Checkliste zum Neuwagenkauf

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Was muss bei einem Neuwagenkauf im Fuhrpark beachten werden?

Während sich größere Firmen bei der Erweiterung ihres Fuhrparks häufig für Leasing entscheiden, lohnt sich für mittelständische und kleinere Unternehmen oft der Kauf eines weiteren Firmenwagens. Ein Neuwagenkauf bindet zwar Kapital, dafür kann das Fahrzeug frei eingesetzt, und verkauft sowie individuell versichert werden. Beim Kauf eines neuen Flottenwagens gibt es jedoch ein paar wichtige Punkte zu beachten.

Neuwagenkauf: Einsparpotenzial für Flottenbetreiber

ein Elektroauto
Ein Elektroauto.

Kosteneffizienz ist eines der wichtigsten Kriterien beim Kauf eines Neuwagens. Entschieden sich Flottenbetreiber in der Vergangenheit aus Kostengründen meist für die Anschaffung eines Diesel-Fahrzeugs, entwickelt sich aktuell ein Trend zu alternativen Antriebstechniken. Schuld daran ist unter anderem der ab 2020 geltende CO2- Flottengrenzwert (CO2-Obergrenze) für Autohersteller. Demnach müssen Autohersteller in Zukunft über alle verkauften Neuwagen einen CO2-Grenzwert von 95 Gramm pro Kilometer einhalten. Tun sie dies nicht, drohen Strafzahlungen im dreistelligen Millionenbereich. Automobilunternehmen reagieren auf diese neuen Restriktionen mit einem angepassten Mix an Neuwagen mit unterschiedlichen Antriebstechniken.

Davon profitieren auch Fuhrparkleiter: das höhere Angebot an Fahrzeugen mit Elektrooder Hybrid-Antrieb reduziert den Kaufpreis. Darüber hinaus plant die Bundesregierung zusätzlich steuerliche Anreize zur Anschaffung von Elektroautos als Dienstwagen. Auch Erdgasautos sind eine umwelt- und kostenschonende Alternative zum Diesel- oder Benzin-Fahrzeug. 

Die Antriebstechnik ist natürlich nur ein Faktor, der über die Effizienz eines Neuwagen entscheidet. Weitere gravierende Kostenfaktoren beim Neuwagenkauf sind der Kaufpreis und die regelmäßigen Fixkosten, die für das Fahrzeug zu entrichten sind. Darunter fallen die Kfz-Steuer, mindestens eine Haftpflichtversicherung sowie nach Bedarf weitere Versicherungsleistungen, wie beispielsweise eine Vollkasko- oder Insassenunfallversicherung. Diese Fixkosten fallen je nach Automodell sehr unterschiedlich aus und sollten vor dem Neuwagenkauf für eine Flotte geprüft werden. Ein kleiner Stadtflitzer ist natürlich im Unterhalt immer günstiger als ein gehobener Mittelklassewagen oder ein Kleinbus.

Checkliste zum Neuwagenkauf

Bei dem Kauf eines neuen Firmen- oder Fuhrparkwagens müssen eine Reihe von Aspekten beachtet werden. Zu welchem Zweck und Nutzen dient das Fahrzeug? Welche Dokumente sind für den Kauf notwendig? Vereinfachen Sie den Kaufprozess und vergessen ab sofort nichts mehr – mit der detaillierten Checkliste.

Der Kauf eines neuen Firmen- oder Flottenfahrzeuges beinhaltet diverse Aspekte. Von der Bedarfsanalyse über den Angebotsvergleich, bis zum letztendlichen Kauf – schnell ist der Überblick verloren.

Die Checkliste beinhaltet deswegen eine detaillierte Anleitung aller Punkte, die Sie bei einem Neuwagenkauf beachten müssen.

Folgende Punkte werden unter anderem genannt:

  • Preis und Finanzierung des Fahrzeugs
  • Informationsquellen
  • Bedarfsanalyse
  • Angebotsbeschaffung
  • … und noch viele mehr 

Vereinfachen Sie die Fahrzeugbeschaffung und nutzen die kompakte Checkliste.

