Mitarbeiterinformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung

Möchte ein Fuhrparkleiter eine GPS Fahrzeugortung im Fuhrpark einsetzen, müssen die Mitarbeiter darüber informiert werden. Die Fahrzeugortung oder GPS-gestützte Fuhrparksoftware darf der Fuhrparkleiter jedoch nur in Poolfahrzeugen (mehrheitlich genutzten Fahrzeugen) einsetzen.  

zur Vorlage der Mitarbeiterinformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung

Inhaltsverzeichnis

GPS Ortung bedarf die Zustimmung der Mitarbeiter

Es kann viele Gründe dafür geben, die Flottenfahrzeuge und daher Mitarbeiter per GPS Ortung zu überwachen. Dazu zählen sowohl Mitarbeiterkontrolle als auch eine Verbesserung bei der Koordination von Touren und Mitarbeitern. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)  ist dafür allerdings eine Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter notwendig – oder eine Erforderlichkeit im Rahmen des Arbeitsverhältnisses.

Nutzen einer GPS Fahrzeugortung im Fuhrpark​

Eine GPS Ortung der eigenen Fahrzeuge und somit der Mitarbeiter kann aus verschiedenen Gründen Vorteile bieten. Neben der besseren Mitarbeiterkontrolle, wozu auch eine Kontrolle über verbotene Privatfahrten zählt, gibt es auch strategische Gründe. Fahrtrouten und Mitarbeiter lassen sich besser koordinieren, was zu einer Effizienzsteigerung führen kann. Im Außendienst können Fahrer auf diese Weise Zeit sparen, wodurch die Fahrer entlastet und mehr Kunden abgewickelt werden können. Bei Zustellungen hingegen kann die ganze Zustellroute optimiert werden.

Person nutzt die Fahrzeugortung am Pc.

Ist GPS im Firmenwagen erlaubt?

In Deutschland ist die Überprüfung der Mitarbeiter per GPS gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur dann erlaubt, wenn der betroffene Mitarbeiter seiner Überwachung zustimmt oder aber, wenn betriebliche Erfordernisse die Überwachung notwendig machen. Bei der Zustimmung des Mitarbeiters muss es sich um eine rechtlich wirksame Einwilligung handeln. Dabei wird das Abhängigkeitsverhältnis des Mitarbeiters berücksichtigt. Eine rechtlich wirksame Einwilligung der GPS Überwachung von Dienstwagen muss also glaubhaft die Freiwilligkeit der Zustimmung versichern können. Der genaue Zweck, der Umfang der Überwachung und die Art der Datenverarbeitung muss dem Mitarbeiter vor seiner Einwilligung schriftlich dargelegt werden. Außerdem hat der Mitarbeiter jederzeit das Recht, diese Zustimmung zur GPS Überwachung im Dienstwagen zu widerrufen. Neben diesem Fall, bei dem die GPS Ortung die Zustimmung der Mitarbeiter braucht, gibt es noch die betriebliche Erforderlichkeit, die eine Überwachung rechtfertigen kann. Für diese gibt es jedoch noch keine genauen gesetzlichen Regelungen. Dabei ist zu beachten, dass die dauerhafte Überwachung von Mitarbeitern generell verboten ist.

Mitarbeiterinformation zur Einführung einer Fahrzeugortung

Damit es nicht im Nachhinein zu Problemen kommt, ist eine schriftliche Dokumentation dieser Mitarbeiterinformation nützlich. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen gerne ein Beispielformular für eine Mitarbeiterinformation zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung bereit.*

Broschüre zur GPS Fahrzeugortung Fleet Geo

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So überzeugen Fuhrparkleiter Ihre Mitarbeiter von der GPS Überwachung des Dienstwagens

Bevor Fuhrparkleiter Ihre Mitarbeiter von den Plänen einer möglichen GPS Überwachung berichten, ist es wichtig, den Nutzen einer Fahrzeugortung spezifisch für das Unternehmen herauszuarbeiten. Mögliche Vorteile sind: 

  • Routendokumentation
  • Diebstahlschutz 
  • Fahrzeugortung

Die exakte Routendokumentation zeichnet Strecken, Stopps, Standzeiten und gefahrene Geschwindigkeiten auf. Dies ermöglicht eine Übersicht über gefahrene Routen, die entweder als Kundennachweis oder zur Auswertung der Routenplanung genutzt werden können. Ist das Setzen von zeit- oder gebietsbasierten Bewegungsmeldern in der ausgewählten Fuhrparksoftware möglich, erhöht dies den Diebstahlschutz des Fuhrparks. Wird ein Fahrzeug beispielsweise außerhalb eines festgelegten Zeitfensters bewegt, erhält der Fuhrparkleiter sofort eine Benachrichtigung und kann rechtzeitig reagieren. Die Fahrzeugortung ermöglicht es, Poolfahrzeuge zu orten, sowie die Entfernung und Fahrzeit zum festgelegten Ziel zu berechnen. Es kann somit blitzschnell entschieden werden, welcher Mitarbeiter einen neuen Auftrag übernehmen kann. 

