Effizienzsteigerung mit Vimcar Fleet für die Fuhrparkverwaltung
Hoang Tam Pham | May 6, 2024
Vimcar Boxenstopp
Effizienzsteigerung mit Vimcar Fleet für die Fuhrparkverwaltung
Effektives Kostenmanagement entscheidet über einen erfolgreichen Fuhrpark. Eine erstklassige Fuhrparksoftware wie Vimcar Fleet vereinfacht und zentralisiert das professionelle Fuhrparkmanagement. So lassen sich Betriebs- und Wartungsausgaben einfacher kontrollieren und reduzieren.
Im Artikel erfahren Sie:
Überblick und Vorteile von Vimcar Fleet: Wie Vimcar Fleet das Fuhrparkmanagement durch Zentralisierung und Automatisierung vereinfacht, um Betriebs- und Wartungskosten effektiv zu reduzieren.
Detaillierte Funktionen und Pakete: Eine Einführung in die spezifischen Funktionen von Vimcar Fleet, einschließlich Fleet Geo und Fleet Fahrtenbuch, die zur Optimierung der Routenplanung und zur Sicherstellung der Kostenkontrolle beitragen.
Erfolgsgeschichten und praktische Anwendungen: Erfahrungsberichte von realen Kunden wie Grenzläufer e.V. und BSU Holding, die die Vorteile von Vimcar Fleet in ihrer täglichen Fuhrparkverwaltung erleben.
Optimierung der Fuhrparkverwaltung mit Vimcar Fleet
Schnell, sicher und effektiv: Eine effiziente Fuhrparkverwaltung ist der entscheidende Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens, das auf Transport und Logistik angewiesen ist. Dabei geht es nicht nur darum, den Überblick über Fahrzeuge zu behalten, sondern auch darum, Kosten zu kontrollieren, Sicherheit zu gewährleisten und die Betriebsabläufe zu optimieren. Vimcar Fleet ist eine führende Lösung für Fuhrparkmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, diese Herausforderungen zu bewältigen und ihre Flotten effizient zu verwalten.
Ein starkes Trio: Vimcar Fleet, Fleet Geo und Fleet Fahrtenbuch
Die Vimcar Fleet Funktionen und die beiden Pakete Fleet Geo sowie Fleet Fahrtenbuch decken alle relevanten Themen um die Fuhrparkverwaltung ab. Standorte in Echtzeit verfolgen, rechtssicher dokumentierte Fahrten und Kosten- bzw. Datenanalysen: als Einzelmodul oder All-in-One-Lösung. Damit erhalten Unternehmen den vollen Überblick und die Kontrolle über Ihren Fuhrpark.
Effiziente Fuhrparkverwaltung als Schlüssel zum Erfolg
Die Fuhrparkverwaltung ist ein komplexer Prozess, der verschiedene Aspekte umfasst. Angefangen bei der Beschaffung und Wartung von Fahrzeugen bis hin zur Planung von Routen und der Überwachung des Fahrerverhaltens. Ein effektives Fuhrparkmanagement ist nicht nur wichtig für die reibungslose Funktion eines Unternehmens, sondern hat auch erhebliche Auswirkungen auf die betrieblichen Kosten und die Kundenzufriedenheit. Um die vielfältigen Aufgaben gut zu meistern, hilft die digitale Fuhrparkverwaltung von Vimcar Fleet.
Mit Vimcar Fleet die Fuhrparkverwaltung vereinfachen
Vimcar Fleet ist eine ganzheitliche Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Fuhrparkverwaltung zu optimieren und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken. Mit einer Vielzahl von Funktionen und Paketen bietet Vimcar Fleet eine maßgeschneiderte Lösung für die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens. Alle Fuhrparkdaten befinden sich an einem Ort. Egal, ob Dokumente, Kosten oder Kilometerstände. Sie erstellen individuelle Datenansichten für Ihren Fuhrpark und werten diese ganz einfach aus.
Vimcar Fleet Funktionen im Überblick
Fahrzeugdiagnose und Wartungsplanung: Die Plattform bietet Funktionen zur Überwachung des Fahrzeugzustands und zur Planung von Wartungsarbeiten. So lassen sich potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und Ausfallzeiten minimieren.
Automatisierte Prozesse: Von Kostenanalyse bis zur Führerscheinkontrolle – wir übernehmen wichtige Arbeitsschritte für Sie.
Kilometerstände aktualisieren: Sie haben die Laufleistung Ihrer Leasingverträge immer im Blick.
Kosten exportieren: Exportieren Sie Kostenelemente ganz einfach per CSV und nutzen Sie die Daten in den Systemen anderer Bereiche, zum Beispiel der Buchhaltung.