Steuertipps für den Neuwagenkauf

Auch beim Thema Steuern gibt es bei de Anschaffung eines neuen Flottenfahrzeugs ein paar Dinge zu beachten. Dazu gehört zum Beispiel die Abschreibung des neu angeschafften Autos. Nach amtlicher Abschreibungstabelle können die Anschaffungskosten eines neuen Firmenwagens linear über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von sechs Jahren abgeschrieben werden. Bei Gebrauchtwagen kann dagegen eine kürzere Nutzungsdauer geschätzt werden. Es gibt jedoch die Möglichkeit, eine Sonderabschreibung vorzunehmen. Die Sonderabschreibung ist in § 7g Abs. 5 EStG geregelt. Danach dürfen zusätzlich bis zu 20 Prozent der Anschaffungskosten abgeschrieben werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Bilanzierung: Der Wert des Betriebsvermögens darf im Vorjahr nicht höher als 235.000 Euro gewesen sein (Stand 2018).

  • Einnahmen-Überschussrechnung: Der Gewinn darf im Vorjahr nicht höher als 100.000 Euro gewesen sein (Stand 2018).

Ein weiterer Steuertipp betrifft die sogenannte 1-Prozent-Regel. Sie legt fest, wie viel Steuern ein Mitarbeiter zusätzlich für die private Nutzung eines Dienstwagens zahlen muss. Der durch den Firmenwagen entstehende geldwerte Vorteil berechnet sich aus einem Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs plus eventuelle Sonderausstattung. Hier liegt auch das Sparpotenzial bei der Anschaffung eines Neuwagens. Wird eine teure Sonderausstattung erst nach dem Kauf des Neuwagens beauftragt, fallen die Kosten für die Sonderausstattung nicht in die Bemessungsgrundlage für die 1-Prozent-Regel.

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Wissenswertes zum Thema Beschaffung im Fuhrpark

Wollen Sie noch mehr zu dem Thema Fahrzeugkauf und Beschaffung im Fuhrpark erhalten? Dann lesen Sie sich folgende Artikel durch und nutzen die gratis Vorlagen. Sie können außerdem an dem kostenlosen Online Kurs teilnehmen, um alles zum Leasing, Mieten und Kaufen von Flottenfahrzeugen zu erfahren. 

Checkliste zum Gebrauchtwagenkauf

Wird ein Fahrzeug für den Fuhrpark benötigt, muss dieses nicht zwingend neu gekauft werden. Ein Gebrauchtwagenkauf ist möglich. Ein gebrauchtes Fahrzeug kann steuerlich ebenso geltend gemacht werden wie ein Neuwagen. Zu beachten ist jedoch, dass der Kauf mit ausgewiesener Mehrwertsteuer erfolgt. Dies schließt einen Gebrauchtwagenkauf von Privat aus. Auch auf die Einhaltung der Wartungsintervalle sollte geachtet werden, um Folgekosten zu vermeiden.

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Gebrauchtwagenkauf für den Fuhrpark

Gebrauchtwagen stehen auf einem Parkplatz
Eine Auswahl an Gebrauchtwagen stehen beim Autohändler zum Verkauf.

Viele Unternehmer fragen sich, ob ein Fahrzeug für die Erweiterung des Fuhrparks auch gebraucht gekauft werden kann. Der Vorteil des Gebrauchtwagenkaufs liegt darin, dass die Kosten deutlich geringer sind als beim Kauf eines Neuwagens. Gerade in jungen Unternehmen und in Firmen, die nicht auf nennenswerte Reserven zurückgreifen können, ist die preiswerte Anschaffung eines Fahrzeugs die einzige Alternative. Von Seiten des Gesetzgebers gibt es keine Vorgaben. Es ist möglich, einen Gebrauchtwagenkauf anzustreben und den Kaufpreis als Betriebsausgabe von der steuerlichen Last abzusetzen. Dennoch sollte der Unternehmer einige Dinge bedenken. Es kann Vorteile haben, einen Neuwagen zu kaufen. Das Fahrzeug wird in den ersten Jahren zuverlässig fahren. Bei einem Gebrauchtwagen ist nicht bekannt, wann die ersten Verschleißteile ausgetauscht werden müssen. Auch Modelle in sehr gutem Zustand können schnell Probleme bereiten. Bei der Entscheidung für einen Gebrauchtwagen sollte auf die Einhaltung der Wartungsintervalle geachtet werden. Wurden bereits Verschleißteile ausgetauscht, ist dies ein Vorteil. Gute gewartete Gebrauchte sind jedoch oftmals nur zu höheren Preisen zu erwerben. Hier stellt sich die Frage, ob ein Neuwagenkauf nicht doch die bessere Option ist.

