Beim Einsatz der GPS Fahrzeugortung im Fuhrpark, sind die Mitarbeiter darüber zu informieren, was sich am einfachsten mit einer vordefinierten Vorlage umsetzen lässt. Eine passende Vorlage können Fuhrparkleiter kostenfrei herunterladen und im Fuhrpark einsetzen.
Im Artikel erfahren Sie:
1. Nutzen einer GPS-Fahrzeugortung: Senkung von Kosten bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung.
2. Bedeutung der Mitarbeiter-Einwilligung: Zustimmung der Mitarbeiter zur GPS-Fahrzeugortung erforderlich.
3. Rechtliche Aspekte der GPS Überwachung von Firmenwagen: Die rechtssichere Einführung der GPS-Ortung umsetzen.
Nutzen einer GPS-Fahrzeugortung im Fuhrpark
Die GPS Überwachung von Firmenwagen benötigt eine Einwilligung der Mitarbeiter. Dieser höhere Aufwand für das Unternehmen lässt sich durch den Nutzen beim Einsatz der GPS-Fahrzeugortung im Fuhrpark erklären. Die GPS-Fahrzeugortung bietet dem Fuhrparkleiter die Kontrolle über den Standort der Vorteile und erhöht die Sicherheit im Allgemeinen.
Die wichtigsten Gründe der GPS-Fahrzeugortung:
- Senkung der Kosten durch Optimierung von Routen
- Steigerung von Effizienz und Auslastung
- Aussagekräftige Analysen bezüglich der Fahrzeugauslastung
- Klare Werte für den Kraftstoffverbrauch/ die Kraftstoffkosten
- Diebstahlschutz der Fahrzeuge
- Kontrolle der Fahrzeuge schützt vor Missbrauch
- Steigert die Sicherheit gerade von Poolfahrzeugen mit mehreren Fahrern
- Reduzierte Gefahr von Unfällen bei Nutzfahrzeugen
- Kundennachweis möglich
Rechtliche Aspekte der GPS-Überwachung von Firmenwagen
Die GPS Überwachung von Firmenwagen ist bei Dienstfahrten nach Zustimmung der Mitarbeiter erlaubt. Die Mitarbeiter-Einwilligung ist daher einzuholen. Als rechtliche Grundlage gilt die Datenschutzvereinbarung DSGVO. Die Nichteinhaltung der DSGVO-Richtlinien bringt Konsequenzen in Form von sehr hohen, abschreckenden Bußgeldern für das Unternehmen mit sich. Diese können je nach Verstoß bei einer Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4% des erzielten Umsatzes im Vorjahr bei Unternehmen liegen. Eine rechtssichere Einführung der GPS-Ortung nach DSGVO ist damit unbedingt bei der GPS-Überwachung von Firmenwagen zu empfehlen.
Mitarbeiter-Einwilligung zur GPS-Ortung von Firmenfahrzeugen
Für die erforderliche schriftliche Mitarbeiter-Einwilligung zur GPS-Ortung von Firmenwagen bietet sich die Verwendung einer Vorlage an. Diese wird unterschrieben, archiviert und sorgt für die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben.
Vorteile der Vorlage im PDF-Format:
- Einheitlicher Aufbau der Dokumente
- Kostenersparnis
- Einfache und klare Handhabung
- Erfüllung aller gesetzlichen Richtlinien
- Verwendbar in digitaler oder in ausgedruckter Form
- Vereinfachte Archivierung mit Nachweis für offizielle Stellen
Laden Sie jetzt die Vimcar Vorlage gratis herunter und holen Sie die Mitarbeiter-Einwilligung rechtskonform ein!
Einführung einer DSGVO-konformen GPS-Ortung und Betriebsvereinbarung
Eine Betriebsvereinbarung zum GPS Monitoring schafft eine wirksame Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der erhobenen Positionsdaten bei der GPS-Ortung. Die Einführung der Betriebsvereinbarung ist mit einem Betriebsrat abzustimmen, falls vorhanden. Das ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, jedoch dringend zu empfehlen.
Unternehmen ohne Betriebsrat holen die Erlaubnis zur GPS Überwachung von Firmenwagen ohne Betriebsvereinbarung ein. Mündliche Regelungen gelten nicht, die schriftliche Form ist erforderlich.