Aufgaben und Erinnerungen: Setzen Sie für sich und Ihr Team Aufgaben und Erinnerungen für relevante Themen. So verpassen Sie nie einen wichtigen Termin.
Einfach im Alltag zu nutzen: Vimcar ist dafür gemacht, ein echter Helfer im Alltag zu sein. Egal wie technikaffin die Nutzer sind.
Individuelle Datenansichten: Organisieren Sie Ihre Daten so, wie Sie es brauchen – mit individuellen Dashboards und Analysen.
Einfache Implementierung: Vimcar ist in wenigen Schritten einsatzbereit. Sie erhalten einen Link, melden sich an und können direkt starten.
Produkt-Onboarding: Unser Team führt Sie durch die Software und unterstützt Sie jederzeit bei der Implementierung und Schulung.
Fleet Geo: Auf einer Karte alle Fahrzeuge im Blick
Behalten Sie die Übersicht über alle Fahrzeuge und Fahrer durch akkurate GPS-Ortung. Ein Schlüsselaspekt von Fleet Geo ist es, Routen zu optimieren und Lieferungen effizienter zu gestalten. Fleet Geo nutzt fortschrittliche Algorithmen und Echtzeitdaten, um die effizientesten Routen für Fahrer zu planen und Engpässe zu vermeiden. So trifft man jederzeit die richtige Entscheidung. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die eine große Anzahl von Fahrzeugen in ihrem Fuhrpark haben und sicherstellen möchten, dass sie immer den Überblick behalten.
Fahrerverhalten und Sicherheit: Mit Vimcar Fleet können Unternehmen das Fahrverhalten ihrer Mitarbeiter überwachen und analysieren. Durch die Überwachung von Faktoren wie Geschwindigkeit, Beschleunigung und Bremsverhalten können Unternehmen das Risiko von Unfällen minimieren und die Sicherheit ihrer Fahrer verbessern.
Komplette Routendokumentation: Transparente Übersicht über alle gefahrenen Strecken. Auf diese Weise optimieren Sie Touren und erhalten digitale Arbeitszeitnachweise.
Eingegrenzte Fahrgebiete und Fahrzeiten: Auf Wunsch werden Sie darüber informiert, wenn ein Fahrzeug inner- oder außerhalb eines Gebiets oder Zeitfensters bewegt wird, zum Beispiel außerhalb der Arbeitszeiten.
Kompletter Datenschutz: Fleet Geo sammelt lediglich die erforderlichen Daten und garantiert den Mitarbeitenden einen umfassenden Schutz ihrer Privatsphäre. Bei Poolfahrzeugen haben die Fahrerinnen die Möglichkeit, die Fahrzeugortung während privater Fahrten zu deaktivieren. Dienstwagenfahrerinnen hingegen können die Ortung nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren.
Das Vimcar Fleet Fahrtenbuch: Alles unter Kontrolle
Transparente Dokumentation von Fahrzeugnutzung bietet das Fleet Fahrtenbuch.
Mit dieser Funktion können Fahrer ihre gefahrenen Kilometer und Geschäftsreisen problemlos verfolgen, was zu einer transparenten und effizienten Fahrzeugnutzung führt.
Dank des ausgezeichneten Fahrtenbuchs von Vimcar werden alle Fahrten akkurat und gesetzeskonform dokumentiert. Die mühsame Pflege eines handschriftlichen Fahrtenbuchs gehört der Vergangenheit an. Die Vorteile im Überblick:
Automatische Aufzeichnung von Fahrten: Ihre Fahrten werden lücklos aufgezeichnet und in der App (Smartphone oder PC) gespeichert. Uhrzeiten, Adressen und Distanzen müssen nicht mühsam notiert werden.
Intuitive App: Fahrtenbuch führen, wenn gerade Zeit ist: Ihre Fahrer können über das Smartphone oder am Computer ihre Fahrten einsehen und mit einem Klick kategorisieren.
Zentraler Export: Mit einem Klick exportieren Sie alle Fahrtenbücher Ihres Fuhrparks.
Fahrer-Erkennung: Mit der Fahrer-ID werden Strecken und Fahrer im Fahrtenbuch automatisch verknüpft. Besonders bei Poolfahrzeugen eine große Zeitersparnis.
Intuitives Kontaktverzeichnis: Angefahrene Adressen und erfasste Reiseanlässe können beim nächsten Besuch erneut ausgewählt werden. Auf Wunsch kann auch auf das Smartphone-Kontaktverzeichnis zugegriffen werden.
Kostenerfassung und Statistiken: Sie erhalten automatisch Analysen darüber, wie viel Kraftstoff in einem bestimmten Zeitraum verbraucht wurde und welche Kosten angefallen sind.
Kundengeschichten sind Erfolgsgeschichten
„Die Handhabbarkeit von Vimcar ist wesentlich bequemer als beim traditionellen Fahrtenbuch. Das spart einfach unglaublich viel Zeit."
