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24. Februar 2022 In Fleet Management, Neue Vimcar Fleet Funktionen, Vimcar Update

NEU: Mehr Übersicht dank der Gruppenfunktion für Fahrzeuge

Je mehr Fahrzeuge sich in einem Fuhrpark befinden, desto schneller geht die Übersicht verloren. Die neue Funktion “Gruppen” in unserer Flottenmanagement Software bringt ab sofort noch mehr Ordnung in den Fuhrparkalltag und erhöht die Benutzerfreundlichkeit von Vimcar Fleet.

Unternehmen haben mit der Funktion die Möglichkeit, die Fahrzeuge beliebig zu gruppieren. Beispielsweise können Gruppen für verschiedene Regionen (Süddeutschland / Norddeutschland) oder Abteilungen (Management Team / Sales Team) erstellt werden. Die Anzahl der Gruppen ist dabei nicht begrenzt.

Hinweis: Die Gruppierungen von Personen wurde umbenannt. Die ehemaligen “Gruppen” heißen nun “geteilte Kontakte”. Diese können im Menü unter “Einstellungen” abgerufen werden.

So funktioniert’s:

Hinweis: Die Funktion wird nur angezeigt, wenn der Nutzer / die Nutzerin über die Berechtigung verfügt, Gruppen zu verwalten.

Gruppenübersicht

1. Mit einem Klick auf Gruppen in der linken Seitenleiste öffnet sich die Gruppenübersicht. In der abgebildeten Tabelle werden alle bereits erstellten Gruppen inkl. einer kurzen Beschreibung aufgelistet. Außerdem ist in dieser Tabelle ersichtlich, an welchem Datum die Gruppe erstellt wurde.

Gruppen 3

2. Eine neue Gruppe kann erstellt werden, indem auf das blaue Plus-Symbol geklickt wird. Es öffnet sich ein Fenster. Hier kann der Name der Gruppe festgelegt und eine kurze Beschreibung hinzugefügt werden.

Neue Gruppe erstellen

3. Die Suchleiste links neben dem Plus-Symbol ermöglicht es, nach einzelnen Gruppen zu suchen. Hier kann entweder der Name der Gruppe oder nach Begriffen in der Beschreibung gefiltert werden.

Neue Gruppe Name

Detailansicht einer Gruppe

1. Um in die Detailansicht einer Gruppe zu gelangen, reicht ein Klick auf die entsprechende Zeile. Hier sind alle Fahrzeuge aufgelistet, die der Gruppe angehören. 

Fahrzeuge in der Gruppe

2. Innerhalb dieser Detailansicht können der Gruppe weitere Fahrzeuge hinzugefügt werden. Dazu wird das blaue Plus-Symbol in der rechten, oberen Ecke angeklickt. Es öffnet sich eine Liste aller zur Verfügung stehenden Fahrzeuge. Wird ein Häkchen bei einem der Fahrzeuge gesetzt und auf den Button “Fahrzeuge hinzufügen” geklickt, erscheint das Fahrzeug in der Detailansicht der Gruppe. Um ein Fahrzeug schneller zu finden, kann in der Suchleiste (Lupen-Symbol) nach dem Kennzeichen, der Marke & dem Modell oder dem Nicknamen gefiltert werden.

Fahrzeuge hinzufügen

3. Wird mit der Maus über den rechten Rand der Tabelle gefahren, erscheint ein Papierkorb-Symbol. Mit einem Klick auf dieses kann das Fahrzeug wieder aus der Gruppe entfernt werden.

Fahrzeuge auswählen

4. Sollen gleich mehrere Fahrzeuge entfernt werden, können Häkchen bei den Fahrzeugen gesetzt und im Anschluss auf “entfernen” geklickt werden. Um eine versehentliche Löschung aus der Gruppe zu vermeiden, öffnet sich bei beiden Varianten ein Pop-Up Fenster. Hier muss der Vorgang mit einem Klick auf “entfernen” bestätigt werden.

