Der Einsatz von digitalen Tools im Fuhrpark bietet Vorteile beim Fahrzeugmanagement und hinsichtlich der Nutzung der Fahrzeuge. Zeit und Kosten werden gespart: Durch den Einsatz von digitalen Tools kann die Verwaltung des Fuhrparks automatisiert werden. Darüber hinaus ist stets eine exakte Übersicht über die Nutzungsauslastung und den Zustand der Fahrzeuge in Echtzeit gegeben.
Digitalisierung im Flottenmanagement
Ein Fuhrpark ist ein wesentlicher Bestandteil vieler Unternehmen, die auf Transport und Logistik angewiesen sind. Die Verwaltung von Fahrzeugen kann jedoch eine aufwändige Aufgabe sein, wenn sie manuell durchgeführt wird. Dies gilt um so mehr, je größer ein Fuhrpark ist. Infolgedessen haben sich Unternehmen zunehmend digitalen Tools zugewandt, um ihre Fuhrparks effizienter zu verwalten.
1. Deutliche Zeiteinsparung
Bei einem Fuhrpark ab 15 Fahrzeugen brauchen Fuhrparkverantwortliche bereits 7 Stunden pro Schadensfall für die Schadensabwicklung. Bei kleineren Flotten ist der Aufwand geringer, doch führen die FahrzeugverwalterInnen häufig das Fuhrparkmanagement als Nebentätigkeit aus. Eine Flottenmanagement Software automatisiert die manuellen, zeitaufwendigen Prozesse. Das resultiert in mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben wie die Kostenoptimierung. Auch für das Fahrpersonal spart eine Software viel Zeit. Durch z. B. digitale Führerscheinkontrollen müssen die FahrerInnen nicht mehr ins Büro fahren, sondern können diese flexibel vom Handy aus machen.
2. Rundum Kontrolle
Dank einer Fuhrparksoftware wird ein allumfassender Überblick über die Flotte gegeben. Zettelsammlungen, Aktenordner und umständliche Excel-Dateien werden in einem Tool zusammengefasst sowie automatische Statistiken erstellt. Ist eine Tankkarten-Integration vorhanden, fließen die Tank- und Servicekosten automatisch ein. So ist nicht nur ein optimaler Überblick über viele wichtigen Kennzahlen gewährleistet; auch ein falscher Umgang mit den Fahrzeugen oder Fehlverhalten wie Tankbetrug können aufgedeckt werden.
3. 15 - 20 % Kostenersparnis
Ein weiterer Vorteil digitaler Tools im Fuhrparkmanagement sind Kosteneinsparungen. Durch die Verbesserung der Betriebseffizienz können Unternehmen Kosten einsparen, indem sie beispielsweise die Kraftstoffkosten reduzieren. Aufgrund einer optimierten Routenplanung können Unternehmen die Anzahl der gefahrenen Kilometer reduzieren und somit Kraftstoffkosten einsparen. Aber auch Wartungskosten können Fuhrparkverantwortliche so reduzieren. Durch die automatisierte Wartungsplanung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Fahrzeuge in gutem Zustand gehalten werden und teure Reparaturen vermieden werden. Eine Fuhrparksoftware gibt einen Gesamtüberblick über die Kosten pro Fahrzeug sowie im gesamten Fuhrpark. Automatisch erstellte Statistiken analysieren Kostenausreißer.
4. Verbesserung der Betriebseffizienz
Durch den Einsatz von digitalen Tools im Fuhrparkmanagement können Unternehmen die Betriebseffizienz erheblich verbessern. . Zum einen kann die Routenplanung optimiert werden. Digitale Tools helfen FuhrparkleiterInnen dabei, optimale Routen für die Fahrzeuge im Fuhrpark zu planen. Dadurch können Unternehmen Arbeitszeit und Kraftstoffkosten sparen. Darüber hinaus automatisieren digitale Tools Prozesse wie z.B. die Wartungsplanung, Fahrzeugverfolgung oder Berichterstellung. Somit kann es zu einer Zeitersparnis von bis zu 25% und deutlichen Reduzierung des Arbeitsaufwands kommen, wenn man diese mit der Durchführung von manuellen Prozessen vergleicht. Darüber hinaus ermöglichen digitale Tools eine sehr gute Echtzeitauswertung und damit Übersichtlichkeit. Das bezieht sich auf Fahrzeugstandorte, Lieferungen und andere wichtige Fahrzeugdaten. Dies hilft Unternehmen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Engpässe zu vermeiden.
5. Optimierung der Sicherheit
Sicherheit ist ein wichtiger Faktor im Fuhrpark. Durch den Einsatz digitaler Tools können Unternehmen die Sicherheit des Personals und der Fahrzeuge verbessern. Digitale Tools ermöglichen eine Überwachung der Fahrzeuge und Fahrpersonal. So können Daten zur Fahrweise gesammelt und professionell analysiert werden. Unsicheres Fahrverhalten von Personal kann in effizienten Schulungen verbessert werden. Digitale Tools bieten auch sinnvolle Echtzeit-Warnungen bei auffälligen Verhaltensweisen von Fahrzeugen. Das Sammeln von Daten durch digitale Tools hilft bei Unfallanalysen. Aufgezeichnete Daten zu Geschwindigkeiten und zum Bremsverhalten bringen häufig Klarheit in Sachverhalte.
