Digitales Fahrtenbuch im Unternehmen: Mehr Effizienz und Sicherheit

Die Wartezeiten für einen Termin bei der Kfz-Zulassungsstelle haben sich durch Covid-19 noch deutlich verlängert. Für eine zügige Bearbeitung benötigt man viele Unterlagen – und muss Tricks kennen, um die Zulassung zu beschleunigen. 

Tipp: Weiter unten finden Sie eine Broschüre zur Firmenwagenversteuerung.

Alles zur Firmenwagenzulassung

Anstehen, Warten, Ärgern: Es gibt schönere Dinge seine Zeit zu verschwenden, als den halben Tag in der Zulassungsstelle zu sitzen, um seinen Wagen anzumelden. Das gilt für eine private ebenso wie für eine gewerbliche Zulassung. Denn im Allgemeinen verlaufen beide Zulassungen ähnlich. Auch der Großteil der benötigten Unterlagen für den Besuch auf der Zulassungsstelle ist gleich. Ein paar kleine Unterschiede gibt es dennoch.

Firmenwagen anmelden

Wenn ein Fahrzeug als Dienstwagen angemeldet wird, ist ein Nachweis für die Existenz des Fahrzeughalters notwendig – am besten vom Inhaber des Unternehmens. Einen Handelsregisterauszug sowie die Gewerbeanmeldung braucht man, wenn man im Auftrag einer Kapitalgesellschaft (GmbH, KG, AG) ein Firmenwagen anmelden möchte. Fahrzeughalter ist nach der Anmeldung die Gesellschaft als juristische Person. 

Anders ist es bei einer Personengesellschaft (GbR, UG). Hier ist es erforderlich, dass einer der Gesellschafter als zulassungsrechtlich verantwortliche Person bestimmt wird. Ein Dokument mit den Unterschriften aller Gesellschafter reicht als Nachweis. Neben dieser Bestätigung werden für die Zulassung außerdem die Ausweise aller Gesellschafter der Firma benötigt – genauso wie die Gewerbeanmeldung und der Gesellschaftervertrag.

Diese Unterlagen sind wichtig

Für eine Autozulassung benötigt man Zeit. Wer nur drei Wochen warten muss, kann sich glücklich schätzen. In Berlin scheinen Wartezeiten von bis zu zehn Wochen mittlerweile normal zu sein. Wer also weiß, wann sein Wagen geliefert wird, sollte schon lange im Voraus einen Termin buchen. Zur Zulassung benötigt man:

• Unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat für die KFZ-Steuer
• Zulassungsbescheinigung Teil II und Konformitätserklärung des Herstellers (CoC)
• Elektronische Versicherungsbestätigung (eVB-Nummer)
• Handelsregisterauszug
• Zulassungsantrag
• Vollmacht zur Zulassung für den Mitarbeiter, der den Antrag bei der Behörde abgibt

Vorsicht bei gemischter Nutzung zwischen Firmenwagen und privat

Es kommt häufig vor, dass der Wagen sowohl für betriebliche als auch private Fahrten genutzt wird. Das hat bei der Anmeldung als Firmenwagen verschiedene Vor- oder Nachteile der Finanzierung und Versteuerung. Für welche Option (Privat- oder Firmenwagen) man sich entscheiden sollte, ist davon abhängig, was überwiegt. In jedem Fall ist es ratsam, die alle Möglichkeiten vom Steuerberater prüfen zu lassen.

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Kann ich mein Auto auch online zulassen?

Die Zulassung ist mittlerweile auch im Online-Portal der örtlichen Zulassungsbehörde möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden: Der neue Halter braucht einen Personalausweis mit aktivierter eID-Onlinefunktion und ein passendes Lesegerät oder eine spezielle Smartphone-App. Die Zulassungsbescheinigungen Teil I (Fahrzeugschein) und II (Fahrzeugbrief) müssen über einen verdeckten Sicherheitscode verfügen. Teil I hat diesen Code seit 2015, Teil II seit 2018. Schätzungsweise zwei Drittel der Zulassungsstellen bieten ein umfassendes Angebot zur Online-Zulassung in ihren Internetportalen an.

