanung zu beachten?

Bei der Tourenplanung sind Sicherheits- und Arbeitsschutzregeln zu beachten. Zu enge Zeitpläne können zu Verstößen gegen Lenk- und Ruhezeiten und damit zu erhöhter Unfallgefahr führen. Eine Fuhrparksoftware vereinfacht im Vergleich zur manuellen Vorgehensweise die Einhaltung von Sicherheits- und Arbeitsschutzregeln im Fuhrpark.

5. Wie trägt die Tourenplanung zum guten Ruf eines Unternehmens bei?

Eine professionelle Tourenplanung im Außendienst trägt durch pünktliche Lieferungen und effiziente Dienstleistungen zum guten Ruf eines Unternehmens bei. Die Tourenplanung führt zu einer besseren Wettbewerbsfähigkeit und ermöglicht das Angebot von attraktiven Preisen durch eine optimale Fahrzeugauslastung.

Quellen

  • Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI): Digitalisierung im Transport- und Logistiksektor, 2025.
  • Bundesministerium der Finanzen (BMF): Steuerliche Behandlung elektronischer Fahrtenbücher und Tourenplanung, 2025.
  • ADAC: Ratgeber zur Routen- und Tourenplanung, 2025.
  • Fraunhofer IML: Studie zu digitaler Routenoptimierung und Ressourceneffizienz, 2024/2025.
  • Statistisches Bundesamt (Destatis): Zahlen zur Entwicklung der Logistikbranche in Deutschland, 2025.

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GPS Arbeitszeiterfassungssysteme

Die digitale Arbeitszeiterfassung ist in vielen Unternehmen nach wie vor ein heikles Thema. Während diese bei klein- und mittelständischen Unternehmen häufiger zu Diskussionen führt, ist sie in Großkonzernen bereits häufig ein Standard. Ein zuverlässiges Arbeitszeiterfassungsystem ist für beide Seiten - Firma und Personal - von großer Bedeutung und trägt zur Förderung von Fairness bei. Welche Rolle die GPS Ortung bei der Zeiterfassung spielen kann, erfahren Sie hier.

Infomaterial herunterladen

Im Artikel erfahren Sie:

  1. Effizienz und Fairness durch GPS-Zeiterfassung: GPS-basierte Arbeitszeiterfassungssysteme bieten eine zuverlässige Methode zur Dokumentation der Bewegungen von Fahrzeugen und Fahrpersonal. Sie ermöglichen die genaue Erfassung von Routen und Aufenthaltsdauern, was zu einer gerechteren und transparenteren Arbeitszeiterfassung führt.
  2. Vorteile und Funktionsweise der GPS-Arbeitszeiterfassung: Die Systeme erlauben eine zeitgenaue und automatisierte Aufzeichnung von Arbeitszeiten und Orten, erleichtern die Überprüfung von Anreisezeiten und Besuchen bei KundInnen und bieten eine schriftliche, revisionssichere Dokumentation. Die Installation einer Telematikeinheit im Fahrzeug ermöglicht die Übermittlung aller relevanten Daten an eine verbundene Software.
  3. Rechtliche Aspekte und Einsatzmöglichkeiten: GPS-Arbeitszeiterfassung ist erlaubt, solange die MitarbeiterInnen informiert sind und es nicht zur Leistungskontrolle genutzt wird. Das System kann in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, um Arbeitszeiten und Orte zu erfassen und zu verfolgen, und unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.
GPS Systeme überall

Die GPS-Zeiterfassung

Eine GPS-Zeiterfassung ist ein System, das die Bewegungen von Fahrzeugen oder dem Fahrpersonal mithilfe einer GPS-Technologie dokumentiert. Es kann die gefahrene Route und die Dauer des Aufenthalts an einem Ort erfassen. Diese Daten können genutzt werden, um die Arbeitszeit von MitarbeiterInnen nachzuweisen, um die Routenplanung optimieren. Es kann auch als Nachweis für die Kundschaft dienen. Grundsätzlich stell die GPS-Arbeitszeiterfassung eine kostengünstige und einfache Methode der Aufzeichnung der Arbeitszeiten dar.

