Mit klug gestalteten Ausschreibungen für den Fuhrpark lassen sich schnell fähige und vertrauenswürdige Partner auf Jahre gewinnen. Ein solches Gesuch kann sich bspw. auf das externe Management, aber auch auf die Flotte selber beziehen, so, wenn diese per Leasing beschafft werden soll. Es ist sinnvoll, sich eine Checkliste herunterzuladen und das Vorgehen für Ausschreibungen Schritt für Schritt zu planen.
Ausschreibungen für den Fuhrpark – alles, was wichtig ist
Heutzutage ist es gängige Praxis Teile des Fuhrparks eigentumsbezogen durch Leasing auszulagern bzw. bestimmte Dienstleistungen von anderen Anbietern übernehmen zu lassen. Hierfür ist es wichtig, dass passende Ausschreibungen für den Fuhrpark erstellt werden, welche die wichtigsten Erfordernisse kurz und bündig zusammenfassen. Zunächst sollten natürlich die Preise genannt werden – was kann man für welchen Auftrag bezahlen. Das darf jedoch auf keinen Fall alles sein. Wichtig ist es, die Rahmenbedingungen detailliert, aber auch einfach verständlich darzulegen. So möchten die zukünftigen Partner wissen, welchen wirtschaftlichen Fokus das Unternehmen hat und wie es sich in den kommenden Jahren am Markt platzieren wird. Hierzu gehört auch eine Darstellung, welche finanziellen Status und Zukunftsaussichten zumindest erahnen lässt. An dieser Stelle ist eine positive, jedoch auch realistische Bewertung das A und O. Der Bewerber sollte in jedem Fall wissen, aus wie vielen Fahrzeugen die Flotte besteht bzw. wie viele Kfz von einem Leasingunternehmen benötigt werden.
Nur so kann er einschätzen, ob das Management oder Verleih machbar ist oder nicht. Weiterhin ist auf die Prozesse und die bisherige Betreuungsform des Fuhrparks einzugehen. Was stellt man sich von der Zusammenarbeit vor und welche Ansprüche werden für ein professionelles Management des Fuhrparks angesetzt. Am Ende wird der eventuelle Partner dazu ermutigt, sich zu bewerben und sein Konzept vorzulegen. Wenn alles gut geklappt und man sich auf eine Zusammenarbeit geeinigt hat, wird ein Vertrag entworfen. Hier kommen nochmals alle Konditionen, die Preisbindung und Informationen zur ausgeschriebenen Flotte hinein.
Checkliste für Ausschreibungen im Fuhrpark
Eine Checkliste für Ausschreibungen hilft Flottenmanagern dabei, geeignete Dienstleister für den Fuhrpark zu finden. Verschiedene Anbieter haben so die Möglichkeit ein Angebot einzureichen und das Geschäft für sich zu gewinnen. Der Fuhrparkleiter erhält gleichzeitig einen Überblick über alle Anbieter im Markt und kann die Angebote vergleichen. Das hilft, um den perfekten Dienstleister für die Anforderungen zu finden.
Aus diesem Grund erhalten Sie hier eine Liste mit allen wichtigen Aspekten, die in einer Ausschreibung erwähnt werden sollten.
Wichtig ist, dass in der Ausschreibung nicht nur Informationen zu Preisen, sondern auch zu den Prozessen und der Betreuung eingeholt werden. Nach Abschluss eines Vertrages sollte der Wunsch bestehen, mit dem Anbieter auch für mehrere Jahre zusammenzuarbeiten. Und diesen nicht sofort wieder austauschen zu wollen.
Trends und Entwicklungen bei Ausschreibungen für den Fuhrpark
Der Trend bei vielen Ausschreibungen für den Fuhrpark geht seit vielen Jahren in Richtung Leasing. Ausschreibungen können sich also nicht nur auf externe Anbieter für die Verwaltung, sondern auch auf die Fahrzeuge selbst beziehen. Durch die Bekanntmachung kommen Angebote in das Haus, über welche man sich einen Überblick verschaffen kann. Hier stehen dann alle Gebühren und Leistungen festgeschrieben. Wichtig ist es, eine genaue Bedarfsanalyse durchzuführen. Für welche Zwecke werden die Fahrzeuge gebraucht und ist bspw. ein erhöhter Verschleiß zu erwarten. Sollte der Gebrauch allzu häufig sein, ist eine inbegriffene Wartung und Instandhaltung der Fahrzeuge ein wichtiger Faktor im Leasingvertrag. Eine Checkliste kann dabei helfen, das Vorgehen bei einer Ausschreibung richtig zu planen. Hier stehen alle wichtigen Informationen, die in jedem Fall erwähnt werden müssen – Fuhrparkstruktur, Anzahl der Fahrzeuge, Modellpräferenz, Preise, Service, Ausstattungskonditionen und Nutzungskonditionen. Anhand dieser Liste wird schließlich die eigentliche Ausschreibung erstellt und veröffentlicht.
Vorlagen für das Fuhrparkmanagement
Nutzen Sie auch die weiteren Formulare für die Fahrzeugverwaltung und vereinfachen so die Prozesse und sichern sich zu Themen wie die Unfallverhütungsvorschrift ab:
- Formular Führerscheinkontrolle
- Protokoll jährliche Fahrerunterweisung
- Protokoll zur Erstunterweisung
- Mustervertrag Car Policy
- Dienstwagenüberlassungsvertrag
- Leitfaden Fuhrparkanalyse