Die Finanzierung des Gebrauchtwagenkaufs

Gebrauchtwagen werden in der Regel aus Rücklagen oder mit einem Kredit finanziert. Steht ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark zur Verfügung, dass durch den Gebrauchten ersetzt werden soll, kann dieses Fahrzeug in Zahlung gegeben werden. Der Unternehmer spart sich den Verkauf und die damit verbundenen Umstände. Der Kaufpreis wird durch die Inzahlungnahme reduziert. Der Tausch des Wagens ist bequem und der Kauf kann schnell abgewickelt werden. Kann der Gebrauchtwagen aus den Rücklagen finanziert werden, ist dies immer von Vorteil. Es fallen keine Zinsen an und der Gebrauchtwagenkauf ist besonders günstig zu realisieren.

Leasing als Alternative zum Kauf eines Gebrauchtwagens

Ein Nachteil des Gebrauchtwagenkaufs ist der, dass in den meisten Fällen kein Leasing angeboten wird. Autoleasing ist für Unternehmen mit verschiedenen Vorteilen verbunden. In den Leasingvertrag kann die Wartung und Pflege des Fahrzeugs eingebunden werden. Dann muss sich der Unternehmer um diese Dinge nicht kümmern und die zusätzlichen Kosten nicht tragen. Die Wartung und Pflege wird von einer Fachwerkstatt übernommen und das Fahrzeug ist bei Bedarf immer einsatzbereit.

Die Leasingraten können steuerlich geltend gemacht werden. So kann ein Neuwagen oder ein Jahreswagen im Vergleich zur Ratenzahlung zu besonders günstigen Konditionen erworben werden. Nach dem Ablauf des Leasingvertrages ist es möglich, das Fahrzeug zurückzugeben und einen neuen Wagen zu leasen. So bleibt der Fuhrpark immer modern und die Reparaturen aufgrund von Verschleiß an Fahrzeugteilen oder Schäden an Motor und Getriebe halten sich in Grenzen. Vor dem Kauf eines gebrauchten Fahrzeugs sollte daher immer geprüft werden, ob es bei einem Händler nicht ein günstiges Leasingangebot gibt. Die Konditionen sollten im Detail verglichen und dann eine Entscheidung getroffen werden.

Kauf eines Gebrauchtwagens von Privat nicht möglich

Zu beachten ist, dass beim Kauf eines Fahrzeugs für den Fuhrpark die Mehrwertsteuer ausgewiesen werden muss. Ausnahmen gibt es nur im Rahmen der Kleinunternehmerregelung. Hier ist der Unternehmer nicht verpflichtet, die Mehrwertsteuer auszuweisen. Da Betreiber eines Fuhrparks und Händler in der Regel höhere Umsätze erwirtschaften, kommt die Kleinunternehmerregelung nicht infrage.

Da Privatpersonen auf einem Kaufvertrag keine Mehrwertsteuer ausweisen dürfen, kommt der Kauf eines Gebrauchtwagens von Privat nicht infrage. Das Fahrzeug muss von einem Händler erworben werden, was den Kauf in der Regel verteuert. Dafür sind die Fahrzeuge jedoch geprüft und der Händler ist verpflichtet, eine mindestens zwölf Monate währende Garantie zu bieten.

