Mitarbeiterinformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung

Möchte ein Fuhrparkleiter eine GPS Fahrzeugortung im Fuhrpark einsetzen, müssen die Mitarbeiter darüber informiert werden. Die Fahrzeugortung oder GPS-gestützte Fuhrparksoftware darf der Fuhrparkleiter jedoch nur in Poolfahrzeugen (mehrheitlich genutzten Fahrzeugen) einsetzen.  

Eine Möglichkeit die Mitarbeiter zu informieren ist mit einer vordefinierten Vorlage. Folgende Vorlage können Fuhrparkleiter kostenfrei herunterladen und im Fuhrpark einsetzen.

zur Vorlage der Mitarbeiterinformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung

GPS Ortung bedarf die Zustimmung der Mitarbeiter

Es kann viele Gründe dafür geben, die Flottenfahrzeuge und daher Mitarbeiter per GPS Ortung zu überwachen. Dazu zählen sowohl Mitarbeiterkontrolle als auch eine Verbesserung bei der Koordination von Touren und Mitarbeitern. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)  ist dafür allerdings eine Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter notwendig – oder eine Erforderlichkeit im Rahmen des Arbeitsverhältnisses. Sollte GPS Monitoring vorgenommen werden, dann ist hier eine Einwilligung der GPS Ordnung notwendig. Außerdem können Betriebvereinbarungen zu GPS Tracking getroffen werden in denen Einverständniserklärungen zur GPS Überwachung getroffen und entwickelt werden können. 

Nutzen einer GPS Fahrzeugortung im Fuhrpark​

Eine GPS Ortung der eigenen Fahrzeuge und somit der Mitarbeiter kann aus verschiedenen Gründen Vorteile bieten. Neben der besseren Mitarbeiterkontrolle, wozu auch eine Kontrolle über verbotene Privatfahrten zählt, gibt es auch strategische Gründe. Fahrtrouten und Mitarbeiter lassen sich besser koordinieren, was zu einer Effizienzsteigerung führen kann. Im Außendienst können Fahrer auf diese Weise Zeit sparen, wodurch die Fahrer entlastet und mehr Kunden abgewickelt werden können. Bei Zustellungen hingegen kann die ganze Zustellroute optimiert werden. Hier stellt sich oft die Frage “Wie kann ich GPS im Firmenwagen finden?”. Mit Hilfe verschiedener Tools und Hardwarelösungen können die Fahrzeuge mit GPG Monitoring ausgestattet werden. 

Person nutzt die Fahrzeugortung am Pc.

Ist GPS im Firmenwagen erlaubt?

In Deutschland ist die Überprüfung der Mitarbeiter per GPS gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur dann erlaubt, wenn der betroffene Mitarbeiter seiner Überwachung zustimmt oder aber, wenn betriebliche Erfordernisse die Überwachung notwendig machen. Bei der Zustimmung des Mitarbeiters muss es sich um eine rechtlich wirksame Einwilligung handeln. Das Unternehmen muss sich demnach eine Einverständniserklärung zur GPS Überwachung einholen. Dabei wird das Abhängigkeitsverhältnis des Mitarbeiters berücksichtigt. Eine rechtlich wirksame Einwilligung der GPS Überwachung von Dienstwagen muss also glaubhaft die Freiwilligkeit der Zustimmung versichern können. Der genaue Zweck, der Umfang der Überwachung und die Art der Datenverarbeitung muss dem Mitarbeiter vor seiner Einwilligung schriftlich dargelegt werden. Außerdem hat der Mitarbeiter jederzeit das Recht, diese Zustimmung zur GPS Überwachung im Dienstwagen zu widerrufen. Neben diesem Fall, bei dem die GPS Ortung die Zustimmung der Mitarbeiter braucht, gibt es noch die betriebliche Erforderlichkeit, die eine Überwachung rechtfertigen kann. Für diese gibt es jedoch noch keine genauen gesetzlichen Regelungen. Dabei ist zu beachten, dass die dauerhafte Überwachung von Mitarbeitern generell verboten ist.

Hier Mitarbeiterinformation zur Einführung einer Fahrzeugortung herunterladen & Ortung rechtssicher nutzen!

Damit es nicht im Nachhinein zu Problemen kommt, ist eine schriftliche Dokumentation dieser Mitarbeiterinformation nützlich. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen gerne ein Beispielformular für eine Mitarbeiterinformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung bereit.*

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So überzeugen Fuhrparkleiter Ihre Mitarbeiter von der GPS Überwachung des Dienstwagens

Bevor Fuhrparkleiter Ihre Mitarbeiter von den Plänen einer möglichen GPS Überwachung berichten, ist es wichtig, den Nutzen einer Fahrzeugortung spezifisch für das Unternehmen herauszuarbeiten. Mögliche Funktionen sind die Routendokumentation, der Diebstahlschutz und die Fahrzeugortung.

