Führerscheinkontrolle Formular

Der Arbeitgeber muss die Führerscheine der Fahrer in dem Fuhrpark regelmäßig kontrollieren und die Kontrolle gemäß der Unfallverhütungsvorschriften dokumentieren. Denn kriegt ein Fahrer ohne gültigen Führerschein ein Fahrzeug zugewiesen, macht sich der Halter strafbar. Zur Dokumentation kann ein Formular zur Führerscheinkontrolle verwendet werden.

→ hier Formular zur Führerscheinkontrolle herunterladen

Führerscheinkontrolle: Methoden und rechtliche Hintergründe

Die Führerscheinkontrolle gehört fest zum Alltag in jedem Fuhrpark. Ihre ordnungsgemäße Durchführung bewahrt das Unternehmen vor eventuellen Regressansprüchen und sichert den Betrieb. Das Thema wird jedoch noch viel zu oft auf die leichte Schulter genommen. Viele Fuhrparkleiter sehen die Führerscheinkontrolle als nebensächlich an – dabei kann die Missachtung der Pflicht schwerwiegende Folgen haben. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die Führerscheinkontrolle per Formular oder elektronisch durchzuführen – beide Varianten erleichtern den Vorgang und sichern eine lückenlose Dokumentation.

Definition Führerscheinkontrolle

Die Abkürzung FSK steht für die Führerscheinkontrolle, die mindestens halbjährlich im Fuhrpark erfolgen muss. Denn nur wer einen gültigen Führerschein besitzt, darf die Fahrzeuge bewegen. Sonst drohen dem Fahrer und Fuhrparkleiter rechtliche Konsequenzen. Die Führerscheinkontrolle dient somit der Sicherheit der Fahrer und Außenstehenden.

Neben dem Fahrtenbuch ist die Führerscheinkontrolle ein weiterer administrativer Aufwand der Fuhrparkverwaltung. Welcher Fahrer muss wann als nächstes kontrolliert werden? Wann hat dieser Zeit für eine Kontrolle? Wer führt die Kontrolle durch? Wo werden alle Dokumente lückenlos und rechtskonform abgelegt?

Führerschein

Die Führerscheinkontrolle muss der Arbeitgeber oder Fuhrparkleiter durchführen. Dazu gehört auch eine Bestätigung der Führerscheinkontrolle als Formular. 

Warum ist die Führerscheinkontrolle so wichtig?

In der Regel ist das Unternehmen Halter aller Fahrzeuge im Fuhrpark. Sich vor der Einstellung neuer Mitarbeiter die Fahrerlaubnis vorlegen zu lassen, ist Standard. Doch was, wenn ein Mitarbeiter den Führerschein verliert, dies dem Betrieb jedoch nicht meldet, etwa aus Sorge um seinen Arbeitsplatz? Kommt es zu einem Unfall – ob selbst- oder fremdverschuldet –, ist der Halter in der Pflicht. Nach §21 StVG ist das Anordnen von Fahrten ohne gültige Fahrerlaubnis eine Straftat. Unterlässt der Halter es, sich zu vergewissern, dass diese vorliegt, macht er sich eben diesem Vorwurf schuldig. Darüber hinaus erlischt in der Regel der Versicherungsschutz.

Formular zur Führerscheinkontrolle

Um die Führerscheinkontrolle dokumentieren, können Sie unser kostenfreies Führerscheinkontrolle Formular nutzen. Ein Führerscheinkontrolle Word oder Excel Formular hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Informationen zu notieren und für Ihre Akten sicher zu verstauen. Gleichzeitig dient es als Bestätigung der Führerscheinkontrolle. In der Vorlage können Sie unter anderem Angaben zum Fahrer und dem Führerschein sowie die Unterschrift festhalten. So stellen Sie sicher, dass Sie keine Kontrollen verpassen und Sie die Halterhaftung einhalten.

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Die digitale Führerscheinkontrolle

Um die Führerscheinkontrolle einfach und rechtssicher durchzuführen, können Fahrzeugverwalter eine digitale Führerscheinkontrolle einsetzen. Diese werden so automatisch an anstehende Kontrollen erinnert und müssen kein händisches Protokoll erstellen – alles erfolgt einfach in einer Software. Fahrer können sich bei Bedarf selbst per App oder Siegel kontrollieren.

