„Die Handhabbarkeit von Vimcar ist wesentlich bequemer als beim traditionellen Fahrtenbuch. Das spart einfach unglaublich viel Zeit.“

Der Verein Grenzläufer e.V.

Angetrieben von dem Ziel, ein neues Angebot im Bereich Kinder- und Jugendhilfe zu stellen, entsteht 2011 der Verein Grenzläufer e. V. Besonders Familien in prekären Lebenslagen und herausfordernden Situationen soll fortan unter die Arme gegriffen werden. Nicht weit außerhalb Berlins im beschaulichen Mittenwalde sitzt der Verein, der dort auch stationäre Einrichtungen für junge zufluchtsuchende Menschen bereitstellt. Mit Workshops und Projekttagen werden die Jugendlichen aufgefangen und von den mittlerweile 42 Mitarbeitern herzlich unterstützt. Unterwegs sind die Jugendgruppen dabei mit dem vereinseigenen Fuhrpark unter der Leitung von Jürgen Linke und Geschäftsführer Till Küken.

Der eigene Fuhrpark ist bei der Jugendbetreuung nicht wegzudenken

Die Autoflotte des Grenzläufer e. V. steht für alle Notlagen und Projektfahrten bereit. Seien es der größere Transporter, wenn mal größere Lasten bewegt werden müssen, oder die Kleinbusse, mit denen Betreuer und Jugendgruppen auf Ausflügen unterwegs sind: Die 30 Fahrzeuge des Fuhrparks sind aus dem Vereinsalltag nicht wegzudenken. Der Großteil der Fahrzeuge ist im Gegensatz zu den Poolfahrzeugen bestimmten Mitarbeitern zugeordnet, die mit den Autos auch private Fahrten tätigen. Besonders für aufsuchende Arbeit in der Region zwischen Spreewald und Berliner Stadtgrenze werden diese verwendet. Darunter fallen beispielsweise neben Besuchen beim Jugendamt auch Einkäufe mit der Wohngruppe.

Das handschriftliche Fahrtenbuch frisst Zeit und Nerven

Bei diesen verschiedenen Fahrten gilt es, den Überblick über den Fuhrpark zu behalten und jede Fahrt korrekt in Fahrtenbüchern zu dokumentieren. „2017 haben wir etwa zehn Fahrzeuge dazu bekommen“, erzählt Herr Küken. Dementsprechend rasant ist der Anstieg an anfallender Bürokratie.

Besonders auch die Fahrtenbücher eines jeden Fahrzeuges müssen auf ihre Ordnungsmäßigkeit kontrolliert werden, da sonst eine Ablehnung der Finanzämter und damit die teure Ein-Prozent-Methode droht. Bei einem größeren Fuhrpark mit vielen verschiedenen Fahrten pro Tag ein reiner Zeit- und Nervenfresser.

"Nach den hohen Nachzahlungen haben wir gesagt:'Jetzt machen wir es elektronisch.'"

Nachdem dann eines Tages tatsächlich das zuständige Finanzamt vor der Tür stand, war für den Geschäftsführer klar, dass eine Alternative hermuss. „Das Finanzamt fand unsere Fahrtenbücher nicht so gut“, lacht Herr Küken. So kam es, dass die Behörden die Monate harter Schreibarbeit ablehnten und dem Verein schmerzliche Nachzahlungen nach der Ein-Prozent-Methode aufgebrummt wurden. „Dann haben wir gesagt: Jetzt machen wir es elektronisch.“

Das digitale Fahrtenbuch spart wertvolle Zeit und Ressourcen für den Verein

Ein fest eingebautes Fahrtenbuch kam für Grenzläufer nicht infrage und so fiel die Wahl schließlich auf den selbst einsteckbaren Vimcar Stecker. Herr Küken ist überzeugt: „Die Handhabbarkeit von Vimcar ist wesentlich bequemer als beim traditionellen Fahrtenbuch. Die Anwendung über PC und Smartphone funktioniert einwandfrei.“ Wenn bei der Einbindung Fragen aufkamen, wurden diese schnell gelöst. „Der Kundenservice ist wirklich super. Man erreicht schnell jemanden und erhält zeitnah einen Rückruf, was nicht selbstverständlich ist.“

"Sobald wir ein neues Fahrzeug bekommen, wird dieses mit Vimcar ausgestattet."

Besonders die korrekte Dokumentation der Start- und Zieladresse war zuvor ein großes Problem bei den handschriftlichen Fahrtenbüchern gewesen. Jetzt ist diese ein Kinderspiel: „Es ist wirklich wesentlich einfacher. Die Adresserkennung ist eine super praktische Sache und spart unglaublich viel Zeit.“ Auch die Kontrolle fällt dank schnellem Export nun einfacher. Vimcar ist nunmehr ein fester Bestandteil des Fuhrparks. So bestätigt Herr Küken: „Sobald wir ein neues Fahrzeug bekommen, wird dieses mit Vimcar ausgestattet.“