Arbeitnehmer, die einer auswärtigen Tätigkeit nachgehen, müssen vor Ort oft deutlich mehr für ihre Verpflegung ausgeben, als dies zu Hause der Fall wäre. Um diesen Nachteil auszugleichen, gibt es die Möglichkeit, einen sogenannten Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend zu machen – entweder als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG), oder als Werbungskosten (§ 9 Absatz 4a EStG).

Personen essen an verschiedenen Tischen.
Die Kosten für die Verpflegung auf der Dienstreise können Sie geltend machen.

Verpflegungsmehraufwand: Auswärts essen zum Pauschalbetrag

Ein Verpflegungsmehraufwand kann immer nur dann geltend gemacht werden, wenn er beruflich oder geschäftlich veranlasst ist. Ein Arbeitnehmer muss sich aus beruflichen Gründen außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner sogenannten ersten Tätigkeitsstätte befinden. Ist dies der Fall, gelten unterschiedliche Pauschalbeträge für die Aufwendungen für Essen und Trinken. Individuelle Kosten, zum Beispiel anhand von Restaurantrechnungen, können nicht abgerechnet werden.

Die Pauschalbeträge richten sich nach der Dauer, die ein Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung bzw. ersten Tätigkeitsstätte verbringt. Für eine Dienstreise im Inland gelten seit 2014 folgende Verpflegungspauschalen:

  • Dienstreise mit Übernachtung: jeweils 12 Euro für den An- und Abreisetag sowie 24 Euro für jeden Kalendertag, an dem sich derArbeitnehmer 24 Stunden in auswärtiger Tätigkeit befindet.
  • Dienstreise ohne Übernachtung: 12 Euro für jeden Kalendertag oder jede Nacht, die der Arbeitnehmer über 8 Stunden lang von seiner Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte entfernt verbringt.

Bei Dienstreisen ins Ausland hängt der Verpflegungspauschalbetrag vom Zielland ab. Eine Tabelle mit allen Ländern kann auf der Seite des Bundesfinanzministeriums abgerufen werden. Ist das betreffende Zielland nicht aufgeführt, gelten die gleichen Verpflegungspauschalen wie für Luxemburg. Eine Ausnahme stellen Übersee- und Außengebiete dar. Hier gilt der Verpflegungsaufwand, der auch für das Mutterland angesetzt ist. Bei mehrtägigen Dienstreisen ins Ausland setzt man für den Abreisetag den Inlandspauschalbetrag, für den Rückreisetag den Pauschalbetrag des letzten Tätigkeitsortes an. Für eintägige Reisen ins Ausland ist ebenfalls der letzte Tätigkeitsort für die Bestimmung der Verpflegungskosten heranzuziehen.

Ersetzt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer seinen Verpflegungsmehraufwand, ist der ersetzte Betrag bis zur Höhe des anzusetzenden Pauschalbetrags steuerfrei. Erhält der Arbeitnehmer auf seiner Dienstreise ein oder mehrere Verkostungen durch Dritte (zum Beispiel Frühstück im Hotel), muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden: bei einem erhaltenen Frühstück um 20%, bei einem Mittag- oder Abendessen um 40%.

Neue Regelungen ab Januar 2020

Im Mai 2019 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium einen Gesetzesentwurf, demnach die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwände am 1. Januar 2020 angehoben werden sollen. Geplant sind laut dem Referentenentwurf des Gesetzes zu der steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zu weiteren steuerlichen Vorschriften folgende neuen Pauschalbeträge:

  • 28 Euro statt vormals 24 Euro bei Abwesenheiten von 24 Stunden.
  • 14 Euro statt vormals 12 Euro bei eintägigen Dienstreisen über 8 Stunden sowie für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen.

Vorlage für den Verpflegungsmehraufwand

Nutzen Sie folgende kostenlose Vorlage, um den Verpflegungsmehraufwand zu dokumentieren und zu berechnen. 



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