Fahrtenbuch führen für Grenzgänger: Das müssen Sie wissen

Es kann kompliziert werden, wenn Grenzgängerinnen ein Fahrtenbuch führen. So dürfen in Deutschland zugelassene Dienstwagen nicht dauerhaft im Ausland gefahren werden – die Richtlinien unterscheiden sich in den einzelnen Ländern. Was Sie für Österreich und die Schweiz wissen müssen, haben wir zusammengefasst.

Als GrenzgängerInnen kann es notwendig sein, ein Fahrtenbuch zu führen, um die Fahrten zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsplatz in einem anderen Land nachzuweisen. In diesem Artikel werden die Regelungen für Österreich, Deutschland und Schweiz beleuchtet  –sowie wichtige Punkte, die GrenzgängerInnen bei der Führung eines Fahrtenbuchs beachten sollten. Zuerst einmal zur Definition von GrenzgängerInnen: In der Regel haben sie ihren Wohnsitz in einem EU-Staat, arbeiten jedoch in einem anderen Land. Wichtig dabei: Im Gegensatz zur dauerhaften Entsendung kehren Grenzgänger täglich oder mindestens einmal pro Woche nach Hause zurück. Wenn Fahrzeuge etwa grenzüberschreitend in der Schweiz genutzt, kann sich dies auf Zoll, Mehrwertsteuer oder auch auf die Zulassung auswirken. Das gilt sowohl für die geschäftliche als auch bei privater Nutzung. Wichtig: Firmenwagen müssen in dem Staat zugelassen werden, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat.

Rechtliche Einschätzung zur Umsatzsteuer

Bereits vor gut zwei Jahren hat der Europäische Gerichtshof geurteilt (RS C 288/19), dass der für die Umsatzsteuer maßgebliche Ort der Leistung bei einer unentgeltlichen Kfz-Überlassung an einen Mitarbeiter am Sitz des Unternehmens – also dem Ort des Arbeitgebers – liegt. Ein wichtiger Fakt, wenn deutsche Unternehmen GrenzpendlerInnen ein betriebliches Kfz zur privaten Nutzung überlassen. Denn liegt der Ort der Leistung im Inland, entfällt eine Registrierung im Wohnsitzstaat des Grenzpendlers. Auch die Firmenwagenüberlassung sei nicht entgeltlich, so der Europäische Gerichtshof. Nach Ansicht des EuGH liegt eine entgeltliche Überlassung aber nur dann vor, wenn der Mitarbeiter tatsächlich etwas für das Auto bezahlt (z. B. Gehaltsverzicht oder Zuzahlung).

Fahrtenbuch-Regelungen für GrenzgängerInnen zwischen Österreich und Deutschland

Für GrenzgängerInnen zwischen Österreich und Deutschland ist die Führung eines Fahrtenbuchs notwendig, um die Fahrtkosten als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen zu können. In Deutschland ist das Führen eines Fahrtenbuchs für GrenzgängerInnen keine gesetzliche Pflicht, es kann jedoch für steuerliche Zwecke sinnvoll sein. In Österreich hingegen ist das Führen eines Fahrtenbuchs für GrenzgängerInnen verpflichtend, wenn sie mehr als 60 Tage im Jahr in Österreich arbeiten. Das Fahrtenbuch muss dabei folgende Angaben enthalten:

 

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt
• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Arbeitsstätte(n) mit vollständiger Adresse
• Reiseroute
• Grund der Fahrt (Arbeit)
• Bei privaten Fahrten: Zweck und Ziel der Fahrt sowie Namen und Anschriften der MitfahrerInnen
• Ort des Grenzübertritts eintragen
• Dauer des Aufenthalts im jeweiligen Land dokumentieren
• Für GrenzgängerInnen, die in Österreich arbeiten, müssen zusätzlich die tatsächlich gefahrenen Kilometer auf österreichischem Gebiet dokumentiert werden.

 

In Österreich müssen Sie außerdem beachten, dass für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ein Pauschbetrag von 0,42 Euro pro Kilometer als Werbungskosten abgesetzt werden kann, sofern kein Dienstwagen zur Verfügung steht. Bei Fahrten, die nicht zwischen Wohnung und Arbeitsstätte stattfinden, können alle tatsächlichen Kosten (z.B. Benzin, Reparaturen, Parkgebühren) als Werbungskosten abgesetzt werden.  Das amtliche Kilometergeld kann für maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr steuerfrei ausgezahlt werden.

Wenn Sie Grenzgänger sind – also in einem Land arbeiten, aber in einem angrenzenden Land leben und mindestens einmal pro Woche nach Hause zurückkehren – dürfen Sie Ihren Firmenwagen in Ihrem Wohnsitzland nutzen, ohne ihn dort anmelden zu müssen. Vorausgesetzt, Sie nutzen den Wagen für Fahrten zwischen Arbeitsplatz und Wohnort oder er wird vorwiegend beruflich genutzt.

 

Fahrtenbuch führen für GrenzgängerInnen zwischen der Schweiz und Deutschland

Für GrenzgängerInnen zwischen der Schweiz und Deutschland besteht ebenfalls die Verpflichtung, ein Fahrtenbuch zu führen. Es muss folgende Angaben enthalten:

 

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt
• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Arbeitsstätte(n) mit vollständiger Adresse
• Reiseroute
• Grund der Fahrt (Arbeit)

 

Zusätzlich müssen GrenzgängerInnen, die in der Schweiz arbeiten, in ihrem Fahrtenbuch die zurückgelegten Kilometer in der Schweiz dokumentieren. Bei privaten Fahrten müssen auch hier der Zweck und das Ziel der Fahrt sowie die Namen und Anschriften der MitfahrerInnen angegeben werden. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Eigentümer oder Beschäftigter des Unternehmens sind, solange das Fahrzeug im Namen des Unternehmens gekauft wurde.

Achtung Falle: Mitarbeiter in Deutschland erhält Schweizer Dienstwagen

Schwieriger wird es, wenn Mitarbeiter mit Wohnsitz in Deutschland vom Schweizer Arbeitgeber ein dort verzolltes und angemeldetes Geschäftsfahrzeug bekommen. Zwar kann das Fahrzeug sowohl geschäftlich als auch privat (z.B. Arbeitsweg) genutzt werden. Folgendes gilt in diesem Fall:

 

• Eine weitergehende Privatnutzung setzt voraus, dass Fahrzeuge in der EU zusätzlich verzollt und versteuert werden. Bei Nichtbeachtung dieser Vorschriften drohen Bußgelder, strafrechtliche Konsequenzen und die Beschlagnahmung des Fahrzeugs.

Weitere zu beachtende Aspekte sind:

• Bei Leasingfahrzeugen ist Verzollung mit Leasinggeber abzusprechen
• Arbeitsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Risiken
• Je nach Fall Folgen bezüglich direkter Steuer beim Mitarbeiter

Besteuerung für GrenzgängerInnen

Eine Nichtrückkehr an bis zu 60 Tagen ist unschädlich für das Besteuerungsrecht.

Eine Nichtrückkehr aufgrund der Arbeitsausübung liegt immer dann vor, wenn die Rückkehr an den Wohnsitz aus beruflichen Gründen nicht möglich oder nicht zumutbar ist. Bei Benutzung eines Kraftfahrzeugs ist eine Rückkehr der Mitarbeitenden nach Arbeitsende an den Wohnsitz insbesondere nicht zumutbar, wenn die kürzeste Straßenentfernung für die einfache Wegstrecke über 100 Kilometer beträgt.

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