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Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber

In jedem Fuhrpark ist bei der Überlassung von Firmenfahrzeugen besonders die Kontrolle eines Dokumentes wichtig: des Führerscheins. Nur mit einer gültigen Fahrerlaubnis dürfen Mitarbeiter die Fahrzeuge bewegen und so sieht es der Gesetzgeber vor, dass die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber mindestens zweimal im Jahr erfolgt. Geschieht das nicht, drohen laut Halterhaftung unter Paragraf 21 des Straßenverkehrsgesetzes (Abs. 1 Nr. 2) hohe Geldstrafen oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr für die verantwortliche Person. Darüber können erhebliche zivilrechtliche Konsequenzen entstehen. Um die durchgeführte Führerscheinkontrolle zu beweisen, können Arbeitgeber ein Formular einsetzen.

Nicht zuletzt auch um den Halter vor möglichen Strafen zu schützen, ist eine regelmäßige Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber, die über das einmalige Prüfen bei der ersten Schlüsselübergabe hinaus geht, essentiell im Fuhrpark. Damit die Dokumentation absolut revisionssicher und lückenlos vonstatten geht, greifen immer mehr Fuhrparkverantwortliche zur elektronischen Führerscheinkontrolle. Besonders wenn mehrere Fahrer Zugriff auf den Fuhrpark haben, können auf diesem Weg Berge an Bürokratie eingespart werden.

Wer ist der Fahrzeughalter? Rechtlich ist derjenige als Halter relevant, der bei der zuständigen Behörde als eben solcher gemeldet ist und über die Nutzung des Fahrzeuges entscheidet. In einem Unternehmen betrifft das in der Regel die Geschäftsführung, die die Fahrzeuge zu Firmenzwecken beschafft. Die Halterverantwortlichkeiten wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle lassen sich mit einer schriftlichen Erklärung auf Mitarbeiter wie den Fuhrparkleiter übertragen.

Welche Folgen kann die Unterlassung der Führerscheinkontrolle haben?

Ordnet der Arbeitgeber oder Fuhrparkmanager an, dass ein Mitarbeiter ohne Führerschein das Fahrzeug fährt, haftet er persönlich für die Folgen – auch wenn er davon keine Kenntnis hatte. Hier gilt vielmehr: Unkenntnis schützt vor Strafe nicht. Bei Verstößen drohen Geldstrafen, im schlimmsten Fall sogar Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr.

Gesetzesauszug zur Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber

Paragraph 21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) regelt das Fahren ohne Fahrerlaubnis. Hier ist auch festgehalten, welche Strafen in einem solchen Falle verhängt werden würden. Wichtig: Hier ist nur potentiell der Fahrzeugführer betroffen. Auch der Halter, sofern er einer anderen Person das Fahren ohne Führerschein gestattet, kann sich strafbar machen. Das Gesetz schreibt folgendes vor:

(1) Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer […] (2) als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen des Fahrzeugs […] verboten ist.

Je nach Schwere des Vergehens, können Geld- oder sogar Freiheitsstrafen die Konsequenz sein. Teilweise kommt es auch zur Beschlagnahmung des unzulässig geführten Fahrzeugs. Laut Gesetz darf der Halter des Fahrzeugs nicht darauf vertrauen, dass ein Fahrer den Verlust seiner Fahrerlaubnis aus eigenen Stücken mitteilt. Mögliche Strafen können nur vermieden werden, indem die Führerscheinkontrolle regelmäßig und sorgfältig durchgeführt werden.​

Führerschein liegt auf Tastatur

Sonderfälle der Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber

Ein Sonderfall, der Fuhrparkleitern des öfteren Probleme macht, sind ausländische Führerscheine. Mit ihnen kann ein regelrechter bürokratischer Rattenschwanz einhergehen: Aufenthaltszeiten, 185-Tage-Regelung, Lebensmittelpunkt, Wohnsitz, Umschreibung auf eine deutsche Fahrerlaubnis, weitere Fahrprüfungen usw. Es ist nicht zu unterschätzen, wie sehr ein Fuhrparkmanager hier über die einzelnen Gesetzesregelungen im Bilde sein muss, um einen ausländischen Führerschein korrekt einschätzen zu können. Im Zweifel ist es daher immer noch besser, weitere Abteilungen oder Fachpersonen wie z.B. einen Steuerberater zu Rate zu ziehen.

