Tankkarte

Die meisten FuhrparkleiterInnen setzen beim Thema Tanken auf Tankkarten. Die FahrerInnen bezahlen mit der Karte bargeldlos in ausgewiesenen Tankstellen. Statt Tankbelege zu sammeln, leiten die Tankkarten die Abrechnungen automatisch an die Fuhrparkverwaltung weiter. 

Welche weiteren Gründe gibt es für eine Tankkarten für die Firma und wie wählt man die passende Tankkarte für den eigenen Fuhrpark aus? Der folgende Lexikonartikel zeigt alle wichtigen Information zum Thema Tankkarten, Tankkartenanbieter sowie einen Tankkartenvergleich auf. 

Infoblatt zu den Vorteilen einer Tankkarte

→ Beratung zum Einsatz einer Tankkarte 

Was ist eine Tankkarte?

Eine Tankkarte ersetzt die Bezahlung des Kraftstoffs mit Bargeld. Die Flottenkarte funktioniert also ähnlich wie eine Kreditkarte. Jede angestellte Person bekommt eine persönliche Tankkarte, die bei dem jeweiligen Partner wie eine Kreditkarte benutzen werden kann. Mit ihr können FahrerInnen Kraftstoff wie Benzin oder Diesel, aber gegebenenfalls auch weitere Kosten wie z. B. Mautgebühren bezahlen. Die Nutzung von Bargeld und das Sammeln von Belegen entfällt dabei gänzlich, da die Tankkarten-Abrechnungen automatisch online einsehbar sind. Die elektronische Verarbeitung der Tankbelege ermöglicht somit eine detaillierte Auswertung des Tankverhaltens und einen aktuellen Überblick über die Ausgaben.

Die Fuhrparkleitung kann im Voraus ein Limit festlegen, wie viel und welche Art von Kraftstoff mit der Tankstellenkarte getankt werden darf. Dadurch wird nicht nur Tankbetrug vorgebeugt – die FuhrparkleiterInnen erhalten auch einen besseren Überblick über den tatsächlichen Verbrauch im Fuhrparks.

Zapfsäule

Abgrenzung der Flottenkarte gegenüber von Tankkarten für Privatnutzer

Ob man eine Tankkarte für Firmen oder als Privatperson nutzt, spielt dabei keine große Rolle. Allerdings bieten nur wenige Tankstellenbetreiber eine Tankkarte für Privatpersonen an, Tankkarten für Firmen sind hingegen weiter verbreitet.

→ Mehr zu den Tankkarten für Privatpersonen

Tankkarten für Firmen – die wichtigsten Informationen im Überblick

Vor allem, wenn viele MitarbeiterInnen Zugriff auf die Fahrzeuge im Fuhrpark haben, sind Tankkarten für Firmen die beliebteste Lösung. Für das Tanken mit einer Tankkarte, sprechen viele Vorteile: Über die Tankkarten kann direkt an den Tankstellen bezahlt werden, dadurch entfällt die Belegsammlung auf Personalseite. Zusätzlich bieten viele Tankkartenanbieter Rabatte für ihre Mitglieder. Der Kauf kann stets bestimmten MitarbeiterInnen zugeordnet werden. Über eine Fuhrparksoftware im Unternehmen wird außerdem klar, welches Fahrzeug zu welchem Zeitpunkt und von wem betankt wurde.

Die Flottenkarte zum Tanken - die clevere Zahlungsweise

Bei Bedarf können bei Flotten-Tankkarten regionale Einschränkungen gemacht werden – so ist es den Nutzern der Tankkarte nur erlaubt, an bestimmten Filialen zu bezahlen. Wer überregional oder international tätig ist, sollte einen entsprechenden Vertrag mit breit aufgestellten Unternehmen abschließen. Dabei ist darauf zu achten, dass diese möglichst weit verbreitet sind. 