Festzuhalten sind in der Betriebsvereinbarung folgende Punkte:
- Zweck des GPS Monitorings
- Art der erhobenen Daten
- Der zur Einsicht berechtigte Personenkreis
- Dauer der Speicherung der erhobenen Daten
- Auskunftsrechte der Beschäftigten
- Widerrufsrecht
Die permanente Überwachung der Positionsdaten ist aus Datenschutz- und Arbeitsrechtlichen Gründen unzulässig.
Neben der aufzusetzenden Betriebsvereinbarung ist bei der GPS Überwachung von Firmenwagen die technische Komponente zu beachten. Im Fahrzeug wird für die Aufzeichnung der Fahrzeugbewegungen ein GPS Tracker installiert.
Zu unterscheiden ist zwischen zwei Lösungen:
- Installation von einem OBD Stecker im Fahrzeug über die OBD Schnittstelle
- Befestigung einer Box an der Fahrzeugbatterie (falls keine OBD Schnittstelle vorhanden ist)
Achtung: Vor der Installation eines GPS Trackers zur GPS Überwachung von Firmenwagen muss die Einwilligung der Fahrer vorliegen.
Überzeugungsstrategien für Fuhrparkleiter
Da eine Mitarbeiter-Einwilligung bei dem Einsatz der GPS-Ortung erforderlich ist, benötigen Fuhrparkleiter geeignete Überzeugungsstrategien. An oberster Stelle sollte damit eine Einbeziehung der Mitarbeiter genau wie die Wahrung der Privatsphäre stehen. Eine sorgfältig ausgearbeitete Betriebsvereinbarung sowie die Erklärung der Gründe für die GPS-Ortung unterstützen bei der Überzeugung von Mitarbeitern.
Wichtige Argumente für die GPS-Ortung von Fahrzeugen:
- Diebstahlschutz
- Fahrzeugortung (auch im Notfall/ bei einem Unfall)
- Routendokumentation
- Vereinfacht Dokumentation von Arbeitszeiten/ Lenk- und Ruhezeiten
- Grundlage für ein elektronisches Fahrtenbuch
Fuhrparkleiter haben somit verschiedene überzeugende Argumente zur Hand. Die DSGVO-konforme GPS-Ortung bietet nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter viele Vorteile. Dabei werden persönliche Daten stets so weit wie nur möglich geschützt.
Private Nutzung und GPS-Monitoring
Die private Nutzung von Firmenwagen darf nicht mit einem GPS-Tracker aufgezeichnet werden. Regelungen für die private Nutzung sind entscheidend, um Konsequenzen vorzubeugen. Um die Ablehnung des GPS-Trackings im Firmenwagen sowie mögliche Verstöße gegen das Gesetz zu verhindern, ist ein Abschalten des Trackers erforderlich. Eine entsprechende Unterweisung der Mitarbeiter für dieses Vorgehen ist zu empfehlen. Auf diese Weise erfolgt das Tracking bei Dienstfahrten, jedoch nicht bei privaten Fahrten der Mitarbeiter.
Fazit
Die GPS Überwachung von Firmenwagen erfordert immer eine schriftliche Einwilligung der Mitarbeiter. Sonst ist keine Firmenwagen GPS-Überwachung möglich. Für das Unternehmen überwiegen in der Praxis die Vorteile, wenn ein Firmenwagen GPS überwacht wird. Grund dafür sind eine bessere Kontrolle über die Fahrzeuge, ein effizienter Einsatz sowie die Optimierung von Routen und Auslastung. Ein GPS Tracker im Firmenwagen kann die Fuhrparkkosten senken. Mit einer Vorlage für die Einwilligung der Mitarbeiter sind Fuhrparkverantwortliche beim Thema GPS Überwachung auf der sicheren Seite.
FAQ zum GPS-Tracker im Firmenwagen
1. Ist die GPS Überwachung von Firmenwagen erlaubt?
GPS ist für die Überwachung der Fahrzeuge des Fuhrparks nach Einwilligung der Fahrer möglich. Personen oder Autos außerhalb der Flotte dürfen nicht geortet werden. Eine GPS Überwachung der Firmenfahrzeuge bei Privatfahrten ist nicht gestattet. Eine Begründung für die GPS Überwachung ohne Einverständniserklärung kann ein Missbrauch des Firmenwagens oder die Fahrerflucht nach einem Unfall sein.
