Das Vimcar Fahrtenbuch ist die neue elektronische Fahrtenbuchlösung von Vimcar. Ab dem 15. November ist sie deutschlandweit erhältlich. Vimcar ist der Einladung des Deutschen Steuerberaterverbands (DSTV) jedoch bereits am vergangenen Montag und Dienstag gefolgt und hat seine Lösung einem Fachpublikum von über 1200 Steuerspezialisten vorgestellt. Dort waren wir mit dem Vimcar Fahrtenbuch auf Deutschlands führendem Kongress für die Steuerberaterbranche mit einem eigenen Auftritt vertreten.
Auch wenn Ihr Arbeitgeber die vollen Kosten eines Firmenwagens übernimmt, ist dieser nicht vollkommen umsonst für Sie. Für einen Firmenwagen müssen Sie eine höhere Lohnsteuer bezahlen. Das Finanzamt rechnet den Gegenwert der Dienstwagennutzung zu Ihrem Bruttolohn und erhebt auf diese Summe eine Lohnsteuer. Es gibt für Sie zwei Methoden Ihren Dienstwagen zu versteuern, wir erläutern Ihnen, wie diese aussehen und welche die für Sie preiswertere Variante ist.
Fahrtenbuch schreiben kostet Zeit und diese ist heutzutage bei vielen sehr knapp. Im Zeitalter von Smartphones ist es fast schon selbstverständlich, dass auch für dieses Problem eine digitale Lösung gefunden wurde. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie besonders achten sollten und welche Hindernisse Ihnen das Finanzamt in den Weg legt.
Wie funktioniert eine Fahrtenbuch App?
Fahrtenbuch-Applikationen arbeiten ähnlich wie elektronische Fahrtenbücher über ein GPS-Signal und ziehen sich wichtige Daten durch die Ortung Ihres Geräts. Weitere Funktionen variieren je nach Anbieter und Preisen:
Automatisches Backup der Daten
Integrierte Kartenanzeige, um den Zielort zu bestimmen bzw. zu optimieren
Einfache, schnelle und zielgerichtete Eingabe
Nachträgliches Hinzufügen und Bearbeiten von Fahrten
Verwaltung mehrerer Fahrzeuge
Filterfunktion, um das Fahrtenbuch anzuzeigen bzw. zu bearbeiten und zu exportieren
Um das Fahrtenbuch so lückenlos wie möglich zu gestalten, sollten Sie darauf achten, dass die Fahrtenbuch App folgende Daten protokolliert:
Nutzung: Arbeitsweg/geschäftlich/privat
Startort/Zielort
Startzeit/Ankunftszeit/Dauer
Kilometerstand: Start/Ende, Entfernung
Kommentar/Grund
Ausgaben
Darauf sollten Sie besonders achten: Nachträgliche Änderungen an abgeschlossenen Fahrten müssen unbedingt mit Datum und Uhrzeit protokolliert werden, denn nur so kann das vorgelegte Fahrtenbuch den Anforderungen des Finanzamts entsprechen.
Fahrtenbuch App mit vs. ohne Stecker
Die Auswahl der richtigen Fahrtenbuch App kann sich bei dem großen, vielfältigen Angebot als unübersichtlich und schwierig herausstellen. Daher empfiehlt es sich schon vor dem Kauf die individuellen Anforderungen herauszustellen und so gezielt nach einer geeigneten Fahrtenbuch App zu suchen.
Da nicht alle elektronischen Fahrtenbuch Apps vom Finanzamt als Beleg anerkannt werden, muss bei der Auswahl der Fahrtenbuch App vor allem darauf geachtet werden, dass diese finanzamtkonform ist. Bei Fahrtenbuch Apps, die zur Erstellung der oben genannten finanzamt relevanten Daten ausschließlich auf GPS Daten vertrauen, ist die Gewährleistung einer lückenlosen Datenerfassung kaum möglich. Diese ist allerdings zwingend notwendig um das Fahrtenbuch steuerlich geltend zu machen und durch Steuereinsparungen einen finanziellen Nutzen zu erhalten. Eine lückenhafte Fahrtenbuchführung zwingt den Nutzer der App dazu nachträgliche Eintragungen vorzunehmen, die nur bei einer geschlossenen Form des elektronischen Fahrtenbuchs Anerkennung durch das Finanzamt finden. Die Fahrtenbuch App muss also gewährleisten, dass eigenhändige Veränderungen der Fahrdaten gegenüber den ursprünglichen Aufzeichnungen erkennbar sind. Es sollte zusätzlich darauf geachtet werden, dass die Fahrdaten auf den Servern des Fahrtenbuchanbieters über einen Zeitraum von zehn Jahren gespeichert werden. Die Aufbewahrungsfrist der Daten ist gesetzlich vorgeschrieben und gewährleistet eine unverzügliche Lesbarkeit durch das Finanzamt.