Ein weiterer heikler Fall sind Poolfahrzeuge. Zwar ist empfohlen, den Führerschein des Fahrers vor jeder Fahrt neu zu kontrollieren, doch in der Praxis ist dies nicht immer umsetzbar. Mit einem schriftlichen Nutzungsüberlassungsvertrag kann diese Problematik bekämpft werden. Eine einfache Lösung könnten externe Dienstleister wie der TÜV oder ADAC sowie elektronische Führerscheinkontrollen darstellen.

Durchführung der Führerscheinkontrolle

Laut Rechtsprechung (BGH VRS, Bd. 34, 354) genügt es, den Führerschein eines jeden Fahrers zweimal pro Jahr stichprobenartig zu kontrollieren. Dies kann sowohl intern als auch extern durch einen Dienstleister geschehen. In jedem Fall sollten die Verantwortlichkeiten im Voraus klar erkennbar sein und der betroffene Mitarbeiter der Führerscheinkontrolle unterwiesen werden. Der Mitarbeiter, der mit der Kontrolle beauftragt wird, muss darüber informiert werden, wie ein Führerschein korrekt gelesen wird.

Darauf müssen Arbeitgeber bei der Führerscheinkontrolle achten

Führerscheinkontrolle

Bei der Kontrolle muss der Führerschein im Original eingesehen werden. Dies ist auch als Sichtprüfung bekannt. Die allererste Kontrolle sollte entweder bei der Einstellung des Mitarbeiters oder bei der ersten Übergabe eines Firmenfahrzeuges stattfinden. Es empfiehlt sich die dann folgenden Prüfungszeiträume zu planen, um keine Kontrolle zu verpassen. Für die Unterlagen kann eine Kopie des Führerscheins in der Personalakte oder beim Fuhrparkmanagement hinterlegt werden, allerdings gilt es hier die Datenschutzrichtlinien zu beachten.

Weiterhin muss der Fuhrparkleiter sichergehen, dass der Fahrer keinem Fahrverbot unterliegt. Ist dies der Fall muss er außerdem darauf achten, dass der Fahrer auch wirklich nicht fährt. Tut der Fahrer dies doch, kann sich der Halter nach den oben genannten Gesetzen strafbar machen.

Wie lässt sich das Vorhandensein des Führerscheins effektiv kontrollieren?

Die Führerscheinkontrolle vom Arbeitgeber muss nicht aufwendig sein – wenn passende Systeme verwendet werden. Zunächst einmal ist nicht vor jeder Fahrt zwingend eine Sichtkontrolle notwendig. Hat der Fahrzeughalter oder ein von ihm beauftragter Mitarbeiter vor Fahrtantritt „sichere Kenntnis“ erhalten, dass die Fahrerlaubnis vorliegt, darf er auf diese Aussage vertrauen. Das gilt allerdings nicht, wenn er hätte erkennen müssen, dass dies nicht der Fall ist. Im Zweifelsfall können entsprechende Beweise schwer zu erbringen sein. Es ist daher ratsam, mit einem Führerscheinkontrolle Formular dies zu dokumentieren.

