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MitarbeiterInneninformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung

Möchten FuhrparkleiterInnen eine GPS Fahrzeugortung im Fuhrpark einsetzen, müssen die MitarbeiterInnen darüber informiert werden. Die Fahrzeugortung oder GPS-gestützten Fuhrparksoftware dürfen FuhrparkleiterInnen jedoch nur in Poolfahrzeugen (mehrheitlich genutzten Fahrzeugen) einsetzen.  

Eine Möglichkeit die MitarbeiterInnen zu informieren ist mit einer vordefinierten Vorlage. Folgende Vorlage können FuhrparkleiterInnen kostenfrei herunterladen und im Fuhrpark einsetzen.

GPS Ortung bedarf die Zustimmung der MitarbeiterInnen

Es kann viele Gründe dafür geben, die Fuhrparkfahrzeuge per GPS Ortung zu überwachen. Dazu zählen sowohl MitarbeiterInnenkontrolle als auch eine Verbesserung bei der Koordination von Touren und MitarbeiterInnen. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist dafür allerdings eine Zustimmung der betroffenen MitarbeiterInnen notwendig – oder eine Erforderlichkeit im Rahmen des Arbeitsverhältnisses. Ist ein GPS Monitoring geplant, dann ist hier eine Einwilligung der GPS Ordnung notwendig. Außerdem können Betriebsvereinbarungen zu GPS Tracking getroffen werden in denen Einverständniserklärungen zur GPS Überwachung getroffen und entwickelt werden können. 

Nutzen einer GPS Fahrzeugortung im Fuhrpark​

Eine GPS Ortung der eigenen Fahrzeuge und somit der MitarbeiterInnen kann aus verschiedenen Gründen Vorteile bieten. Neben der besseren Tourenkontrolle, wozu auch eine Kontrolle über verbotene Privatfahrten zählt, gibt es auch strategische Gründe. Fahrtrouten und MitarbeiterInnen lassen sich besser koordinieren, was zu einer Effizienzsteigerung führen kann. Im Außendienst können FahrerInnen auf diese Weise Zeit sparen, wodurch diese entlastet und mehr KundInnen abgewickelt werden können. Bei Zustellungen hingegen kann die ganze Zustellroute optimiert werden. Hier stellt sich oft die Frage „Wie kann ich GPS im Firmenwagen einsetzen?“. Mit Hilfe verschiedener Tools und Hardwarelösungen können die Fahrzeuge mit GPS Monitoring ausgestattet werden. 

Person nutzt die Fahrzeugortung am Pc.

Sind GPS Tracker im Firmenwagen erlaubt?

In Deutschland ist die Überprüfung der MitarbeiterInnen per GPS gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur dann erlaubt, wenn betroffene Mitarbeitende zum GPS Tracking des Firmenwagens zustimmt oder aber, wenn betriebliche Erfordernisse die GPS Überwachung notwendig machen. Bei der Zustimmung der MitarbeiterInnen muss es sich um eine rechtlich wirksame Einwilligung handeln. Das Unternehmen muss sich demnach eine Einverständniserklärung zur GPS Überwachung einholen. Dabei wird das Abhängigkeitsverhältnis der MitarbeiterInnen berücksichtigt. Eine rechtlich wirksame Einwilligung der GPS Überwachung von Dienstwagen muss also glaubhaft die Freiwilligkeit der Zustimmung versichern können. Der genaue Zweck, der Umfang der GPS Überwachung und die Art der Datenverarbeitung muss den MitarbeiterInnen vor seiner Einwilligung schriftlich dargelegt werden. Außerdem haben Mitarbeitende jederzeit das Recht, diese Zustimmung zur GPS Überwachung im Dienstwagen zu widerrufen. Neben diesem Fall, bei dem die GPS Ortung der Firmenwagen die Zustimmung der Mitarbeitenden bedarf, gibt es noch die betriebliche Erforderlichkeit, die eine Überwachung rechtfertigen kann. Für diese gibt es jedoch noch keine genauen gesetzlichen Regelungen. Dabei ist zu beachten, dass die dauerhafte Überwachung von MitarbeiterInnen generell verboten ist.

