Spesen bezeichnen die Kosten die ein Arbeitnehmer beispielsweise im Rahmen einer Geschäftsreise hat und die der Arbeitgeber übernehmen muss.
Spesenabrechnung
Teuer ist die Verpflegung unterwegs. Welchen Verpflegungsmehraufwand hat der Arbeitgeber zu erstatten? Welche Spesen werden vom Finanzamt anerkannt? Für Fuhrparkbetreiber und Verantwortliche sind Spesen ein relevanter Posten unter den Betriebsausgaben. Die wichtigsten Informationen über gesetzliche Neuerungen und was es bei der Spesenabrechnung zu beachten gilt, bietet der folgende Überblick.
Als Spesen gelten weitestgehend Kosten für Essen und Unterkunft, die in Ausübung des Berufes während Geschäftsreisen oder Lkw-Fahrten entstehen. Überarbeitete und differenzierte Spesensätze für Auslandsfahrten wurden Januar 2019 vom Bundesministerium für Finanzen länderspezifisch – für mehr als 40 Länder und Landesteile – in Kraft gesetzt. Nach wie vor gelten die beiden Verpflegungspauschalen über acht Stunden und 24 Stunden Abwesenheit in Deutschland und für Geschäftsfahrten ins Ausland. Bei acht bis vierundzwanzig Stunden Unterwegs-sein (Verpflegungspauschale I) gilt nach wie vor die Anrechnung von zwölf Euro und die Pauschale für Übernachtung von nur zwanzig Euro. Bei Abwesenheit von mindestens vierundzwanzig Stunden (Verpflegungspauschale II) gelten weiterhin die vierundzwanzig Euro als erstattungsfähig für Essen und Trinken.
Typische Posten der Abrechnung sind:
- Essen und Trinken in Gaststätten oder Rastplätzen
- Kosten für WC-Benutzung oder Duschräume
- Übernachtungskosten
- Taxifahrten
Bewirtungen, wie Geschäftsessen oder Geschäftspartner einladen, können nicht in dem Bereich Spesenabrechnung geltend gemacht werden, wohl aber können sie unter betriebliche Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden.
Spesen: Welche Kosten kriegen Sie zurück?
Bei einer Dienstreise fallen viele verschiedene Spesen an: Fahrt, Verpflegung, Übernachtung, Nebenkosten usw. Diese können Sie mit Nachweis in der Regel mit dem tatsächlichen Betrag geltend machen und von Ihrem Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen. Haben Sie keinen Beleg, so greifen die sogenannten Pauschbeträge, die sich je nach Kostenart unterscheiden.
1. Die Fahrtkosten
Spesen sind beispielsweise Fahrtkosten. Denn bei einer betrieblich oder beruflich getätigten Reise haben Sie Anspruch darauf, die anfallenden Fahrtkosten abzusetzen bzw. steuerfrei von Ihrem Arbeitgeber zurück erstatten zu lassen. Achten Sie darauf, dass die Handhabung der Kostenrückerstattung in Ihrem Arbeitsvertrag festgelegt ist. Je nach genutztem Verkehrsmittel gilt der tatsächliche Ticketpreis oder die Kilometerpauschale. Nur durch den Nachweis von Belegen können Sie den vollen Ticketpreis zurückerstattet bekommen.
Im Falle der Kilometerpauschale beträgt der Pauschbetrag auf Geschäftsreisen für Hin- und Rückweg 0,30 Euro; bei dem Arbeitsweg handelt es sich um 0,30 Euro für den einfachen Weg. Legen Sie die Strecke nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln, sondern mit Ihrem Firmenwagen zurück, so können Sie die genaue Kilometerzahl einfach mit einem Fahrtenbuch dokumentieren.
2. Die Verpflegungskosten
Spesen Typ Nummer 2: Seit 2014 gibt es zwei verschiedene Verpflegungspauschalen zur Regelung von sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen, das heißt Essensausgaben, die Sie auf Dienstreisen machen. Bei Dienstreisen im deutschen Inland wird zwischen eintägigen und mehrtägigen Reisen mit Übernachtung unterschieden. Bei eintägigen Reisen müssen Sie sich für mehr als acht Stunden außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte befinden, um einen Pauschbetrag von 12 Euro nutzen zu können. Sollten Sie als Außendienstmitarbeiter über keine Tätigkeitsstätte verfügen, gilt jede berufliche Fahrt als Dienstreise. Halten Sie sich länger als acht Stunden am Stück außerhalb Ihres Homeoffice auf, gilt der Verpflegungsmehraufwand.
Bei mehrtägigen Reisen gilt der Betrag von 12 Euro, unabhängig von der tatsächlichen Stundenanzahl, ebenso für An- und Abreisetag. Für alle Tage dazwischen, an denen Sie sich volle 24 Stunden außerhalb Ihrer Tätigkeitsstätte befinden, gelten jeweils 24 Euro.
Im Ausland kommen je nach Land andere Pauschbeträge zur Geltung. Beachten Sie außerdem, dass sich der Pauschbetrag mindert, wenn Sie durch den Arbeitgeber Mahlzeiten erhalten oder dieser Mahlzeiten stellen lässt.
3. Die Unterkunftskosten
Auch Unterkunftskosten sind Spesen und können Sie neben der Verpflegung zusätzlich geltend machen. Hier werden in den meisten Fällen die tatsächlichen Kosten steuerfrei erstattet, ansonsten können im Inland pauschal 20 Euro steuerfrei pro Nacht angesetzt werden – beispielweise bei der Übernachtung bei einem Bekannten oder wenn kein Beleg vorhanden ist.
Sind Sie im Ausland unterwegs, so gelten je nach Land und Region verschiedene Pauschbeträge, die jährlich vom Bundesfinanzministerium aktualisiert werden. Als Beispiel: Der Pauschbetrag liegt pro Übernachtung in Paris bei 135 Euro, in Straßburg jedoch nur bei 89 Euro. Achtung: Unternehmer können keine Pauschbeträge anwenden, das Finanzamt akzeptiert in diesem Fall nur Belege mit Originalbetrag.
Buchen Sie eine Übernachtung mit Frühstück so mindert dies außerdem Ihre Verpflegungspauschale für den betroffenen Tag. Das Taxi zum Hotel und andere weitere Kosten können Sie außerdem als Reisenebenkosten steuerfrei erstatten lassen – vorausgesetzt Sie haben die notwendigen Belege zur Hand.
Bedenken Sie, dass es sich hierbei um Pauschbeträge handelt, also kein direkter Kostennachweis notwendig ist. Dennoch müssen Sie beweisen, dass Sie sich tatsächlich länger als 8 Stunden auf Dienstreise befunden haben. Das können Sie zum Beispiel ganz einfach mit der Führung eines elektronischen Fahrtenbuches.