"Das System ist unschlagbar - wir haben einen viel besseren Überblick unseres Fuhrparks."

Das Unternehmen

Die Maior Domus Hausverwaltungs GmbH wurde vor 14 Jahren von der österreichischen Sparkasse gegründet und betreut etwa 250 Gebäude in ganz Deutschland – darunter Berlin, Hamburg, Kiel, Leipzig, Halle, München, Magdeburg und Rostock. Mit nur zwei Standorten in Berlin und Leipzig müssen die Immobilien in den restlichen Städten mit langen Autofahrten erreicht werden. Forderungsmanager und Fuhrparkverantwortlicher Hans-Joachim Mannhold weiß, welche wichtige Rolle die firmeneigene Flotte dabei spielt. Seit nunmehr acht Jahren gehört er zum mittlerweile 40 Köpfe großen Unternehmen.

Zusammensetzung des Fuhrparks

Zum Fuhrpark der Maior Domus gehören neun Fahrzeuge in Berlin sowie zwei Fahrzeuge am Leipziger Standort. Neben den fünf Smarts vervollständigen unter anderem ein VW Golf und ein Audi die Flotte. Im Alltag der Hausverwaltung sind die Fahrten zu den Objekten unumgänglich: Von Übergaben und Abnahmen bis hin zu Reparaturen und Instandsetzung der Gebäude helfen die Fahrzeuge beim schnellen Hin und Her der Mitarbeiter.

"Der Fuhrpark steht jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Mobilität ist für uns unentbehrlich."

Kein Wunder also, dass die Fahrzeuge bereits am Vormittag oft ausgebucht sind. „Die Leute sind immer im Dienste unserer Mieter und Eigentümer unterwegs“, erklärt Herr Mannhold. „Theoretisch kann jeder Mitarbeiten fahren. Der Fuhrpark steht jedem zur Verfügung.“ Mobilität ist bei der Maior Domus unentbehrlich; das geht bei 40 Mitarbeitern für Herrn Mannhold mit großem Koordinationsaufwand einher.

Der Wechsel vom handschriftlichen zum digitalen Fahrtenbuch

Bisher hatten die Mitarbeiter handschriftlich Fahrtenbuch geführt. „Das Lesen der Handschrift mancher Mitarbeiter ist schon eine Kunst“, lacht Herr Mannhold. Schließlich gehört zur Verwaltung der Fahrtenbücher auch das Einsammeln und die anschließende Prüfung der Dokumente – eine zeitintensive und kaum einfache Tätigkeit. Herr Mannhold bestärkt: „Ich kümmere mich gerne um alles, was mit unserem Fuhrpark zusammenhängt.“

"Wir haben jetzt Dank Vimcar einen stets aktuellen Überblick"

Die Umstellung auf ein digitales Fahrtenbuch hat dem Fuhrparkmanager daher gehörig unter die Arme gegriffen: „Wir haben jetzt Dank Vimcar einen stets aktuellen Überblick zum Thema Betriebsfahrten, Arbeitsweg und privater Nutzung.“ Jeden Freitag muss sich der Fuhrparkverantwortliche nur kurz bei Vimcar Fleet anmelden, um zu sehen, in welchen Fahrtenbüchern noch Fahrten kategorisiert werden müssen. Da der Fahrtenbuchstecker jede Fahrt automatisch aufzeichnet, kann kein Kilometerstand mehr vergessen werden. Auch den Fahrern wird damit eine zusätzliche Last vor jedem Termin von den Schultern genommen, denn dank des digitalen Fahrtenbuchs können die Mitarbeiter sich vollkommen auf das Wesentliche konzentrieren.

Vimcar im Fuhrparkalltag

Neben dem elektronischen Fahrtenbuch nutzt Maior Domus auch Vimcar Booking zur genauen Verwaltung und Buchung der Poolfahrzeuge. Statt wie vorher über einen E-Mail-Kalender kann nun jeder Mitarbeiter vor der Fahrt das gewünschte Fahrzeug über Vimcars Buchungstool reservieren. „Wir haben einen viel besseren Überblick darüber, wo die Wagen gerade sind oder wer mit den Wagen unterwegs ist“, sagt Herr Mannhold. „Außerdem können die Mitarbeiter ihre Fahrten einfach abstimmen, bündeln und doppelte Wege vermeiden.“

"Das System Vimcar ist unschlagbar!"

Nach der Buchung des Fahrzeuges über Vimcar Booking kann der Mitarbeiter die zugehörigen Schlüssel und Unterlagen aus dem gesicherten Schrank nehmen und losfahren. So hat der Fahrer immer alle Dokumente dabei, die für das Führen des Fahrzeugs relevant sind. Anschließend hat der Fuhrparkmanager nach einem Klick genau im Blick, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt ein Fahrzeug genutzt hat, und kann so bei Lücken im Fahrtenbuch direkt auf den richtigen Fahrer zukommen. Seit dem Umstieg auf Vimcar wurde Herr Mannholds Zeitaufwand für die Fuhrparkverwaltung auf nur noch 10 bis 15 Minuten am Tag reduziert. Das Fazit ist für ihn eindeutig: „Das System Vimcar ist unschlagbar.“