Schnelle Zulassung – so klappt es

Der Dienstwagen steht auf dem Hof, aber die Zulassung lässt mal wieder auf sich warten? Macht nichts. In diesen Fällen helfen Agenturen, die für ihre Kunden die Anmeldung übernehmen. Ihr Vorteil: Sie haben in der Regel eigene vorab gebuchte Termine bei den Behörden und kommen auch schneller an neue heran. Je nach Dringlichkeit kann eine Zulassung über die Profis noch am selben Tag erfolgen. In der Regel beträgt die Wartezeit aber maximal zwei Tage bis zur Zulassung des Fahrzeugs. Natürlich lassen sich die Zulassungs-Agenturen diesen Express-Service auch gut bezahlen – zwischen 30 und 50 Euro kostet die Abkürzung bei der Zulassung. Dazu kommen die Gebühren für die Zulassung und die Kennzeichen. Aber dafür spart man nicht nur viel Zeit, sondern schon auch seine Nerven.

Reibungslos Kfz aufs Gewerbe anmelden

Damit es zu einer reibungslosen Kfz-Zulassung kommt, sollten nachfolgende Unterlagen zum Termin vorliegen:

• unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat, damit die Kfz-Steuer eingezogen werden kann
• Zulassungsbescheinigung Teil II
• Konformitätserklärung des Herstellers
• elektronische Versicherungsbestätigung
• Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug
• Zulassungsantrag
• Vollmacht für die Person, die die Zulassung vor Ort vornehmen lassen soll

No Gos bei der Kfz Zulassung in der Firma

Viel Zeit und Geduld muss man einplanen, wenn ein Fahrzeug zugelassen werden soll. Die Wartezeiten rangieren derzeit bei bis zu zwei Monaten. Eine frühzeitige Terminvereinbarung ist erstrebenswert, wenn das Lieferdatum bekannt ist. Weiterhin müssen zahlreiche Formalitäten beachtet werden, damit eine Kfz Zulassung in der Firma schnell umgesetzt werden kann. Immer muss auch die Frage klar beantwortet sein, auf wen wird ein Firmenwagen zugelassen, wenn ein Kfz aufs Gewerbe angemeldet werden soll. Erforderlich sind die Zulassungsbescheinigung Teil II und die Konformitätserklärung des Herstellers für die Kfz Zulassung auf die Firma. Auch ein unterschriebenes SEPA Lastschriftmandat zum Einzug der Kfz-Steuer muss parat sein. Weiterhin sollte ein Handelsregisterauszug oder die Gewerbeanmeldung vorliegen. Um ein Kfz auf Gewerbe anzumelden muss eine elektronische Versicherungsbestätigung, ein Zulassungsantrag und eine Vollmacht für denjenigen vorliegen, der den Antrag bei der Kfz-Zulassungsstelle abgibt. Bei der Frage, auf wen ein Firmenwagen zugelassen wird, kommt es zumeist zu einer Anmeldung die Gesellschaft als juristische Person als Fahrzeughalter. 

Auch möglich: Firmenwagen auf privat ummelden

Einen Firmenwagen auf privat umzumelden ist selbstverständlich möglich, wenn das Fahrzeug entsprechend verkauft worden ist. Bei dem Vorhaben, einen Firmenwagen auf privat umzumelden, ist allerdings einiges zu beachten. Denn die Übernahme des Fahrzeugs muss ganz klar geregelt sein. Insbesondere kann ein Firmenwagen nicht so einfach aus dem Betriebsvermögen herausgenommen werden. Hier müssen das Handels- und Steuerrecht beachtet werden. Insbesondere ist man hier bei einem Verkauf und damit der Herausnahme des Fahrzeugs aus dem Betriebsvermögen auf der sicheren Seite, wenn die private Übernahme des Fahrzeugs einem Fremdvergleich im Hinblick auf den Kaufpreis standhält. Ein Wertgutachten hierzu ist schon aus steuerlicher Sicht empfehlenswert.

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Wer eine Fahrzeugflotte effektiv managen will, muss viele Daten verwalten und ein optimales Zeit- & Workflow-Management aufbauen. Diese Aufgaben kann eine hochwertige Flottenmanagement Software erfüllen.