Damit es nicht im Nachhinein zu Problemen kommt, ist eine schriftliche Dokumentation dieser MitarbeiterInneninformation nützlich. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen gerne ein Beispielformular für eine MitarbeiterInneninformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung bereit.*

Hier Vorlage erhalten!

Und Einwilligung zur GPS-Ortung dokumentieren.

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GPS Einverständniserklärung zur Überwachung - Muster

Notwendige Schritte für die Einführung einer DSGVO GPS Ortung

Für eine Nutzung von GPS Trackern in Firmenwagen sollten einige Schritte unternommen werden. Die Einwilligung GPS-Ortung seitens aller Betroffenen ist zwingend erforderlich, da letztlich auch die geltenden Datenschutzbestimmungen dies vorschreiben. Zunächst sollten die MitarbeiterInnen umfassend über die Einführungspläne der DSGVO GPS Ortung informiert werden. Hierzu sollte betriebsintern eine Einverständniserklärung zur GPS Überwachung als Muster vorliegen. Darüber hinaus müssen die betroffenen MitarbeiterInnen auch in die Systemarbeit und über die Information der DSGVO GPS Ortung eingebunden werden. Nur so kann letztlich gewährleistet werden, dass das Ortungssystem angemessen funktioniert sowie genutzt werden kann und auch das erforderliche Einverständnis hierzu vorliegt. Im Hinblick auf die MitarbeiterInneninformation kann es im Betrieb eventuell erforderlich sein, dass auch der Betriebsrat in die Pläne einer Ortung hinsichtlich der DSGVO GPS Ortung eingebunden werden muss. Und nicht zuletzt sollten die MitarbeiterInnen eine Geräteschulung durch die Hersteller oder die Fuhrparkverantwortlichen erhalten.

So überzeugen FuhrparkleiterInnen ihre MitarbeiterInnen von der GPS Überwachung des Dienstwagens

Bevor FuhrparkleiterInnen ihre MitarbeiterInnen von den Plänen einer möglichen GPS Überwachung berichten, ist es wichtig, den Nutzen einer Fahrzeugortung herauszuarbeiten. Mögliche Gründe sind die Routendokumentation, der Diebstahlschutz und die Fahrzeugortung.

Vorteile der DSGVO-konformen GPS Ortung

Ortung

Ein Vorteil des GPS Monitoring ist die Routendokumentation, welche Strecken, Stopps, Standzeiten und gefahrene Geschwindigkeiten aufzeichnet. Dies ermöglicht eine Übersicht über gefahrene Routen, die Betriebe entweder als KundInnennachweis oder zur Auswertung der Routenplanung nutzen können. Ist das Setzen von zeit- oder gebietsbasierten Bewegungsmeldern durch den GPS Tracker im Firmenwagen möglich, erhöht das den Diebstahlschutz im Fuhrpark. Wird ein Fahrzeug beispielsweise außerhalb eines festgelegten Zeitfensters bewegt, erhalten FuhrparkleiterInnen sofort eine Benachrichtigung und kann reagieren. Die Fahrzeugortung ermöglicht es, Poolfahrzeuge zu orten, sowie die Entfernung und Fahrzeit zum festgelegten Ziel zu berechnen. Es kann somit blitzschnell entschieden werden, welche MitarbeiterInnen einen neuen Auftrag übernehmen können. 

Auch wenn der Nutzen einer GPS Überwachung des Dienstwagens für FuhrparkleiterInnen klar auf der Hand liegt, ist es wichtig den MitarbeiterInnen ein offenes Ohr zu schenken. Es sollte genug Raum gegeben werden, um offene Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern. Es empfiehlt sich, dass Fuhrparkverantwortliche die MitarbeiterInnen frühzeitig involvieren und eine Lösung erarbeiten, mit der sich alle wohlfühlen. 

Privatsphären wahren und MitarbeiterInnen einbeziehen​

Wichtig ist, dass der GPS Tracker im Firmenwagen datenschutzkonform und in Kenntnis der MitarbeiterInnen installiert wird. Denn schließlich zeichnen Furhparkverantwortliche damit nicht nur allein die Fahrzeugdaten auf, sondern auch sensible personenbezogene Daten. Um das Vertrauensverhältnis im Betrieb nicht zu gefährden, empfiehlt es sich generell außerdem das Gespräch mit den MitarbeiterInnen zu suchen. Dann können FuhrparkleiterInnen erklären, dass es sich bei dem GPS Monitoring nicht um eine Dauerüberwachung handelt, sondern eine Möglichkeit den Arbeitsalltag aller Beteiligten effizienter zu gestalten. 