Die Zeiterfassung per GPS Ortung ist erlaubt, solange die MitarbeiterInnen darüber informiert sind und es nicht zur Leistungskontrolle genutzt wird. Sie hilft dem Fahrpersonal zusätzlich, Anreisezeiten und Besuche zur Kundschaft ordnungsgemäß zu erfassen und abzurechnen.

Funktionsweise

Im Fahrzeug muss eine Telematikeinheit installiert werden. Diese kann z. B. ein OBD-Stecker sein, der einfach in die OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs gesteckt wird. Alle Fahrzeugdaten werden an eine verbundene Software übermittelt. In dieser können die Fuhrparkverantwortlichen z. B. einsehen, welche Routen die Fahrzeuge zurückgelegt haben, wo Stopps gemacht wurden uvm.

So plant man heute mit Fleet Geo

Alle Fahrzeuge, alle Fahrerinnen und Fahrer. Alles auf einer Karte. Vimcar Fleet Geo speichert die gefahrenen Strecken. Dank GPS-basierten Funktionen ist eine Echtzeit-Verfolgung der Fahrzeuge sowie die Erstellung von Nachweisen für KundInnen und Arbeitszeiterfassungen möglich. Erfahren Sie mehr zu den Funktionen der Fuhrparksoftware in dem kostenlosen Infomaterial. 

Hier Infomaterial herunterladen!

Finden Sie heraus, wie die GPS Arbeitszeiterfassung mit einer Fuhrparksoftware funktioniert.

Hier herunterladen

Arbeitszeiterfassung Anleitung

Video zur GPS Arbeitszeiterfassung und Routenaufzeichnung mit der Fuhrparksoftware Fleet Geo

Vorteile der GPS-Arbeitszeiterfassung

Fuhrparkverantwortliche wissen, dass die Arbeitszeit von Fahrpersonal und die Verfügbarkeit von Fahrzeugen naturgemäß zusammenhängen. Aus diesem Grund ist es ein naheliegender Schritt, die Arbeitszeiterfassung mit einer Fuhrparksoftware zusammenzuführen. Dank einer Arbeitszeiterfassung mit GPS-Ortung wissen ArbeitgeberInnen nicht nur wo die MitarbeiterInnen, sondern auch wo sich die Fahrzeuge zu jedem Zeitpunkt des Tages befinden. Dies ermöglicht eine noch effizientere und präzisere Einsatzplanung.

Andere Vorteile:

  • Zeitgenaue und automatisierte Aufzeichnung von Arbeitszeiten und Orten
  • Überprüfung von Anreisezeiten und Besuchen bei KundInnen
  • Schriftliche und revisionssichere Dokumentation für die ArbeitgeberInnen
  • Möglichkeit zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung
  • Keine manuelle Zeiterfassung mehr nötig
  • Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit
  • Erleichterung bei der Überwachung und Verwaltung von AußendienstmitarbeiterInnen
Personen schauen auf dem iPad die Routendokumentation an.

Einsatzmöglichkeiten einer GPS-Arbeitszeiterfassung

Eine GPS-Zeiterfassung kann in einer Vielzahl von Branchen und Unternehmensbereichen eingesetzt werden, um Zeiten und Orte von MitarbeiterInnen zu erfassen und zu verfolgen. Hier sind einige Einsatzmöglichkeiten aufgeführt.

Kundennachweis erstellen

01 Erstellen von Kundennachweisen

Im Alltagsgeschäft von Handwerksbetrieben sind schnelle Vorwürfe leider keine Seltenheit. Oft sind KundInnen misstrauischer als nötig und lassen sich nur mit schriftlichen Fakten besänftigen. Eine Arbeitszeiterfassung mit GPS Ortung unterstützt die Betriebe dabei. Sie liefert Daten, die nicht angezweifelt werden können. Die GPS-Arbeitszeiterfassung erfolgt mithilfe von einer GPS-Technologie, die die gefahrene Fahrzeugroute genau erfasst und zeitgenau dokumentiert.

Nicht nur KundInnen, sondern auch Unternehmen profitieren von dieser genauen Arbeitszeiterfassung. Der Stundenzettel wird durch die Routendokumentation verifiziert und ergänzt.