Notwendige Angaben im Führerscheinkontrolle Formular:

  • Angaben zum Fahrer:
    • Name
    • Wohnsitz
    • Kontaktdaten
  • Angaben zur Fahrerlaubnis:
    • Listennummer
    • Klasse
    • Ausstellungsdatum, und -ort sowie ausstellende Behörde
    • Ablaufdatum, falls vorhanden
    • Beschränkungen mit Schlüsselzahlen (z.B. 01 für Sehhilfen)
    • Ggf. weitere Dokumentation des Fuhrparkmanagements (z.B. Kopie)
  • Datum und Unterschriften von sowohl Fuhrparkleiter als auch Fahrer

Alternative: elektronische Führerscheinkontrolle

Bei einem rechtlich sensiblen Thema wie der Führerscheinkontrolle ist auf eine Zettelwirtschaft keinen Verlass. Die Koordination von Listen und Formularen, die Absprache mit Mitarbeitern zu jeder Kontrolle rauben auf beiden Seiten Zeit und Nerven, die sinnvoller für andere Tätigkeiten genutzt werden könnten. Besonders bei heiklen Fällen wie Fahrzeugpools ist der Aufwand einer rechtskonformen manuellen Führerscheinkontrolle nicht zu unterschätzen. Zwar ist es ratsam, den Führerschein des Fahrers vor jeder Fahrt neu zu kontrollieren, doch in der Praxis ist dies nicht immer umsetzbar. Um das Arbeitspensum auf ein Minimum zu verringern und die Effizienz im Fuhrpark zu steigern, hilft eine elektronische Führerscheinkontrolle. 

Statt mit Formular Führerscheinkontrolle digital durchführen

Die elektronische Führerscheinkontrolle vereinfacht das Prozedere. Da sie vollautomatisch abläuft, haben weder Fahrer noch Fuhrparkleiter einen hohen Aufwand. Mit dem richtigen System liegt die Kontrolle auf Seiten des Fahrers, sodass der Fuhrparkverantwortliche nur bei Versäumnis aktiv werden muss. Die Führerscheinkontrolle erfolgt bei modernen Systemen via App. Fahrer werden an anstehende Führerscheinkontrollen erinnert und führen diese eigenständig mit Smartphone oder Tablet durch. Gleichzeitig ist der Fahrzeughalter dank lückenloser und revisionssicherer Dokumentation vor rechtlichen Konsequenzen geschützt. Die Dokumentation ist rechtssicher, besteht also vor Gericht. Darüber hinaus fließen die Daten durch entsprechende Schnittstellen in das Fuhrparkmanagementsystem. So hat das Unternehmen beziehungsweise der Fuhrparkleiter zu jeder Zeit einen Überblick darüber, welche Führerscheine vorliegen und kann, falls notwendig, Mitarbeiter an die Pflicht zur Vorlage erinnern.

Verschiedene Möglichkeiten der digitalen Führerscheinkontrolle

Elektronisch gibt es mehrere Möglichkeiten wie ein Führerschein auf seine Gültigkeit geprüft werden kann. Entscheidet sich ein Fuhrparkleiter für die Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle ist es wichtig, dass dieser sich zuerst darüber Gedanken macht wie diese Kontrolle am besten durchgeführt werden soll und sich anschließend für den Anbieter mit der passendsten Lösung entscheidet.

Führerscheinkontrolle an Prüfstationen

Eine Methode die in der UVV vorgeschriebenen Führerscheinkontrolle einzuhalten, stellt die Verwendung von Prüfstationen dar. Hierfür muss zuerst ein Siegel auf dem Führerschein angebracht werden. Dieses Siegel ermöglicht eine automatische Prüfung des Führerscheins. Ist es Zeit für die Kontrolle, muss der Mitarbeiter seinen Führerschein lediglich an eine Prüfstation halten.

Führerscheinkontrolle mit dem Smartphone

Die Führerscheinkontrolle mit dem Smartphone kommt am ehesten der Sichtkontrolle durch den Fuhrparkleiter gleich. Möchte man diese Methode verwenden, muss zuerst die App des Anbieters heruntergeladen werden. Steht eine Führerscheinkontrolle an, leitet die Smartphone App den Mitarbeiter durch den Kontrollprozess. Während des Prozesses muss der Mitarbeiter ein Foto seines Führerscheines aufnehmen, welches anschließend vom Anbieter überprüft wird.

Wichtig hierbei: Das Smartphone muss über eine Kamera, einen Blitz und eine stabile Internetverbindung verfügen.