Betriebsvereinbarung zum GPS Tracking: diese Punkte sollte sie umfassen

Eine Betriebsvereinbarung zum GPS Monitoring schafft eine wirksame Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der erhobenen Positionsdaten. Sie sollte mit dem Betriebsrat abgestimmt und idealerweise im Kooperation mit der Rechtsabteilung oder dem Unternehmensanwalt erstellt werden. Festgehalten werden sollten vor allem folgende Punkte:

  • der Zweck des GPS Monitorings
  • die Art der erhobenen Daten
  • der zur Einsicht berechtigte Personenkreis
  • die Dauer der Speicherung der erhobenen Daten
  • die Auskunftsrechte der Beschäftigten

Darüber hinaus informiert die Betriebsvereinbarung darüber, dass die permanente Überwachung der Positionsdaten aus datenschutz- und arbeitsrechtlichen Gründen unzulässig ist. Die GPS Ortung für ArbeitnehmerInnen konform zu gestalten ist hier unablässig. 

Mitarbeiterin sitzt vor Ihren Vorgesetzten zum Gespräch

Kein Betriebsrat vorhanden?

Unternehmen ohne Betriebsrat holen die Erlaubnis zur GPS Überwachung der MitarbeiterInnen nach DSGVO ohne Betriebsvereinbarung ein. Wichtig: Die Einwilligung zur GPS Ortung der Firmenwagen muss in Schrift- oder elektronischer Form vorliegen. Mündliche Regelungen gelten in diesem Fall nicht. Grundsätzlich ist die Erlaubniserteilung freiwillig und zu jeder Zeit widerrufbar. Auch ohne explizite Betriebsvereinbarung müssen Art, Zweck sowie Dauer der Datenspeicherung in dem Dokument eindeutig beschrieben und über das Widerrufsrecht informiert werden.

GPS Überwachung von MitarbeiterInnen nach DSGVO: Was ist noch zu beachten?

Fahrzeuge im Fuhrpark sind in vielen Fällen mit einem GPS Monitoring ausgestattet. Das System soll die Streckenverfolgung optimieren, Routen in Echtzeit anpassen und folglich Wege beschleunigen. Darüber hinaus dient es der Vereinfachung der Arbeitszeitabrechnung. Doch was sollten Unternehmen hinsichtlich GPS Monitoring und der Einwilligung für die GPS Ortung noch beachten?

GPS Überwachung

Rechtssichere Einführung der GPS-Ortung nach DSGVO

Planen FuhrparkleiterInnen, GPS Tracker im Firmenwagen einzusetzen, müssen sie die Mitarbeitenden bereits bei der Einwilligung zur GPS Ortung über den vollen Umfang der Datenerhebung informieren. Auch wenn z. B. in der Logistikbranche die Ortung eingesetzt wird, um den Standpunkt der Ware zu bestimmen, müssen die Vorschriften der DSGVO immer beachtet werden. 

GPS Monitoring im Fuhrpark: technische Komponente

Damit das GPS Monitoring sämtliche Fahrzeugbewegungen aufzeichnen kann, ist im Fahrzeug ein Gerät installiert, welches über das Mobilfunksystem Routen, Richtung, Fahrt- und Standzeiten an eine Fuhrparksoftware sendet. Von dort aus können FuhrparkleiterInnen die Daten für alle möglichen Zwecke nutzen, wie z. B. zu der Erstellung von KundInnennachweisen. 