Es ist jedoch wichtig, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen. Bei Firmenwagen, die auch privat genutzt werden dürfen, sollten die Privatsphäre-Einstellungen berücksichtigt werden. Die Routendokumentation beschränkt sich auf ausschließlich betriebliche Fahrten.

02 Beweis der Pünktlichkeit

Mit einem GPS-Zeiterfassungssystem lässt sich zeitgenau dokumentieren, wie lange ein Fahrzeug für einen Einsatz bei der Kundschaft vor Ort war. Diese Routendokumentation unterstützt die Fuhrparkverantwortlichen dabei, schriftlich und revisionssicher nachzuweisen, wie viele Stunden tatsächlich gearbeitet wurden. Darüber hinaus bietet das System die Möglichkeit, den Zeitpunkt des Eintreffens am Einsatzort vorrauszusagen.

mobile zeiterfassung mit gps

03 Aufdecken von Fahrzeugmissbrauch

Dem eigenen Fahrpersonal möchte man natürlich ungerne vorwerfen, die Fahrzeuge für andere Angelegenheiten, als die angegebenen Aufträge zu nutzen. Die Routendokumentation schützt sowohl GeschäftsführerInnen als auch MitarbeiterInnen vor solchen Vorwürfen.

04 Fahrzeugortung

Die digitale Arbeitszeiterfassung zeichnet die angefahrenen Adressen koordinatengetreu auf. In einer Kartenansicht lässt sich auf den Meter genau nachvollziehen, wo die Fahrzeuge unterwegs waren.

Arbeitszeiterfassungssystem wird auf dem Handy gezeigt

Welche weiteren Arbeitszeiterfassungssysteme gibt es?

Arbeitszeiterfassungssysteme sind so individuell wie die Unternehmen selbst und richten sich alle die unterschiedlichsten Ansprüche. Zu den meistgenutzten Systemen neuerer Generation gehören die Folgenden:

1. Digitale Stempeluhren

Der Vorteil der Stempeluhr zur Arbeitszeiterfassung liegt in der einfachen Anwendung und dem kleinen Anschaffungs- und Wartungspreis. Dieses Arbeitszeiterfassungssystem ist jedoch für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern, Homeoffice oder häufigen Dienstreisen nur bedingt geeignet. Auch wer Wochenend-, Feiertags- oder Nachtzuschläge zahlen möchte, ist mit diesen Stempeluhrsystemen schlecht beraten.

2. Arbeitszeiterfassung mit RFID-Chip

Bei Zeiterfassungssystemen mit RFID-Chips handelt es auch um umfangreiche Systeme für mittlere Unternehmen. Die RFID Zeiterfassung bringt ein großes Reporting mitbringen und unterstützen die Lohnbuchhaltung deutlich. Doch in der Regel sind auch diese Systeme auf die physische Anwesenheit des Arbeitnehmers ausgerichtet. Meist können sie jedoch so erweitert werden, dass eine Arbeitszeiterfassung auch außerhalb des Hauptterminals möglich ist.

3. Software für digitale Zeiterfassung per App & am PC

Diese hochmoderne Arbeitszeiterfassungs-Software verfügt über ein umfangreiches Reporting. Sie ist überall einsetzbar und deshalb für Unternehmen mit Homeoffice und Außendienstlern sehr gut geeignet. Mit Hilfe der mobilen Zeiterfassung ist es möglich, die Zeiterfassung online und von überall durchzuführen.

4. Zeiterfassung mit GPS Ortung

Die GPS Zeiterfassung (oder auch mobile Zeiterfassung) ist das Mittel der Wahl für alle, die Außendienstmitarbeiter, Handwerker und Kollegen im Homeoffice beschäftigen. Auch Zeiterfassung mit GPS-Ortung per App ist möglich.