Checkliste zum Gebrauchtwagenkauf

Nutzen Sie ab sofort die kostenlose Checkliste zum Gebrauchtwagenkauf. Denn bei dem Kauf eines gebrauchten Flottenfahrzeugs muss der Wagen detailliert auf Schäden überprüft werden. Schnell verliert der Käufer hier den Überblick. Nutzen Sie ab sofort unsere ausführliche Liste, um nichts mehr zu vergessen und den Fahrzeugkauf zu vereinfachen. Damit Sie das richtige Fahrzeug für Ihren Fuhrpark auswählen.

In unserem Formular finden Sie eine ausführliche Auswahl an Punkten, die Sie bei dem Kauf eines Firmenwagens oder Poolfahrzeug beachten sollten. Es ist zu empfehlen, die Liste digital oder ausgedruckt bei der Fahrzeugbetrachtung mitzuführen und auszufüllen.

Folgende Bereiche können ausgefüllt werden:

  • Fahrzeuginformationen

  • Terminliche Daten

  • Checkliste Schäden

  • Reparaturaufwand der Schäden

  • Platz für weitere Anmerkungen

Wissenswertes zur Beschaffung

Checkliste für Ausschreibungen für Ihren Fuhrpark

Mit klug gestalteten Ausschreibungen für den Fuhrpark lassen sich schnell fähige und vertrauenswürdige Partner auf Jahre gewinnen. Ein solches Gesuch kann sich bspw. auf das externe Management, aber auch auf die Flotte selber beziehen, so, wenn diese per Leasing beschafft werden soll. Es ist sinnvoll, sich eine Checkliste herunterzuladen und das Vorgehen für Ausschreibungen Schritt für Schritt zu planen.

Ausschreibungen für den Fuhrpark – alles, was wichtig ist

Heutzutage ist es gängige Praxis Teile des Fuhrparks eigentumsbezogen durch Leasing auszulagern bzw. bestimmte Dienstleistungen von anderen Anbietern übernehmen zu lassen. Hierfür ist es wichtig, dass passende Ausschreibungen für den Fuhrpark erstellt werden, welche die wichtigsten Erfordernisse kurz und bündig zusammenfassen. Zunächst sollten natürlich die Preise genannt werden – was kann man für welchen Auftrag bezahlen. Das darf jedoch auf keinen Fall alles sein. Wichtig ist es, die Rahmenbedingungen detailliert, aber auch einfach verständlich darzulegen. So möchten die zukünftigen Partner wissen, welchen wirtschaftlichen Fokus das Unternehmen hat und wie es sich in den kommenden Jahren am Markt platzieren wird. Hierzu gehört auch eine Darstellung, welche finanziellen Status und Zukunftsaussichten zumindest erahnen lässt. An dieser Stelle ist eine positive, jedoch auch realistische Bewertung das A und O. Der Bewerber sollte in jedem Fall wissen, aus wie vielen Fahrzeugen die Flotte besteht bzw. wie viele Kfz von einem Leasingunternehmen benötigt werden.

Nur so kann er einschätzen, ob das Management oder Verleih machbar ist oder nicht. Weiterhin ist auf die Prozesse und die bisherige Betreuungsform des Fuhrparks einzugehen. Was stellt man sich von der Zusammenarbeit vor und welche Ansprüche werden für ein professionelles Management des Fuhrparks angesetzt. Am Ende wird der eventuelle Partner dazu ermutigt, sich zu bewerben und sein Konzept vorzulegen. Wenn alles gut geklappt und man sich auf eine Zusammenarbeit geeinigt hat, wird ein Vertrag entworfen. Hier kommen nochmals alle Konditionen, die Preisbindung und Informationen zur ausgeschriebenen Flotte hinein.