6. Erhöhung der Kundenbindung
Digitale Tools können auch dazu beitragen, die Bendinung zur Kundschaft zu erhöhen. Mit Echtzeit-Updates zu Lieferungen kann die Kundschaft genau verfolgen, wann ihre Lieferungen ankommen werden. Das ermöglicht eine bessere Planung und führt zu einer höheren Zufriedenheit. Generell verbessert sich die Effizienz von Lieferungen, weil sie schneller und zuverlässiger ausgeführt werden können, sobald digitale Tools im Fuhrparkmanagement genutzt werden.
7. Vereinfachte Auftragsverteilung und Abwicklung
Digitale Tools können dabei helfen, Aufträge schnell und effizient an die richtigen Fahrzeuge und das zuständige Personal zu verteilen. Darüber hinaus können FuhrparkleiterInnen Nachweise für die Kundschaft über digitale Tools leicht und effizient erstellen. So können Unterschriften oder Quittungen digital erfasst, abgelegt und damit gespeichert werden. Darüber hinaus erleichtern digitale Tools auch die Führung von Fahrtenbüchern. Digitale Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt und bieten eine einfache Möglichkeit, die gefahrenen Kilometer zu protokollieren und zu dokumentieren. Hierdurch können Rückzahlungen an das Finanzamt vermieden werden.
Arten von digitalen Tools
Es gibt verschiedene digitale Tools, die im Fuhrpark eingesetzt werden können. Eine ganzheitliche Fuhrparksoftware kann alle Aspekte des Fuhrparkmanagements komplett abdecken. Das bezieht auch die Beschaffung, das Kostenmanagement, die Wartung und die Reparatur von Fahrzeugen mit ein. Weiterhin gibt es einzelne Tools, wie beispielsweise die digitale Führerscheinkontrolle. Damit können Fuhrparkverantwortliche sehr leicht die Gültigkeit der Führerscheine des Personals überprüfen. So ist immer sichergestellt, dass die notwendigen Qualifikationen vorliegen, ohne eine aufwändige manuelle Prüfung durchführen zu müssen. Tools mit GPS Tracking ermöglichen es, die Standorte und Bewegungen der Fahrzeuge in Echtzeit zu verfolgen und zu überwachen. Hierdurch wird die Einsatzplanung der Fahrzeuge gesteuert und überwacht. Eine spezielle Schadensmanagement Software kann genutzt werden, um Schäden an Fahrzeugen effizient zu dokumentieren und zu verwalten. Im Prinzip können alle Teilprozesse des Fuhrparkmanagements digitalisiert werden, von der UVV bis hin zur Beschaffung und Verwaltung der Kosten. Der Anbieter Vimcar hat die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet, die aus verschiedenen Paketen und Funktionen besteht. KundInnen können aus den Funktionen auswählen, die sie wirklich nutzen wollen. Der Vorteil: Es entstehen keine Extrakosten für ungenutzte Funktionen. KundInnen können beispielsweise aus GPS-gestützten Funktionen (Fleet Geo), dem digitalen Fahrtenbuch (Fleet Fahrtenbuch) oder der allgemeinen Fuhrparkverwaltungssoftware (Fleet Admin) auswählen.
So klappt die Umsetzung
Der Einsatz eines digitalen Tools im Fuhrpark kann auf verschiedene Weise erfolgen. Zum Beispiel kann das Fuhrparkmanagement eine spezielle Software oder Fuhrparkmanagement App verwenden, um auf die Daten zuzugreifen. Außerdem können GPS-Tracking-Systeme in den Fahrzeugen installiert werden, um ihre Standorte in Echtzeit zu verfolgen und Fahrtenbücher zu aktualisieren. Auch das Personal kann mobile Apps verwenden, um Informationen über Aufträge, Kunden und Routen abzurufen. Das Personal profitiert ebenfalls vom Einsatz digitaler Tools im Fuhrpark. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Erleichterung von Aufgaben kann sich das Personal auf die eigentliche Arbeit konzentrieren und ist flexibler in der Arbeitsweise. Zum Beispiel können digitale Fahrtenbücher verwendet werden, um Fahrten zu protokollieren, anstatt manuell Kilometerstände zu notieren. Das Fuhrparkmanagement erhält einen besseren Echtzeit-Überblick und kann datenbasierte Maßnahmen treffen.
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Fazit
Digitale Tools im Fuhrparkmanagement bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie verbesserte Betriebseffizienz, Kosteneinsparungen, erhöhte Sicherheit und eine Bindung an die Kundschaft. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Sammlung von Echtzeitdaten können Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren und ihre Fuhrparks effektiver und effizienter verwalten. Der Einsatz von digitalen Tools im Fuhrparkmanagement wird voraussichtlich in Zukunft noch weiter zunehmen, da Unternehmen verstärkt auf Technologie setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
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