5. Zeiterfassung mit Fingerabdruck

Wenn Sicherheit an oberster Stelle steht sind moderne Arbeitszeiterfassungssysteme mit Fingerprint ausgestattet. Mit einem Fingerprint System wird in der Regel nicht nur die Arbeitszeit erfasst. Meist werden so auch wichtige Daten und Programme zugänglich gemacht, bzw. gesperrt. Auf diese Weise kann sich der autorisierte Mitarbeiter mit der entsprechenden Hardware von überall auch in empfindliche Systeme einloggen.

mobile zeiterfassung mit gps

Rechtliches zur digitalen Arbeitszeiterfassung

Das Gesetz

Digitale Arbeitszeiterfassungssysteme unterstützen sowohl Fahrpersonal als auch ArbeitgeberInnen bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Gemäß diesem Gesetz dürfen ArbeitnehmerInnen an Werktagen grundsätzlich nicht mehr als acht Stunden arbeiten (§ 3 Satz 1 ArbZG). Pausen sind hierbei nicht inbegriffen. Bei einem Arbeitstag, der länger als sechs Stunden dauert, muss jeder Mitarbeiter oder jede Mitarbeiterin mindestens eine Pause von 30 Minuten einhalten (§ 4 ArbZG). Die tägliche Arbeitszeit kann in Ausnahmen auf zehn Stunden verlängert werden.

Der gesetzliche Mindestanspruch auf Urlaub ist ebenfalls festgelegt. Jeder Arbeitnehmer oder jede Arbeitnehmerin hat Anspruch auf mindestens vier Wochen Urlaub pro Jahr. Moderne Zeiterfassungssysteme berücksichtigen selbstverständlich auch die jeweiligen Urlaubsregelungen, unabhängig davon, ob es zusätzliche betriebliche Sonderregelungen gibt oder nicht.

Uhr

Urteil des Europäischen Gerichtshof

Am 14.05.2019 hat das EuGH EuGH in der Rechtssache C 55/18 ein folgenschweres Urteil gefällt. Diesem zufolge sind alle ArbeitgeberInnen verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigen präzise gemäß einer Arbeitszeiterfassung zu erfassen. Das EuGH zielte mit diesem Urteil darauf ab, dass ArbeitgeberInnen verpflichtet sind, das Arbeitszeitschutzgesetz einzuhalten und dies nur durch eine vollständige und lückenlose Arbeitszeitdokumentation gewährleisten können. Das stellt Betriebe mit AußendienstmitarbeiterInnen vor eine besondere Herausforderung. Eine funktionierende Arbeitszeiterfassung per GPS löst dieses Problem einfach und präzise. Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs, hat das Bundesarbeitsgericht jetzt entschieden, dass auch in Deutschland dieses Urteil umzusetzen ist. Jeder Arbeitgebende muss sich nun auch Gedanken machen, wie diese neue Rechtsprechung im jeweiligen Unternehmen umgesetzt werden kann.

Richterhammer

FAQ

1. Was ist GPS-Arbeitszeiterfassung und wie funktioniert sie?

GPS-Arbeitszeiterfassung ist ein System, das mithilfe von GPS-Technologie die Bewegungen von Fahrzeugen oder Fahrpersonal dokumentiert. Es erfasst die gefahrene Route und Aufenthaltsdauer an Orten, um die Arbeitszeit von MitarbeiterInnen nachzuweisen und die Routenplanung zu optimieren.

2. Welche Vorteile bietet die GPS-Arbeitszeiterfassung?

Zu den Vorteilen gehören eine zeitgenaue und automatisierte Aufzeichnung von Arbeitszeiten und Orten, die Überprüfung von Anreisezeiten und Besuchen bei KundInnen, eine schriftliche und revisionssichere Dokumentation sowie die Möglichkeit zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung.

3. Ist die GPS-Arbeitszeiterfassung rechtlich zulässig?

Ja, die GPS-Arbeitszeiterfassung ist erlaubt, solange die MitarbeiterInnen darüber informiert sind und das System nicht zur Leistungskontrolle genutzt wird.

4. In welchen Branchen kann die GPS-Arbeitszeiterfassung eingesetzt werden?

Die GPS-Arbeitszeiterfassung kann in einer Vielzahl von Branchen und Unternehmensbereichen eingesetzt werden, insbesondere dort, wo es um die Erfassung und Verfolgung von Zeiten und Orten von MitarbeiterInnen geht.

5. Wie unterstützt die GPS-Arbeitszeiterfassung Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften?

GPS-Arbeitszeiterfassungssysteme unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, indem sie präzise Arbeitszeiten erfassen und dokumentieren. Dies ist besonders nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs wichtig, das eine genaue Arbeitszeiterfassung zur Einhaltung des Arbeitszeitschutzgesetzes fordert.

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