1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuchmethode?

Dezember 21, 2023
Lesedauer: 6 Minuten

Die steuerliche Behandlung von Dienstfahrzeugen ist ein umfassendes Thema, das Unternehmen, Arbeitnehmer und Selbstständige gleichermaßen betrifft. Die Wahl zwischen der 1-Prozent-Regelung und der Fahrtenbuchmethode spielt dabei eine entscheidende Rolle. Welche Methode besser ist, lässt sich pauschal gar nicht beantworten. Wir werfen einen detaillierten Blick auf beide Methoden, ihre Vor- und Nachteile sowie die steuerlichen Auswirkungen.

Was ist die 1-Prozent-Regelung?

Die 1-Prozent-Regelung ist eine gängige Methode zur Berechnung des geldwerten Vorteils, den ein Dienstwagen für einen Mitarbeiter darstellt. Sie basiert auf den Regelungen des Einkommensteuergesetzes (EStG). Gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EstG. Dabei wird ein Prozent des inländischen Listenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert. Dieser Betrag wird dem Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers hinzugerechnet und entsprechend versteuert.

Die Methode ist besonders einfach anzuwenden, da keine detaillierte Aufzeichnung der dienstlichen und privaten Fahrten erforderlich ist. Die Ein-Prozent-Pauschale gilt nicht nur für gekaufte Fahrzeuge, sondern auch für geleaste oder gemietete Pkw – unabhängig von ihrem tatsächlichen Nutzungsverhältnis. Dies macht sie besonders attraktiv für Unternehmen mit einer Vielzahl von Dienstfahrzeugen. Ein Beispiel verdeutlicht dies.

Beispielrechnung: 1-Prozent-Regelung

Angenommen, der Geschäftswagen wurde zu einem Preis von 35.000 Euro angeschafft. Gemäß der 1-Prozent-Methode ergibt sich der jährliche Privatanteil wie folgt:

(35.000 Euro / 100) x 12 = 4.200 Euro

Es ist zu beachten, dass trotz der Bruttobasis der Bemessungsgrundlage der pauschal ermittelte Privatanteil gemäß der 1-Prozent-Methode zu 80 Prozent der Umsatzsteuer unterliegt: Wer als Freiberufler oder anderweitig selbstständig ist und sein Firmenauto sowohl betrieblich als auch privat nutzt, muss für die Privatnutzung nicht nur Einkommensteuer, sondern in der Regel auch Umsatzsteuer zahlen. Das gilt sowohl für die 1-Prozent-Regelung als auch für das Fahrtenbuch.

80 Prozent von 4.200 Euro = 3.360 Euro

Die darauf entfallende 19-prozentige Umsatzsteuer beläuft sich auf:

19 Prozent Umsatzsteuer von 3.360 Euro = 638,40 Euro

Achtung: Erstattet das Unternehmen die folgenden, bei Privatfahrten mit dem Firmenwagen entstandenen Ausgaben, gelten sie als steuerpflichtiger Arbeitslohn und sind nicht durch die Ein-Prozent-Regelung nicht abgegolten:

Parkgebühren, Mautgebühren
Autoreisezug, Fähren
ADAC

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz

Beim Nutzen des Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz unter Anwendung der 1-Prozent-Regelung erhöht sich der monatliche pauschale Wert des geldwerten Vorteils pro Entfernungskilometer um 0,03 Prozent des Listenpreises. Angenommen, der Arbeitsweg beträgt 20 Kilometer und der Listenpreis des Fahrzeugs beträgt 50.000 Euro, würden zusätzlich zu den 500 Euro nach der 1-Prozent-Regelung monatlich weitere 300 Euro anfallen, was zu einer Gesamtsumme von 800 Euro führt, die zu versteuern ist.

Einzelbewertung bei wenigen Fahrten

Alternativ zur Pauschale lässt sich als Arbeitnehmer eine Einzelbewertung wählen. Diese Option ist vorteilhaft, wenn man an weniger als 15 Tagen pro Monat zum Arbeitsplatz pendelt, also bis zu 180 Fahrten im Jahr. Für jede tatsächliche Fahrt sind 0,002 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer anzusetzen. Dem Arbeitgeber muss man schriftlich mitteilen, wann diese Fahrten stattgefunden haben.