Private Nutzung und GPS Monitoring

Steht Mitarbeitenden ein Firmenwagen auch privat zur Verfügung, ist das GPS Monitoring grundsätzlich nicht zulässig. Es darf folglich ausschließlich in Poolfahrzeugen zum Einsatz kommen, und damit in Autos, die von mehreren Personen genutzt werden. Darüber hinaus muss eine Einwilligung zur GPS Ortung vorliegen. Es ist ratsam, die GPS Überwachung in einer Betriebsvereinbarung festzuhalten. Damit sind Unternehmen auf der sicheren Seite und die Belegschaft erhält alle für sie relevanten Informationen zu Art und Umfang des GPS Tracking. Hier sollte bei der GPS Ortung DSGVO konform gehandelt werden und die Richtlinien zum GPS Monitoring eingehalten werden. 

Richtungsweisendes Urteil zur GPS Ortung von MitarbeiterInnen

Das Verwaltungsgericht Lüneburg hat im März 2019 ein Urteil gefällt, das als konkretisierende Rechtsprechung den Punkt der betrieblichen Erforderlichkeit für eine legale GPS Ortung der MitarbeiterInnen etwas näher skizziert. In dem Urteil zu einer Gebäudereinigungsfirma, die ihre Fahrzeuge teilweise mit GPS überwacht hatte, sprach das Gericht einer Vielzahl von vorgetragenen Gründen die Plausibilität ab. So wurde beispielsweise die Kontrolle des Verbots von Privatfahrten deswegen als legitimer Grund zur GPS Überwachung abgelehnt, weil es für diesen Zweck weniger in die Datenschutzrechte eingreifende Maßnahmen geben würde wie etwa das Führen eines Fahrtenbuches. Dabei argumentiert das Gericht mit dem Prinzip der Datensparsamkeit, das wiederum auf sämtliche Einzelfälle angewandt werden könnte. 

Zusätzlich setzt das Verwaltungsgericht in dem Urteil Grenzen zum Thema präventiven Diebstahlsicherung. Für das Wiederauffinden des Fahrzeugs genüge demnach ein anlassbezogenes GPS Monitoring. Möchten Betriebe ihren MitarbeiterInnen die Privatnutzung von Dienstfahrzeugen untersagen, genüge es, etwa die Schlüsselübergabe nach Feierabend oder zum Wochenende durchzusetzen.

Mögliche Ablehnung vom GPS Tracking im Firmenwagen

Weitere abgelehnte betriebliche Erfordernisse bei dem GPS Monitoring waren der Tätigkeitsnachweis sowie die verbessere Koordination von Touren und MitarbeiterInnen. Was die Koordination betrifft, ist die Branche des Unternehmens relevant, da vom Gericht für ein Reinigungsunternehmen dafür zwar kein Bedarf gesehen wurde, es aber einräumte, dass ein solcher Bedarf im Logistik- und Beförderungsbereich durchaus ein Grund sein könnte. Bei der Absage des Tätigkeitsnachweises als Grund für eine GPS Ortung hat die Begründung des Gerichts hingegen einen generellen Zug: Mit den Ortungsdaten eines Fahrzeuges könne nur nachgewiesen werden, dass das Fahrzeug bei KundInnen oder in deren Nähe geparkt worden ist, nicht aber das Ausführen der eigentlichen Tätigkeit. Mit diesem Urteil verdeutlicht das Gericht, dass die betriebliche Erforderlichkeit als rechtlicher Tatbestand eine sehr plausible Begründung braucht, sodass in der Praxis in den allermeisten Fällen die GPS Ortung der Zustimmung der MitarbeiterInnen bedarf.

GPS Mitarbeiterinfo Infografik

So funktioniert die Installation eines GPS Tracker im Firmenwagen

Mithilfe eines GPS Trackers im Firmenwagen ist per Knopfdruck der genaue Standort des Fahrzeugs ersichtlich. Damit dies möglich ist, ist eine Einwilligung zur GPS Ortung notwendig. Egal ob für Handwerksbetriebe oder ambulante Pflegedienste – mit einer DSGVO genehmigten GPS Ortung gelingt die Fuhrparkverwaltung einfacher. Unterschieden werden im wesentlichen zwei Installationsmöglichkeiten. Zum einen können FuhrparkleiterInnen einen OBD Stecker verwenden. Die Installation des Geräts ist in wenigen Augenblicken erledigt. Der GPS Tracker für den Firmenwagen wird einfach in die OBD Schnittstelle gesteckt. Innerhalb der Software können Fuhrparkverantwortliche dann Fahrzeuge und NutzerInnen anlegen, um diese mit dem installierten Gerät zu verbinden. Ist keine Schnittstelle für den GPS Tracker im Firmenwagen vorhanden, kann alternativ auch eine andere Installationsform gewählt werden, die ebenfalls einfach und unkompliziert durchzuführen ist. Hierzu wird eine Ortungs Box einfach auf der Batterie des Fahrzeugs befestigt. Dies ist mit wenigen Handgriffen unproblematisch erledigt. Generell muss stets eine Einwilligung GPS-Ortung der betroffenen Personen vorhanden sein.