Auch wenn der Nutzen einer GPS Überwachung des Dienstwagens für den Fuhrparkleiter klar auf der Hand liegt, ist es wichtig den Mitarbeitern ein offenes Ohr zu schenken. Es sollte genug Raum gegeben werden, um offene Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern. Es empfiehlt sich, dass Fuhrparkmanager die Mitarbeiter frühzeitig involvieren und eine Lösung erarbeiten, mit der sich alle wohlfühlen.

Privatsphären wahren und Mitarbeiter einbeziehen​

Wichtig ist, dass die Live-Tracking Funktion datenschutzkonform und in Kenntnis der Mitarbeitern durchgeführt wird. Denn schließlich zeichnen Sie damit nicht nur allein die Fahrzeugdaten auf, sonderns auch sensible personenbezogene Daten. Um das Vertrauensverhältnis im Betrieb nicht zu gefährden, empfiehlt es sich generell außerdem, das Gespräch mit den Mitarbeitern zu suchen. Dann können Sie erklären, dass es sich bei dem Tracking nicht um eine Dauerüberwachung handelt, sondern eine Möglichkeit den Arbeitsalltag aller Beteiligten effizienter zu gestalten. 

Richtungsweisendes Urteil zur GPS Ortung von Mitarbeitern​

Das Verwaltungsgericht Lüneburg hat im März 2019 ein Urteil gefällt, das als konkretisierende Rechtsprechung den Punkt der betrieblichen Erforderlichkeit für eine legale GPS Ortung der Mitarbeiter etwas näher skizziert. In dem Urteil zu einer Gebäudereinigungsfirma, die ihre Fahrzeuge teilweise mit GPS überwacht hatte, sprach das Gericht einer Vielzahl von vorgetragenen Gründen die Plausibilität ab. So wurde beispielsweise die Kontrolle des Verbots von Privatfahrten deswegen als legitimer Grund zur GPS Überwachung abgelehnt, weil es für diesen Zweck weniger in die Datenschutzrechte eingreifende Maßnahmen geben würde wie etwa das Führen eines Fahrtenbuches. Dabei argumentiert das Gericht mit dem Prinzip der Datensparsamkeit, das wiederum auf sämtliche Einzelfälle angewandt werden könnte. 

Mitarbeiterin sitzt vor Ihren Vorgesetzten zum Gespräch
Bevor ein Fuhrparkleiter eine Fahrzeugortung einführt, sollten Mitarbeitergespräche stattfinden.

Weitere abgelehnte betriebliche Erfordernisse waren der Tätigkeitsnachweis sowie die verbessere Koordination von Touren und Mitarbeitern. Was die Koordination betrifft, ist die Branche des Unternehmens relevant, da vom Gericht für ein Reinigungsunternehmen dafür zwar kein Bedarf gesehen wurde, es aber einräumte, dass ein solcher Bedarf im Logistik- und Beförderungsbereich durchaus ein Grund sein könnte. Bei der Absage des Tätigkeitsnachweises als Grund für eine GPS Ortung hat die Begründung des Gerichts hingegen einen generellen Zug: Mit den Ortungsdaten eines Fahrzeuges könne nur nachgewiesen werden, dass das Fahrzeug beim Kunden oder in dessen Nähe geparkt worden ist, nicht aber das Ausführen der eigentlichen Tätigkeit. Mit diesem Urteil verdeutlicht das Gericht, dass die betriebliche Erforderlichkeit als rechtlicher Tatbestand eine sehr plausible Begründung braucht, sodass in der Praxis in den allermeisten Fällen die GPS Ortung der Zustimmung der Mitarbeiter bedarf.

* Das Formular dient lediglich als Ausgangspunkt für eine datenschutzrechtlich konforme Einführung eines GPS-Tracking Tools und kann eine rechtliche Beratung nicht ersetzen. Die datenschutzrechtliche Zulässigkeit im Unternehmen ist immer einzelfallabhängig und sollte von einem Experten geprüft werden.