Nachdem dann eines Tages tatsächlich das zuständige Finanzamt vor der Tür stand, war für den Geschäftsführer klar, dass eine Alternative her muss. „Das Finanzamt fand unsere Fahrtenbücher nicht so gut”, lacht Herr Küken. So kam es, dass die Behörden die Monate harter Schreibarbeit ablehnten und dem Verein schmerzliche Nachzahlungen nach der Ein-Prozent-Methode aufgebrummt wurden. „Dann haben wir gesagt: ‘Jetzt machen wir es elektronisch.’” „Sobald wir ein neues Fahrzeug bekommen, wird dieses mit Vimcar ausgestattet.”
Till Küken Grenzläufer e.V.
Die BSU Holding vereint alle Gewerke rund um den Wohnungsneubau und die Sanierung in Berlin. Das entscheidende Kriterium für die BSU Holding war das Preis-Leistungsverhältnis des Angebots. Alle Aufgaben rund um den Fuhrpark können Dank Vimcar Fleet Pro in einer Software erledigt werden. Die Verbindung der Software mit den Fahrtenbuch Mobile-Apps spart nicht nur dem Fuhrparkleiter Zeit, sondern auch den Fahrern.
„Meistens hat man sowieso das Handy in der Hand, dann geht man auf die App und schon ist es erledigt“, sagt Mike Ortmann, Geschäftsführer BSU Holding.
Den Überblick über alle Prozesse zu behalten, bedeutet auch eine Risikominimierung für die Firma. So meint Fuhrparkleiter Mike David Ortmann: „Man ist in vielen Dingen abgesichert, über die vorher keiner nachgedacht hat, weil man nicht die Zeit dafür hatte.“ Die BSU spart durch den Einsatz des Fahrtenbuchs, Vimcar Fleet und der Tankkarte bereits 15 bis 20 % der Kosten.
Mike Ortmann Geschäftsführer BSU Holding
Moderne Fuhrparkverwaltung beginnt mit Vimcar Fleet
Vimcar Fleet bietet Unternehmen eine umfassende Lösung für die effiziente Verwaltung ihrer Fahrzeugflotten. Mit Funktionen wie Fleet Geo und Fleet Fahrtenbuch können Unternehmen ihre Betriebsabläufe optimieren, Kosten senken und gleichzeitig die Sicherheit ihrer Fahrer verbessern. So gelingt es spielend, die Fuhrparkverwaltung zu optimieren und Geschäftsziele zu erreichen.
Besuchen Sie Vimcar um mehr über Vimcar Fleet und seine Funktionen zu erfahren und wie es Ihr Unternehmen unterstützen kann, seine Fuhrparkverwaltung zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
Seine Angestellten anzuhalten, wirtschaftlich zu fahren und dabei Kraftstoff zu sparen, senkt nicht nur die Betriebskosten: Es schont die Umwelt und ist daher schlichtweg zeitgemäß. Damit diese Grundsätze nicht nur theoretisch bekannt sind, sondern auch praktisch umgesetzt werden, muss die Schulung zum Kraftstoffmanagement gut vorbereitet und ausgewählt werden. Wenn die Parameter stimmen und sich die Arbeitskräfte angesprochen fühlen, wird sie zum Erfolg.
Seminare führen zum Erfolg
Eigentlich ist es schon aus der Fahrschule bekannt: Stundenlang im Stau zu warten, kostet nicht nur Nerven, sondern auch Sprit – vor allem, wenn trotz Stillstand auf der Straße der Motor läuft. Auch Sprints beim Stop and Go verschleißen Bremsen und Reifen. Unnötige Schaltvorgänge sind zu vermeiden und immer der Gang zu wählen, der den Drehmomentbereich des Fahrzeugs am besten ausnutzt. Soweit die Theorie. In der Praxis vergessen das allerdings viele. Und genau da sollte man ansetzen: Eine gute Schulung optimiert nicht nur im besten Fall das Fahrverhalten im Firmenfahrzeug, sondern hilft auch im Privatbereich, bares Geld einzusparen. Sollte die Schulung zum wirtschaftlichen Fahren eine Pflichtveranstaltung für die Belegschaft sein, darf nicht der Eindruck entstehen, dass hier Kritik am Fahrstil geübt werden soll. Denn das schmälert automatisch den Lerneffekt. Besonders dann, wenn es um BerufsfahrerInnen geht, ist es gut, den Job-Aspekt möglichst zu reduzieren. Besser ist es, das Ziel in den Vordergrund zu stellen: Mehr Sicherheit im Straßenverkehr und Umweltbewusstsein fördern – CO2-Ausstoß und Kraftstoffverbrauch minimieren und damit Geld und vorzeitige Reparaturen sparen. Eine Schulung trägt zum wirtschaftlichen Fahren bei.