Manche Tankkartenanbieter im Ausland integrieren sogar die Bezahlung von Mautgebühren in ihre Karten. Was ebenfalls finanziell ins Gewicht fällt ist, dass die meisten Tankstellen Rabatte für die Nutzer von Tankkarten anbieten. Gerade bei großen Fuhrparks können die Vergünstigungen bei Tankkarten für Firmen groß sein. Hier lohnt sich der direkte Tankkartenvergleich.

Frau bezahlt mit der Tankkarte über ein Kartenlesegerät.

Tankkarte für Firmen: Vor- & Nachteile

Mit einer Tankkarte lassen sich die Rechnungen für Kraftstoffe bargeldlos bezahlen und im Nachhinein elektronisch verarbeiten. Wird die Tankkarte für Firmen genutzt, kann sie den Verwaltungsaufwand im Fuhrpark senken. Unternehmen sollten die Verwendung von Tankkarten in Erwägung ziehen, denn kann sich der Einsatz dieser oftmals lohnen.

Vorteile einer Tankkarte
  • Kostenkontrolle und individuelle Einstellungen für MitarbeiterInnen (Budgetgrenze, Einsatzradius, Art der Waren und Dienstleistungen, Kraftstoffart, zugeordnetes Fahrzeug)
  • digitalisierte Abrechnung durch Import der Zahlungsdaten in das eigene Buchhaltungssystem
  • Preisnachlass, gestaffelt nach Verbrauch möglich
  • Sicherheit durch PIN und Limitierung (pro Tag, Woche oder Monat)
  • Privatanteil der Fahrten kann über den Geldwerten Vorteil abgerechnet werden

Nachteile einer Tankkarte:

  • Eine Tankkarte für Firmen ist meist nur an bestimmten Tankstellen nutzbar
  • Missbrauch durch MitarbeiterInnen kann nicht komplett verhindert werden
  • Einige Tankkartenanbieter verlangen eine Mindestabnahme bzw. einen Mindestumsatz

Laden Sie hier das Infoblatt herunter und erfahren, welche Vorteile die Vimcar UTA Tankkarte im Fuhrpark hat!

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Tankkarten Flyer auf Laptop geöffnet
Erfahren Sie wie Sie mit der Tankkarte Geld und Zeit im Fuhrpark sparen können.

Die wichtigsten Gründe für eine Tankkarte im Betrieb

Mit Tankkarten einfach bargeldlos bezahlen

Im Fuhrpark kommt man beim Thema Tankmanagement an Tankkarten nicht vorbei, denn sie senken  besonders den administrativen Aufwand. Das Prinzip einer Tankkarte gleicht dem einer Kreditkarte: Mit ihr ist einfaches, bargeldloses Bezahlen an Tankstellen möglich. Wie bei einer normalen EC-Karte gibt es eine PIN-Schutz und eine Sperrung im Falle eines Verlustes oder Diebstahls. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Kreditkarte können FahrerInnen mit Tankkarten nicht an jeder Tankstelle Ihrer Wahl bezahlen, denn eine eine Tankkarte für alle Tankstellen gibt es nicht. 

Jeder Tankkartenanbieter lässt den Gebrauch nur an bestimmten Vertragstankstellen zu — im Idealfall aber auch bei verschiedenen Partnern. Das ist besonders wichtig, wenn FahrerInnen die Region der Anbietertankstelle verlassen und beispielsweise im Ausland tanken möchten. Neben unterschiedlichen Anbietern und Regionen können Tankkarten auch verschiedene Dienstleistungen beinhalten. Das heißt, dass in manchen Fällen mehr als nur getankt werden kann. Einige Tankkartenanbieter lassen beispielsweise die Bezahlung von Mautgebühren oder der Pannenhilfe zu.