Trends und Entwicklungen bei Ausschreibungen für den Fuhrpark

Der Trend bei vielen Ausschreibungen für den Fuhrpark geht seit vielen Jahren in Richtung Leasing. Ausschreibungen können sich also nicht nur auf externe Anbieter für die Verwaltung, sondern auch auf die Fahrzeuge selbst beziehen. Durch die Bekanntmachung kommen Angebote in das Haus, über welche man sich einen Überblick verschaffen kann. Hier stehen dann alle Gebühren und Leistungen festgeschrieben. Wichtig ist es, eine genaue Bedarfsanalyse durchzuführen. Für welche Zwecke werden die Fahrzeuge gebraucht und ist bspw. ein erhöhter Verschleiß zu erwarten. Sollte der Gebrauch allzu häufig sein, ist eine inbegriffene Wartung und Instandhaltung der Fahrzeuge ein wichtiger Faktor im Leasingvertrag. Eine Checkliste kann dabei helfen, das Vorgehen bei einer Ausschreibung richtig zu planen. Hier stehen alle wichtigen Informationen, die in jedem Fall erwähnt werden müssen – Fuhrparkstruktur, Anzahl der Fahrzeuge, Modellpräferenz, Preise, Service, Ausstattungskonditionen und Nutzungskonditionen. Anhand dieser Liste wird schließlich die eigentliche Ausschreibung erstellt und veröffentlicht.

 

Checkliste für Ausschreibungen im Fuhrpark

Eine Checkliste für Ausschreibungen hilft Flottenmanagern dabei, geeignete Dienstleister für den Fuhrpark zu finden. Verschiedene Anbieter haben so die Möglichkeit ein Angebot einzureichen und das Geschäft für sich zu gewinnen. Der Fuhrparkleiter erhält gleichzeitig einen Überblick über alle Anbieter im Markt und kann die Angebote vergleichen. Das hilft, um den perfekten Dienstleister für die Anforderungen zu finden.

Aus diesem Grund erhalten Sie hier eine Liste mit allen wichtigen Aspekten, die in einer Ausschreibung erwähnt werden sollten.

Wichtig ist, dass in der Ausschreibung nicht nur Informationen zu Preisen, sondern auch zu den Prozessen und der Betreuung eingeholt werden. Nach Abschluss eines Vertrages sollte der Wunsch bestehen, mit dem Anbieter auch für mehrere Jahre zusammenzuarbeiten. Und diesen nicht sofort wieder austauschen zu wollen.

Vorlagen für das Fuhrparkmanagement

Total Cost of Ownership im Fuhrpark – Rechner & Checkliste

Die Total Cost of Ownership, kurz TCO genannt, spielt eine wichtige Rolle im Fuhrpark. Sie bezeichnet die Betrachtung aller Kosten eines Fahrzeugs, die nicht nur die Anschaffungskosten beinhaltet, sondern auch die fortlaufenden Ausgaben berücksichtigt. Die TCO Analyse hilft dabei, versteckte Kosten und Kostentreiber aufzudecken – und damit sind die Stellhebel erkannt, die für eine kostenbewusste Nutzung relevant sind. Trotzdem vernachlässigen viele Unternehmen die Total Cost of Ownership ihres Fuhrparks.

zum TCO Rechner

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Total Cost of Ownership Berechnung

Laut einer Studie des Marktforschungsinstitut Dataforce führen nur 26,3 % aller Fuhrparkleiter eine TCO in Ihrem Fuhrpark durch. Grund hierfür ist, dass die Analyse nicht einfach ist. Viele Kosten sind den Flottenmanagern unbekannt, wie z. B. indirekte Kosten, die nicht direkt mit der Fahrzeugbeschaffung zusammenhängen. Solch indirekte Kosten sind beispielsweise die Zeit, die der CEO, Fuhrparkleiter oder eben Angestellte in die Fahrzeugauswahl investieren. Wertvolle Zeit, die der Mitarbeiter für andere Aufgaben nutzen könnte.

Großes Einsparpotenzial durch TCO

Dabei lohnt sich die Betrachtung der Total Cost of Ownership. Denn pro Fahrzeug können mehrere hundert Euro gespart werden. Während bei einem Fahrzeug das Einsparpotenzial  zunächst gering erscheint, steigt der Wert bereits bei mehreren Autos im Fuhrpark. Bei einer größeren Flotte von 20 bis 30 Fahrzeugen geht es dann schnell um mehrere Tausenden von Euros. Die TCO Berechnung hilft außerdem dabei festzustellen, ob es ungewöhnliche oder extreme Kostentreiber bzw. Kostenausreißer gibt. Während in der Vergangenheit Kostenfallen unentdeckt blieben, sind diese nun eindeutig sichtbar. Sie können jetzt solche Kosten, wenn unnötig, eliminieren. 

