MitarbeiterInneninformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung

Möchten FuhrparkleiterInnen eine GPS Fahrzeugortung im Fuhrpark einsetzen, müssen die MitarbeiterInnen darüber informiert werden. Die Fahrzeugortung oder GPS-gestützten Fuhrparksoftware dürfen FuhrparkleiterInnen jedoch nur in Poolfahrzeugen (mehrheitlich genutzten Fahrzeugen) einsetzen.  

Eine Möglichkeit die MitarbeiterInnen zu informieren ist mit einer vordefinierten Vorlage. Folgende Vorlage können FuhrparkleiterInnen kostenfrei herunterladen und im Fuhrpark einsetzen.

zur Vorlage der MitarbeiterInneninformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung

GPS Ortung bedarf die Zustimmung der MitarbeiterInnen

Es kann viele Gründe dafür geben, die Fuhrparkfahrzeuge per GPS Ortung zu überwachen. Dazu zählen sowohl MitarbeiterInnenkontrolle als auch eine Verbesserung bei der Koordination von Touren und MitarbeiterInnen. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist dafür allerdings eine Zustimmung der betroffenen MitarbeiterInnen notwendig – oder eine Erforderlichkeit im Rahmen des Arbeitsverhältnisses. Ist ein GPS Monitoring geplant, dann ist hier eine Einwilligung der GPS Ordnung notwendig. Außerdem können Betriebsvereinbarungen zu GPS Tracking getroffen werden in denen Einverständniserklärungen zur GPS Überwachung getroffen und entwickelt werden können. 

Nutzen einer GPS Fahrzeugortung im Fuhrpark​

Eine GPS Ortung der eigenen Fahrzeuge und somit der MitarbeiterInnen kann aus verschiedenen Gründen Vorteile bieten. Neben der besseren Tourenkontrolle, wozu auch eine Kontrolle über verbotene Privatfahrten zählt, gibt es auch strategische Gründe. Fahrtrouten und MitarbeiterInnen lassen sich besser koordinieren, was zu einer Effizienzsteigerung führen kann. Im Außendienst können FahrerInnen auf diese Weise Zeit sparen, wodurch diese entlastet und mehr KundInnen abgewickelt werden können. Bei Zustellungen hingegen kann die ganze Zustellroute optimiert werden. Hier stellt sich oft die Frage „Wie kann ich GPS im Firmenwagen einsetzen?“. Mit Hilfe verschiedener Tools und Hardwarelösungen können die Fahrzeuge mit GPS Monitoring ausgestattet werden. 

Person nutzt die Fahrzeugortung am Pc.

Sind GPS Tracker im Firmenwagen erlaubt?

In Deutschland ist die Überprüfung der MitarbeiterInnen per GPS gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur dann erlaubt, wenn betroffene Mitarbeitende zum GPS Tracking des Firmenwagens zustimmt oder aber, wenn betriebliche Erfordernisse die GPS Überwachung notwendig machen. Bei der Zustimmung der MitarbeiterInnen muss es sich um eine rechtlich wirksame Einwilligung handeln. Das Unternehmen muss sich demnach eine Einverständniserklärung zur GPS Überwachung einholen. Dabei wird das Abhängigkeitsverhältnis der MitarbeiterInnen berücksichtigt. Eine rechtlich wirksame Einwilligung der GPS Überwachung von Dienstwagen muss also glaubhaft die Freiwilligkeit der Zustimmung versichern können. Der genaue Zweck, der Umfang der GPS Überwachung und die Art der Datenverarbeitung muss den MitarbeiterInnen vor seiner Einwilligung schriftlich dargelegt werden. Außerdem haben Mitarbeitende jederzeit das Recht, diese Zustimmung zur GPS Überwachung im Dienstwagen zu widerrufen. Neben diesem Fall, bei dem die GPS Ortung der Firmenwagen die Zustimmung der Mitarbeitenden bedarf, gibt es noch die betriebliche Erforderlichkeit, die eine Überwachung rechtfertigen kann. Für diese gibt es jedoch noch keine genauen gesetzlichen Regelungen. Dabei ist zu beachten, dass die dauerhafte Überwachung von MitarbeiterInnen generell verboten ist.