„Gewöhnliche Menschen überlegen nur, wie sie ihre Zeit verbringen. Ein intelligenter Mensch versucht, sie auszunutzen.“ Philosoph Arthur Schopenhauer wusste schon früh, wie wichtig ein gutes Zeitmanagement für den Alltag sein kann. Das gilt im Privaten und ganz besonders im Beruf, wo Zeitmanagement über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. FuhrparkmanagerInnen stehen unter hohem Druck, weil sie Abläufe besonders präzise planen müssen und dabei eine Vielzahl potenzieller Störungen zu bewältigen haben. Koordination der Fahrzeugwartung oder Fahrer- und Kraftstoffmanagement gehören zu den Kernaufgaben. 

Dazu kommen weitere Bereiche, die ein enormes Arbeitspensum mit sich bringen. Wer sich nicht Multitaskfähig zeigt, bleibt auf der Strecke. Die ständigen Lösungen von Problemen blockieren wichtige Aufgaben, wie etwa die betriebliche Leistungsoptimierung. Doch was lässt sich dagegen tun? Optimieren Sie den Workflow und verbessern Sie das Zeitmanagement mit digitalen Lösungen. Wie das funktioniert, lesen Sie hier.

Langfristig planen

Neue Technologien helfen dabei, Zeit und Arbeit für den Fuhrpark zu minimieren. Dadurch lassen sich alltägliche Arbeitsabläufe so optimieren, dass Sie die Zeit für sinnvolle Tätigkeiten nutzen können. Im Zeitalter von On-Time-Delivery sowie On-Time-Booking sind händische Lösungen und Excel-Tabellen nicht mehr zeitgemäß. Nur hochwertige Fuhrparkmanagement Software löst die Anforderungen in Logistik und Traffic einer zunehmend digitalisierten Branche. 

Doch vorher geht es darum, mögliche Probleme im Ablauf zu lokalisieren, die ein wiederkehrender Zeitfresser sind. Dafür benötigt es langfristige Planung, um alle störenden Quellen zu beseitigen. Am Anfang sollten Sie sämtliche auftretenden Betriebsstörungen auflisten. Erst nach der Bestandsaufnahme beginnt die Aufstellung belastbarer Alternativpläne.

Alle Abläufe digitalisieren

Übernehmen Sie die Erfassung und auch Auswertung von Fuhrparkdaten immer noch manuell oder mit Programmen, die nicht kompatibel sind? Das kostet viel Zeit, verschwendet Ressourcen und man verliert die eigentlichen Aufgaben aus den Augen. Die Rettung: Eine Fuhrparkmanagement Software, bei der ein straffes Terminmanagement integriert ist. Ihre Aufgabe liegt darin, dass der Fuhrpark betriebswirtschaftlich rund läuft. 

Auch die Auslastung einer Fahrzeugflotte ist wirtschaftlich relevant, denn jedes nicht genutzte Fahrzeug erwirtschaftet kein Geld, sondern frisst es. Je mehr MitarbeiterInnen von dieser unwirtschaftlichen Situation betroffen sind, umso größer werden die Auswirkungen auf die Bilanz. Um dieses bittere Szenario zu verhindern, setzen Leiter moderner Fuhrparks digitale Lösungen ein, die Routineaufgaben in der Verwaltung nicht nur digitalisieren sondern gleichzeitig automatisieren.

Entscheidungsfindung? Bitte datengestützt!

Die meisten Software Lösungen erfassen in unterschiedlichem Umfang Daten im Fuhrpark und werten diese aus. FahrerInnen, die Routen, die Kosten, das Terminmanagement und die Auslastung gelten als Basisfunktionen. Die Fuhrparkleitung muss entscheiden, in welchen Bereich des Betriebs Verbesserungen erzielt werden sollen. Auf der anderen Seite können auch wirtschaftlich uninteressante Aspekte von Veränderungen unberührt bleiben. Da Entscheidungen nachhaltig wirken, sollten sie auf korrekten Daten basieren. Durch die Auswertung relevanter Daten des Fuhrparks wie Kraftstoffverbrauch, Lenkzeiten, Fahrzeugpositionen oder Fahrverhalten, können Sie sicherer und zielführender entscheiden, wo Sie Ihre Zeit aufwenden.

