Mit circa 1,6 Millionen Firmen, die Fuhrparks mit fast vier Millionen Fahrzeugen betreiben, wird das Fuhrparkmanagement in Deutschland zu einem immer relevanteren Thema. Hier erfahren Sie, was sich hinter dem Begriff Fuhrparkmanagement oder Flottenmanagement verbirgt, welche Aufgaben die Verantwortlichen haben und welche Mittel für ein erfolgreiches Fuhrparkmanagement von Nöten sind.

Fuhrparkmanagement Definition

ein Fuhrpark bestehend aus 6 Fahrzeugen
Ein Fuhrpark bestehend aus 6 Fahrzeugen.

Unter dem Begriff Fuhrparkmanagement oder Flottenmanagement, im Englischen oft als Fleet Management bezeichnet, versteht man die Verwaltung, Planung, Steuerung und Überwachung eines Fuhrparks beziehungsweise einer Fahrzeugflotte. Grundsätzlich wird von Fuhrparkmanagement gesprochen, wenn regelmäßig eine Vielzahl an Verkehrsmitteln instandgehalten, gewartet und koordiniert werden. Fuhrparkmanagement beinhaltet außerdem das Leasing und die Finanzierung der Fahrzeuge, Compliance, Supply Chain Management, Schadensmanagement, Kraftstoffmanagement, Gesundheits- und Sicherheitsmanagement und die Weiterveräußerung der Fahrzeuge.

Fuhrparkmanagement wird hauptsächlich in Unternehmen mit einem großen Bestand an Firmenwagen sowie in Speditionen, Autovermietungen, Taxiunternehmen, Rettungsorganisationen und in der Schifffahrt eingesetzt. Dabei sind die wichtigsten Ziele des Fuhrparkmanagements die Optimierung der Wegstreckenplanung, die damit einhergehende Kostensenkungen und die Entlastung der Disposition. Hierbei sollen die zur Verfügung stehenden Ressourcen möglichst effektiv eingesetzt werden. Im klassischen Sinne werden im Fuhrparkmanagement Wegstrecken von bestimmten Transportmitteln wie Lkws, Autos, Schiffen, Bahnen oder Bussen organisiert, abgestimmt und definiert.

Wer ist für das Fuhrparkmanagement verantwortlich?

Deckblatt des eBooks Fuhrparkleiterpflichten
eBook zu den Pflichten eines Fuhrparkleiters

Der Fuhrparkleiter ist für das Fuhrparkmanagement verantwortlich. In vielen Betrieben mit kleinem Fuhrpark übernimmt ein Mitarbeiter das Fuhrparkmanagement als neben der hauptberuflichen Aufgabe. Mehr zu den Fuhrparkmanagement Aufgaben finden Sie hier:
 

Möchten Sie lieber alle Informationen gebündelt in Ihrem E-Mail Postfach erhalten? Dann laden Sie das eBook zu den Fuhrparkleiterpflichten herunter. Das eBook erklärt, wann der Fuhrparkleiter haftet und wie die Pflichtübertragung auf diesen funktioniert. Es gibt außerdem einen detaillierten Einblick in die Führerscheinkontrolle, das Fahreignungsregister und die Fahrtenbuchauflage. 

Kostenloses eBook zum Thema Fuhrparkleiterpflichten


Ich stimme den AGB & Datenschutzbedingungen der Vimcar GmbH zu.

der Fuhrparkleiter Daniel Pfeifenberger des Unternehmens bienenlieb e.V.
Der Fuhrparkleiter Daniel Pfeifenberger von bienenlieb e.V. vor seinem Fuhrpark.
ein Lastenfahrrad des Fuhrparks von bienenlieb e.V.
Teil des bienenlieb e.V. Fuhrparks ist auch ein Lastenfahrrad.

Kostenfreie Kurse zum Fuhrparkmanagement

Viele Fahrzeugverwalter bewältigen das Fuhrparkmanagement als Nebentätigkeit zu ihrem eigentlichen Beruf. Oft bleibt keine Zeit dafür, einen Zertifizierungskurs oder ein Seminar durchzuführen, um sich weiterzubilden. Eine Lösung bieten E-Learning Kurse, die egal wann und egal wo absolviert werden können. Hier finden Sie 4 ausgewählte Kurse, die einen kompakten Überblick über das Fuhrparkmanagement geben. 