Fazit: Ist eine GPS Ortung mit der DSVGO überhaupt vereinbar?

Zusammengefasst dürfen von ArbeitgeberInnen und FuhrparkleiterInnen personenbezogene Daten durch eine GPS Ortung dann erhoben werden, wenn eine Einwilligung durch ein GPS Ortung Muster vorliegt. Ein solches Muster sollte man den MitarbeiterInnen bereits beim Unterschreiben des Arbeitsvertrages vorlegen. Doch auch, wenn keine Einwilligung zur GPS-Ortung durch ein Muster vorliegt, ist Arbeitgebenden durch die spezielle Rechtsgrundlage aus Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG-neu befähigt, personenbezogene Daten auch ohne spezielle Einwilligung der ArbeitnehmerInnen zu erheben, wenn diese zum Beispiel für die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag ergebenden Rechte und Pflichten der ArbeitnehmerInnen notwendig sind. Dies liegt vor allem bei Transportfahrzeugen wie Lwks vor. Doch auch dann müssen ArbeitnehmerInnen über die Erhebung seiner Daten und den ihm zustehenden Datenschutz GPS informiert werden.

Noch enger hingegen sind die Rahmenbedingungen im Sinne der Grundlagen für den Beschäftigtendatenschutz aus Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG bei Firmenwagen zu sehen: Die Notwendigkeit einer GPS Ortung ist nämlich meist nicht derart zu rechtfertigen, wie es bei Transportfahrzeugen der Fall ist. Eine Ortung mittels GPS dieser Fahrzeuge kann in der Regel durch Gründe wie Kostenermittlung, Fahrverhaltensanalyse oder auch für organisatorische Zwecke gerechtfertigt werden. Doch auch hier muss eine unterschriebene Einwilligung eines GPS-Ortung Muster der MitarbeiterInnen vorliegen. Es ist zwingend notwendig, die Grundsätze der Rechtmäßigkeit und der Datensparsamkeit, aber auch der Transparenz und Speicherbegrenzung zum Datenschutz bei GPS einzuhalten.

FAQ zum GPS Tracker im Firmenwagen: Fragen und Antworten zum Fahrzeug-Tracking und Datenschutz

GPS Tracker in Firmenwagen ermöglichen die Aufzeichnung gefahrener Routen. So lassen sich Streckenführungen optimieren, Arbeitszeiten automatisiert erfassen und Termine effizienter managen. Die wichtigsten Fragen und Antworten zur GPS Ortung von Firmenwagen.

GPS Tracking

1. Ist das GPS Monitoring im Betrieb erlaubt?​

Beim GPS Monitoring gelten strenge Datenschutzbestimmungen. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sieht zwar vor, dass sie unter bestimmten Umständen erlaubt ist, jedoch nur, wenn die Mitarbeitenden ausdrücklich schriftlich zustimmen. Probate Gründe sind ein berechtigtes betriebliches Interesse und / oder wenn die GPS Ortung für die Durchführung der Arbeit notwendig ist. Wichtig: In der Einwilligungserklärung müssen sowohl der Zweck als auch die Nutzung und Weiterverarbeitung der Daten durch die GPS Ortung im Firmenwagen  klar formuliert werden.