Zeit ist Geld für FuhrparkmanagerInnen

Ob es sich nun um kleine, mittlere oder große Fuhrparks handelt – Fuhrparkmanagement Software löst in jeder Situation Probleme. Schließlich geht es um Wirtschaftlichkeit und damit auch um den Vorteil im Wettbewerb mit Konkurrenten. Und Effizienz ist eine der wichtigsten Stellschrauben auf dem Weg zum effektiven Fuhrparkmanagement. Eine gute digitale Lösung hilft auch dabei, Informationen nach ihrer Priorität zu gewichten.

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Die Fuhrparkmanagement Software Vimcar Fleet lässt sich nach Ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen. Mit Fleet optimieren Sie zeitraubende Aufgaben und erleichtern den Fuhrparkalltag. Fleet unterstützt Sie beispielsweise beim Fahrermanagement, der Fahrzeugortung, der Dokumentenverwaltung und der Routenoptimierung. Auch Verwaltungsarbeiten wie die Spesenabrechnung lassen sich mit Fleet optimieren. Jetzt informieren!

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Strategie verfolgen

Alle Unternehmen sollten sich unbedingt mit der Tragweite einer Fuhrparkmanagement Software vor dem Kauf gründlich auseinanderzusetzen. Die neue Software muss in die gesamte Strategie der Digitalisierung passen und darf keinesfalls eine neue Insel Lösung darstellen. Gerade weil der Veränderungs- und Wettbewerbsdruck so dynamisch und stark ist, sollten vorher alle Weichen gestellt werden. 

Spätestens der Kauf einer zertifizierten Fuhrparkmanagement Software wie die von vimcar kann deshalb auch der Kick-off sein, für die Entwicklung einer tragfähigen Strategie in diesem Bereich. Es wäre eine Illusion zu glauben, dass die Software eine solche Strategie ersetzten könne. Sie ist ein nützliches Werkzeug, das Kosten und Zeit sparen kann. Die Kanäle über dessen Einsatz und Nutzung müssen die Verantwortlichen jedoch selbst festlegen.

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Ein Dienstwagen ist für viele unverzichtbar. Genauso wie die Ein-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch. Wer aber zwischen den Abrechnungsmodellen wechseln möchte, kann das nicht ohne weiteres.

Wer seinen Dienstwagen privat nutzt, muss den geldwerten Vorteil versteuern. Das geht entweder mit der weitverbreiteten Ein-Prozent-Regelung oder mit einem Fahrtenbuch. Letztere lohnt sich dann, wenn das Auto nur selten privat gefahren wird. Wer trotz der Pauschalregelung ein Fahrtenbuch führt, kann diese Methode auch rückwirkend wählen. Doch was ist besser: Fahrtenbuch oder die Ein-Prozent-Methode? Und lässt sich zwischendurch ein Wechsel vornehmen?

So gelingt der Firmenwagen Fahrtenbuch Wechsel

Viele Dienstfahrzeuge werden auch privat genutzt. Der geldwerte Vorteil dieser privaten Nutzung muss entsprechend versteuert werden. Je nach Nutzungsmenge des Fahrzeugs wird hierzu entweder die bekannte Ein-Prozent Regelung angewendet oder aber die Fahrtenbuchmethode angewendet. Insofern muss eine Entscheidung getroffen werden, ob das Fahrtenbuch oder die 1 % Regel genutzt werden soll. Das Führen eines Fahrtenbuchs eignet sich immer, wenn der Wagen nur selten privat genutzt wird. Soll zwischenzeitlich die Methode zur Steuerberechnung zwischen Fahrtenbuch oder 1 % Regelung gewechselt werden, ist dies nicht möglich, wenn der Wechsel unterjährig erfolgen soll, es sei denn, es erfolgt ein Fahrzeugwechsel. Nachfolgend werden passende Tipps gegeben, wie der Wechsel zum Fahrtenbuch optimal gelingt.