  1. UVV im Fuhrpark: Pflichten & Durchführung
  2. Beschaffung im Fuhrpark – Kompaktwissen
  3. Das 1×1 der Firmenwagenversteuerung
  4. Corporate Carsharing: der moderne Fuhrpark
Melden Sie sich hier für alle Fuhrparkmanagement Kurse an. Geben Sie Ihre E-Mail Adresse ein und erhalten in wenigen Minuten Ihren persönlichen Zugang in Ihr E-Mail Postfach zugeschickt. schwarzer Pfeil

Tipps für den Fuhrparkleiter

Deckblatt eBook FuhrparkmanagementWelche Aufgaben das Fuhrparkmanagement übernimmt und welche Pflichten der Fuhrparkleiter hat, erfahren Sie in dem eBook zu den Grundlagen des Fuhrparkmanagements. 

Das eBook bezieht sich auf folgende Themen: Aufgaben im Fuhrpark, Rechtsgrundlagen, Car Policy & Dienstwagenüberlassungsvertrag, Fahrzeugbeschaffung, Riskmanagement, Kostenmanagement und Firmenwagenversteuerung. 

Laden Sie das eBook hier kostenfrei und ohne E-Mail Anmeldung herunter: eBook Grundlagen Fuhrparkmanagement

Die Aufgaben im Fuhrparkmanagement

Bereits bei kleinen Fuhrparks fallen eine Vielzahl von Fuhrparkmanagement-Themen an, die sehr divers sind und Expertenwissen erfordern. Ein Mitarbeiter mit leitender Position im Fuhrparkmanagement hat unter anderem folgende Verantwortlichkeiten:

  • Organisation der Flottenversicherung
  • Schadensmanagement
  • Zusammenarbeit mit Fuhrparkmanagement- und Leasing-Anbietern
  • Einkaufsstrategien
  • Finanzierungsmethoden
  • Ausschreibungen
  • Reporting- und Rechungskontrolle
  • Fahrzeugtechnik
  • Disposition
  • Verkehrssicherheit und Halterhaftung.

Ein Fuhrparkmanagement-Verantwortlicher sollte sich außerdem im Steuerrecht auskennen sowie Verhandlungsgeschick beweisen. Letztlich ist es auch wichtig, sich mit dem Thema Fahrermanagement auseinanderzusetzen. Motivierte und zufriedene Fahrer helfen dabei, dass Prozesse reibungslos laufen und die Flottenfahrzeuge optimal ausgelastet werden.

1. Verwaltung als primäre Aufgabe des Fuhrparkmanagements

Infografik zum Fuhrparkmanagement
Infografik zum Fuhrparkmanagement

Fuhrparkmanagement beinhaltet an erster Stelle die Verwaltung des Fuhrparks. Alle Fahrzeugdokumente müssen einsehbar und geordnet abgelegt sein. Die Kosten, die Fahrzeuge, Fahrer und Aufträge verursachen, muss im Fuhrparkmanagement analysiert und optimiert werden. Eine kontinuierliche Analyse und Prozessoptimierung gehört zum Alltag im Fuhrparkmanagement. Hinzu kommt z. B. auch die Schlüsselverwaltung und Fahrzeugkoordination. Welcher Mitarbeiter erhält wann welches Fahrzeug? Wer übergibt dem Mitarbeiter den Schlüssel und wo sind diese sicher abgelegt? Auch die Verwaltung der Fahrtenbücher bei Poolfahrzeugen ist eine zentrale Aufgabe. Werden die Fahrtenbücher nicht sorgfältig ausgefüllt, kann das Finanzamt Ärger machen. 

Alle Blogartikel zum Thema Verwaltung finden Sie hier:

2. Beschaffung als Teil des Fuhrparkmanagements

Neben der Verwaltung spielt die Fahrzeugbeschaffung eine zentrale Rolle. Das Fuhrparkmanagement muss entscheiden, ob neue Fahrzeuge oder gebrauchte gekauft, gemietet oder geleast werden. Soll die Beschaffung inhouse oder extern abgewickelt werden? Neben den Fahrzeugen müssen auch Reifen, Zubehör und nachträgliche Bauten, Versicherungen und ggf. Tankkarten oder Fuhrparkmanagementsysteme angeschafft werden. 