Interessant: Seit 2019 hast du das Recht, von der Firma zu verlangen, die Einzelbewertungsmethode bei der Lohnbesteuerung anzuwenden. Das entsprechende Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 4. April 2018 enthält detaillierte Informationen zur „lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer“.
Die Einzelbewertungsmethode ist für das gesamte Jahr anzuwenden. Es besteht auch die Möglichkeit, während des Jahres von der 0,03-Prozent-Regelung zur Einzelbewertung zu wechseln. Eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs für das gesamte Kalenderjahr ist prinzipiell möglich, wenn du die einzelnen Fahrten aufzeichnest und nachweisen kannst. Falls die Arbeitgeberin zuerst nach der 0,03-Prozent-Regelung abgerechnet hat, können die Lohnsteuerreferatsleiter der Länder beschließen, die Lohnsteuer für das gesamte Jahr rückzurechnen (siehe Kurzinformation des Finanzministeriums Schleswig-Holstein vom 21. Mai 2021, Az. VI 302 – S 2334 – 372).

Doppelte Haushaltsführung – mehr Absetzen

Wird der Dienstwagen auch für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung genutzt, dann erhöht sich die Pauschale pro Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und Heimatort um 0,002 Prozent des Listenpreises. Dies gilt jedoch nicht für Fahrten, die als Werbungskosten abgesetzt werden können (Paragraf 8 Abs. 2 EStG).

Wer für das Auto ein Nutzungsentgelt leisten muss oder Kfz-Kosten trägt, kann die Kosten für Familienheimfahrten nicht als Werbungskosten absetzen. Das hat der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 4. August 2022 (Az. VI R 35/20) entschieden.

Fahrtenbuch für Vielfahrer

Ein Fahrtenbuch muss im Vergleich mit der 1-Prozent-Pauschale bestimmte Anforderungen erfüllen, um von den Finanzbehörden akzeptiert zu werden. Es muss alle Fahrten mit Datum, Ziel, Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt sowie den dienstlichen Anlass genau dokumentieren. Statt die 1-Prozent-Pauschale zu nutzen, besteht die Möglichkeit, die tatsächlichen Aufwendungen als geldwerten Vorteil anzusetzen (gemäß Paragraf 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

Fahrtenbuch kann viel günstiger sein

Um dies zu veranschaulichen, betrachten wir ein Beispiel: Angenommen, Sie legen mit dem Dienstwagen 24.000 Kilometer pro Jahr zurück, wovon 3.600 Kilometer privat sind. Die Gesamtaufwendungen belaufen sich auf 6.000 Euro. Dies ergibt einen Kostenbetrag von 0,25 Euro pro Kilometer (6.000 Euro geteilt durch 24.000 Kilometer), und somit entstehen für die Privatnutzung Kosten von 900 Euro (0,25 Euro pro Kilometer mal 3.600 Kilometer). Infolgedessen werden dem zu versteuernden Jahreseinkommen 900 Euro hinzugerechnet.

Im Vergleich dazu müsste man nach der 1-Prozent-Regel bei einem Listenpreis von 40.000 Euro deutlich mehr versteuern: 400 Euro pro Monat bzw. 4.800 Euro pro Jahr. Möglicherweise kommen noch zusätzliche Kosten für die gefahrenen Kilometer zur ersten Arbeitsstätte hinzu.

1-Prozent-Regelung vs. Fahrtenbuch: Wann lohnt sich welche Methode?