Firmenwagen Fahrtenbuch als Einzelnachweis der Nutzungswertermittlung

Wer mit dem Dienstwagen selten privat fährt, sollte statt der Pauschalmethode zur Nutzungswertfeststellung durch das Finanzamt besser ein Fahrtenbuch wählen. Hierzu bietet sich die Fahrtenbuchmethode geradezu an. Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch kann einen optimalen Einzelnachweis für die tatsächlich erfolgte private Nutzung des Fahrzeugs bieten.

Um in den Genuss der Regelung als Fahrtenbuchmethode Arbeitnehmer zu kommen, muss der Steuerpflichtige einfach nur einen Antrag auf Korrektur beim Finanzamt einreichen. Dann wird die Ein-Prozent Regelung nicht zur Berechnung des Nutzungswertes herangezogen.Weiterhin lässt sich auch trotz der Fahrtenbuchmethode noch zusätzlich Geld sparen. Hierbei geht es um Fahrten zur Arbeit. Eine entsprechende Korrektur von Nutzungswerten ist auch hierbei möglich. Wer den Wagen an weniger als 15 Tagen im Monat zur Fahrt zur Arbeit nutzt, bekommt nur 0,002 Prozent vom Listenpreis des Wagens angesetzt. Andernfalls dienen die Anzahl der Fahrten und die Entfernungskilometer zur Berechnung, die dann 0,03 Prozent vom Listenpreis des Fahrzeugs zu Grund legt. Wird das Fahrzeug ausschließlich dienstlich genutzt, muss dies detailliert mittels eines Fahrtenbuches belegt werden.

Fahrtenbuch gegen Pauschalmethode

Zuerst einmal hat der Fahrer die Wahlfreiheit zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel. Arbeitgeber und Mitarbeiter legen am Anfang des Jahres fest, wie sie den Nutzungswert ermitteln wollen. Fährt man viel privat, dann bietet sich die nicht so aufwändige Pauschalregelung an. Bei der anderen Methode muss der Nutzer jedoch ein Fahrtenbuch führen. Nur so kann er dem Finanzamt den Nachweis des „Nutzungswerts“ liefern. Ein Wechsel während des laufenden Jahres zwischen Fahrtenbuch und Pauschalregelung für ein Fahrzeug ist allerdings nicht zulässig (BFH, Az. VI R 35/12). Einzige Ausnahme: wenn sie einen neuen Firmenwagen bekommen.

Bei steuerlichem Nachteil Wechsel zum Einzelnachweis

Gut, dass der Sprung zwischen den Modellen nicht ganz in Stein gemeißelt ist. Ein Wechsel ist durchaus dann möglich, wenn ein Arbeitnehmer feststellt, dass die pauschale Versteuerung für ihn nachteilig war. Dann könnte er mit der Steuererklärung zum besseren Einzelnachweis wechseln. Voraussetzung: Er hat parallel ein vollständiges Fahrtenbuch geführt. Für die Steuer zieht der Fahrer vom Bruttoverdienst den ermittelten geldwerten Vorteil ab und ersetzt ihn durch die Summe aus dem Einzelnachweis.

Übrigens: Wurde einem Firmenwagenfahrer die 1-%-Regelung vom Arbeitgeber vorgeschrieben, möchte dieser aber lieber die Fahrtenbuchmethode nutzen, ist das kein Problem. Mit einem Antrag kann der Arbeitnehmer bei der Steuerklärung um die Korrektur des geldwerten Vorteils bitten.

Geldsparen für Fahrer mit geringer Nutzung

Es besteht noch eine andere, unkompliziertere Möglichkeit, um Geld zu sparen – und zwar über die Korrektur des geldwerten Vorteils für Fahrten zur Arbeit. Das lohnt sich für alle, die den Wagen an weniger als 15 Tagen im Monat dafür nutzen. Statt 0,03 Prozent vom Listenpreis des Fahrzeugs werden dann pro Fahrt und Entfernungskilometer nur 0,002 Prozent angesetzt. Wichtig: Wer laut Vertrag oder Betriebsvereinbarung das Auto nicht privat nutzen darf, muss auch nichts versteuern. Steuern fallen immer dann an, wenn die Möglichkeit einer Privatnutzung besteht. Wer dann geltend machen will, dass er das Auto nur dienstlich fährt, muss das zwingend mittels vollständigem Fahrtenbuch belegen. 