2. Ist GPS in Firmenfahrzeugen erlaubt?​

GPS ist so lange erlaubt, als es sich um die Überwachung der Fahrzeuge innerhalb des Fuhrparks dreht. Personen oder Autos, die nicht zur Firmenflotte gehören, dürfen nicht geortet werden. Es muss sich also unbedingt um eine unternehmensinterne Maßnahme handeln, die auch nur nach einer ausdrücklichen Betriebsvereinbarung GPS per Muster ergriffen werden darf, und auch nur dann, wenn es für die Sicherheit im Fuhrpark unbedingt erforderlich ist. Eine Ausnahme, die zum GPS Monitoring ohne das Einholen einer Einverständniserklärung GPS Überwachung Muster kann zum Beispiel der Diebstahl, ein Missbrauch eines Firmenwagens für illegale Zwecke oder FahrerInnenflucht nach einem Unfall sein.

3. Wann ist die GPS Ortung im Firmenwagen nicht erlaubt?

Grundsätzlich ist eine heimliche Überwachung nicht erlaubt. Arbeitgebende müssen ihre Belegschaft laut Art. 12 DSGVO, § 32 BDSG über den GPS Tracker im Firmenwagen informieren. Darüber hinaus ist es nicht zulässig, die erhobenen Daten zur Leistungsmessung oder Verhaltensüberwachung heranzuziehen. So dürfen etwa keine Pausenzeiten erhoben beziehungsweise gespeichert werden. Sind Dienstfahrzeuge auch zum privaten Gebrauch zugelassen, darf während dieser Fahrten keine GPS Überwachung im Firmenwagen erfolgen. In diesem Fall müssen technische oder softwareseitige Mittel zur Verfügung stehen, mit denen Arbeitnehmende die Ortung deaktivieren können.

3. Gibt es einen Unterschied bei Dienstwagen und gemeinschaftlich genutzten Fahrzeugen?

Anders als klassische Dienstwagen werden Poolfahrzeuge von mehreren MitarbeiterInnen genutzt und sind in der Regel nicht für die private Nutzung zugelassen. Bei ausschließlich dienstlichen Fahrten kann das GPS Tracking dauerhaft aktiviert werden. Die Informationspflicht sowie die Notwendigkeit der Einwilligung in das Fahrzeug Tracking zum Datenschutz bleiben davon unberührt.

4. Können ArbeitgeberInnen Personal orten?​

Das hängt von der jeweiligen Situation ab. Müssen die ArbeitgeberInnen die Angestellten erreichen können, zum Beispiel um ihnen eine dringende Mitteilung zu machen, und ist diese Möglichkeit per Arbeitsvertrag und Einverständniserklärung geregelt, dann ist dies in Ordnung. Die Regelung muss den betreffenden Personen detailliert erklärt werden und schriftlich festgehalten sein.

5. Welche Gesetze gelten beim GPS in Firmenfahrzeugen?

Beim Einsatz einer GPS Ortung im Firmenwagen werden sensible, persönliche Daten erhoben. Ihr Schutz ist im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie in der 2018 novellierten Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt. So bezieht sich etwa der berechtigte Nutzen einer GPS-Überwachung auf § 26 Abs. 1 BDSG. Die Informationspflicht über die Erhebung und Sammlung persönlicher Daten ist in Art. 4 Nr. 1 DSGVO formuliert. Auch Ausnahmen sieht die Gesetzgebung vor: § 26 Abs.1 Satz 1 BDSG bezieht sich auf die zeitlich begrenzte Dauerüberwachung zur Verhinderung von Straftaten bei einem begründeten Verdacht.

Gesetze

6. Ist GPS Monitoring strafbar?​

Wenn es um das unternehmensinterne Tracking von Fahrzeugen der Fahrzeugflotte des Unternehmens, also um das Tracking innerhalb des Fuhrparks geht, ist dies erlaubt. Hierzu bedarf es allerdings einer Betriebsvereinbarung und einer Einverständniserklärung zur GPS-Überwachung. Die Fuhrparkleitung händigt dem Fahrpersonal eine Vorlage aus, welche diese dann ausfüllen und dann ihr Einverständnis per Unterschrift geben.