Fahrzeuge entfernen

Auf einen Blick die richtigen Fahrzeuge orten

Nach Gruppen in Echtzeit filtern

Nachdem die Gruppen erstellt wurden, können diese in Vimcar Fleet genutzt werden. Zum Beispiel ist es nun möglich, in der Kartenansicht neben Fahrzeugtyp und Status auch nach Gruppen zu filtern. Hier sollte wie folgt vorgegangen werden:

  1. Mit einem Klick auf den Reiter “Karte” und dem Unterpunkt “Fahrzeugortung” in der linken Menüleiste öffnet sich die Kartenansicht.
  2. Im Suchfeld erscheint direkt das Drop-Down-Menü “Gruppen”. Dieses befindet sich über den aufgelisteten Fahrzeugen auf der rechten Seite. 
  3. Nachdem das Feld “Gruppen” angeklickt wurde, werden alle zuvor erstellen Gruppen angezeigt. 
  4. Wird sich für eine Gruppe entschieden, werden ausschließlich Fahrzeuge dieser Gruppe auf der Karte dargestellt.
Karte

Die Funktion “Gruppen” stehen allen Nutzern von Vimcar Fleet Geo und Fleet Pro zur Verfügung. Neben der Gruppierung von Fahrzeugen können mit Fleet Geo und Fleet Pro u. a. Routendokumentationen erstellt oder Firmenfahrzeuge in Echtzeit geortet werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

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20. Januar 2021 In Neue Fahrtenbuch Funktionen, Vimcar Update

Unsere neuen Funktionen sorgen für noch mehr Privatsphäre bei Fleet Geo

Die Fahrzeugortung sorgt für reibungslose Prozesse im Fuhrpark und steigert die Effizienz eines Unternehmens. Bisher konnte die Tracking Funktion von Vimcar Fleet Geo nur bei Poolfahrzeugen genutzt werden. Ab sofort ist auch die Ortung von Dienstfahrzeugen möglich. Gleichzeitig steigern die neuen Funktionen die Privatsphäre, denn Fuhrparkleiter können Fahrern von Poolfahrzeugen von nun an erlauben, die Ortung des Fahrzeugs bei Privatfahrten auszuschalten.

Fahrzeugortung bei Dienstwagen

Das Live-Tracking und die Routendokumentation waren bisher nur bei Poolfahrzeugen möglich. Grund dafür: Dienstfahrzeuge werden nur von einem Fahrer gefahren und häufig auch für Privatfahrten genutzt. Eine dauerhafte Fahrzeugortung würde deshalb in die Privatsphäre der Mitarbeiter eingreifen. Doch die Fahrzeugortung während der Arbeitszeit bietet für das Unternehmen, wie auch für den Fahrer selbst, zahlreiche Vorteile. Mit der Einführung der Ortung von Dienstwagen können Firmenwagenfahrer auf Wunsch das Live-Tracking aktivieren und bei Privatfahrten deaktivieren.

Erhöhte Transparenz bei Dienstfahrten

Die Fahrzeugortung hat auch für Dienstwagenfahrer große Vorteile. Sie haben die Möglichkeit ihre Einsätze transparent zu dokumentieren und können Nachweise für Kunden erstellen. Der Fuhrparkleiter kann durch das Live-Tracking den Fahrzeugstandort einsehen. So kann er bei kurzfristig eingehenden Aufträgen oder Notfällen schnell reagieren und den Mitarbeiter zum Kunden schicken, der sich am nächsten zum Einsatzort befindet. Der Vorteil: Dienstwagenfahrer entscheiden sich aktiv für das Tracking Ihres Fahrzeuges und können dieses bei Bedarf auch wieder deaktivieren. So erhalten sie volle Transparenz, behalten jedoch auch die volle Kontrolle.

Fahrzeugortung bei Poolfahrzeugen

Bisher war die Ortung von Poolfahrzeugen mit Vimcar Fleet Geo uneingeschränkt möglich. Mit der Aktivierung des privaten Modus kann der Fuhrparkleiter von nun an Fahrern erlauben, die Fahrzeugortung zu deaktivieren.