Fahrtenbuch Apps, die die für das Finanzamt relevaten Daten über das On-Board-Diagnose-System mit Hilfe eines OBD-Steckers auslesen, sind in der Regal auch finanzamtkonform. Die Schnittstelle hat ihren Sitz üblicherweise im oberen Bereich des Fußraumes oder unterhalb des Lenkrads. Dabei sollte allerdings unbedingt auf eine einfache Installation der Hardware und die Gewährleistung der Datensicherheit geachtet werden.
Welche Vorteile bietet eine Fahrtenbuch App?
Wichtig für eine Fahrtenbuch App ist, dass sich die einzelnen Fahrten leicht erfassen lassen und Exportfunktionen in der App angeboten werden, die den Ausdruck des Fahrtenbuchs so erlauben, dass das Finanzamt die Dokumente akzeptiert. Eine Excel-Datei wird vom Finanzamt nicht anerkannt, eine PDF-Datei wiederum entspricht den gesetzlichen Voraussetzungen. Bei vielen Apps haben Sie die Möglichkeit, bei Privatfahrten nur die Kilometer anzugeben, ohne Start- und Zielpunkt zu definieren. So können Sie Ihre Privatsphäre schützen und kommunizieren nur geschäftliche Fahrten. Oftmals haben die Fahrtenbuch Apps auch ein integriertes Ausgabe-Modul, welches fahrzeugspezifische Ausgaben protokollieren und auswerten kann: Tankbelege, Parkgebühren, Reparaturen, Autowäsche, Reifen oder sonstige Ausgaben. Sofern Sie Ihre Kontakte mit Adresse und vollständigem Namen in Ihrem Telefonbuch eingespeichert haben, bieten einige Fahrtenbuch Apps die Zusatzfunktion, diese Adressen direkt zu übernehmen.
Wie kann ich trotz GPS-Ortung meine Privatsphäre optimal schützen?
Nicht alle Fahrtenbuch Apps erfordern eine Nutzung des GPS-Signals. Innovative Anbieter ermöglichen es, jede Fahrt kilometergenau festzuhalten und verwenden dabei kein GPS. Mithilfe eines OBD-Steckers und der Fahrtenbuch App haben Nutzer die Möglichkeit, ihre Fahrten exakt zu erfassen. Der Stecker kann problemlos eigenhändig in das Fahrzeug eingebaut werden und sucht sich über den Bluetooth-Diagnose-Anschluss die Verbindung zum Smartphone. Anders als bei einer Fahrtenbuch App, die ausschließlich mit einem GPS-Signal arbeitet, ist der Kilometerstand bei dieser Fahrtenbuchlösung auf den Punkt genau erfasst und muss nicht mehr gegengeprüft werden. Zu Beginn jeder Fahrt wird der Kilometerstand des Fahrzeugs ermittelt und mit dem Kilometerstand bei Ende der Fahrt abgeglichen. Gemessen wird beim Ein- und Ausschalten der Zündung. Diese Daten werden unmittelbar nach dem Beenden der Fahrt an das Smartphone gesendet und gespeichert. Nachträgliche Änderungen werden in einer Änderungshistorie vermerkt – somit gewährleistet die App Revisionssicherheit.
Die Fahrtenbuch App von Vimcar
Mit der Vimcar Fahrtenbuch App in Kombination mit dem OBD-Stecker können im Vergleich zur pauschalen 1%-Versteuerung pro Jahr mehrere Tausend Euro an Steuern gespart werden. Der Stecker mit integrierter SIM-Karte lässt sich ganz einfach selbstständig installieren, sodass der Besuch einer Werkstatt entfällt. Beim Start des Motors werden die getätigten Fahrten über das On-Board-Diagnose-System automatisch ausgelesen. Ausgelesen werden die gefahrenen Kilometer sowie Start- und Zielort. Die ausgelesenen Fahrdaten werden anschließend auf den internen Vimcar Servern gespeichert und verschlüsselt. und können von den Nutzern unterwegs in der Fahrtenbuch App oder im Büro über die Vimcar Webversion bequem und finanzamtkonform verwaltet werden.