Ein umfassender Überblick über Kraftstoffnutzung dank Tankkarten

Der offensichtlichste Vorteil einer Tankkarte ist die Vereinfachung der Buchhaltung: Die MitarbeiterInnen müssen keine Belege mehr nachträglich einreichen und vorab aus eigener Tasche bezahlen. Stattdessen können sie online direkt über das jeweilige Portal einsehen, welche Transaktionen — mitsamt Betrag und Gegenstand des Kaufs — sie getätigt haben. Je nach Tankkartenanbieter werden diese Daten etwas anders dargestellt. Diese Statistiken und Abrechnungen lassen sich in der Regel nach gesamten Kraftstoffverbrauch und zurückgelegten Kilometern auswerten und anschließend an das Finanzamt zum Steuererlass weiterleiten — eine weitere buchhalterische Erleichterung.

Über eine Tankkarte für Unternehmen ist es zusätzlich möglich, MitarbeiterInnen Einschränkungen und Freigaben zu erteilen. Können über die Tankkarte weitere Dienstleistungen bezahlt werden, ist besondere Vorsicht geboten: Gegebenenfalls müssen nicht allen FahrerInnen alle Extraleistungen freigeschaltet werden. Neben zeitlichen sowie regionalen Grenzen ist meist die Einrichtung eines Tankmaximums — nach Liter oder Kosten — sinnvoll.

Tankkarten Infografik
Tankkarten Infografik

Lassen Sie sich von uns in wenigen Minuten die Vorteile einer Tankkarte für Ihren Fuhrpark erklären!

Ob und wie eine Tankkarte im Fuhrpark sinnvoll eingesetzt werden kann, ist nicht einfach zu ermitteln. Im Internet finden sich zahlreiche Artikel und Tankkartenanbieter. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihnen im unverbindlichen Gespräch die Vorteile von Tankkarten im Fuhrpark sowie deren Integration kurz zu erklären. Zusätzlich erhalten Sie die Vimcar UTA Tankkarte vorgestellt und erfahren, welche Vorteile diese Tankkarte bietet.

Webinar zu Tankkarten im Fuhrpark

In folgendem Webinar erklärt der Tankkartenanbieter Vimcar, wie eine Tankkarte den Fuhrpark vor Betrug schützt und bei der Kostenoptimierung hilft.

Das ist bei der Tankstellenkarte wichtig

Um einen möglichst günstigen Vertrag zu erhalten, lohnt es sich, individuell mit den Tankkartenanbietern zu verhandeln. Man sollte die Größe des Fuhrparks und den jährlichen Umsatz für Kraftstoffe, Autowäschen und Kfz-Bedarf bei den Bedingungen einbringen. Der Tankkarten Vergleich kann so Unterschiede von mehreren Prozent zeigen. Die Entscheidung ist allerdings nicht nur vom Preis abhängig zu machen. Wichtig ist außerdem:

  • die Netzabdeckung mit Stationen für die betreffende Tankkarte
  • der Grundpreis für Kraftstoffe der jeweiligen Gesellschaft (einige Anbieter sind generell etwas preiswerter als andere Tankstellen)
  • die Qualität der angebotenen Kraftstoffe

Was kostet eine Tankkarte?

Die Kosten der Tankkarte sind abhängig von dem spezifischen Anbieter, den Fuhrparkverantwortliche für ihr Unternehmen auswählen. Die Kosten können hier teilweise stark variieren. Dabei sollten nicht nur die jährlichen Tankkartengebühren bedacht werden. Bei der Anmeldung einer Tankkarte können noch eine Reihe weiterer Kosten anfallen, die ebenfalls von Anbieter zu Anbieter variieren. 

Die jährliche Gebühr für eine Tankkarte liegt in der Regel zwischen 0 € und 20 €. Auch können u.a. Kontogebühren anfallen, wenn es sich um eine Kreditkarte mit Tankrabatt handelt. Ebenfalls zu beachten sind mögliche Gebühren für folgende Punkte:

  • geplatzte Abbuchungen und verspätete Zahlungen
  •  für eine Nichtnutzung der Tankkarte
  •  für Papierrechnungen
  • für Mindestnutzung
  • für die Änderung des Firmennamens auf der Tankkarte
  •  für eine gestohlene Karte
  • sowie mögliche Gebühr für Notfall-Kreditfazilität.

