Bei der privaten Nutzung eines Firmenwagens muss der dadurch entstandene geldwerte Vorteil versteuert werden. Der Dienstwagenfahrer hat hier die Wahl zwischen 1-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch. Bei der 1-Prozent-Regelung wird pauschal 1% des Bruttolistenpreises pro Monat als geldwerten Vorteil versteuert. Für die meisten Fahrer ist das kostspielig. Dabei gibt es einfache Methoden, diese zu umgehen.

 Erfahren Sie hier, wie Sie die 1-%-Regel umgehen können.

Inhaltsverzeichnis

1-Prozent-Regelung: Was ist das eigentlich?

ein Fahrzeug mit hohem Bruttolistenpreis
Ein Fahrzeug mit hohem Bruttolistenpreis resultiert bei der 1-%-Regelung meist in höheren Steuern.

Die pauschale Alternative ist besser bekannt als 1-Prozent-Methode. Sie heißt so, weil Selbstständige ein
Prozent des inländischen Brutto-Neuwagen-Listenpreises monatlich als Einnahme für die private Kfz-Nutzung versteuern müssen. Die damit zusammenhängenden Betriebsausgaben sind nicht abzugsfähig und erhöhen den steuerlichen Gewinn. Der Brutto-Neuwagen-Listenpreis gilt unabhängig vom Fahrzeug, also auch für Gebrauchtwagen. Die Umsatzsteuer sowie Kosten für Sonderausstattungen ab Werk werden inklusive gerechnet.

Eine stolze Summe, wenn man bedenkt, dass Autos selten tatsächlich zum Bruttolistenpreis erworben werden und auch das Alter des Wagen bei der Berechnung keine Rolle spielt. Bei der 1-%-Regelung wird also der schicke Dienstflitzer schnell zum Kostenfaktor, selbst wenn er zum Zeitpunkt der Nutzung nur noch ein Bruchteil des Bruttolistenpreises wert ist. Verfügt der Firmenwagen zusätzlich über ein werkseitig eingebautes Navigationssystem, werden diese Kosten dem Bruttolistenpreis hinzugefügt und somit der geldwerte Vorteil weiter erhöht. Ausschlaggebend ist nämlich wie das Auto zum Zeitpunkt der Erstzulassung ausgestattet ist. Nachträglich eingebautes Zubehör muss nicht mit einberechnet werden.

Übrigens: Wenn der Firmenwagen ein Elektrofahrzeug ist, darf der Listenpreis gemindert werden. Mehr Informationen zur Firmenwagenversteuerung von Elektroautos.

Beispielrechnung nach der 1-Prozent-Methode:

Berechnung       Betrag
Bruttolistenpreis des Fahrzeugs 38.500,00 €
davon 1% pro Monat      385,00 €
+ 0,03% pro km Entfernung zur Arbeit (hier: 15 km)  173,25 €
= geldwerter Vorteil     558,25 €

Dieser geldwerte Vorteil von 558,25 € wird auf Ihr monatliches Bruttogehalt aufgeschlagen und muss nach dem Regelsteuersatz versteuert werden.

Es empfiehlt sich, die pauschale Methode einmal bei dem Firmenwagen nachzurechnen. 

So wird der geldwerte Vorteil bei der 1 % Regelung gemindert

Es gibt Möglichkeiten, den geldwerten Vorteil und damit die Steuerlast zu lindern, sie sind allerdings sehr begrenzt und setzen bestimmte Bedingungen voraus. Zum Beispiel kann der Anteil der Werbungskosten wie z. B. ein Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuert werden. Hier würden also keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Auch durch die Beteiligung des Arbeitnehmers an den Anschaffungskosten des Fahrzeuges kann der geldwerte Vorteil gemindert werden. Wird der Firmenwagen nur bis zu 15 mal im Monat für die Pendelstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, kann eine Einzelbewertung der Fahrten erfolgen. Hier werden die Entfernungskilometer mit 0,002% des Bruttolistenpreises für die Berechnung des geldwerten Vorteils herangezogen.

1 Prozent Regelung umgehen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die 1%-Regelung zu umgehen und so bei der Firmenwagenversteuerung zu sparen. Zu den Steuerspartricks gehören neben dem privaten Nutzungsverbot, der Fahruntüchtigkeit und Regelungen zum Führerscheinverlust an erster Stelle das Fahrtenbuch. 