Vorteile der GPS Ortung - DSGVO konform

Die exakte Routendokumentation zeichnet Strecken, Stopps, Standzeiten und gefahrene Geschwindigkeiten auf. Dies ermöglicht eine Übersicht über gefahrene Routen, die entweder als Kundennachweis oder zur Auswertung der Routenplanung genutzt werden können. Ist das Setzen von zeit- oder gebietsbasierten Bewegungsmeldern in der ausgewählten Fuhrparksoftware möglich, erhöht dies den Diebstahlschutz des Fuhrparks. Wird ein Fahrzeug beispielsweise außerhalb eines festgelegten Zeitfensters bewegt, erhält der Fuhrparkleiter sofort eine Benachrichtigung und kann rechtzeitig reagieren. Die Fahrzeugortung ermöglicht es, Poolfahrzeuge zu orten, sowie die Entfernung und Fahrzeit zum festgelegten Ziel zu berechnen. Es kann somit blitzschnell entschieden werden, welcher Mitarbeiter einen neuen Auftrag übernehmen kann. 

Auch wenn der Nutzen einer GPS Überwachung des Dienstwagens für den Fuhrparkleiter klar auf der Hand liegt, ist es wichtig den Mitarbeitern ein offenes Ohr zu schenken. Es sollte genug Raum gegeben werden, um offene Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern. Es empfiehlt sich, dass Fuhrparkmanager die Mitarbeiter frühzeitig involvieren und eine Lösung erarbeiten, mit der sich alle wohlfühlen. 
Ortung
Handy Ortung

Privatsphären wahren und Mitarbeiter einbeziehen​

Wichtig ist, dass die Live-Tracking Funktion datenschutzkonform und in Kenntnis der Mitarbeitern durchgeführt wird. Denn schließlich zeichnen Sie damit nicht nur allein die Fahrzeugdaten auf, sonderns auch sensible personenbezogene Daten. Um das Vertrauensverhältnis im Betrieb nicht zu gefährden, empfiehlt es sich generell außerdem, das Gespräch mit den Mitarbeitern zu suchen. Dann können Sie erklären, dass es sich bei dem Tracking nicht um eine Dauerüberwachung handelt, sondern eine Möglichkeit den Arbeitsalltag aller Beteiligten effizienter zu gestalten. 

Betriebsvereinbarung zum GPS Tracking: diese Punkte sollte sie umfassen

Eine Betriebsvereinbarung zum GPS Monitoring schafft eine wirksame Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der erhobenen Positionsdaten. Sie sollte mit dem Betriebsrat abgestimmt und idealerweise im Kooperation mit der Rechtsabteilung oder dem Unternehmensanwalt erstellt werden. Festgehalten werden sollten vor allem folgende Punkte:

  • der Zweck des GPS Monitorings
  • die Art der erhobenen Daten
  • der zur Einsicht berechtigte Personenkreis
  • die Dauer der Speicherung der erhobenen Daten
  • die Auskunftsrechte der Beschäftigten

Darüber hinaus informiert die Betriebsvereinbarung darüber, dass die permanente Überwachung der Positionsdaten aus datenschutz- und arbeitsrechtlichen Gründen unzulässig ist. Die GPS Ortung Arbeitnehmer konform zu gestalten ist hier unablässig. 

Kein Betriebsrat vorhanden?

Unternehmen ohne Betriebsrat holen die Erlaubnis zur GPS Überwachung der Mitarbeiter nach DSGVO ohne Betriebsvereinbarung ein. Wichtig: Die Einwilligung zur GPS Ortung muss in Schrift- oder elektronischer Form vorliegen. Mündliche Regelungen gelten in diesem Fall nicht. Grundsätzlich ist die Erlaubniserteilung freiwillig und zu jeder Zeit widerrufbar. Auch ohne explizite Betriebsvereinbarung müssen Art, Zweck sowie Dauer der Datenspeicherung in dem Dokument eindeutig beschrieben und über das Widerrufsrecht informiert werden.

Mitarbeiterin sitzt vor Ihren Vorgesetzten zum Gespräch

GPS Überwachung von Mitarbeitern nach DSGVO: Was ist noch zu beachten?

Fahrzeuge im Fuhrpark sind in vielen Fällen mit einem GPS Monitoring ausgestattet. Das System soll die Streckenverfolgung optimieren, Routen in Echtzeit anpassen und folglich Wege beschleunigen. Darüber hinaus dient es der Vereinfachung der Arbeitszeitabrechnung. Doch unter welchen Umständen ist das GPS Monitoring erlaubt und was sollten Unternehmen hinsichtlich der Einwilligung für die GPS Ortung noch beachten?

GPS Monitoring im Fuhrpark: Rechtliche Hintergründe

Ein GPS Monitoring zeichnet sämtliche Fahrzeugbewegungen auf. Ein im Fahrzeug integrierter Chip sendet über das Mobilfunksystem Routen, Richtung, Fahrt- und Standzeiten an ein zentrales Fuhrparkmanagementsystem. Von dort aus fließen die Daten zum Beispiel in Arbeitszeiterfassungssysteme oder dienen der Optimierung der Einsatzplanung. Ein GPS Monitoring ist im Fuhrpark mittlerweile kaum mehr wegzudenken. Mit zunehmendem Einsatz von satellitengesteuerten Ortungssystemen stellen sich rechtliche Fragen: Dürfen Arbeitgeber Firmenfahrten überwachen und was ist zu beachten, wenn ein Dienstwagen auch privat genutzt wird? Fest steht: Unter bestimmten Umständen ist die GPS Überwachung von Mitarbeitern laut DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) erlaubt.Wichtig ist dabei, dass die GPS Überwachung der Firmenwagen und nicht der Mitarbeiter gelten muss.