7. Fahrzeugtracking und Datenschutz - Sind GPS Daten personenbezogen?

Es geht hier nicht um das Ausspähen personenbezogener Daten, sondern um die Ortung und Überwachung von Fahrzeugen der Flotte. Diese Maßnahme dient zur Vorbeugung von Wagendiebstahl und zum Auffinden verlorengegangener Wagen. Dies hilft auch, im Falle eines Autounfalles mit zur Stelle sein zu können, wenn der verunfallte Wagen überwacht werden kann.  Um Missverständnissen und rechtlichen Konflikten vorzubeugen, sollte die Unternehmensleitung dem Teil der Belegschaft, die einen Firmenwagen fährt, ein Betriebsvereinbarung GPS Muster aushändigen. Das Erfassen personenbezogener Daten ist nicht erlaubt, es sei denn, die Notwendigkeit wäre gegeben und vor der Einverständniserklärung mit GPS Überwachung Muster wäre die betreffende Person gemäß der DGSVO ausreichend über die Verwendung der Daten und den Zweck der Datenerhebung informiert.

8. Wie können FuhrparkleiterInnen die Privatsphäre und den Datenschutz beim Fahrzeugtracking einhalten?

In Dienstwagen muss der GPS Tracker aus Datenschutzgründen deaktivierbar sein. Der Grund: Erhobene Informationen wie Datum und Uhrzeit der gefahrenen Strecke, Geschwindigkeit und Standortdaten unterliegen der DSGVO. Mit einem digitalen Flottenmanagement lassen sich dienstliche Routen von Poolfahrzeugen automatisch von Privatfahrten trennen. Diese bleiben für das Fuhrparkmanagement verborgen, sodass Datenschutzbestimmungen zu jeder Zeit eingehalten werden – ohne, dass umständlich Einstellungen notwendig sind. Wichtig für FuhrparkleiterInnen: Unterbleibt das, können sie sich strafbar machen. Dabei gilt, dass die Person haftet, die den Verstoß verantwortet – in solch einem Fall eben die Fuhrparkleitung.

DSGVO GPS Tracking: Ortung mit Fuhrparksoftware

Für eine Ortung im Fuhrpark können FuhrparkleiterInnen eine Fuhrparksoftware einsetzen. Diese ermöglicht sowohl auf dem Computer als auch dem Smartphone einen Echtzeit-Einblick in den Fahrzeugstandort. Die GPS Überwachung erfolgt durch einen OBD-Stecker oder eine im Fahrzeug installierte Box, die GPS-Daten an die Fuhrparksoftware senden. Im folgenden Video wird erklärt, welche Vorteile FuhrparkleiterInnen und die MitarbeiterInnen von dem Einsatz einer Ortung haben.

Webinar zum GPS Monitoring mit Vimcar Fleet

Wie eine GPS Ortung DSVGO-getreu funktioniert, erklärt das Webinar zu der Fuhrparksoftware Fleet Geo. Innerhalb des Webinars zeigt ein Mitarbeiter des Unternehmens Vimcar, welche Funktionen und Vorteile ein GPS Monitoring hat. Zusätzlich zeigt dieser einen Einblick in die Software. Vimcar bietet auch Kommunikationsvorschläge zur Einwilligung der GPS-Ortung für die MitarbeiterInnen an. 

Betriebsvereinbarung GPS Muster - Zusammenfassung

Ein GPS Monitoring erfordert normalerweise die ausdrückliche schriftliche Einverständniserklärung zur GPS Überwachung mit Muster, ist aber auch in seltenen Fällen ohne die Zustimmung der betroffenen Mitarbeitenden möglich. Dies könnte zum Beispiel nach einem Unfall der Fall sein oder wenn es um die Frage geht, ob hier der Versicherungsschutz der Berufsgenossenschaft greift. Auch eine Regelverletzung oder Straftat, die mit dem Firmenauto begangen wurde, wäre ein triftiger Grund. Es ist also generell zu beachten, dass im Normalfall beim Fahrzeugtracking der Datenschutz gewahrt bleiben muss. Daher sollten Interessierte vor dem Einsatz eines GPS Monitorings Informationen zu den Privatsphäre-Einstellungen bei den AnbieterInnen einholen.

Mehr zum Thema Fahrzeugortung im Fuhrpark:

* Das Formular dient lediglich als Ausgangspunkt für eine datenschutzrechtlich konforme Einführung eines GPS-Tracking Tools und kann eine rechtliche Beratung nicht ersetzen. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit im Unternehmen ist immer einzelfallabhängig und sollte von ExpertInnen geprüft werden. 

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