Mit Fahrtenbuch 1-Prozent-Regelung umgehen

Firmenwagenfahrer können zwischen der 1%-Regelung und dem Fahrtenbuch wählen, wenn es um die Versteuerung des geldwerten Vorteils von Privatfahrten geht. Die pauschale Versteuerung des Dienstwagens über die 1-Prozent-Regelung spart auf den ersten Blick zwar Zeit, es kann jedoch passieren, dass der Firmenwagenfahrer deutlich mehr versteuern muss, als er tatsächlich gefahren ist. Auch der Umstand, dass der Bruttolistenpreis selbst bei Gebrauchtwagen als Besteuerungsgrundlage herangezogen wird, führt zu einer verzerrten Besteuerung. Um dies zu umgehen, empfiehlt es sich die tatsächlich gefahrenen Kilometer mithilfe eines Fahrtenbuchs zu dokumentieren.

Mit digitalem Fahrtenbuch 1 Prozent Regelung umgehen

Wer sich dafür entscheidet, ein Fahrtenbuch zu führen, muss darauf achten, dass dieses lückenlos ist. Jede Fahrt muss genau dokumentiert werden. Bei privaten Fahrten müssen Firmenwagenfahrer nur die Anzahl der gefahrenen Kilometer vermerken. Bei Betriebsfahrten müssen jedoch weitere Angaben zu Datum, Fahrer, Zweck der Fahrt, Name und Anschrift des besuchten Kunden, Abfahrtsort und Kilometerstand sowie Ankunftsort und Kilometerstand notiert werden. Außerdem müssen Fahrtenbuchführer alle Angaben fortlaufend und zeitnah, dass heißt im Anschluss an die jeweilige Fahrt festhalten. Jegliche Angaben und Auflistungen, die nicht im Fahrtenbuch selbst enthalten sind, sind unzulässig. Das Finanzamt berücksichtigt diese dann nicht. Ein handschriftliches Fahrtenbuch muss original gebunden sein und darf keine eingeklebten Blätter mit Nachtragungen haben. 

Da handschriftliche Fahrtenbücher viel manuelle Arbeit kosten, gibt es die Möglichkeit, elektronische Fahrtenbücher zu nutzen. Die manuelle Dokumentation wird von einer automatischen Streckenaufzeichnung abgelöst. Digitale Fahrtenbücher zeichnen die Fahrten über einen OBD2-Stecker auf, dass die Daten an eine Smartphone- und Desktop-App senden kann. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sollten Sie sicherstellen, dass sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen, wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch. Nachträgliche Änderungen sollten ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sein.

Wie viel kostet ein digitales Fahrtenbuch?

Fahrtenbuchführen funktioniert ganz einfach mit einem digitalen Fahrtenbuch. Alle Fahrten werden automatisch aufgezeichnet und müssen vom Fahrer nur noch als Privatfahrt, Betriebsfahrt oder Arbeitsweg kategorisiert werden. Der Vorteil des digitalen Fahrtenbuches liegt auf der Hand: es denkt für Sie mit. Bereits angefahrene Ziele werden automatisch erkannt, selbst wenn in einem Umkreis von 200 Metern geparkt wird. Auch die Rückfahrten kategorisiert das digitale Fahrtenbuch automatisch – die Arbeit auf Fahrerseite bleibt minimal. 

Erfahren Sie mehr zu dem Preis eines elektronischen Fahrtenbuches. 

Weitere Infos zur Firmenwagenversteuerung

Mit privatem Nutzungsverbot 1 Prozent Regelung umgehen

Eine weitere Möglichkeit, die 1-Prozent-Regelung zu umgehen, ist wenn die private Nutzung durch ein Verbot gänzlich ausgeschlossen ist. Dann kann theoretisch sowohl auf die Versteuerung per 1-Prozent-Regelung und das Fahrtenbuch verzichtet werden. 

Es ist aber nicht genug, davon auszugehen, dass eine Versteuerung ausbleibt, wenn der Firmenwagenfahrer den Firmenwagen einfach nicht mehr privat nutzt. Hat der Arbeitgeber das Auto mit der Erlaubnis zur Verfügung gestellt, auch Privatfahrten zu tätigen, wird schon die alleinige Möglichkeit zur privaten Nutzung als versteuerungspflichtiger Vorteil gewertet. Das bedeutet: Ein Arbeitnehmer muss nicht einmal von seiner Erlaubnis zum privaten Fahren mit dem Dienstwagen Gebrauch machen – die Überlassung des Fahrzeugs zur möglichen privaten Nutzung genügt als Grund für das Finanzamt die 1%-Regelung anzuwenden und den geldwerten Vorteil zu versteuern. Dies kann natürlich nur dann geschehen, wenn kein arbeitsrechtlicher Vertrag vorliegt, der die private Nutzung schriftlich ausschließt. Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch kann verhindern, dass eine Versteuerung per Ein-Prozent-Methode zwangsmäßig erfolgt.