Damit es nicht im Nachhinein zu Problemen kommt, ist eine schriftliche Dokumentation dieser MitarbeiterInneninformation nützlich. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen gerne ein Beispielformular für eine MitarbeiterInneninformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung bereit.*

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Mitarbeiterinformation Einführung Fahrzeugortung Screenshot Smartphone

Notwendige Schritte für die Einführung einer DSGVO GPS Ortung

Für eine Nutzung von GPS Trackern in Firmenwagen sollten einige Schritte unternommen werden. Die Einwilligung GPS-Ortung seitens aller Betroffenen ist zwingend erforderlich, da letztlich auch die geltenden Datenschutzbestimmungen dies vorschreiben. Zunächst sollten die MitarbeiterInnen umfassend über die Einführungspläne der DSGVO GPS Ortung informiert werden. Hierzu sollte betriebsintern eine Einverständniserklärung zur GPS Überwachung als Muster vorliegen. Darüber hinaus müssen die betroffenen MitarbeiterInnen auch in die Systemarbeit und über die Information der DSGVO GPS Ortung eingebunden werden. Nur so kann letztlich gewährleistet werden, dass das Ortungssystem angemessen funktioniert sowie genutzt werden kann und auch das erforderliche Einverständnis hierzu vorliegt. Im Hinblick auf die MitarbeiterInneninformation kann es im Betrieb eventuell erforderlich sein, dass auch der Betriebsrat in die Pläne einer Ortung hinsichtlich der DSGVO GPS Ortung eingebunden werden muss. Und nicht zuletzt sollten die MitarbeiterInnen eine Geräteschulung durch die Hersteller oder die Fuhrparkverantwortlichen erhalten.

So überzeugen FuhrparkleiterInnen ihre MitarbeiterInnen von der GPS Überwachung des Dienstwagens

Bevor FuhrparkleiterInnen ihre MitarbeiterInnen von den Plänen einer möglichen GPS Überwachung berichten, ist es wichtig, den Nutzen einer Fahrzeugortung herauszuarbeiten. Mögliche Gründe sind die Routendokumentation, der Diebstahlschutz und die Fahrzeugortung.

Vorteile der DSGVO-konformen GPS Ortung

Ortung

Ein Vorteil des GPS Monitoring ist die Routendokumentation, welche Strecken, Stopps, Standzeiten und gefahrene Geschwindigkeiten aufzeichnet. Dies ermöglicht eine Übersicht über gefahrene Routen, die Betriebe entweder als KundInnennachweis oder zur Auswertung der Routenplanung nutzen können. Ist das Setzen von zeit- oder gebietsbasierten Bewegungsmeldern durch den GPS Tracker im Firmenwagen möglich, erhöht das den Diebstahlschutz im Fuhrpark. Wird ein Fahrzeug beispielsweise außerhalb eines festgelegten Zeitfensters bewegt, erhalten FuhrparkleiterInnen sofort eine Benachrichtigung und kann reagieren. Die Fahrzeugortung ermöglicht es, Poolfahrzeuge zu orten, sowie die Entfernung und Fahrzeit zum festgelegten Ziel zu berechnen. Es kann somit blitzschnell entschieden werden, welche MitarbeiterInnen einen neuen Auftrag übernehmen können. 

Auch wenn der Nutzen einer GPS Überwachung des Dienstwagens für FuhrparkleiterInnen klar auf der Hand liegt, ist es wichtig den MitarbeiterInnen ein offenes Ohr zu schenken. Es sollte genug Raum gegeben werden, um offene Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern. Es empfiehlt sich, dass Fuhrparkverantwortliche die MitarbeiterInnen frühzeitig involvieren und eine Lösung erarbeiten, mit der sich alle wohlfühlen. 

Privatsphären wahren und MitarbeiterInnen einbeziehen​

Wichtig ist, dass der GPS Tracker im Firmenwagen datenschutzkonform und in Kenntnis der MitarbeiterInnen installiert wird. Denn schließlich zeichnen Furhparkverantwortliche damit nicht nur allein die Fahrzeugdaten auf, sondern auch sensible personenbezogene Daten. Um das Vertrauensverhältnis im Betrieb nicht zu gefährden, empfiehlt es sich generell außerdem das Gespräch mit den MitarbeiterInnen zu suchen. Dann können FuhrparkleiterInnen erklären, dass es sich bei dem GPS Monitoring nicht um eine Dauerüberwachung handelt, sondern eine Möglichkeit den Arbeitsalltag aller Beteiligten effizienter zu gestalten. 