Auf den richtigen Zeitpunkt kommt es an
Setzen Sie die Schulung nicht an einem freien Wochenende oder nach Feierabend an, wenn Sie möchten, dass die Belegschaft motiviert erscheint. Ein Seminar während der Arbeitszeit ist hingegen eine willkommene Abwechslung. Wer die Teilnehmenden im Vorfeld gut informiert, hat am Schulungstag eine aufmerksame Zuhörerschaft. Es muss klar sein, dass es sich nicht um Kritik am Fahrstil handelt, sondern alle Tipps sowohl für Pool- und Dienstfahrzeuge als auch im Privatauto von Nutzen sind – und nebenbei auch zu mehr Sicherheit im Straßenverkehr führen.
Für Abwechslung sorgen
Die Schulung sollte aus unterschiedlichen Modulen bestehen. Monologe nerven und bleiben nicht im Gedächtnis haften. Nach Möglichkeit wählen Sie mehrere Lehrende, die jeweils maximal 45-60 Minuten einen bestimmten Bereich erklären, möglichst mit vielen Beispielen aus der Praxis (aber bitte dabei die betrieblichen nicht überrepräsentieren). Ein Fahrtraining, bei dem eine Gruppe von MitarbeiterInnen mit der Übungsleitung unterwegs ist, lässt das Erlernte gleich auf der Straße ausprobieren. Praktisches Üben prägt sich erwiesenermaßen wesentlich besser ein als Zuhören und Zusehen. Im Anschluss an das theoretische und praktische Seminar kann eine softwaregestützte Fahrstilanalyse helfen: Während der „Beobachtungsphase“ werden Fehler, die sich im Laufe der Fahrpraxis eingeschlichen haben, korrigiert. Auch hier geht es nicht darum, den Fahrzeugführenden zu maßregeln, sondern um die Verbesserung des Fahrstils im Sinne von Umweltaspekten und Sicherheit. Darüber hinaus hilfreich für alle Beteiligten ist regelmäßiges Feedback! Am besten ein erstes direkt nach der Veranstaltung, zwei weitere vier Wochen, bzw. drei Monate später. So wird das Gelernte immer wieder ins Gedächtnis geholt und hat Gelegenheit, zur Gewohnheit zu werden.
Einspartipp: Tankkarte
Neben einem Seminar, das zum wirtschaftlichen Fahren anleitet, ist auch eine Tankkarte ein kostenminimierender Faktor. Mit der lässt sich zusätzlich sparen – nämlich bis zu 3 Cent pro Liter an den Stammtankstellen, an jeder anderen 1 Cent. Alle mit dem Logo UTA versehenen Tankstellen akzeptieren die Karten – mittlerweile über 12000 in Deutschland. Damit hat die Zettelwirtschaft ein Ende und alle Tankvorgänge können z. B. für eine Ausreißeranalyse genutzt werden. Um die Umsetzung des wirtschaftlichen Fahrens langfristig zu sichern, kann ein Bonussystem helfen: Es schafft einen Anreiz, die Regeln einzuhalten. Tankgutscheine für das Privatfahrzeug wären denkbar, zusätzlicher Freizeitausgleich oder auch die bevorzugte Auswahl des Poolfahrzeuges für diejenigen, denen die Fahrstilanalyse gutes Können bescheinigt. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die wissen, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird und sie nicht nur beruflich von der betrieblichen Weiterbildung profitieren, werden das Gelernte auch in Zukunft erfolgreich umsetzen. Tankkarten können das wirtschaftliche Fahren begünstigen.
Der Einsatz von digitalen Tools im Fuhrpark bietet Vorteile beim Fahrzeugmanagement und hinsichtlich der Nutzung der Fahrzeuge. Zeit und Kosten werden gespart: Durch den Einsatz von digitalen Tools kann die Verwaltung des Fuhrparks automatisiert werden. Darüber hinaus ist stets eine exakte Übersicht über die Nutzungsauslastung und den Zustand der Fahrzeuge in Echtzeit gegeben.
Digitalisierung im Flottenmanagement
Ein Fuhrpark ist ein wesentlicher Bestandteil vieler Unternehmen, die auf Transport und Logistik angewiesen sind. Die Verwaltung von Fahrzeugen kann jedoch eine aufwändige Aufgabe sein, wenn sie manuell durchgeführt wird. Dies gilt um so mehr, je größer ein Fuhrpark ist. Infolgedessen haben sich Unternehmen zunehmend digitalen Tools zugewandt, um ihre Fuhrparks effizienter zu verwalten.
