- Juni 19, 2025
- Lesedauer: 3 Minuten
Der Firmenwagen ist poliert, der Tank gefüllt – doch wer bei der Fahrtenbuchführung schlampt, landet schneller beim Finanzamt als auf der Autobahn. Vor allem digitale Fahrtenbücher stehen unter besonderer Beobachtung. Der Grund: Wer ein elektronisches Fahrtenbuch führt, muss beweisen, dass kein Eintrag nachträglich geändert, gelöscht oder kreativ umsortiert wurde. Und genau hier wird es technisch – und steuerlich heikel.
Viele glauben, ein PDF-Ausdruck oder eine Excel-Tabelle mit Datum und Ziel genügt. Die Antwort des Finanzamts: Nein. Eine steuerliche Anerkennung gibt es nur, wenn das Fahrtenbuch manipulationssicher ist. Doch was heißt das genau? Wir erklären, welche Anforderungen ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch erfüllen muss.
Was heißt „manipulationssicheres Fahrtenbuch“?
Ein Fahrtenbuch gilt nur dann als manipulationssicher, wenn es nachweislich nicht nachträglich veränderbar ist – oder wenn jede Änderung lückenlos dokumentiert wird. Klingt einfach, ist aber in der Praxis eine kleine Wissenschaft.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in seinem Schreiben vom 28. November 2019 klare Vorgaben gemacht: Änderungen dürfen nur erfolgen, wenn sie technisch protokolliert sind. Einträge müssen zeitnah, also innerhalb von sieben Tagen, erfolgen. Wer erst in der Mittagspause des Folgemonats seine Dienstreisen nachträgt, hat Pech gehabt.
Auch das handschriftliche Mitschreiben und spätere Eintippen am Laptop – so bequem es scheinen mag – fällt durch das Raster. Für das Finanzamt zählt nur, was technisch unangreifbar ist. Nur wenn Zeitstempel, Benutzerkennung und Änderungsumfang direkt in der Datei einsehbar sind, erfüllt das System die Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch.
Die GoBD: Vorgaben der Finanzverwaltung, die in die Tiefe gehen
Was viele nicht wissen: Grundlage für diese Anforderungen sind die GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Grundsätze gelten nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für das elektronische Fahrtenbuch.
Darin steht: „Unveränderbarkeit“ ist Pflicht. Eine Software muss verhindern, dass der Nutzer Daten nachträglich löschen, verschieben oder überschreiben kann, ohne dass dies dokumentiert wird. Die Unveränderbarkeit im Fahrtenbuch ist also nicht nur eine technische Spielerei, sondern eine steuerliche Voraussetzung.
Gerichte urteilen streng – und eindeutig
Dass das keine graue Theorie ist, zeigen aktuelle Urteile. Der Bundesfinanzhof entschied am 12. Januar 2024 (Az. VI B 37/23), dass elektronische Fahrtenbücher nur anerkannt werden, wenn sie geschlossen geführt werden – sprich: wenn der Nutzer keine Einträge löschen oder ohne Nachweis verändern kann. Systeme, die Einträge erst am Monatsende sperren, seien nicht ausreichend.
Auch das Finanzgericht Düsseldorf (Az. 3 K 1887/22 H(L)) hat 2023 klargestellt: Ein Fahrtenbuch, das zunächst auf Papier geführt und später in ein digitales System übertragen wird, verstößt gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Der Grund: Die zeitliche Nähe und technische Nachvollziehbarkeit fehlen.
Unveränderbarkeit des Fahrtenbuchs: Technische Anforderungen an die Software
Damit Ihr Fahrtenbuch die nächste Betriebsprüfung übersteht, braucht es mehr als nur ein hübsches Interface. Entscheidend sind:
Geschlossene Datenstruktur: Es darf keinen Zugriff auf Rohdaten geben. Nur das System darf schreiben.
Zeitstempel: Jede Fahrt erhält einen automatisierten Zeitstempel, der nachträglich nicht veränderbar ist.
Interne Änderungsprotokolle: Wer etwas ändert, muss mit Namen, Datum und Änderungstyp dokumentiert sein.
Benutzerrollen: Nur Berechtigte dürfen Änderungen vornehmen – und selbst dann wird jeder Klick aufgezeichnet.
Sperrfunktion: Ist eine Fahrt einmal gespeichert, darf sie nicht mehr heimlich gelöscht werden.
Kurz: Die Software muss sich benehmen wie ein guter Steuerberater – sie erinnert sich an alles und vergisst nichts.
Was das Finanzamt nicht akzeptiert – und warum
Nachträgliche Ergänzungen
Fahrten werden zunächst handschriftlich auf Zetteln notiert. Wochen später überträgt der Fahrer alle Einträge gebündelt. Solche Abläufe betrachtet das Finanzamt als nicht zeitnah und unglaubwürdig.Gleichförmige Zeitstempel
Alle Einträge im Monatsblock tragen identische Uhrzeiten. Das lässt auf nachträgliches „Batch“-Einfügen schließen. Ein klarer Ablehnungsgrund.Separate Protokolldateien
Anbieter speichern Änderungslogs extern. Finanzbehörden verwerfen diese Logs, weil sie nicht selbsterklärend mit dem Fahrtenbuch verknüpft sind.Fehlende Benutzerrollen
Wenn jede:r Nutzer:in uneingeschränkten Zugriff hat, fehlt der Nachweis, wer Änderungen vornahm. Solche Systeme scheitern bei jeder Prüfung.
Tipps für Nutzer:innen
Vor dem Kauf prüfen: Nicht jede App hält, was sie verspricht. Prüfen Sie, ob das Fahrtenbuch den GoBD entspricht.
Testen Sie den Änderungsmodus: Versuchen Sie, eine Fahrt zu löschen oder zu verschieben – und schauen Sie, was dokumentiert wird.
Fragen Sie nach einem Prüfmodus: Gibt es eine Exportfunktion für das Finanzamt?
Wissen schadet nicht: Halten Sie Urteile und BMF-Schreiben bereit. So sind Sie auf Rückfragen vorbereitet.
Nutzen Sie klare Kategorien: Dienstfahrt, Privatfahrt, Arbeitsweg – je klarer die Klassifikation, desto weniger Diskussion.
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Quellen:
Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I 2019 S. 1269
Bundesfinanzhof, Beschluss VI B 37/23 vom 12.01.2024
BMF-Schreiben vom 3. März 2022 – IV C 5 – S 2334/21/10004
NWB Datenbank
Bundesministerium der Finanzen
FG Düsseldorf, Urteil 3 K 1887/22 H(L) (24. November 2023)