Betriebsvereinbarung zum GPS Tracking: diese Punkte sollte sie umfassen

Eine Betriebsvereinbarung zum GPS Monitoring schafft eine wirksame Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der erhobenen Positionsdaten. Sie sollte mit dem Betriebsrat abgestimmt und idealerweise im Kooperation mit der Rechtsabteilung oder dem Unternehmensanwalt erstellt werden. Festgehalten werden sollten vor allem folgende Punkte:

  • der Zweck des GPS Monitorings
  • die Art der erhobenen Daten
  • der zur Einsicht berechtigte Personenkreis
  • die Dauer der Speicherung der erhobenen Daten
  • die Auskunftsrechte der Beschäftigten

Darüber hinaus informiert die Betriebsvereinbarung darüber, dass die permanente Überwachung der Positionsdaten aus datenschutz- und arbeitsrechtlichen Gründen unzulässig ist. Die GPS Ortung für ArbeitnehmerInnen konform zu gestalten ist hier unablässig. 

Kein Betriebsrat vorhanden?

Unternehmen ohne Betriebsrat holen die Erlaubnis zur GPS Überwachung der MitarbeiterInnen nach DSGVO ohne Betriebsvereinbarung ein. Wichtig: Die Einwilligung zur GPS Ortung der Firmenwagen muss in Schrift- oder elektronischer Form vorliegen. Mündliche Regelungen gelten in diesem Fall nicht. Grundsätzlich ist die Erlaubniserteilung freiwillig und zu jeder Zeit widerrufbar. Auch ohne explizite Betriebsvereinbarung müssen Art, Zweck sowie Dauer der Datenspeicherung in dem Dokument eindeutig beschrieben und über das Widerrufsrecht informiert werden.

Mitarbeiterin sitzt vor Ihren Vorgesetzten zum Gespräch

GPS Überwachung von MitarbeiterInnen nach DSGVO: Was ist noch zu beachten?

Fahrzeuge im Fuhrpark sind in vielen Fällen mit einem GPS Monitoring ausgestattet. Das System soll die Streckenverfolgung optimieren, Routen in Echtzeit anpassen und folglich Wege beschleunigen. Darüber hinaus dient es der Vereinfachung der Arbeitszeitabrechnung. Doch was sollten Unternehmen hinsichtlich GPS Monitoring und der Einwilligung für die GPS Ortung noch beachten?

GPS Überwachung

Rechtssichere Einführung der GPS-Ortung nach DSGVO

Planen FuhrparkleiterInnen, GPS Tracker im Firmenwagen einzusetzen, müssen sie die Mitarbeitenden bereits bei der Einwilligung zur GPS Ortung über den vollen Umfang der Datenerhebung informieren. Auch wenn z. B. in der Logistikbranche die Ortung eingesetzt wird, um den Standpunkt der Ware zu bestimmen, müssen die Vorschriften der DSGVO immer beachtet werden. 

GPS Monitoring im Fuhrpark: technische Komponente

Damit das GPS Monitoring sämtliche Fahrzeugbewegungen aufzeichnen kann, ist im Fahrzeug ein Gerät installiert, welches über das Mobilfunksystem Routen, Richtung, Fahrt- und Standzeiten an eine Fuhrparksoftware sendet. Von dort aus können FuhrparkleiterInnen die Daten für alle möglichen Zwecke nutzen, wie z. B. zu der Erstellung von KundInnennachweisen. 