1. Deutliche Zeiteinsparung
Bei einem Fuhrpark ab 15 Fahrzeugen brauchen Fuhrparkverantwortliche bereits 7 Stunden pro Schadensfall für die Schadensabwicklung. Bei kleineren Flotten ist der Aufwand geringer, doch führen die FahrzeugverwalterInnen häufig das Fuhrparkmanagement als Nebentätigkeit aus. Eine Flottenmanagement Software automatisiert die manuellen, zeitaufwendigen Prozesse. Das resultiert in mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben wie die Kostenoptimierung. Auch für das Fahrpersonal spart eine Software viel Zeit. Durch z. B. digitale Führerscheinkontrollen müssen die FahrerInnen nicht mehr ins Büro fahren, sondern können diese flexibel vom Handy aus machen.
2. Rundum Kontrolle
Dank einer Fuhrparksoftware wird ein allumfassender Überblick über die Flotte gegeben. Zettelsammlungen, Aktenordner und umständliche Excel-Dateien werden in einem Tool zusammengefasst sowie automatische Statistiken erstellt. Ist eine Tankkarten-Integration vorhanden, fließen die Tank- und Servicekosten automatisch ein. So ist nicht nur ein optimaler Überblick über viele wichtigen Kennzahlen gewährleistet; auch ein falscher Umgang mit den Fahrzeugen oder Fehlverhalten wie Tankbetrug können aufgedeckt werden.
3. 15 - 20 % Kostenersparnis
Ein weiterer Vorteil digitaler Tools im Fuhrparkmanagement sind Kosteneinsparungen. Durch die Verbesserung der Betriebseffizienz können Unternehmen Kosten einsparen, indem sie beispielsweise die Kraftstoffkosten reduzieren. Aufgrund einer optimierten Routenplanung können Unternehmen die Anzahl der gefahrenen Kilometer reduzieren und somit Kraftstoffkosten einsparen. Aber auch Wartungskosten können Fuhrparkverantwortliche so reduzieren. Durch die automatisierte Wartungsplanung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Fahrzeuge in gutem Zustand gehalten werden und teure Reparaturen vermieden werden. Eine Fuhrparksoftware gibt einen Gesamtüberblick über die Kosten pro Fahrzeug sowie im gesamten Fuhrpark. Automatisch erstellte Statistiken analysieren Kostenausreißer.
4. Verbesserung der Betriebseffizienz
Durch den Einsatz von digitalen Tools im Fuhrparkmanagement können Unternehmen die Betriebseffizienz erheblich verbessern. . Zum einen kann die Routenplanung optimiert werden. Digitale Tools helfen FuhrparkleiterInnen dabei, optimale Routen für die Fahrzeuge im Fuhrpark zu planen. Dadurch können Unternehmen Arbeitszeit und Kraftstoffkosten sparen. Darüber hinaus automatisieren digitale Tools Prozesse wie z.B. die Wartungsplanung, Fahrzeugverfolgung oder Berichterstellung. Somit kann es zu einer Zeitersparnis von bis zu 25% und deutlichen Reduzierung des Arbeitsaufwands kommen, wenn man diese mit der Durchführung von manuellen Prozessen vergleicht. Darüber hinaus ermöglichen digitale Tools eine sehr gute Echtzeitauswertung und damit Übersichtlichkeit. Das bezieht sich auf Fahrzeugstandorte, Lieferungen und andere wichtige Fahrzeugdaten. Dies hilft Unternehmen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Engpässe zu vermeiden.
5. Optimierung der Sicherheit
Sicherheit ist ein wichtiger Faktor im Fuhrpark. Durch den Einsatz digitaler Tools können Unternehmen die Sicherheit des Personals und der Fahrzeuge verbessern. Digitale Tools ermöglichen eine Überwachung der Fahrzeuge und Fahrpersonal. So können Daten zur Fahrweise gesammelt und professionell analysiert werden. Unsicheres Fahrverhalten von Personal kann in effizienten Schulungen verbessert werden. Digitale Tools bieten auch sinnvolle Echtzeit-Warnungen bei auffälligen Verhaltensweisen von Fahrzeugen. Das Sammeln von Daten durch digitale Tools hilft bei Unfallanalysen. Aufgezeichnete Daten zu Geschwindigkeiten und zum Bremsverhalten bringen häufig Klarheit in Sachverhalte.
6. Erhöhung der Kundenbindung
Digitale Tools können auch dazu beitragen, die Bendinung zur Kundschaft zu erhöhen. Mit Echtzeit-Updates zu Lieferungen kann die Kundschaft genau verfolgen, wann ihre Lieferungen ankommen werden. Das ermöglicht eine bessere Planung und führt zu einer höheren Zufriedenheit. Generell verbessert sich die Effizienz von Lieferungen, weil sie schneller und zuverlässiger ausgeführt werden können, sobald digitale Tools im Fuhrparkmanagement genutzt werden.
