„Die Investition in Vimcar ist uns wichtig. Mit handschriftlichen Fahrtenbüchern hatten wir immer wieder Nachzahlungen.“

Das Sicherheitsunternehmen SECAL

Schon seit 17 Jahren existiert die SECAL Amend Sicherheitstechnik GmbH, die Vorgängerfirma bereits seit Mitte der 80er Jahre. Nach dem Aufkommen der Sicherheitsbranche in den 70er Jahren entstand das Sicherheitsunternehmen, das in Zusammenarbeit mit deutschen Herstellern Alarmanlagen produziert. Dazu gehören neben Brand- und Einbruchsmeldern auch Videoanlagen sowie Zutrittskontrollen. SECAL entwickelte dabei die erste Funkalarmanlage, die eine drahtlose Installation ermöglicht. Für die Installation und Wartung dieser Anlagen brauchen die 46 Mitarbeiter einen großen Fuhrpark, wie Geschäftsführer Arthur Amend erklärt.

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Mit 33 Fahrzeugen durch das Rhein-Main-Gebiet

Zum Fuhrpark des Sicherheitsunternehmens gehören 33 Fahrzeuge, worunter sich mehrheitlich Poolfahrzeuge und einige wenige Dienstwagen befinden. Die Mitarbeiter nutzen vor allem die Kastenwagen, um Kunden im ganzen Rhein-Main-Gebiet rund um den Firmenstandort Wiesbaden zu erreichen und vor Ort die Sicherheitsanlagen zu installieren oder zu warten. Abends fahren die Techniker gelegentlich mit dem Wagen nach Hause, um am nächsten Morgen ohne Umweg und Zeitverlust direkt zum Kunden fahren zu können. Jeder Kundenbesuch will daher gut dokumentiert und nachträglich nachvollziehbar sein, damit bei der Abrechnung der Kundenwege nichts schiefläuft. Wird der Kunde vor Ort nicht angetroffen, ist es problematisch den langen Weg nachträglich nachzuweisen, da handschriftliche Angaben oft infrage gestellt werden.

Nachzahlungen und Ärger mit dem Finanzamt: Eine Lösung muss her

Ähnliche Sorgen gab es bei der Versteuerung der Fahrzeuge. Bei den Dienstwagen wurde das aufwändig geführte handschriftliche Fahrtenbuch selten anerkannt. „Immer wieder Nachzahlungen!“, ärgert sich Herr Amend. „Mit der Ein-Prozent-Methode kommt schon eine Riesensumme zusammen.“ Bei den Poolfahrzeugen ist die Pauschalversteuerung jedoch keine Alternative für Amend: „Mit Montagefahrzeugen fährt man nicht in den Urlaub. Pauschal zu versteuern, ist hier einfach unrealistisch und überteuert.“

"Mit der Ein-Prozent-Methode kommt eine Riesensumme zusammen."

Durch die Schwierigkeiten mit dem handschriftlichen Fahrtenbuch musste man sich eine Alternative überlegen. „Unser Steuerberater hat uns mehrfach erklärt, dass bei einem handschriftlichen Fahrtenbuch alles anfechtbar ist: Korrekturen, ausgerissene Seiten, unlesbare Handschrift“. Als im Rahmen des Qualitätsmanagements die Fahrtenbücher des Unternehmens dann kontrolliert wurden, war jedes zweite fehlerhaft. Herr Amend weiß: „Das korrekt zu führen, ist unheimlich schwer. Das lief gruselig!“ So wurde klar, dass eine haltbare Alternative für den Fuhrpark hermusste.

Führend in der Branche mit dem digitalen Fahrtenbuch

Als Mitglied im BHE Bundesverband Sicherheitstechnik e. V. weiß Herr Amend, wie wichtig das Thema digitale Dokumentation in der Branche ist. Wie auch in der Versicherungswelt ist herkömmliches Qualitätsmanagement nicht ausreichend: Neben einer polizeilichen Empfehlung ist auch ein gut verwalteter Fuhrpark von der Ladungssicherung bis zur Dokumentation der Kundentermine ein essenzielles Zeichen für Glaubwürdigkeit, um unter der Konkurrenz hervorzustechen. Eine digitale Lösung war für SECAL daher unabdingbar. Seit der Einführung von Vimcar ist automatisch eine exakte Dokumentation für jede getätigte Fahrt vorhanden. Auch das Hinterlegen von Kosten wie beispielsweise Tankbelegen ist digital nun einfacher und übersichtlicher. „Die Investition in Vimcar ist uns wichtig“ bestätigt Herr Amend. „Wir erhielten eine einwandfreie Vorstellung des Produktes und haben uns direkt für den Umstieg entschieden.“

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