Es empfiehlt sich also, bei der Inanspruchnahme eines Firmenwagens genau darauf zu achten, welche Vereinbarung der Firmenwagenfahrer vorab mit dem Arbeitgeber trifft. Durch ein privates Nutzungsverbot kann der Firmenwagenfahrer den Ärger mit der Steuer vermeiden und ausschließlich betrieblich fahren. Sollte dieser den Firmenwagen dann doch lieber privat nutzen wollen, kann er immer zum Jahreswechsel oder bei Anschaffung eines Neuwagens auf ein Fahrtenbuch umsteigen oder pauschal per Ein-Prozent-Methode versteuern.

Vereinbart der Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber, dass er den gestellten Firmenwagen ausschließlich zu betrieblichen Zwecken nutzen möchte, kann dieser ein privates Nutzungsverbot aussprechen. Voraussetzung dafür, dass er ganz sicher keine 1%-Regelung zur Versteuerung des Wagens anwenden muss, ist eine schriftliche Vereinbarung. Sollte ein schriftlicher Vertrag vorliegen, der eine private Nutzung des Fahrzeugs ausschließt, ist der Arbeitnehmer in der Regel auf der sicheren Seite. Doch Vorsicht: Das funktioniert nur dann, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er das Nutzungsverbot kontrolliert – beispielsweise mit einem Fahrtenbuch.

Regelungen bei Fahruntüchtigkeit

Sind Sie beispielsweise durch einen gebrochenen Arm oder eine ähnlich einschränkende Krankheit vorübergehend fahruntüchtig, so können Sie eine Pause in der Versteuerung beantragen. Auch hier ist es optimal, vorab mit dem Arbeitgeber eine schriftliche Regelung für so einen Fall festzuhalten, der ausschließt, dass Sie den Firmenwagen nutzen dürfen. Zudem müssen Sie eine ärztliche Bescheinigung vorweisen, in der angegeben ist warum und wie lange Sie kein Auto fahren dürfen. Für den Zeitraum der Fahruntüchtigkeit ist belegt, dass Sie keinerlei private Fahrten tätigen – die 1%-Regelung kann umgangen werden. Beim Fahrtenbuch würden Sie bei einer Fahruntüchtigkeit zu dieser Zeit sowieso keine Fahrten eintragen und sich den Aufwand sparen.

In Ergänzung zu den Regelungen, wenn Sie einmal länger fahruntüchtig sind, muss schriftlich in dem Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber ausgeschlossen werden, dass andere Ihren Firmenwagen in diesem Zeitraum nutzen können. So muss hervorgehen, dass nicht beispielsweise Ihr Partner mit dem Fahrzeug private Fahrten unternimmt. Ist dies der Fall, muss versteuert werden!

Vereinbarungen bei Führerscheinverlust

Kommt es durch Verkehrsverstöße zu einem Führerscheinverlust so müssen Sie Ihren Arbeitgeber darüber informieren, um Steuern zu sparen. Erneut ist es hier von Vorteil, wenn zuvor schriftlich festgelegt wurde, dass Sie bei einem Führerscheinverlust den Firmenwagen auf dem Betriebsgelände abstellen und die Schlüssel beim Arbeitgeber abgeben – bis Sie das Fahrzeug wieder nutzen dürfen. Im Zeitraum des Führerscheinentzugs muss somit nicht versteuert werden.

Die oben genannten Möglichkeiten zur Umgehung der 1%-Methode können Ihnen dabei helfen über gewisse Zeiträume Steuern zu sparen oder eine private Nutzung Ihres Firmenwagens ganz auszuschließen. Möchten Sie den Wagen jedoch für Privatfahrten nutzen, hilft das alles nicht – Sie müssen versteuern. Wenn Sie dann immer noch die 1%-Regelung umgehen möchten, ist das Fahrtenbuch die einzige Alternative, mit der Sie eventuell kostengünstiger davonkommen können. Ob sich ein Fahrtenbuch für Sie lohnt, können Sie mit dem Firmenwagenrechner herausfinden.