7. Vereinfachte Auftragsverteilung und Abwicklung
Digitale Tools können dabei helfen, Aufträge schnell und effizient an die richtigen Fahrzeuge und das zuständige Personal zu verteilen. Darüber hinaus können FuhrparkleiterInnen Nachweise für die Kundschaft über digitale Tools leicht und effizient erstellen. So können Unterschriften oder Quittungen digital erfasst, abgelegt und damit gespeichert werden. Darüber hinaus erleichtern digitale Tools auch die Führung von Fahrtenbüchern. Digitale Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt und bieten eine einfache Möglichkeit, die gefahrenen Kilometer zu protokollieren und zu dokumentieren. Hierdurch können Rückzahlungen an das Finanzamt vermieden werden.
Arten von digitalen Tools
Es gibt verschiedene digitale Tools, die im Fuhrpark eingesetzt werden können. Eine ganzheitliche Fuhrparksoftware kann alle Aspekte des Fuhrparkmanagements komplett abdecken. Das bezieht auch die Beschaffung, das Kostenmanagement, die Wartung und die Reparatur von Fahrzeugen mit ein. Weiterhin gibt es einzelne Tools, wie beispielsweise die digitale Führerscheinkontrolle. Damit können Fuhrparkverantwortliche sehr leicht die Gültigkeit der Führerscheine des Personals überprüfen. So ist immer sichergestellt, dass die notwendigen Qualifikationen vorliegen, ohne eine aufwändige manuelle Prüfung durchführen zu müssen. Tools mit GPS Tracking ermöglichen es, die Standorte und Bewegungen der Fahrzeuge in Echtzeit zu verfolgen und zu überwachen. Hierdurch wird die Einsatzplanung der Fahrzeuge gesteuert und überwacht. Eine spezielle Schadensmanagement Software kann genutzt werden, um Schäden an Fahrzeugen effizient zu dokumentieren und zu verwalten. Im Prinzip können alle Teilprozesse des Fuhrparkmanagements digitalisiert werden, von der UVV bis hin zur Beschaffung und Verwaltung der Kosten. Der Anbieter Vimcar hat die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet, die aus verschiedenen Paketen und Funktionen besteht. KundInnen können aus den Funktionen auswählen, die sie wirklich nutzen wollen. Der Vorteil: Es entstehen keine Extrakosten für ungenutzte Funktionen. KundInnen können beispielsweise aus GPS-gestützten Funktionen (Fleet Geo), dem digitalen Fahrtenbuch (Fleet Fahrtenbuch) oder der allgemeinen Fuhrparkverwaltungssoftware (Fleet Admin) auswählen.
So klappt die Umsetzung
Der Einsatz eines digitalen Tools im Fuhrpark kann auf verschiedene Weise erfolgen. Zum Beispiel kann das Fuhrparkmanagement eine spezielle Software oder Fuhrparkmanagement App verwenden, um auf die Daten zuzugreifen. Außerdem können GPS-Tracking-Systeme in den Fahrzeugen installiert werden, um ihre Standorte in Echtzeit zu verfolgen und Fahrtenbücher zu aktualisieren. Auch das Personal kann mobile Apps verwenden, um Informationen über Aufträge, Kunden und Routen abzurufen. Das Personal profitiert ebenfalls vom Einsatz digitaler Tools im Fuhrpark. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Erleichterung von Aufgaben kann sich das Personal auf die eigentliche Arbeit konzentrieren und ist flexibler in der Arbeitsweise. Zum Beispiel können digitale Fahrtenbücher verwendet werden, um Fahrten zu protokollieren, anstatt manuell Kilometerstände zu notieren. Das Fuhrparkmanagement erhält einen besseren Echtzeit-Überblick und kann datenbasierte Maßnahmen treffen.
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Und Einblick in die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet erhalten.
Die Vorteile
Unverbindlichen Einblick in die Vimcar Fleet Software
Optimierungspotenziale im Fuhrpark werden aufgedeckt
Digitale Tools im Fuhrparkmanagement bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie verbesserte Betriebseffizienz, Kosteneinsparungen, erhöhte Sicherheit und eine Bindung an die Kundschaft. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Sammlung von Echtzeitdaten können Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren und ihre Fuhrparks effektiver und effizienter verwalten. Der Einsatz von digitalen Tools im Fuhrparkmanagement wird voraussichtlich in Zukunft noch weiter zunehmen, da Unternehmen verstärkt auf Technologie setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Eine digitale Führerscheinkontrolle bietet viele Vorteile. Die wichtigsten: Sie ist rechtskonform, schützt vor Geld- und Haftstrafen. Fuhrparkverantwortliche haben mehr Zeit für wesentliche Aufgaben.