Alle Blogartikel zur Beschaffung im Fuhrpark:

3. Das Fuhrparkmanagement - verantwortlich für die UVV

Nicht zu vernachlässigen sind die Unfallverhütungsvorschriften, kurz UVV. Das Fuhrparkmanagement ist dafür verantwortlich, die Vorschriften im Fuhrpark einzuhalten und gemäß der Richtlinien zu dokumentieren. Werden die Unfallverhütungsvorschriften nicht eingehalten, drohen Strafen die mit hohen Geld- bis hin zur Freiheitsstrafe enden können. Die UVV garantiert so, dass die Fahrer und der Arbeitsplatz, zu dem auch Fahrzeuge gehören, sicher sind. 

Alle Artikel zu den Unfallverhütungsvorschriften:

4. Fuhrparkmanagement braucht Risk- und Schadensmanagement

Ohne ein funktionierendes Risk- und Schadenmanagement im Fuhrpark, hat das Fuhrparkmanagement mit Reparaturen und Versicherungen zu kämpfen. Beim Riskmanagement werden die Schäden im Fuhrpark analysiert, um mögliche Schadenverursacher zu erkennen und zukünftig zu minimieren. Beim Schadenmanagement ist es wichtig, dass ein reibungsloser Prozess vorhanden ist, um Schaden schnell und kostengünstig abzuwickeln. 

Alle Blogartikel zum Risk- und Schadensmanagement:

5. Fuhrparkmanagement gleich Fahrermanagement

Nicht nur Fahrzeuge werden im Fuhrparkmanagement verwaltet: auch die Fahrer sind Teil des Fuhrparks. Ohne sie werden die Fahrzeuge nicht bewegt und Aufträge bleiben unbearbeitet. Beim Fahrermanagement ist es besonders wichtig, Menschenkenntnisse zu haben. Wie motivert das Fuhrparkmanagement die Mitarbeiter, um effiziente Prozesse zu ermöglichen? Gleichzeitig müssen Vorschriften durchgesetzt und Firmenwagen auf die Mitarbeiter verteilt werden. Das kann schnell zu Konflikten führen.

Alle Tipps zum Fahrermanagement:

6. Fuhrparkmanagement von morgen: Nachhaltigkeitsmanagement

Das moderne Fuhrparkmanagement befasst sich auch mit dem Thema Nachhaltigkeit. Der Fuhrpark kann umweltbewusst aufgestellt werden wie z. B. durch die Beschaffung von E-Autos und keinen Diesel-Fahrzeugen. Gleichzeitig können Fahrer auf ein umweltbewusstes und wirtschaftliches Fahren trainiert werden. Beim Thema Nachhaltigkeit gibt es zahlreiche Möglichkeiten, gutes zu tun.

Blogartikel zum Thema Nachhaltigkeit:

Stapel Vorlagen für das Fuhrparkmanagement

Vorlagen für das Fuhrparkmanagement

Fuhrparkleiter nutzen im Alltag verschiedene Tools, Vorlagen und Formulare für das Fuhrparkmanagement. Sie helfen dabei, Prozesse und Vorschriften zu protokollieren und Analysen durchzuführen. Sie finden hier gratis Vorlagen und Formulare, die Sie für das Bewältigen Ihres Fuhrparkmanagement-Alltags benötigen. Gleichzeitig finden Sie hier Ratgeber für z. B. die Implementierung von einer Ladeinfrastruktur oder das eBook zum Datenschutz im Fuhrpark. 

Perfekte Flottensteuerung dank Fuhrparkmanagementsystem

Ob globale Speditionsunternehmen oder der Handwerker nebenan: Immer mehr Unternehmen setzen bei der Verwaltung einer Fahrzeugflotte auf Fuhrparkmanagementsysteme. Damit können sie mobile Mitarbeiter effizienter steuern sowie Zeit und Kosten sparen.