2. Wann ist die GPS Ortung im Firmenwagen nicht erlaubt?
Grundsätzlich ist eine heimliche Überwachung nicht erlaubt. Arbeitgeber müssen ihre Belegschaft laut Art. 12 DSGVO, § 32 BDSG über den GPS Tracker im Firmenwagen informieren. Darüber hinaus ist eine Leistungsmessung oder Verhaltensüberwachung nicht möglich. Pausenzeiten sind beispielsweise nicht zu erheben oder zu speichern. Sind Dienstfahrzeuge zum privaten Gebrauch zugelassen, darf während dieser Fahrten keine GPS Überwachung erfolgen. In diesem Fall muss eine Deaktivierung des GPS Trackers möglich sein.
3. Gibt es einen Unterschied bei Dienstwagen und gemeinschaftlich genutzten Fahrzeugen?
Anders als klassische Dienstwagen werden Poolfahrzeuge von mehreren Mitarbeitern genutzt und sind häufig nicht für die private Nutzung zugelassen. Bei ausschließlich dienstlichen Fahrten ist eine dauerhafte Aktivierung des GPS Trackings möglich. Die Informationspflicht sowie die Notwendigkeit der Einwilligung der Fahrer bleiben davon unberührt.
4. Können Arbeitgeber Personal orten?
Das hängt von der jeweiligen Situation ab. Müssen die Arbeitgeber die Angestellten zum Beispiel für eine dringende Mitteilung erreichen können, ist dies nach Regelung per Einverständniserklärung möglich. Die Regelung ist den betreffenden Personen detailliert zu erklären und schriftlich festzuhalten.
5. Welche Gesetze gelten beim GPS in Firmenfahrzeugen?
Beim Einsatz einer GPS Ortung im Firmenwagen werden sensible, persönliche Daten erhoben. Ihr Schutz ist im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt. So bezieht sich etwa der berechtigte Nutzen einer GPS-Überwachung auf § 26 Abs. 1 BDSG. Die Informationspflicht über die Erhebung und Sammlung persönlicher Daten ist in Art. 4 Nr. 1 DSGVO formuliert. Auch Ausnahmen sieht die Gesetzgebung vor: § 26 Abs.1 Satz 1 BDSG bezieht sich auf die zeitlich begrenzte Dauerüberwachung zur Verhinderung von Straftaten bei einem begründeten Verdacht.
6. Ist GPS Monitoring strafbar?
Wenn es um das unternehmensinterne Tracking von Fahrzeugen der Flotte geht, ist dies erlaubt. Hierzu bedarf es einer Betriebsvereinbarung und einer Einverständniserklärung. Die Fuhrparkleitung händigt dem Fahrpersonal eine Vorlage aus, welche diese für ihr Einverständnis ausfüllen und unterschreiben.
7. Wie können Fuhrparkleiter die Privatsphäre und den Datenschutz beim Fahrzeugtracking einhalten?
In Dienstwagen muss der GPS Tracker aus Datenschutzgründen deaktivierbar sein. Der Grund: Erhobene Informationen wie Datum und Uhrzeit der gefahrenen Strecke, Geschwindigkeit und Standortdaten unterliegen der DSGVO. Beim digitalen Flottenmanagement lassen sich dienstliche Routen von Poolfahrzeugen automatisch von Privatfahrten trennen. Diese bleiben für das Fuhrparkmanagement zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen verborgen. Wichtig für Fuhrparkleiter: Unterbleibt das, können sie sich strafbar machen. Dabei gilt, dass die Person haftet, die den Verstoß verantwortet – in solch einem Fall eben die Fuhrparkleitung.
Top Links für die Fuhrparkverwaltung
Das Formular dient lediglich als Ausgangspunkt für eine datenschutzrechtlich konforme Einführung eines GPS-Tracking Tools und kann eine rechtliche Beratung nicht ersetzen. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit im Unternehmen ist immer einzelfallabhängig und sollte von ExpertInnen geprüft werden.