Richtungsweisendes Urteil zur GPS Ortung von Mitarbeitern​

Das Verwaltungsgericht Lüneburg hat im März 2019 ein Urteil gefällt, das als konkretisierende Rechtsprechung den Punkt der betrieblichen Erforderlichkeit für eine legale GPS Ortung der Mitarbeiter etwas näher skizziert. In dem Urteil zu einer Gebäudereinigungsfirma, die ihre Fahrzeuge teilweise mit GPS überwacht hatte, sprach das Gericht einer Vielzahl von vorgetragenen Gründen die Plausibilität ab. So wurde beispielsweise die Kontrolle des Verbots von Privatfahrten deswegen als legitimer Grund zur GPS Überwachung abgelehnt, weil es für diesen Zweck weniger in die Datenschutzrechte eingreifende Maßnahmen geben würde wie etwa das Führen eines Fahrtenbuches. Dabei argumentiert das Gericht mit dem Prinzip der Datensparsamkeit, das wiederum auf sämtliche Einzelfälle angewandt werden könnte. 

Zusätzlich setzt das Verwaltungsgericht in dem Urteil Grenzen zum Thema  präventiven Diebstahlsicherung. Für das Wiederauffinden des Fahrzeugs genüge demnach ein anlassbezogenes GPS Monitoring. Möchten Betriebe ihren Mitarbeitern die Privatnutzung von Dienstfahrzeugen untersagen, genüge es, etwa die Schlüsselübergabe nach Feierabend oder zum Wochenende durchzusetzen.

Mögliche Ablehnung der Ortung

Weitere abgelehnte betriebliche Erfordernisse waren der Tätigkeitsnachweis sowie die verbessere Koordination von Touren und Mitarbeitern. Was die Koordination betrifft, ist die Branche des Unternehmens relevant, da vom Gericht für ein Reinigungsunternehmen dafür zwar kein Bedarf gesehen wurde, es aber einräumte, dass ein solcher Bedarf im Logistik- und Beförderungsbereich durchaus ein Grund sein könnte. Bei der Absage des Tätigkeitsnachweises als Grund für eine GPS Ortung hat die Begründung des Gerichts hingegen einen generellen Zug: Mit den Ortungsdaten eines Fahrzeuges könne nur nachgewiesen werden, dass das Fahrzeug beim Kunden oder in dessen Nähe geparkt worden ist, nicht aber das Ausführen der eigentlichen Tätigkeit. Mit diesem Urteil verdeutlicht das Gericht, dass die betriebliche Erforderlichkeit als rechtlicher Tatbestand eine sehr plausible Begründung braucht, sodass in der Praxis in den allermeisten Fällen die GPS Ortung der Zustimmung der Mitarbeiter bedarf.

Private Nutzung und GPS Monitoring

Steht einem Mitarbeitenden ein Firmenwagen auch privat zur Verfügung, ist das GPS Monitoring grundsätzlich nicht zulässig. Es darf folglich ausschließlich in Poolfahrzeugen zum Einsatz kommen, und damit in Autos, die von mehreren Personen genutzt werden. Darüber hinaus muss eine Einwilligung zur GPS Ortung vorliegen. Es ist ratsam, die Überwachung in einer Betriebsvereinbarung festzuhalten. Damit sind Unternehmen auf der sicheren Seite und die Belegschaft erhält alle für sie relevanten Informationen zu Art und Umfang des GPS Tracking. Hier sollte bei der GPS Ortung DSGVO konform gehandelt werden und die Richtlinien zum GPS Monitoring eingehalten werden. 

DSGVO GPS Tracking: Fahrzeugortung mit Fuhrparksoftware

Für eine Ortung im Fuhrpark können Fuhrparkleiter eine Fuhrparksoftware einsetzen. Diese ermöglicht sowohl auf dem Computer als auch dem Smartphone einen Echtzeit-Einblick in den Fahrzeugstandort. Die GPS Überwachung erfogt durch einen OBD-Stecker oder eine im Fahrzeug installierte Box, die GPS-Daten an die Fuhrparksoftware senden. Im folgenden Video wird erklärt, welche Vorteile Fuhrparkleiter und die Mitarbeiter von dem Einsatz einer Ortung haben.

* Das Formular dient lediglich als Ausgangspunkt für eine datenschutzrechtlich konforme Einführung eines GPS-Tracking Tools und kann eine rechtliche Beratung nicht ersetzen. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit im Unternehmen ist immer einzelfallabhängig und sollte von einem Experten geprüft werden.