Private Nutzung und GPS Monitoring

Steht Mitarbeitenden ein Firmenwagen auch privat zur Verfügung, ist das GPS Monitoring grundsätzlich nicht zulässig. Es darf folglich ausschließlich in Poolfahrzeugen zum Einsatz kommen, und damit in Autos, die von mehreren Personen genutzt werden. Darüber hinaus muss eine Einwilligung zur GPS Ortung vorliegen. Es ist ratsam, die GPS Überwachung in einer Betriebsvereinbarung festzuhalten. Damit sind Unternehmen auf der sicheren Seite und die Belegschaft erhält alle für sie relevanten Informationen zu Art und Umfang des GPS Tracking. Hier sollte bei der GPS Ortung DSGVO konform gehandelt werden und die Richtlinien zum GPS Monitoring eingehalten werden. 

Handy Ortung

Richtungsweisendes Urteil zur GPS Ortung von MitarbeiterInnen

Das Verwaltungsgericht Lüneburg hat im März 2019 ein Urteil gefällt, das als konkretisierende Rechtsprechung den Punkt der betrieblichen Erforderlichkeit für eine legale GPS Ortung der MitarbeiterInnen etwas näher skizziert. In dem Urteil zu einer Gebäudereinigungsfirma, die ihre Fahrzeuge teilweise mit GPS überwacht hatte, sprach das Gericht einer Vielzahl von vorgetragenen Gründen die Plausibilität ab. So wurde beispielsweise die Kontrolle des Verbots von Privatfahrten deswegen als legitimer Grund zur GPS Überwachung abgelehnt, weil es für diesen Zweck weniger in die Datenschutzrechte eingreifende Maßnahmen geben würde wie etwa das Führen eines Fahrtenbuches. Dabei argumentiert das Gericht mit dem Prinzip der Datensparsamkeit, das wiederum auf sämtliche Einzelfälle angewandt werden könnte. 

Zusätzlich setzt das Verwaltungsgericht in dem Urteil Grenzen zum Thema präventiven Diebstahlsicherung. Für das Wiederauffinden des Fahrzeugs genüge demnach ein anlassbezogenes GPS Monitoring. Möchten Betriebe ihren MitarbeiterInnen die Privatnutzung von Dienstfahrzeugen untersagen, genüge es, etwa die Schlüsselübergabe nach Feierabend oder zum Wochenende durchzusetzen.

Mögliche Ablehnung vom GPS Tracking im Firmenwagen

Weitere abgelehnte betriebliche Erfordernisse bei dem GPS Monitoring waren der Tätigkeitsnachweis sowie die verbessere Koordination von Touren und MitarbeiterInnen. Was die Koordination betrifft, ist die Branche des Unternehmens relevant, da vom Gericht für ein Reinigungsunternehmen dafür zwar kein Bedarf gesehen wurde, es aber einräumte, dass ein solcher Bedarf im Logistik- und Beförderungsbereich durchaus ein Grund sein könnte. Bei der Absage des Tätigkeitsnachweises als Grund für eine GPS Ortung hat die Begründung des Gerichts hingegen einen generellen Zug: Mit den Ortungsdaten eines Fahrzeuges könne nur nachgewiesen werden, dass das Fahrzeug bei KundInnen oder in deren Nähe geparkt worden ist, nicht aber das Ausführen der eigentlichen Tätigkeit. Mit diesem Urteil verdeutlicht das Gericht, dass die betriebliche Erforderlichkeit als rechtlicher Tatbestand eine sehr plausible Begründung braucht, sodass in der Praxis in den allermeisten Fällen die GPS Ortung der Zustimmung der MitarbeiterInnen bedarf.

So funktioniert die Installation eines GPS Tracker im Firmenwagen

Mithilfe eines GPS Trackers im Firmenwagen ist per Knopfdruck der genaue Standort des Fahrzeugs ersichtlich. Damit dies möglich ist, ist eine Einwilligung zur GPS Ortung notwendig. Egal ob für Handwerksbetriebe oder ambulante Pflegedienste – mit einer DSGVO genehmigten GPS Ortung gelingt die Fuhrparkverwaltung einfacher. Unterschieden werden im wesentlichen zwei Installationsmöglichkeiten. Zum einen können FuhrparkleiterInnen einen OBD Stecker verwenden. Die Installation des Geräts ist in wenigen Augenblicken erledigt. Der GPS Tracker für den Firmenwagen wird einfach in die OBD Schnittstelle gesteckt. Innerhalb der Software können Fuhrparkverantwortliche dann Fahrzeuge und NutzerInnen anlegen, um diese mit dem installierten Gerät zu verbinden. Ist keine Schnittstelle für den GPS Tracker im Firmenwagen vorhanden, kann alternativ auch eine andere Installationsform gewählt werden, die ebenfalls einfach und unkompliziert durchzuführen ist. Hierzu wird eine Ortungs Box einfach auf der Batterie des Fahrzeugs befestigt. Dies ist mit wenigen Handgriffen unproblematisch erledigt. Generell muss stets eine Einwilligung GPS-Ortung der betroffenen Personen vorhanden sein.