Vimcar Fahrtenbuch App für Desktop und Smartphone
Die Vimcar Fahrtenbuch App steht iOS als auch Android Nutzern auf den entsprechenden Plattformen zum kostenfreien Download zur Verfügung. Zudem kann das Benutzerkonto auch über Ihren Lieblings-Webbrowser verwaltet werden. Bei der Entwicklung der Vimcar Fahrtenbuch App wurde auf eine einfache, intuitive und bedienerfreundliche Nutzung der App geachtet, sodass selbst das Führen eines Fahrtenbuchs Spaß machen kann. Die automatisch an die App übertragenen Fahrten des Fahrzeugs können nach Abschluss der Fahrt sofort oder bis zu 7 Tagen nach dem Abschluss der Fahrt mit einem Klick als Privatfahrt, Betriebsfahrt, Mischfahrt oder Arbeitsweg gekennzeichnet werden.
Übersichtliche Karte mit gefahrener Strecke
Übersicht über alle gefahrenen Fahrten
Ist eine Fahrt sowohl privater als auch betrieblicher Natur, können Sie mit Hilfe der Fahrtenbuch App eine Mischfahrt erstellen. Die Mischfahrt-Funktion erlaubt es Ihnen die Fahrt kilometergenau entsprechend dem privaten oder betrieblichen Zweck aufzuschlüsseln. Darüber hinaus können Sie mit der Fahrtenbuch App mehrere Fahrten zusammenzuführen. Dienen also mehrere Fahrten demselben Zweck, können diese problemlos als eine eigenständige Fahrt dargestellt werden.
Mischfahrt-Konfigurator
Zwei Fahrten werden zusammengeführt
Die Vimcar Fahrtenbuch App ist zudem im Stande auf Wunsch GPS-Informationen mit Kontakten, die bereits besucht wurden, oder Adressen aus Ihrem Telefonbuch zu verknüpfen. Dies erleichtert die Kategorisierung der Fahrten und die generelle Führung des Fahrtenbuches enorm. Unter “Listen” können darüber hinaus Kontakte und Anlässe eigenständig angelegt werden. Besuchen Sie einen Geschäftspartner regelmäßig, kann so die Kategorisierung ebenfalls vereinfacht werden.
Liste mit erstellten Kontakten
Liste mit erstellten Anlässen
Wird eine Tankkarte in die Fahrtenbuch App integriert, ist eine automatische Auswertung des Kraftstoffverbrauchs möglich. Dabei werden die gefahrenen Kilometer mit den Angaben zu den getankten Mengen und dem bezahlten Spritpreis abgeglichen und automatisch die tatsächlich entstandenen Kosten pro Kilometer berechnet. Alternativ ist auch eine manuelle Eingabe der Daten möglich. Zudem ermöglicht die Fahrtenbuch App einen Einblick in die Fahrzeug- und Kostenstatistik.
Berechnung der Kosten pro Kilometer
Kostenübersicht als Diagramm
Ein finanzamtkonformer Export des Fahrtenbuchs ist nach Bedarf einmal im Jahr oder häufiger für frei wählbare Zeiträume möglich. Die Daten können in verschiedenen Formaten z.B. PDF, Haufe Lexware oder Excel WISO exportiert werden.
Exportfunktion in der Detailansicht
Die Fahrtenbuch App wurde zusammen mit Steuerberatern entwickelt und erfüllt die höchsten Datenschutzmaßstäbe. So ist das Löschen von Fahrten und die Änderung von Strecken nicht möglich. Nachträgliche Anpassungen werden zudem in der Änderungshistorie jeder Fahrt festgehalten. Auch um die Privatsphäre der Nutzer wurde sich gesorgt. Es wird nicht die gesamte Strecke getrackt sondern nur der Start- und Endpunkt jeder Fahrt und die Kilometerzahl über die OBD-Schnittstelle ermittelt. Der Datenverkehr wird zudem noch SSL-verschlüsselt und unveränderbar auf den Vimcar Servern gespeichert. Wer dennoch nicht möchte, dass die Start- und Endpunkte der Fahrten erfasst werden, sondern lediglich die Kilometerzahl, kann die GPS-Funktion auch deaktivieren. Dafür müssen die Start- und Endpunkte jeder Fahrt manuell eingegeben werden.