1-%-Regelung oder Fahrtenbuch: Welche Methode ist die Richtige?​

Generell lässt sich festhalten, dass sich die 1-Prozent-Regelung für Dienstwagenfahrer lohnt, die ihren Dienstwagen hauptsächlich privat nutzen. Alle Privat- und Wochenendfahrten sind so pauschal versteuert. Auch, wer insgesamt eine hohe Fahrleistung hat oder einen kurzen Arbeitsweg, sollte die Methode für sich prüfen. Ob die 1-%-Regelung allerdings tatsächlich die attraktivere Versteuerungsmethode ist, hängt schlussendlich von vielen Faktoren ab. Dabei spielt natürlich der Grenzsteuersatz des Arbeitnehmers und der Bruttolistenpreis eine große Rolle. Wer geschäftlich eine Luxuslimousine fährt, kommt bei der Pauschalversteuerung im Regelfall schlechter weg als ein Kleinwagenfahrer. 

Im Gegensatz dazu lohnt sich die Fahrtenbuchmethode für all diejenigen, die tatsächlich überwiegend Betriebsfahrten unternehmen und ihren Firmenwagen wenig privat nutzen. Die Steuerersparnis, die Arbeitnehmer durch das Fahrtenbuchführen erzielen können, ist erheblich.

Die finale Entscheidung darüber, welche Versteuerungsmethode Firmenwagenfahrer beim Fahrzeug anwenden sollten, kann auch bei der Einreichung der Steuererklärung beim Finanzamt getroffen und geändert werden. Wer eigentlich ein Fahrtenbuch führt, kann zu diesem Zeitpunkt angeben, dass er doch lieber per 1%-Methode versteuern möchte. Nicht möglich ist das bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent. Ist das der Fall, gelten formlose Aufzeichnungen als Nachweise der Nutzung – im besten Falle führt der Firmenwagenfahrer also ein Fahrtenbuch.

Um einen Überblick darüber zu bekommen, ob sich der Wechsel von der 1-Prozent-Regelung zum Fahrtenbuch lohnt, können Firmenwagenfahrer einen Firmenwagenrechner zu Rate ziehen. 

Webinar: 1-%-Regelung oder Fahrtenbuch?

Wechsel von 1-Prozent-Regelung zu Fahrtenbuch​

Firmenwagenfahrer können zwischen der 1%-Regelung und dem Fahrtenbuch wählen, wenn mehr als 50 Prozent der Fahrten betrieblicher Natur, also Fahrten zu Kundenterminen etc., sind. Ist dies nicht der Fall und liegt der Betriebsanteil unter diesen 50 Prozent, dann können Arbeitnehmer nicht per 1%-Methode versteuern. Die Alternative sind hier formlose Aufzeichnungen mit die Betriebskosten und -fahrten belegt werden können — optimal ist hierfür in vielen Fällen ein Fahrtenbuch. Bei einer überwiegend betrieblichen Nutzung kann die 1%-Methode nur vermieden werden, wenn das ganze Kalenderjahr über durchgehend Fahrtenbuch geführt wird. Die Entscheidung für eine der beiden Methoden sollte mit Bedacht erfolgen, denn ein Wechsel kann nur unter bestimmten Bedingungen erfolgen:

1. Kein unterjähriger Wechsel
Es ist grundsätzlich nicht möglich innerhalb des angebrochenen Jahres zu wechseln, sondern nur zum Anfang des neuen Steuerjahres am 1. Januar. Diese Regelung ist durch ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 20.03.2014 festgelegt. Durch diese Einschränkung sollen Spartricks vermieden werden, sodass es beispielsweise nicht möglich ist für Zeiträume, in denen das Fahrzeug besonders häufig privat genutzt wurde, die 1-Prozent-Regelung anzuwenden und in den anderen Fahrtenbuch geführt wird.

2. Ausnahmen bestätigen die Regel: Fahrzeugwechsel macht’s möglich
Unterjähriges Umsteigen ist nur dann möglich, wenn ein Fahrzeugwechsel, beispielsweise durch Neukauf, bevorsteht. Dann kann auch von der 1%-Methode auf ein Fahrtenbuch umgestiegen werden, wenn zuvor pauschal versteuert wurde.

3. Keine repräsentativen Zeiträume im Fahrtenbuch
Beachten Sie: Per Fahrtenbuch können Sie nur Zeiträume versteuern, in denen tatsächlich eines geführt worden ist. Ein repräsentativer Zeitraum reicht nicht aus! Auch wenn sich die Fahrten stets wiederholen, muss die ganze Zeit über Fahrtenbuch geführt werden oder es erfolgt zwangsläufig eine Abstufung auf die 1%-Regelung durch das Finanzamt.

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