Fazit: Ist eine GPS Ortung mit der DSVGO überhaupt vereinbar?

Zusammengefasst dürfen von ArbeitgeberInnen und FuhrparkleiterInnen personenbezogene Daten durch eine GPS Ortung dann erhoben werden, wenn eine Einwilligung durch ein GPS Ortung Muster vorliegt. Ein solches Muster sollte man den MitarbeiterInnen bereits beim Unterschreiben des Arbeitsvertrages vorlegen. Doch auch, wenn keine Einwilligung zur GPS-Ortung durch ein Muster vorliegt, ist Arbeitgebenden durch die spezielle Rechtsgrundlage aus Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG-neu befähigt, personenbezogene Daten auch ohne spezielle Einwilligung der ArbeitnehmerInnen zu erheben, wenn diese zum Beispiel für die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag ergebenden Rechte und Pflichten der ArbeitnehmerInnen notwendig sind. Dies liegt vor allem bei Transportfahrzeugen wie Lwks vor. Doch auch dann müssen ArbeitnehmerInnen über die Erhebung seiner Daten und den ihm zustehenden Datenschutz GPS informiert werden.

Noch enger hingegen sind die Rahmenbedingungen im Sinne der Grundlagen für den Beschäftigtendatenschutz aus Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG bei Firmenwagen zu sehen: Die Notwendigkeit einer GPS Ortung ist nämlich meist nicht derart zu rechtfertigen, wie es bei Transportfahrzeugen der Fall ist. Eine Ortung mittels GPS dieser Fahrzeuge kann in der Regel durch Gründe wie Kostenermittlung, Fahrverhaltensanalyse oder auch für organisatorische Zwecke gerechtfertigt werden. Doch auch hier muss eine unterschriebene Einwilligung eines GPS-Ortung Muster der MitarbeiterInnen vorliegen. Es ist zwingend notwendig, die Grundsätze der Rechtmäßigkeit und der Datensparsamkeit, aber auch der Transparenz und Speicherbegrenzung zum Datenschutz bei GPS einzuhalten.

DSGVO GPS Tracking: Ortung mit Fuhrparksoftware

Für eine Ortung im Fuhrpark können FuhrparkleiterInnen eine Fuhrparksoftware einsetzen. Diese ermöglicht sowohl auf dem Computer als auch dem Smartphone einen Echtzeit-Einblick in den Fahrzeugstandort. Die GPS Überwachung erfolgt durch einen OBD-Stecker oder eine im Fahrzeug installierte Box, die GPS-Daten an die Fuhrparksoftware senden. Im folgenden Video wird erklärt, welche Vorteile FuhrparkleiterInnen und die MitarbeiterInnen von dem Einsatz einer Ortung haben.

Webinar zum GPS Monitoring mit Vimcar Fleet

Wie eine GPS Ortung DSVGO-getreu funktioniert, erklärt das Webinar zu der Fuhrparksoftware Fleet Geo. Innerhalb des Webinars zeigt ein Mitarbeiter des Unternehmens Vimcar, welche Funktionen und Vorteile ein GPS Monitoring hat. Zusätzlich zeigt dieser einen Einblick in die Software. Vimcar bietet auch Kommunikationsvorschläge zur Einwilligung der GPS-Ortung für die MitarbeiterInnen an. 

* Das Formular dient lediglich als Ausgangspunkt für eine datenschutzrechtlich konforme Einführung eines GPS-Tracking Tools und kann eine rechtliche Beratung nicht ersetzen. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit im Unternehmen ist immer einzelfallabhängig und sollte von ExpertInnen geprüft werden.