Beide Methoden haben den großen Vorteil, dass der Fuhrparkleiter selbst nicht in die Kontrolle der Führerscheine involviert wird. Jeder Mitarbeiter kann selbstständig die Gültigkeit seines Führerscheins prüfen.

Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber per Software

Nach aktueller Rechtsprechung reicht es aus, die Führerscheinkontrolle „regelmäßig“, das heißt, zweimal im Jahr durchzuführen. Besteht der Verdacht, dass eine Fahrerlaubnis nicht mehr vorliegt, ist es ratsam, so schnell wie möglich zu handeln. Hier kann eine elektronische Kontrolle außer der Reihe erfolgen oder eine persönliche Sichtprüfung. Ein begründeter Verdacht kann bereits vorliegen, wenn es zu außergewöhnlich vielen Verstößen gegen die Straßenverkehrsordnung kommt. Hier spielt erneut die Fuhrparksoftware eine wichtige Rolle: Geschehen diese Ordnungswidrigkeiten im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit, werden sie dort vermerkt. Ein Warnhinweis kann dann den Ausschlag geben, eine Kontrolle anzuordnen.

Führerscheinkontrolle Vimcar Fleet
Elektronische Führerscheinkontrolle in Vimcar Fleet.

Anbieter Vimcar

Der Anbieter Vimcar ermöglicht beispielsweise die einfache Führerscheinkontrolle über das System des Marktführers LapID. Alle anstehenden oder überfälligen Kontrollen sind integriert in der Fuhrparksoftware einsehbar, sodass zeitfressende Besprechungen mit Fahrern, Ansammlungen von Papierkram und ständiges Erinnern an Fristen damit überflüssig sind.

Stattdessen werden Mitarbeiter automatisch daran erinnert, ihren Führerschein zu kontrollieren.  Erst wenn die Kontrolle nicht durchgeführt wurde, wird auch der Fuhrparkverantwortliche informiert – ohne direkte Absprache. Dabei sind alle Daten übersichtlich über die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet einsehbar und das Papierchaos vom Tisch. So wird keine Kontrollfrist mehr versäumt und die Dokumentation ist wirklich lückenlos und rechtskonform.

Einblick in die Führerscheinkontrolle mit Vimcar Fleet

Fazit Führerscheinkontrolle - kleiner Aufwand, große Wirkung

Die Führerscheinkontrolle vom Arbeitgeber ist ein Feld, das häufig vernachlässigt wird. Dabei lässt sie sich mit geringem Aufwand vornehmen. Das Unternehmen ist mit der regelmäßigen Führerscheinkontrolle auf der sicheren Seite und hält teure Regressansprüche fern.

Führerscheinkontrolle mit Excel Vorlage – ist das ratsam?

Die Kontrolle der Fahrerlaubnis ist zwingend zu dokumentieren. Elektronisch geschieht das automatisch. Doch noch immer greifen viele Arbeitgeber auf die Führerscheinkontrolle über eine Excel Vorlage zurück. Die Tabellenkalkulation ist für diese Dokumentation jedoch nicht ausreichend. Erstens ist das System fehleranfällig: Die Daten der Führerscheinkontrolle werden manuell vom Fuhrparkleiter eingegeben. Hier können sich Ungenauigkeiten einschleichen. Es ist außerdem aufwendig, das Führerscheinkontrolle Formular zu kontrollieren. Die Suchfunktion bei Excel ist eingeschränkt – und wenn es darum geht, Hunderte von Führerscheinen zu kontrollieren, gerät es an seine Grenzen.

Selbst für kleine Betriebe lohnenswert

Schon für kleine Betriebe lohnt es sich, in digitale Lösungen für die Fahrerlaubniskontrolle zu investieren. Die Vorteile sind vielfältig: Das Management wendet nur noch einen geringen Zeitaufwand für die notwendigen Kontrollen auf, da diese von den Mitarbeitern selber vorgenommen werden. So können sie sich um ihr Tagesgeschäft kümmern. Das spart letztendlich Zeit. Und geht es um die rechtssichere Dokumentation, haben digitale Systeme ohnehin die Nase vorn.

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