Elektronisches Fahrtenbuch

Soll ein Fahrtenbuch geführt werden, bietet ein elektronisches Fahrtenbuch eine sehr einfache und sichere Methode. Die Elektronikvariante wird vom Finanzamt mittlerweile anerkannt. Ein elektronisches Fahrtenbuch erfasst alle Daten, die für den Nachweis beim Finanzamt erforderlich sind, vollautomatisch, sodass es keinerlei manueller Führung des Buches bedarf. Erfasst werden die Daten, wie Datum, Fahrtziel und Kilometerstand. Verwalten kann man sein elektronisches Fahrtenbuch häufig auch mittels App auf dem tragbaren Endgerät, wie beispielsweise dem Smartphone.

Einfacher mit elektronischem Fahrtenbuch

Elektronische Fahrtenbücher, die alle Daten manueller geführter Fahrtenbücher enthalten, akzeptiert das Finanzamt ebenfalls. Für elektronische Fahrtenbücher, die Datum, Fahrtziel und Kilometerstand automatisch aufzeichnen, gilt allerdings eine größere Freiheit: Der Anlass der Fahrt darf innerhalb von einer Woche nachgetragen werden. Das Fahrtenbuch selbst wird meist ganz einfach als App auf dem Smartphone verwaltet.

Vorsicht im Fahrzeugpark

Für jedes Fahrzeug in einem Pool sind die Gesamtaufwendungen und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten einzeln nachzuweisen. Knifflig wird es, wenn einem Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Firmenwagen zur Verfügung stehen und nicht für alle ein Fahrtenbuch geführt wird. In diesem Fall ist der Nutzungswert für die anderen Firmenwagen monatlich mit ein Prozent des Listenpreises anzusetzen.

Fahrtenbuch nachträglich erstellen

Wenn das Dienstfahrzeug auch privat genutzt wird, muss gegenüber dem Finanzamt der geldwerte Vorteil durch die private Nutzung entsprechend versteuert werden. Je nach Nutzungsmenge des Fahrzeugs wird hierzu entweder die bekannte Ein-Prozent Regelung angewendet oder aber die Fahrtenbuchmethode genutzt. Wird der Firmenwagen nur wenig privat genutzt, empfiehlt es sich, beim Finanzamt ein Fahrtenbuch vorzulegen, damit die tatsächlich unternommenen Fahrten nachgewiesen werden können und eine entsprechende exakte Anrechnung der geldwerte Vorteil durch die Nutzung erfolgen kann. Wurde das Fahrtenbuch verlegt, ist es verloren oder sind die Daten der elektronischen Erfassung sämtlicher Daten unwiederbringlich verloren gegangen, dann ist ein Fahrtenbuch nachträglich schreiben erforderlich, sofern die Daten entsprechend korrekt rekonstruiert werden können. Nachfolgend werden Tipps zum Fahrtenbuch nachträglich erstellen gegeben.

Möglichkeiten, Fahrtenbuch nachträglich zu erstellen

Wird es erforderlich, dass das Fahrtenbuch nachträglich erstellt werden soll, ist dies manuell möglich. Eine weitere Methode ist, das Fahrtenbuch nachträglich zu erstellen mit Software. Sofern die relevanten Daten hierfür bekannt sind und vorliegen, kann die Fahrtenbuch nachträglich Software auch genutzt werden, um die Daten manuell einzupflegen und das Fahrtenbuch im Hinblick auf die noch nicht erfassten Daten zu ergänzen. Tagesaktuell setzt die Software die Einträge ins elektronische Fahrtenbuch selbständig fort.

Ähnlich wie der Nachtrag des Fahrtzieles werden die weiteren Daten, wie Datum und Kilometerstand, in den fehlenden Bereichen einfach manuell ergänzt. Selbstverständlich ist das nur möglich, wenn die Daten, Ziele und Kilometerstände entsprechend vorliegen.

Bei wenigen Fahrten hat der Fahrer allerdings auch im Abgleich zu den betrieblich veranlassten Fahrten zumeist den Überblick, um ein nachträgliches Einpflegen der korrekten Daten vorzunehmen.

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