Es lässt sich demnach keine pauschale Aussage darüber treffen, wie hoch die Gesamtkosten für eine Tankkarte typischerweise ausfallen.

Wie sicher sind Tankkarten?

Die meisten Tankkarten lassen sich, ähnlich wie EC-Karten, durch einen persönlichen PIN-Code schützen. Viele Anbieter geben KundInnen zudem die Möglichkeit, ein individuelles Limit für Abbuchungen festzulegen, welches auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt werden kann. Da Transaktionen, die mit einer Tankkarte getätigt werden, in der Regel digital nachvollziehbar sind, bieten Tankkarten eine hohe Kostentransparenz. Ebenso wie EC- oder Kreditkarten lassen sich Tankkarten im Fall eines Diebstahls jederzeit sperren.

Welche Tankkarte ist die beste?

Natürlich stellt sich die Fuhrparkleitung die Frage „Welche Tankkarte ist die beste?”. Das kann pauschal nicht gesagt werden. Je nach Tankkartenanbieter fallen Gebühren oder ein Prozentanteil für den Einsatz der Tankkarten an. Ist die Flottenkarte kostenfrei verfügbar, können nutzende Personen diese in der Regel nur bei einer bestimmten Tankstellenkette verwenden. In anderen Fällen muss zwar eine Nutzungsgebühr gezahlt werden, gleichzeitig gibt es meistens auch einen Rabatt auf den getankten Treibstoff. Zudem zu beachten: Einige Anbieter von Tankkarten setzen eine gewisse Abnahmemenge an Treibstoff voraus. Welche Tankkarte für den Fuhrpark die beste ist, sollte durch einen Tankkartenvergleich entschieden werden. 

→ zum Tankkartenvergleich für Firmen 

Mit 4 Fragen zum idealen Tankkartenanbieter

Um die beste Tankkarte für ihren Fuhrpark zu finden, sollten sich Verantwortliche folgende Fragen stellen, bevor sie eine Flottenkarte beantragen: 
  • Was kostet die Tankkarte und welche Vergünstigungen gibt es?
  • An welchen Tankstellen wird die Tankkarte angenommen?
  • Welche Dienstleistungen können mit der Tankkarte bezahlt werden?
  • Wie erfolgt die Abrechnungen und welche Einstellungen können ausgewählt werden?

Es gibt Fuhrparklösungen, die eine Integration der Tankkarten in ihrer Software anbieten. Die Funktion pflegt Treibstoffkosten automatisch ein und verschafft einen Überblick über die Kosten im Fuhrpark. Gleichzeitig ist der PIN der Tankkarte in der mobilen App hinterlegt und für den zugewiesenen Fahrer einsehbar.

Hand hält eine Vimcar Tankkarte. Im Hintergrund steht das Vimcar Fahrzeug Vimcent

Aktuelle Trends bei der Firmen-Tankkarte

Mann schaut auf Kostenübersicht des Fuhrparks auf dem Tablet

Mittlerweile werden Firmen-Tankkarten nicht einfach nur so von den MitarbeiterInnen verwendet, sondern sind Teil eines ganzen Fuhrparksystems. Dank intelligenter Software können sie direkt in die Fuhrparkverwaltung integriert werden. Es entsteht eine Datensammlung, welche mit wenigen Klicks automatisch analysiert und ausgewertet werden kann. 