Eine Faustregel besagt: Je mehr der Firmenwagen privat genutzt wird, desto attraktiver ist die 1-Prozent-Regel. Wenn die private Nutzung hingegen gering ist, ist in der Regel das Führen eines Fahrtenbuchs die finanziell vorteilhaftere Option.
Bei der Verwendung eines Fahrtenbuchs werden alle mit dem Pkw zusammenhängenden Kosten für die Steuer relevant, einschließlich der jährlichen Abschreibung des Fahrzeugs ohne Sonderabschreibungen.
Dabei orientiert sich die Bemessungsgrundlage nicht am Listenpreis, sondern an den tatsächlichen Anschaffungskosten einschließlich Umsatzsteuer. Für Neuwagen geht man von einer sechsjährigen Nutzungsdauer aus, während für Gebrauchtwagen die Restnutzungsdauer unter Berücksichtigung von Alter und Zustand geschätzt werden muss.
Es ist wichtig zu betonen, dass bei einem gebrauchten Dienstwagen das Fahrtenbuch gegenüber der 1-Prozent-Regel einen zusätzlichen Vorteil bietet, da Letztere stets den Listenpreis für einen Neuwagen berücksichtigt, während ein Gebrauchtwagen in der Anschaffung deutlich kostengünstiger ist.

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Unternehmen und Arbeitnehmer sollten daher sorgfältig abwägen und gegebenenfalls professionelle Beratung. Die Abwägung zwischen 1 Prozent-Regelung und Fahrtenbuchmethode mit unserem Vimcar Firmenwagenrechner lohnt sich und geht schnell. Berechnen Sie mit dem Dienstwagenrechner jetzt Ihren geldwerten Vorteil und mit welcher Methode Sie als Selbstständige oder Angestellte Steuern sparen.

Elektronische und physische Fahrtenbücher

Es gibt sowohl physische als auch elektronische Fahrtenbücher. Physische Fahrtenbücher werden manuell geführt, während elektronische Lösungen häufig Apps oder spezialisierte Software nutzen. Der Vorteil elektronischer Fahrtenbücher liegt in ihrer automatisierten Datenaufzeichnung, was Fehler minimiert und die Verwaltung erleichtert.

Steuerliche Unterschiede und Auswirkungen

Die steuerlichen Auswirkungen sind signifikant. Die 1-Prozent-Regelung führt zu einer pauschalen Versteuerung, unabhängig von der tatsächlichen Nutzung. Das Fahrtenbuch ermöglicht hingegen eine genauere Abbildung der individuellen Nutzung und damit potenziell niedrigere Steuerlasten.

Fazit und Empfehlung

In der Entscheidung zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch spielen individuelle Bedürfnisse, die tatsächliche Nutzung des Dienstwagens und steuerliche Überlegungen eine zentrale Rolle. Für Vielfahrer, die ihr Dienstfahrzeug überwiegend geschäftlich nutzen, könnte die Fahrtenbuchmethode die präzisere und potenziell kostengünstigere Option sein. Damit lassen sich durchschnittlich etwa 2700 Euro im Jahr sparen. Unternehmen mit günstigen Fahrzeugen könnten ebenfalls von der detaillierten Erfassung der tatsächlichen Kosten profitieren. Die 1-Prozent-Regelung bleibt jedoch für viele aufgrund ihrer Einfachheit und Planbarkeit attraktiv.

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FAQ

Wie oft kann man zwischen den Methoden wechseln?

Ein Wechsel während des laufenden Jahres zwischen Fahrtenbuch und Pauschalregelung für ein Fahrzeug ist allerdings nicht zulässig (BFH, Az. VI R 35/12). Einzige Ausnahme: Wenn Sie einen neuen Firmenwagen bekommen.

Was passiert bei Verstößen gegen die Vorgaben des Fahrtenbuchs?

Verstöße gegen die Vorgaben des Fahrtenbuchs können zu steuerlichen Konsequenzen führen. Es ist wichtig, die Anforderungen genau zu kennen und das Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen.

Lohnt sich die 1-Prozent-Regelung auch für günstige Fahrzeuge?

In der Regel lohnt sich die 1-Prozent-Regel nicht. Bei einem gebrauchten Dienstwagen bietet das Fahrtenbuch gegenüber der 1-Prozent-Regel einen zusätzlichen Vorteil. Hier wird stets der Listenpreis für einen Neuwagen berücksichtigt, während ein Gebrauchtwagen in der Anschaffung deutlich kostengünstiger ist.

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