Hinweis: Der Fuhrparkleiter kann das Live-Tracking und die Routendokumentation in der Fahrzeugübersicht unter „Geo-Funktionen“ aktivieren. Das Fahrzeug erscheint dann auf der Karte und gefahrene Routen können in der Routendokumentation eingesehen werden. Zusätzlich kann der Fuhrparkleiter seinen Fahrern erlauben, die Ortung zeitweise zu deaktivieren. Wie die Berechtigung zur Deaktivierung erteilt werden kann, wird im Folgenden erläutert.

Bessere Kontrolle der Privatsphäre

Ob Mittagspause oder die Nutzung des Fahrzeugs für private Zwecke – es gibt viele Szenarien, bei denen die Ortung eines Poolfahrzeugs nicht zwingend notwendig ist. Für diese Fälle wurde der private Modus bei Poolfahrzeugen entwickelt. Hat der Fuhrparkleiter die Nutzung des privaten Modus genehmigt, können die Poolfahrer die Ortung bei Privatfahrten selbstständig deaktivieren. Der Fahrer erhält somit eine uneingeschränkte Privatsphäre bei Privatfahrten.

So funktioniert’s:

Die Berechtigung zur Deaktivierung der Fahrzeugortung bei Poolfahrzeugen kann vom Fuhrparkleiter in der Desktop Version von Vimcar Fleet Geo bzw. Fleet Pro vorgenommen werden. Fahrer können daraufhin die Fahrzeugortung in der Vimcar Fahrtenbuch App ein- und ausschalten.

Fuhrparkleiter: Berechtigung für Poolfahrzeuge erteilen

Möchte der Fuhrparkleiter den privaten Modus für ein Poolfahrzeug aktivieren, muss er wie folgt vorgehen.

  1. Desktop Version von Vimcar Fleet Geo/Pro unter fleet.vimcar.com öffnen.
  2. Sie sehen automatisch die Fahrzeugübersicht. In der Tabelle finden Sie die Spalte “Geo-Fahrerrechte”. Klicken Sie auf “Bearbeitung aktivieren”.
  3. Kreuzen Sie für beliebig viele Poolfahrzeuge die Felder zum “Geo-Fahrerrechte” an, um diesen zu aktivieren. 
  4. Damit Ihre Fahrer die Ortung bei Privatfahrten nun deaktivieren können, müssen diese die untenstehenden Schritte befolgen. 
  5. Sie können den privaten Modus jederzeit wieder deaktivieren, indem Sie wieder auf das Kästchen klicken.

Hinweis: Damit Sie den privaten Modus erlauben können, müssen die Fahrzeuge und Fahrer bereits im Vimcar Fleet angelegt und verknüpft sein. Ist das noch nicht der Fall, müssen Sie wie folgt vorgehen:

  1. Klicken Sie auf das blaue Plussymbol in der Fahrzeugübersicht, um ein neues Fahrzeug anzulegen.
  2. Legen Sie jetzt den Fahrer im Menübereich “Nutzer” als Nutzer an.
  3. Klicken Sie hierfür auf das blaue Plussymbol.
  4. Beachten Sie, dass Sie hier die E-Mail-Adresse des Fahrers angeben, die er für die Vimcar-App nutzen wird. Fragen Sie dafür bitte den Fahrer, welche E-Mail-Adresse er nutzen möchte. Sobald Sie den Nutzer angelegt haben, erhält er eine Aktivierungs-E-Mail.
Bildschirmaufnahme der Fahrzeugansicht. Zu sehen sind die "Geo-Funktionen" und die "Geo-Fahrerrechte".

Fahrer: Ortung aktivieren/deaktivieren

Fahrer können die Ortung in der Vimcar Fahrtenbuch App ein- bzw. ausschalten, unabhängig davon, ob sie einen Dienstwagen oder ein Poolfahrzeug fahren. 

Achtung: Nur wenn Sie für Poolfahrer den privaten Modus in Vimcar Fleet aktivieren, können diese die Ortung in der App de- und reaktivieren. Möchten Sie die Deaktivierung der Ortung nicht erlauben, weil z. B. ihre Poolfahrer die Fahrzeuge nicht für Privatfahrten nutzen dürfen, können die Fahrer die Einstellung auch nicht nutzen. 

