Als ein Firmenwagen bezeichnet man üblicherweise ein Auto, das der Firmenwagennutzer vorwiegend oder zu mindestens 10 Prozent für betriebliche Zwecke nutzt. Die private Nutzung ist dabei in der Regel nicht ausgeschlossen. Der Firmenwagenfahrer muss die Privatfahrten aber genau dokumentieren und in der Steuererklärung aufführen.
Wann Ihr Auto zum Firmenwagen wird
Egal ob als Unternehmer, Freiberufler oder Angestellter eines Unternehmens – das Führen eines Firmenwagens vereinfacht oft die eigene Mobilität. Damit ist das Fahrzeug für manche nicht aus dem Berufsalltag wegzudenken. So können notwendige Fahrten beispielsweise den Weg zu Messen, Kunden und Geschäftspartnern darstellen. Mit dem Firmenwagen können diese flexibler durchgeführt werden.
Firmenwagen oder Privatvermögen?
Ob man einen Wagen jedoch speziell als Firmenwagen und nicht als Privatvermögen bezeichnet, hängt von den tatsächlich rein geschäftlich durchgeführten Fahrten ab. Die gesetzliche Regelung besagt, dass sobald 50 Prozent der jährlichen Fahrten für dienstliche Zwecke sind, gilt der Wagen automatisch als Betriebsvermögen. Im Vergleich dazu wird bei weniger als 10 Prozent geschäftlichen Fahrten das Auto zum Privatvermögen. Nun stellt sich die Frage, was passiert wenn der Anteil der Fahrten in die 20 bis 50 Prozent fällt. Als Selbstständiger kann man sich nun aussuchen, ob der Wagen als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen oder aber Privatvermögen angegeben wird. Wichtig ist hierbei, dass sich der Nutzer vor der Entscheidung damit auseinandersetzt, welche steuerlichen Vorteile unter beiden Varianten entstehen könnten. Der Firmenwagenfahrer kann bei der Entscheidung zum Betriebsvermögen beispielsweise Kosten steuerlich absetzen. Dafür gelten hier jedoch auch strenge Regeln der Fahrtenaufzeichnung.
Der Unterschied zwischen Arbeitnehmer und Selbstständiger
Während Unternehmer und Selbständige die Möglichkeit haben, sich für die Anschaffung eines Firmenwagens zu entscheiden, steht es Arbeitgebern frei ob sie ihren Mitarbeitern diesen anbieten oder nicht. Stellt der Arbeitgeber einen Dienstwagen, darf er darüber hinaus festlegen, ob der Arbeitnehmer den Wagen auch privat nutzen darf. Außerdem kann er entscheiden, ob Dritte das Fahrzeug mitnutzen dürfen wie beispielsweise Familienangehörige. Darf der Mitarbeiter das Firmenauto nur für betriebliche Fahrten verwenden, spricht man von einem Nutzungsverbot. Dieses sollte der Arbeitgeber ausdrücklich formulieren — beispielsweise in dem Vertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dies ist besonders wichtig um bei dem Finanzamt beweisen zu können, dass der Arbeitnehmer den Wagen nicht für private Fahrten nutzen durfte.
Der Arbeitnehmer wird durch dieses Verbot von der möglichen privaten Nutzung und somit von der damit zusammenhängenden zusätzlichen Versteuerung des Firmenwagens befreit. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass der Wagen nun auch nicht mehr zur Anreise von Wohnsitz zu Geschäftsstelle genutzt werden darf.
Firmenwagen – Wie funktioniert die richtige Versteuerung
Grundsätzlich gilt: Fällt ein Wagen in die Kategorie Betriebsvermögen und darf dieser auch für private Fahrten vom Arbeitnehmer genutzt werden, entsteht ein geldwerter Vorteil. Dieser muss richtig dokumentiert und bei der Steuererklärung angegeben werden muss. Denn der geldwerte Vorteil wird ein Teil des steuerpflichtigen Arbeitslohns und somit zu einem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt. Wichtig: Die gleiche Regel gilt auch für Unternehmen, welche mehrere Firmenwagen, also eine Firmenflotte, unterhalten. Nutzt der Angestellte den Wagen für sowohl geschäftliche als auch private Zwecke, müssen diese Fahrten genau dokumentiert und versteuert werden. Um den geldwerten Vorteil richtig zu versteuern, kann laut gesetzlichen Vorgaben die sogenannte pauschale 1-%-Regelung oder Fahrtenbuchmethode dafür angewandt werden. Der Dienstwagenfahrer oder Arbeitgeber muss zwischen den beiden Methoden wählen. Die richtige Entscheidung zu treffen ist manchmal gar nicht so einfach. Aus diesem Grund lohnt es sich beide Möglichkeiten im Voraus zu berechnen. Eine Hilfestellung bietet hierbei der Firmenwagenrechner.