Sie ist eine wiederkehrende leidige Pflicht, doch gleichzeitig immens wichtig: die regelmäßige Führerscheinkontrolle im Fuhrpark. Gerade in den Zeiten, wo sich ein Großteil der MitarbeiterInnen im Homeoffice befindet, wird es schwieriger, diesen Pflichten als verantwortlich Tragende nachzukommen. Eine manuelle Kontrolle ist zeitaufwendig und AußendienstmitarbeiterInnen sind oft nur unregelmäßig am Firmensitz anzutreffen. Was ist also die Lösung? Eine elektronische bzw. digitale Führerscheinkontrolle! Die Prüfung der Fahrerlaubnis kann man so jederzeit und standortunabhängig per App oder 1200 Prüfstationen an Tankstellen durchführen. Vimcar Fleet bietet diesen unkomplizierten Service.
Zur Pflicht von Verantwortlichen des Fuhrparks gehört die regelmäßige Führerscheinkontrolle aller MitarbeiterInnen (§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG). Denn Unternehmen und Fuhrparkverantwortliche haften dafür, dass die FahrerInnen von Firmenfahrzeugen einen gültigen Führerschein besitzen und die Kontrollen rechtssicher durchgeführt und dokumentiert werden. Nur durch die Einsicht der Originaldokumente vermeiden FuhrparkleiterInnen strafrechtliche Konsequenzen. Dank der digitalen Führerscheinkontrolle per App für Mitarbeitende im Unternehmen wickelt man die Überprüfung der Führerscheine bei Nutzung von Firmenwagen mühelos digital ab. Moderne digitale Lösungen senken den Kontroll- und Dokumentationsaufwand und erinnern ganz automatisch an ausstehende Führerscheinprüfungen. Das wiederum führt zu Kosten- und Zeitersparnis sowie der rechtlichen Absicherung im Schadensfall. Die rechtssichere, lückenlose und TÜV-geprüfte Dokumentation von Vimcar Fleet sichert die FahrzeughalterInnen gegen die mögliche Haftung ab
Zweimal im Jahr Führerscheinkontrolle
Die Arbeitgebenden sind verpflichtet, die Führerscheine sämtlicher FahrerInnen zu kontrollieren – und zwar per manueller oder elektronischer Führerscheinkontrolle. Eine zweimalige Führerscheinkontrolle pro Jahr ist laut Gesetz ausreichend. Den Aufwand darf man dennoch nicht unterschätzen. Besonders dann, wenn keine digitale Lösung im Einsatz ist. Zudem sollte die erste Kontrolle noch vor der erstmaligen Fahrzeugübergabe stattfinden. Bei vergessener oder verzögerter Führerscheinkontrolle drohen Bußgelder bis hin zu Freiheitsstrafen. Daher ist es sinnvoll, die elektronische Führerscheinkontrolle zu nutzen, um die Kontrollen schnell und einfach umzusetzen und Strafen im Vorfeld zu verhindern
Digitale Führerscheinkontrolle – so geht’s
Die neuesten Technologien zur Führerscheinkontrolle funktionieren mittels RFID-Chips, Barcodes sowie QR-Codes. Zusätzlich gibt es smartphone-basierte Lösungen oder Videotelefonie. Grundsätzlich wird bei der Prüfung zwischen selektiver Mustererkennung durch eine App, Fotokontrolle durch FuhrparkleiterInnen und einer ganzheitlichen Lösung via Smartphone-App unterschieden. Vimcar Fleet bietet in Kooperation mit Avrios eine digitale Führerscheinkontrolle an. Die elektronische Führerscheinkontrolle kann per Fahrer-App direkt an die Fuhrparkleitung zur Kontrolle übrmittelt werden.
Große Zeitersparnis, wenig Organisation
Durch die digitalen Führerscheinkontrollen geht Verantwortlichen nichts mehr durch die Lappen. Fahrende übernehmen die elektronische Führerscheinkontrolle selbst und erhalten automatisierte Erinnerungen an Kontrollfristen. Die Fuhrparkverantwortlichen müssen erst im Eskalationsfall nach mehrfachem Versäumnis aktiv werden. Für alle NutzerInnen können bei Vimcar Fleet Daten zum Führerschein, Kontrollintervall und -weise (App, Siegel oder manuell), Erinnerungsform (E-Mail oder SMS) und Kontrollperson hinterlegt werden. Alle rechtlich relevanten Informationen werden damit individuell für alle NutzerInnen hinterlegt. Mit diesen Lösungen sparen Sie jährlich gut 52 Minuten pro fahrende Person. Gerade für mittlere oder größere Unternehmen kommt dabei zusammen eine beträchtliche Zeitersparnis heraus. Zusätzlich haben Furhrparkverantwortliche die Möglichkeit, die Fahrerlaubnisklassen der Führerscheine zu erfassen und zu überwachen. Dabei ist der organisatorische Aufwand mit der digitalen Führerscheinkontrolle minimal und die Durchführung erfolgt in nur wenigen, selbsterklärenden Schritten.
