- März 11, 2025
- Lesedauer: 3 Minuten
Die korrekte Erfassung von Fahrtkosten in der Steuererklärung kann für Berufspendler und Geschäftsreisende erhebliche steuerliche Vorteile bringen. Damit Sie das Beste für sich herausholen, erfahren Sie hier, wie Fahrtkosten berechnet werden, welche Pauschalen gelten und worauf Sie achten sollten.
Die Kilometerpauschale gibt an, wie viel Arbeitnehmer pro gefahrenen Kilometer erstattet bekommen, wenn sie ihr eigenes Fahrzeug für eine Dienstreise nutzen. In den Jahren 2024 und 2025 liegt der Satz bei 30 Cent pro Kilometer für Pkw und 20 Cent für andere motorisierte Fahrzeuge. Wichtig: Diese Pauschale darf nicht mit der Pendlerpauschale verwechselt werden, die sich auf die Kosten für den täglichen Arbeitsweg bezieht.
Kategorien von Fahrtkosten in der Steuererklärung
Fahrtkosten lassen sich grundsätzlich in drei Hauptgruppen einteilen:
- Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – tägliche Pendelfahrten zur Arbeitsstelle.
- Fahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung – Heimfahrten zum Hauptwohnsitz bei beruflich bedingtem Zweitwohnsitz.
- Dienstreisen mit dem eigenen Fahrzeug – beruflich veranlasste Fahrten mit dem privaten Pkw.
So berechnen Sie die Steuererklärung Fahrtkosten
Eine präzise Berechnung erfordert eine genaue Dokumentation der gefahrenen Strecke sowie des verwendeten Verkehrsmittels. Digitale Hilfsmittel wie elektronische Fahrtenbücher oder Navigations-Apps erleichtern diesen Prozess. Folgende Kosten können berücksichtigt werden:
- Treibstoffkosten
- Mautgebühren
- Parkgebühren
- Unfallschäden
Arbeitnehmer können diese Ausgaben in ihrer Steuererklärung angeben, während Unternehmen sie als Betriebsausgaben absetzen können. Digitale Tools helfen, den Überblick zu behalten und Nachweise zu sichern.
Aktuelle Pauschalen und steuerliche Regelungen
Pendlerpauschale (Entfernungspauschale)
Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gelten folgende Pauschalen:
- Bis 20 Kilometer: 0,30 Euro pro Kilometer
- Ab dem 21. Kilometer: 0,38 Euro pro Kilometer
Diese Pauschale gilt unabhängig vom Verkehrsmittel und kann auch für Umwege genutzt werden, sofern diese verkehrsgünstiger sind. Während Autofahrer die Pauschale unbegrenzt steuerlich geltend machen können, dürfen Nutzer öffentlicher Verkehrsmittel auch höhere tatsächliche Kosten ansetzen.
Wichtig: Die Pendlerpauschale macht sich steuerlich erst dann bemerkbar, wenn die gesamten Fahrtkosten zusammen mit anderen beruflichen Ausgaben den Werbungskosten-Pauschbetrag übersteigen. Das Finanzamt berücksichtigt diesen automatisch mit 1.230 Euro pro Jahr – ohne dass Belege erforderlich sind.
Wann lohnt sich die Pendlerpauschale?
Jeder Arbeitnehmer kann pauschal 1.230 Euro Werbungskosten steuerlich geltend machen – auch ohne Nachweise. Die Pendlerpauschale in der Steuererklärung lohnt sich erst, wenn die gesamten Werbungskosten diesen Betrag überschreiten.
Das ist zum Beispiel bei 225 Arbeitstagen und einem Arbeitsweg ab ca. 19 Kilometern der Fall. Zusätzliche berufsbedingte Kosten, wie Fortbildungen oder Fachliteratur, können den Schwellenwert weiter senken.
Laut einer aktuellen ADAC-Umfrage profitieren fast 50 Prozent der Autopendler von der Entfernungspauschale, da ihr Arbeitsweg 20 Kilometer oder mehr beträgt. Doch viele Pendler ohne Alternative zum Auto gehen leer aus. Daher fordert der ADAC eine höhere Pauschale ab dem ersten Kilometer.
Dienstreisen mit dem eigenen Fahrzeug
Wer dienstlich mit dem privaten Pkw unterwegs ist, kann folgende Pauschalen ansetzen:
- Pkw: 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer
- Andere motorisierte Fahrzeuge (z. B. Motorrad): 0,20 Euro pro gefahrenem Kilometer
Diese Sätze gelten sowohl für Hin- als auch für Rückfahrten.
Verpflegungspauschale bei Dienstreisen
Für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands gelten folgende Pauschalen:
- Abwesenheit von mindestens 8 Stunden sowie für An- und Abreisetage: 14 Euro pro Tag
- Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 28 Euro pro Tag
Das muss in die Fahrtkostenabrechnung
- Name und Anschrift des Antragstellers
- Datum und Grund der Fahrt
- Start- und Zielpunkt der Fahrt
- Entfernung und verwendete Verkehrsmittel
- Aufschlüsselung der angefallenen Ausgaben wie Treibstoff, Mautgebühren, Parkkosten
- Gesamtkosten der Fahrt
- Informationen zur steuerlichen Absetzbarkeit
Wichtige Hinweise für die Steuererklärung Fahrtkosten
- Verkehrsgünstige Strecken: Auch längere Strecken können angesetzt werden, wenn sie verkehrsgünstiger sind.
- Kombinierte Verkehrsmittel: Wer mit dem Auto, Fahrrad oder E-Bike zum Bahnhof fährt, kann diese Kosten unbegrenzt absetzen. Für öffentliche Verkehrsmittel gilt hingegen eine Höchstgrenze von 4.500 Euro pro Jahr – es sei denn, die tatsächlichen Kosten liegen darüber.
- Fahrtenbuch führen: Wer statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten ansetzen möchte, benötigt ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch.
Mit einer sorgfältigen Dokumentation und der Nutzung der aktuellen Pauschalen lassen sich Fahrtkosten effizient in der Steuererklärung geltend machen – und die Steuerlast deutlich senken.
Vorteile der digitalen Fahrtkostenabrechnung – mit Lösungen von Vimcar
Wenn die Fahrtkostenabrechnung auf digitalem Weg erfolgt, wie bei Lösungen von Vimcar, entfallen die klassischen Fehlerquellen der manuellen Führung eines Fahrtenbuchs. Das Beste: Alle Fahrten werden digital erfasst und an die Buchhaltung weitergeleitet. Alle Erstattungen können so effizient und zeitnah abgewickelt werden. So behält das Unternehmen stets den Überblick über sämtliche Fahrtkosten.
Digitale Lösungen wie die von Vimcar bieten Unternehmen noch umfassendere Vorteile des Finanzmanagements. Dank digitaler Lösungen lassen sich Ausgaben aller Mitarbeiter zentral erfassen, archivieren und einsehen. Fehler bei der Abrechnung der Fahrtkosten gehören damit endgültig der Vergangenheit an.
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