Laut der Dataforce Telematik Analyse 2018 zur Verbreitung von Telematiksystemen bzw. Fuhrparkmanagementsystemen haben 42 % der Unternehmen mit 50–99 Fahrzeugen und 47 % der Unternehmen mit einem Fuhrpark von mehr als 100 Fahrzeugen Telematik- und/oder Fuhrparkmanagementsysteme im Einsatz. Im Vorjahresvergleich bedeutet dies einen abermaligen Zuwachs von 3,3 bzw. 1,8 % und auch im laufenden Jahr planen etwas mehr als 3 % aller Unternehmen, ihre Fuhrparks mit entsprechenden Lösungen auszustatten. Perspektivisch besonders attraktiv erscheint zudem eine Kopplung von Telematiksysteme an Versicherungstarife. Über 42 % der Unternehmen, die bislang keine Telematiklösungen nutzen, könnten sich vorstellen diese zukünftig zu nutzen.

Die Vorteile eines Fuhrparkmanagementsystems

Fuhrparkmanagement umfasst das Verwalten, Planen, Steuern und Kontrollieren der Fahrzeugflotten. Je nach Bedarf erstreckt sich die Vielfalt von Fuhrparkmanagementsystemen von einfachen Einsteigerlösungen bis hin zu aufwendigen Varianten. Häufig sind sie modular aufgebaut und werden je nach Bedarf erweitert. Die Angebote reichen von der Fahrzeugeinsatzanalyse über Tourenplanung bis hin zu Navigation und Sendungsverfolgung. Ein Ziel haben alle Fuhrparkmanagementsysteme: Die Systeme helfen sämtliche Kosten eines Fuhrparks zu senken und den Kundenservice gleichzeitig zu erhöhen.

Die in den Fahrzeugen gesammelten Daten über Position, Geschwindigkeit, Route und Fahrzeugstatus werden über das Mobilfunknetz an das Fuhrparkmanagementsystem gesendet. So können Fuhrparkleiter schnell auf alle Erfordernisse reagieren und Kundenbedürfnisse schneller und besser erfüllen. Die wichtigsten Vorteile eines Fuhrparkmanagementsystems sind:

  • Überblick durch vollständige Datensammlung
  • Zeitersparnis durch automatisierte Datenerfassung
  • Reduzierung rechtlicher Risiken durch korrekte Prozessabläufe

So funktionieren Fuhrparkmanagement Systeme

die Fuhrparkmanagement Software Vimcar Fleet auf verschiedenen DevicesIm Zeitalter der Digitalisierung spricht man beim Fuhrparkmanagement inzwischen häufig von einer Management-Software oder einer Applikation auf einem Internet-Server, die per GPS die technischen Daten der Fahrzeuge und deren Zustand, sowie die exakt zurückgelegte Wegstrecke ermittelt und durch Algorithmen Vorschläge zur Auftragsverteilung gibt. Dazu wird im Fahrzeug ein sogenannter „Datenlogger“ installiert, das in regelmäßigen Zeitabständen Daten aufzeichnet und diese zur späteren Abrufung speichert oder an einen Server weiterleitet. Zu diesen technischen Daten gehören unter anderem die Geschwindigkeit, der Fehlerspeicher, die Drehzahl im Motor, die Kühlmitteltemperatur und der Kraftstoffverbrauch.

Mehr Artikel zu Fuhrparksystemen:

Eine Schlüsselkomponente in Fuhrparkmanagement Systemen ist das Fahrzeug-Tracking. Diese Komponente basiert normalerweise auf GPS. Sobald der Standort, die Richtung und die Geschwindigkeit des Fahrzeugs per GPS ermittelt wurden, werden diese Informationen an eine Fuhrparkmanagement Software übertragen. Die Methoden zur Datenübertragung können sowohl terrestrisch als auch satellitengestützt sein. Die Verantwortlichen im Flottenmanagement können sich die exakten Standorte der einzelnen Fahrzeuge in Echtzeit auf einer Karte anzeigen lassen. Dies ist häufig nützlich, um schnell auf Ereignisse vor Ort reagieren zu können. Die Praxis steht in Deutschland jedoch auch teilweise unter Kritik, denn sie ermöglicht die Vollüberwachung der Fahrer. Dies kann zu Verletzungen der Privatsphäre und zu einer persönlichkeitsrechtlichen Beeinträchtigung führen.