Die Fuhrparkleitung erfährt dank der Tankkartenintegration mehr über die größten Kostenpunkte im Unternehmen bzw. innerhalb des Fahrzeugpools. Die wichtigste Frage ist dabei meist: Welches Fahrzeug verursacht die meisten Kosten? Liegen die hohen Kosten einzig und allein am Spritverbrauch des Fahrzeugs, ist eine Umrüstung der Flotte sinnvoll. Sollten die Gründe für die hohen Kosten dagegen in der häufigen und womöglich unvermeidlichen Nutzung liegen, wird das ebenfalls mit Hilfe der Tankkarte deutlich.

Möglichkeiten der Tankkartenintegration

Heutige Verwaltungsprogramme sind dabei flexibel zugänglich und können nicht nur am Computer genutzt werden. Per App wählt man sich auch über das Smartphone ein und hat die Kostenstatistik übersichtlich zur Hand. Neben den Tankkosten lassen sich weiterhin Reparaturen und Leasingverträge durch das einfache Hochladen von Belegen integrieren und das Pro und Contra eines Fahrzeugs abwägen. In Kooperation mit Tankstellen werden die Kostenpunkte Benzin, Diesel, Strom oder Gas wiederum automatisch in das Abrechnungssystem aufgenommen. Das digitale Analyseverfahren ermöglicht die Aufstellung einer Statistik, über welche sich ungewöhnlich hohe Kosten anzeigen lassen. Was sonst nicht auf den ersten Blick erkennbar ist, wird durch die Tankkarte  transparent gemacht und kann verbessert werden. 

Einblick in die Tankkartenintegration einer Fuhrparksoftware

In folgendem Video wird die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet und ihre Tankkartenintegration gezeigt.

Der Vorteil von Tankkarten in einer Fuhrparksoftware

Tankkarten vereinfachen die Verwaltung und ermöglichen ein effizienteres Kostenmanagement im Fuhrpark. Durch die Integration von Tankkarten in eine bestehende Fuhrparksoftware lassen sich die Abläufe noch weiter optimieren. Auch können Analysen des Tankverhaltens dazu genutzt werden, die Kostenkontrolle im Fuhrpark zu verbessern.

Die Integration einer Tankkarte in die Fuhrparksoftware hat folgende Vorteile:

  • Schutz vor Betrug und Kartenmissbrauch: Durch die Tracking- und GPS-Informationen einer Fuhrparksoftware kann leicht ermittelt werden, wo sich das Fahrzeug befindet, wenn eine Tankkarte belastet wird. Ebenfalls können die Kilometerstände und die gesammelten Daten zum Kraftstoffverbrauch einen Hinweis auf mögliche Unstimmigkeiten bei den Kraftstoffausgaben eines Fahrzeugs liefern.
  • Leerlaufreduzierung: Mit einer Fuhrparksoftware lassen sich Leerlaufzeiten erkennen und reduzieren, was der Kraftstoffverschwendung und dem Fahrzeugverschleiß entgegenwirkt. 
  • Vereinfachte Routenplanung: Mit einer Fuhrparksoftware lässt sich die Routenplanung optimieren. Dies führt zu kürzeren Fahrstrecken und einem geringeren Gesamtkraftstoffverbrauch. Bei längeren Strecken müssen Fuhrparkleiter bei der Planung ebenfalls Ruhezeiten und Stopps zum Tanken berücksichtigen. Mit einer integrierten Tankkarte kann die Tankstellendichte bei der Routenplanung einfacher überblickt werden.
  • Detaillierte Berichte: Alle Tankkosten, die über die Tankkarte abgerechnet werden, werden als Sammelabrechnung erfasst und fließen in die Fuhrparksoftware ein. Fuhrparkverantwortliche können die Kosten in der Software analysieren sowie Ausgabelimits und Einschränkungen einstellen. 

Weitere Vorlagen für den Fuhrpark

Fuhrparkleiter müssen sich nicht nur mit dem Tankverbrauch der Flotte beschäftigen. Vor allem die Halterhaftung ist ein wichtiges Thema, das nicht vernachlässigt werden darf. Um alle Vorschriften einzuhalten, empfiehlt es sich folgende Formulare zu verwenden:

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