Für ein gültiges Fahrtenbuch ist es wichtig jede Fahrt in die Fahrtenkategorien Betriebsfahrt, Arbeitsweg oder Privatfahrt einzuordnen. Damit bei der Erfassung der getätigten Fahrt nichts schief läuft, erfahren Sie hier welche Informationen Sie in Ihrem Fahrtenbuch einbinden müssen.
Privat oder betrieblich? – Die richtige Kategorisierung im Fahrtenbuch
Falls Sie anfangen möchten, ein Fahrtenbuch zu führen, stellt sich zuallererst die Frage der Fahrtenkategorisierung. Auf diesem Konzept ist ein Fahrtenbuch aufgebaut: Jede Fahrt, die Sie mit Ihrem Firmenwagen tätigen, muss einer der Fahrtenkategorien zugeordnet werden – Betriebsfahrt, Privatfahrt oder Arbeitsweg. Was genau sind aber die Grenzen dieser Fahrtenkategorien und was passiert, wenn eine Fahrt nicht so klar einzuordnen ist?
Was ist eine Betriebsfahrt?
Betriebsfahrten sind alle getätigten Fahrten, die aus geschäftlichen Gründen stattfinden. Darunter fallen beispielsweise Fahrten, die den Fahrer aufgrund von Geschäftsabschlüssen oder Angebotsunterbreitungen zu Kunden oder Geschäftspartnern führen. Bei betrieblichen Fahrten ist es wichtig, die vom Fiskus geforderten Details vollständig anzugeben. Keine andere Fahrt erfordert so viele Angaben bei der Dokumentation. Neben dem Kilometerstand sowie der Start- und Zieladresse müssen Sie auch den getroffenen Geschäftspartner und Anlass des Besuches angeben.
Was ist der Arbeitsweg?
Generell stellt der Arbeitsweg die Strecke zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte dar, jedoch kann die Abrechnung sich von Berufsgruppe zu Berufsgruppe unterscheiden. Das heißt, dass Sie je nachdem, ob Sie selbstständig, freiberuflich, angestellt oder ohne erste Tätigkeitsstätte sind, Ihren genauen Einzelfall beachten sollten. Halten Sie hierzu einfach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, um die beste Lösung für Ihren persönlichen Fall zu finden. Anders als bei einer reinen Betriebsfahrt, genügt bei der Dokumentation des Arbeitsweges die Kilometeranzahl sowie zusätzlich Start- und Endpunkt der Fahrt. Sollten Sie aufgrund eines Staus oder einer Baustelle einen Umweg fahren müssen, vermerken Sie dies am besten auch in Ihrem Fahrtenbuch, damit die zusätzlichen Kilometer für das Finanzamt erklärt sind und kein Verdacht auf eine versteckte Privatfahrt entsteht.
Was ist eine Privatfahrt?
Alle getätigten Fahrten, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen und die privater Natur sind, werden als Privatfahrten bezeichnet. Dazu zählen beispielsweise Fahrten zum Einkaufen, zu Freunden und Verwandten oder zum Sport. Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben, ohne Details zu Reiseweg und Reisezweck anzugeben.
Welche Ausnahme- und Sonderfälle gibt es?
Manchmal lässt sich nicht klar zuordnen, ob ein Weg aus privaten oder geschäftlichen Gründen zurückgelegt wird. Das gilt beispielsweise, wenn Sie auf dem Weg zur Arbeit die Kinder an der Schule absetzen. Oder aber auch, wenn Sie nach einem Kundentermin direkt nach Hause fahren, ohne vorher noch einmal im Büro vorbeizuschauen. In solchen Fällen können Sie die Fahrt als Mischfahrt kategorisieren.