- Juli 11, 2023
- Lesedauer: 5 Minuten
Das Führen eines Fahrtenbuchs für Taxiunternehmen ist eine Alternative zur 1%-Regelung. Während die 1%-Lösung eine pauschale Berechnung des privaten Nutzungsanteils eines betrieblichen Fahrzeugs darstellt, ermöglicht das Fahrtenbuch eine detaillierte Aufzeichnung aller Fahrten, um den tatsächlichen privaten und betrieblichen Anteil des Fahrzeugs zu ermitteln.
Wenn es um mögliche Steuereinnahmen geht, dann geraten schnell Taxifahrer ins Visier der Finanzämter. Zu groß ist bei einigen die Versuchung, hier zu tricksen – insbesondere bei den Betriebsausgaben wie etwa Kraftstoffkosten. Gegen ungerechtfertigte Steuernachforderungen gibt es nur ein Mittel: eine ordnungsgemäße, detailliert belegte Buchführung. Schummeleien oder Schlamperei kommen hier bei der Betriebsprüfung teuer zu stehen. Eine saubere Dokumentation stellt man am besten mit einem digitalen Fahrtenbuch sicher – wie das von Vimcar. Denn auch Taxifahrer können dazu verpflichtet werden, Fahrtenbuch zu führen.
Anordnung einer Fahrtenbuchauflage
Bei Verfehlungen wie wiederholter Geschwindigkeitsübertretung kann es eine rechtliche Auflage zur Führung eines Fahrtenbuchens geben. Das belegt ein seltener Rechtsbehelf im Verwaltungsprozess, nämlich der sogenannten Anhörungsrüge. Der Bayerischen Verwaltungsgerichtshofs (VGH) hatte sich damit am 16. März 2022 in einem Beschluss mit dem Aktenzeichen 11 CS 22.66 zu befassen. Es ging bei einem anderen Senat dieses VGH darum, dass das Gericht in einem Verfahren um die Anordnung einer Fahrtenbuchauflage ausgeführt hatte, dass es der Taxi-GmbH zumutbar und möglich sei, ein Fahrtenbuch zu führen. Der GmbH-Geschäftsführer habe den jeweiligen Fahrer des betroffenen Taxis einfach damit zu beauftragen.
Dagegen erhob die GmbH eine „Gegenvorstellung“, die das entscheidende Gericht als Anhörungsrüge bewertete, die bei möglicher Verletzung des Rechts auf rechtliches Gehör zum Tragen kommt. Die Rüge selbst wies der VGH als unbegründet ab. Die wiederholt im Verfahren vorgebrachte Behauptung der GmbH, ihr sei es objektiv unmöglich, ein Fahrtenbuch zu führen, sei nicht nachvollziehbar. Das Führen des Fahrtenbuchs an den jeweiligen das Taxi übernehmenden Fahrer zu delegieren, stelle keine verfassungswidrige Nötigung dar, sondern halte sich im Rahmen des Direktionsrechts des Arbeitgebers.
Ermittlung des Privatanteils für betriebliche Taxi-Fahrzeuge
Taxiunternehmer, die Ihre Betriebsfahrzeuge auch privat nutzen, müssen den Anteil der privaten Nutzung ermitteln. Denn nach der allgemeinen Lebenserfahrung besteht ein Anscheinsbeweis dafür, dass betriebliche Fahrzeuge auch privat genutzt werden (BFH, Urteil vom 14.05.1999 – VI B 258/98). Die Behauptung, einen betrieblichen Pkw nicht für Privatfahrten zu nutzen, reicht dem Finanzamt nicht aus, um auf die Besteuerung der privaten Nutzung zu verzichten (BFH, Beschluss vom 29.01.2004 – X B 133/02). Und das kann teuer werden. Liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor, dann wird der private Anteil der Fahrzeugnutzung typisierend vorgenommen.
In diesem Fall wird die Nutzung eines Firmenwagens für private Zwecke mit 1 % des inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer angesetzt: Die bekannte 1-%-Regelung. Dieser Betrag wird dann als Betriebseinnahme erfasst. Wer also solch ein Taxi mit der 1-%-Regelung versteuern will, muss den Bruttolistenpreis für Privatkunden ansetzen. In den meisten Fällen dürfte es dann billiger kommen, wenn man ein Fahrtenbuch führt.
Digitales Fahrtenbuch für Taxis – sicher und einfach
Ein elektronisches Fahrtenbuch für Taxiunternehmen funktioniert fast automatisch und berücksichtigt die folgenden Aspekte:
- Fahrtenbuchführung: Das Fahrtenbuch sollte alle relevanten Informationen zu den Fahrten enthalten. Dazu gehören das Datum, die Uhrzeit, der Start- und Zielpunkt jeder Fahrt, die gefahrenen Kilometer und der Zweck der Fahrt (privat oder betrieblich). Die Einträge sollten detailliert und präzise sein, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.
- Fahrzeugeinsatz: Jedes einzelne Taxi benötigt ein Fahrtenbuch mit eindeutiger Kennzeichnung, um Verwechslungen zu vermeiden.