Zettelwirtschaft ade – dank digitaler und nachhaltiger Führerscheinkontrolle
Eine der nervigsten Dinge bei der manuellen Kontrolle der Führerscheine ist die lästige Zettelwirtschaft. Für die Dokumentation der Führerscheinkontrollen gibt es meist viel Papierkram zu erledigen. Das entfällt bei der digitalen Führerscheinkontrolle, macht die Fuhrparkverwaltung einfacher, übersichtlicher und spart Platz sowie Zeit. Die umweltbelastende Papierdokumentation wird durch nachhaltige digitale Lösungen ersetzt. Das gilt im Übrigen auch für alle weiteren Bereiche. Moderne Systeme übernehmen neben der Führerscheinkontrolle weitere Compliance-Lösungen. Dazu zählen etwa die Durchführung der Fahrerunterweisung oder die Dokumentenverwaltung zur Fahrzeugprüfung. Beides Pflichten, die sich durch die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung ergeben.
Digitale Führerscheinkontrolle: Vor- und Nachteile auf einen Blick
Fangen wir mal mit den Nachteilen an, weil diese Liste eigentlich nur einen Punkt enthält.
Prinzipiell gilt: Bei ganz kleinen Fuhrparks lässt sich die Führerscheinkontrolle auch manuell durchführen. Hier ist der Aufwand für Verantwortliche des Fuhrparks sehr gering. Wer dennoch auf eine digitale Lösung vertraut, sollte darauf achten, dass es rechts- und manipulationssichere Angebote sind. Nicht alle AnbieterInnen können das garantieren.
Die Vorteile einer digitalen Lösung überwiegen jedoch eindeutig:
Die lästige Terminkoordination entfällt
Immer volle Transparenz und Kontrolle
Nachhaltigkeit und immense Zeitersparnis
Eine Kontrolle über das Smartphone oder andere Systeme ist stets möglich. Je nach AnbieterIn mit nachgelagertem, mehrstufigem Prüfverfahren
Volle automatische Dokumentation und Rechtssicherheit je nach AnbieterIn
Erinnerung der FahrerInnen per E-Mail und/ oder SMS an die Führerscheinkontrolle. Automatische und ohne jeglichen Aufwand
Selbsterklärende Verwaltungssoftware für FuhrparkleiterInnen je nach AnbieterInnen, einfache und schnelle Durchführung für Fahrende
Individuell zugeschnittene Lösungen für zentrale und dezentrale Fuhrparks
Die Führerscheinkontrolle lässt sich mit anderen Lösungen, wie etwa die Fahrerunterweisung, verknüpfen. Der Vorteil: so bleibt alles übersichtlich in einem System hat. AnbieterInnen offerieren hier verschiedene Möglichkeiten
Digital, einfach sicher - Führerscheinkontrolle mit Avrios
Die digitale Führerscheinkontrolle mit Avrios bietet für Fuhrparks eine innovative und effiziente Lösung. Durch die Digitalisierung dieses wichtigen Prozesses ermöglicht Avrios es Fahrern, ihre Führerscheindaten einfach und jederzeit von überall zu übermitteln. Dieser Ansatz spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Kontrollen, da Fehler, die bei manuellen Überprüfungen auftreten können, eliminiert werden. Für Fuhrparkmanager bedeutet dies eine erhebliche Vereinfachung des Verwaltungsaufwands. Zudem trägt die digitale Führerscheinkontrolle zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben bei und minimiert Haftungsrisiken. Insgesamt verbessert Avrios dadurch die Compliance, Effizienz und Sicherheit im Fuhrparkmanagement, was es zu einem unverzichtbaren Tool für moderne Unternehmen macht.
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Fazit
Ob nun digitale oder manuelle Führerscheinprüfung: Die gesetzlichen Vorgaben zur Halterhaftung verpflichten ArbeitgeberInnen dazu, die Führerscheinkontrolle ihrer Dienstwagenfahrer mindestens zwei Mal im Jahr erfolgen durchzuführen. Manuelle Kontrollen sind zeitintensiv, weil Mitarbeitende persönlich bei ArbeitgeberInnen oder FuhrparkmanagerInnen erscheinen müssen. Das verursacht zusätzliche Kosten. Abhilfe schaffen elektronische Lösungen. Sie bieten neben einem automatisierten Termin- und Erinnerungsmanagement verschiedene Kontrollmethoden an, die eine ortsunabhängige Führerscheinkontrolle ermöglichen und individuell auf jeden Fuhrpark zugeschnitten sind.