  1. Zuerst muss der Fahrer die Vimcar App im Google PlayStore oder im Apple AppStore auf seinem Smartphone heruntergeladen.
  2. Achtung: Die Vimcar App wird hier als Fahrtenbuch App bezeichnet. Auch wenn das Fahrtenbuch nicht genutzt wird, ist hier die neue Ortungsfunktionen zu finden.
  3. Zur Anmeldung sollte der Fahrer die Zugangsdaten verwenden, die er entweder bereits für sein Vimcar-Fahrtenbuch nutzt oder, falls er die App bisher nicht nutzt, per Aktivierungs-E-Mail erhalten hat. Die E-Mail wird automatisch versand, sobald der Fuhrparkleiter den Nutzer im System angelegt hat. Nutzt der Fahrer bereits die Vimcar App, muss er dem Fuhrparkleiter ggf. die zur Anmeldung verwendete E-Mail-Adresse mitteilen, um Zugriff auf die neuen Funktionen zu erhalten. 
  4. Den Menüpunkt “Ortung” auswählen.
  5. Je nachdem, ob ein Dienstwagen oder ein Poolfahrzeug genutzt wird, unterscheidet sich die Handhabung etwas.

Fahrzeugortung bei Poolfahrzeugen deaktivieren

Bildschirmaufnahme der Fahrzeugortung

6a. Möchte man die Fahrzeugortung bei einem Poolfahrzeug deaktivieren, gibt es zwei Möglichkeiten: Die Ortung kann für einen bestimmten Zeitraum oder permanent deaktiviert werden.

Bildschirmaufnahme: Auswahlmöglichkeiten, für welchen Zeitraum die Ortung deaktiviert werden soll.

7a. Die Fahrzeugortung kann für ein paar Stunden oder einen selbstgewählten Zeitraum deaktiviert werden. Dieser kann unter „Benutzerdefiniert“ eingestellt werden.

Bildschirmaufnahme der Deaktivierung für einen bestimmten Zeitpunkt.

8a. Im benutzerdefinierten Bereich kann nun das Datum und die Uhrzeit der Deaktivierung ausgewählt werden.

Ortung ist in der App deaktiviert.

9a. Ist die Fahrzeugortung deaktiviert, wird der Zeitraum der Deaktivierung im oberen Feld angezeigt. Die Fahrzeugortung kann jederzeit wieder aktiviert werden. Zudem ist es möglich, den Zeitraum der Deaktivierung zu ändern.

Vorschau Deaktivierung der Ortung

10a. Fehlt die Berechtigung, um die Fahrzeugortung bei einem Poolfahrzeug zu deaktivieren, wird dies in der App angezeigt.

Vorschau Ortung ist ausgeschaltet

11a. Hat der Fahrer die Fahrzeugortung ausgeschaltet, ist es dem Fuhrparkleiter nicht mehr möglich, den Standort des Fahrzeugs einzusehen.

Wichtig: Bei gemeinschaftlich genutzten Fahrzeugen muss unbedingt daran gedacht werden, die Ortung wieder einzuschalten, sobald das Fahrzeug abgegeben wurde oder eine Betriebsfahrt durchgeführt wird. Denn nur der Fahrer, der die Ortung deaktiviert hat, kann diese wieder einschalten.

Fahrzeugortung bei Dienstwagen aktivieren

Bildschirmaufnahme: Fahrzeugortung aktivieren.

6b. Möchte man die Fahrzeugortung bei einem Dienstwagen aktivieren, muss auf „vorübergehend aktivieren“ geklickt werden.

Bildschirmaufnahme vorübergehende Aktivierung

7b. Die Ortung des Dienstwagens kann für ein paar Stunden oder für einen selbstgewählten Zeitraum aktiviert werden. Dieser Zeitraum kann unter „Benutzerdefiniert“ festlegt werden.

Bildschirmaufnahme der aktivierten Fahrzeugortung

8b. Der Zeitraum, für den die Fahrzeugortung aktiviert wurde, erscheint im oberen Feld der App. Es ist jederzeit möglich, den Zeitraum der Ortung zu ändern oder die Fahrzeugortung permanent zu deaktivieren.

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