- Privatnutzung: Alle privat genutzten Fahrten sind im Fahrtenbuch deutlich zu kennzeichnen. Dies umfasst Fahrten zu privaten Terminen, Einkäufen oder anderen privaten Aktivitäten, die nicht mit dem Taxiunternehmen in Verbindung stehen. Die gefahrenen Kilometer und der Zweck der Fahrt sollten klar angegeben werden.
- Betriebliche Fahrten: Betriebliche Fahrten umfassen alle Fahrten, die im Zusammenhang mit dem Taxiunternehmen stehen. Dies können Fahrgäste, Kundenbesuche, Fahrzeugwartungen oder andere geschäftliche Aktivitäten sein. Auch hier sollten die gefahrenen Kilometer und der Zweck der Fahrt genau dokumentiert werden.
- Aufbewahrungspflicht: Das Fahrtenbuch sollte mindestens für einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahrt werden. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und möglichen Prüfungen durch das Finanzamt oder andere Behörden.
Das Fahrtenbuch muss sorgfältig geführt werden, um möglichen Steuerprüfungen standzuhalten. Viele Taxiunternehmen verwenden heutzutage elektronische Fahrtenbuchsysteme, die eine automatisierte Aufzeichnung und Auswertung der Fahrtdaten ermöglichen.
Durch die genaue Führung eines Fahrtenbuchs haben Taxiunternehmen die Möglichkeit, den privaten und betrieblichen Nutzungsanteil ihrer Fahrzeuge korrekt zu ermitteln. Dies kann zu einer gerechteren Besteuerung führen und den administrativen Aufwand reduzieren, der mit der Anwendung der 1%-Lösung verbunden ist.
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Lohnt sich ein Fahrtenbuch für Taxis?
Ob sich für Taxis eine Fahrtenbuchlösung anstelle der 1%-Regelung lohnt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Es ist wichtig, die individuellen Umstände und Bedürfnisse des Taxiunternehmens zu berücksichtigen. Hier sind einige Aspekte zu beachten:
- Fahrtenprofil: Taxis haben typischerweise einen hohen betrieblichen Nutzungsumfang aufgrund des Fahrgeschäfts. Wenn der überwiegende Teil der Fahrzeugnutzung für betriebliche Zwecke erfolgt, könnte die 1%-Regelung einfacher und kostengünstiger sein. Bei einem geringeren betrieblichen Anteil könnten sich jedoch die detaillierten Aufzeichnungen eines Fahrtenbuchs als vorteilhafter erweise.
- Privatnutzung: Wenn die Privatnutzung der Fahrzeuge durch die Unternehmensinhaber oder Mitarbeiter relativ gering ist, könnte die 1%-Lösung einfacher sein. In diesem Fall wäre der pauschale Ansatz möglicherweise angemessener und würde den administrativen Aufwand reduzieren.
- Steuerliche Auswirkungen: Die Wahl zwischen Fahrtenbuch und 1%-Lösung kann sich auf die steuerliche Belastung auswirken. Steuerberater wissen im Zweifelsfall, was zu tun ist.
Vorteile eines digitalen Fahrtenbuchs
Durch die automatische Sicherung aller Daten erleichtert das digitale Fahrtenbuch den Arbeitsalltag, dank dieser Funktion ist das Fahrtenbuch manipulationssicher, die Informationen werden umgehend gesichert. Somit stellt die digitale Version eine gute und sichere Alternative für viele Unternehmen dar. Aber es gibt noch weitere Vorteile der Fahrzeug-Ortung für Taxiunternehmer:
- Schnelle Übersicht über die Aufenthaltsorte der Fahrer
- Neue Aufträge können rasch an Fahrer übermittelt werden, die in der Nähe sind
- Bessere Koordination von Einsätzen (etwa bei Stau oder unvorhersehbaren Umständen)
- Zeitersparnis erhöht die Produktivität
- Einsparung von Spritkosten
- Höhere Effektivität, sprich mehr Fahrten im selben Zeitraum wie zuvor
- Höhere Mitarbeitermotivation
- Diebstahlsicherung
- Geschwindigkeitsaufzeichnung
4 Antworten
So ein Fahrtenbuch hilft bestimmt bei der Planung und bei der Organisation als Taxifahrer. Dadurch wird es auch für die Kunden einfacher sein, ein Taxi zu buchen. Ich bin mir sicher, dass dann auch längere Wartezeiten reduziert werden können. Danke für den Beitrag!
Es ist interessant, wie die Fahrer mit einem Fahrtenbuch den Arbeitsalltag stark erleichtern können. Ich muss zum Beginn der nächsten Woche zu einem wichtigen Gespräch erscheinen. Dafür muss ich mir am besten heute noch bei einer zuverlässigen Taxifirma eine Taxifahrt buchen.
Ich habe erst vor kurzem erfahren, dass so eine 1 % Regelung existiert. Deswegen wollte ich mich weiter zu diesem Thema informieren. Ändert das etwas für Kunden, wenn sie eine Taxifahrt buchen? Danke für den Beitrag!
Bisher wusste ich noch gar nichts über die 1%-Regelung, danke für den informativen Beitrag! Ich muss mir nächste Woche eine Taxifahrt buchen, weil ich nicht selbst fahren darf. Dafür suche ich mir über das Wochenende ein zuverlässiges Taxiunternehmen.