Mehr Informationen zum Thema GPS Tracking:

Die Verwaltung der gesammelten Daten ist im Flottenmanagement von enormer Bedeutung. Je größer der Fuhrpark, desto eher empfiehlt sich die Verwaltung über eine Fuhrparkmanagement-Software. Dort werden bestimmte Prozessabläufe standardisiert und automatisiert und den Fuhrparkverantwortlichen tagesaktuelle Informationen über die Flotte liefert. Dazu gehören Vertragsunterlagen und Schadensakten, Wartungsberichte, die Kommunikation mit den Fahrern, die Tankkostenverwaltung, sowie die Aufgaben- und Terminverwaltung.

Digitales Fuhrparkmanagement:

Die Entscheidung für eine Fuhrparksoftware ist nicht leicht. Der Fahrzeugverwalter muss sich mit den verschiedenen Anbietern am Markt auseinandersetzen um herauszufinden, welche Software die richtige für den eigenen Betrieb ist. Nutzen Sie folgende Hilfestellungen, um Anbieter zu vergleichen und Ihre Vorgesetzten und Mitarbeiter von der Entscheidung zu überzeugen:

der Fuhrparkmanagement Leiter Mike Ortmann
Geschäftsführer und Fuhrparkleiter Mike Ortmann, BSU Holding GmbH.

Die Fuhrparkmanagement Software Vimcar Fleet

Lernen Sie die Fuhrparksoftware mit ihren Funktionen in der Broschüre zu dem Paket Fleet Pro genauer kennen.


Einblick in digitales Fuhrparkmanagement System​

Kostenlose Beratung mit einem Fuhrpark-Experten​

Zukunftstrends im Fuhrparkmanagement

In Zukunft werden wohl weitreichende Veränderungen auf das Fuhrparkmanagement zukommen. Ein sich deutlich abzeichnender Trend ist beispielsweise die Zunahme des Corporate-Carsharing, auch Business Carsharing oder gewerbliches Carsharing genannt. Unter Corporate-Carsharing versteht man die gemeinschaftliche und organisierte Nutzung eines oder mehrerer Fahrzeuge. Experten beobachten eine zunehmende Zusammenführung verschiedener Verkehrsmittel. In Zuge dessen arbeiten Reise- und Fuhrparkmanagement immer enger zusammen. Dienstreise und Dienstwagen werden also nicht mehr isoliert betrachtet.

Auch das Leasing gewinnt im Vergleich zum traditionellen Kauf immer mehr an Bedeutung. Studien belegen, dass inzwischen fast jedes zweite gewerblich genutzte Fahrzeug von einem Leasing-Unternehmen stammt. Dabei gilt: je größer der Fuhrpark, desto höher die Leasing-Quote. Besonders variable Leasing-Konzepte sind vergleichsweise kostengünstig und bieten ein hohes Maß an Planungssicherheit. Die Vielfalt der Möglichkeiten und Service-Leistungen beim Leasing werden wohl weiterhin ansteigen.

Mehr zum Thema Leasing finden Sie in dem Lexikonartikel Leasing oder in folgendem eBook (rechts). 

Inhalte des eBooks:

  • rechtliche Grundlagen 
  • Finanzierungsleasing
  • Operate-Leasing

Hier finden Sie alles zu den Vor- und Nachteilen von Leasing.

Laden Sie das eBook hier herunter.

Die Digitalisierung hat eine weitreichende Vernetzung unterschiedlicher Systeme, Softwares und Applikationen zu Folge. Die digitale Kommunikation zwischen Mensch und Fahrzeug sowie von Fahrzeugen untereinander bietet ständig neue Entwicklungen. Außerdem werden spezielle Apps für Smartphone und Tablet im Fuhrparkmanagment entwickelt, die von Unternehmen laut Studien gerne angenommen werden.

Schlussendlich wird sich das autonome Fahren nach Einschätzung vieler Experten in Zukunft durchsetzen. Die Folgen dieser Entwicklung für den Alltag des Fuhrparkmanagement sind heute noch kaum abzusehen.

Alles zu den Trends und Entwicklungen im Bereich Future Mobility sowie Fuhrparkmanagement: 
 
ein Elektroauto wird geladen

Das Fuhrparkmanagement Lexikon

Die Begriffe zum Thema Fuhrparkmanagement sind nicht jedem geläufig. Fuhrpark-Experten wissen, was sich hinter Wörtern wie Unfallverhütungsvorschriften steckt, doch dem Laien sind diese fremd. Das Fuhrpark Lexikon erklärt Ihnen deswegen alle wichtigen Begrifflichkeiten.