Wichtige Kostenfaktoren für die Total Cost of Ownership Analyse

Um einen umfassenden Überblick über die Kosten im Fuhrpark zu ermitteln, ist es notwendig, alle Kostenfaktoren eines Fahrzeugs einzubeziehen. Der TCO Rechner schaut sich deswegen unter anderem folgende Werte an:

  • die Anschaffungskosten
  • die Gesamtfahrleistung in Kilometer pro Jahr
  • die Fixkosten
  • die variablen Kosten wie z. B. Wartungs- und Instandhaltungskosten
  • die geschätzte Haltedauer des Fahrzeugs
  • der Kraftstoffverbrauch

Eine Auflistung aller Werte sind in der folgenden Checkliste zur Berechnung der TCO. Diese hilft dabei zu überprüfen, ob alle notwendigen Größen in der Rechnung einbezogen sind. 

Übersicht des Total Cost of Ownership

Elektroautos überraschen

In der Anschaffung sind Elektrofahrzeuge grundsätzlich teurer als Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor. Wird jedoch die Total Cost of Ownership betrachtet, wird klar: Elektroautos weisen aufgrund geringerer Wartungs, Verschleiß- und Energiekosten ein hohes Einsparpotenzial auf. Bei der Neuanschaffung von Fahrzeugen ist Fuhrparkleitern deshalb zu raten die TCO im Fuhrpark zu betrachten.

TCO im Fuhrpark ermitteln

Natürlich können Fuhrparkleiter die Fahrzeugkosten nur ermitteln, wenn sie alle Ausgaben gründlich zusammentragen. Das scheint auf den ersten Blick aufwendig, doch ist es notwendig, will man den Fuhrpark zukünftig wirtschaftlich führen. Wichtig für den Erfolg: der Fuhrparkleiter muss alle wesentliche Belege – etwa für Reparaturen – sammeln. Nur so kann er realistisch einschätzen, welche Kosten ein Flottenfahrzeug verursacht. Damit die Sammlung aller Belege in keinem Zettelchaos endet, empfiehlt es sich, eine digitale Ablage zu verwenden. Flottenmanagement-Lösungen unterstützen dabei, alle Kosten automatisch zu verwalten. Gleichzeitig kann die Fuhrparksoftware Statistiken erstellen und die größten Kostentreiber aufzeigen.

TCO Rechner & Checkliste

Ich stimme den AGB & Datenschutzbedingungen der Vimcar GmbH zu.

Checkliste zur Anlieferung von Flottenfahrzeugen

Bei der Anlieferung von Flottenfahrzeugen ist eine ordentliche Protokollierung notwendig, um einen Überblick über den Fahrzeugbestand im Fuhrpark zu behalten. Mit der kostenlosen Checkliste ist die Dokumentation vereinfacht und in Sekundenschnelle durchgeführt. Gestalten Sie Ihren Fuhrpark jetzt ordentlicher und laden die Liste hier herunter.

Vereinfachen Sie endlich den Anlieferungsprozess Ihrer Flottenfahrzeuge

Mit der Checkliste können Sie ein detailliertes Protokoll für Ihre Unterlagen schreiben und die richtige Verwaltung aller Fahrzeuge gewährleisten.

Folgende Aspekte können ausgefüllt werden:

  • Anlieferungsinformationen
  • Dokumentenübersicht
  • Prüfer der Anlieferung
  • Terminliche Daten

Vorlagen für den Fuhrpark

Nicht nur die Anlieferung von Flottenfahrzeugen muss genau dokumentiert werden. Fuhrparkleiter sind auch dazu verpflichtet, die Erstunterweisung oder jährliche Schulung der Fahrer in die Gefahren des Arbeitsplatzes einzuweisen. Nutzen Sie folgende Dokumente für die Fahrzeugverwaltung, um sich abzusichern:

Artikel zur effizienteren Fuhrparkverwaltung