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Farben und Formen sind keine Grenzen gesetzt
Entscheidet man sich für einen Dienstwagen stellt sich die Frage, welche Marke und Modell es werden soll. Hierbei sind den Möglichkeiten theoretisch keine Grenzen gesetzt. Dennoch sollte sich der Nutzer des Firmenwagens gründliche Gedanken machen, ob das Auto dem praktischen Nutzen der betrieblichen Fahrt gerecht wird.
Eine klassische Marke ist hier Volkswagen, doch auch BMW, Mercedes Benz, Audi, Opel und Ford haben an großer Beliebtheit gewonnen. Oder wie wäre es mit einem schicken SUV? Die ausgewählten Modelle können unterschiedlichste Preiskategorien darstellen und können so manchmal auch das Streben nach einem Statussymbol reflektieren. So sind vor allem auf Führungsebene der 3er und 5er BMW, Audi A6 und die Mercedes E- Klasse gerne gewählte Modelle. Im Vergleich sind beliebte Wagen der Kompakt- und Mittelklasse der Audi A4, die Mercedes C-Klasse, VW Passat und der, auch bei der breiten Bevölkerung beliebte, VW Golf. Doch auch die SUV-Modelle, wie beispielsweise der Volvo XC60 und XC90, erleben eine verstärkte Nachfrage und können sich auf dem Firmenparkplatz blicken lassen.
Im Vergleich hierzu entscheiden sich Klein- und Mittelständische Unternehmen manchmal eher zu den praktischen und kostspieligen Klein- und Kleinstwagen. Diese reichen oftmals für den praktischen Nutzen der betrieblichen Fahrt aus. Die zukunftsorientierten Elektro- und Hybridautos machen bisher jedoch nur einen kleinen Anteil der Firmenwagen aus. Gründe hierfür sind der vergleichsweise hohe Bruttolistenpreis, welcher bei der Versteuerung der privaten Fahrten eine große Auswirkung hat. Darüber hinaus kann die Ansicht aufkommen, dass die Suche nach passenden Ladestationen mühsam und zeitaufreibend sein kann. Hier besteht die Möglichkeit, dass die Nachfrage an Elektro- und Hybridautos sich durch den weiteren Ausbau der Infrastruktur und Systeme in Zukunft ändern könnte. Haben Sie vor demnächst einen Firmenwagen zu kaufen? Nutzen Sie hierfür die Checkliste zum Neuwagenkauf oder Gebrauchtwagenkauf.
Firmenwagen und geldwerter Vorteil
Der geldwerte Vorteil eines Firmenwagens bezieht sich auf den Nutzen, den ein Mitarbeiter aus der privaten Nutzung des Fahrzeugs seines Arbeitgebers zieht. Dieser Vorteil wird steuerlich berücksichtigt und muss vom Arbeitnehmer versteuert werden. Er setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, darunter der Listenpreis des Fahrzeugs, der CO2-Ausstoß und die Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte. Es gibt verschiedene Berechnungsmethoden für den geldwerten Vorteil, die je nach individueller Situation angewendet werden.
Firmenwagenversteuerung
Die Versteuerung eines Firmenwagens erfolgt in der Regel über die 1%-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode. Bei der 1%-Regelung wird monatlich 1% des Listenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert. Alternativ kann ein Fahrtenbuch geführt werden, um die tatsächlichen privaten und beruflichen Fahrten zu dokumentieren und den geldwerten Vorteil genauer zu berechnen. Die Wahl der Versteuerungsmethode hängt von den individuellen Umständen und Präferenzen ab. Häufig lohnt sich ein digitales Fahrtenbuch, das bis zu mehrere Tausend Euro pro Jahr und Wagen Steuer sparen kann.
Private Nutzung von Firmenwagen
Die private Nutzung eines Firmenwagens kann ein attraktiver Zusatznutzen für Arbeitnehmer sein. Allerdings führt dies zur Besteuerung des geldwerten Vorteils. Private Fahrten, wie Einkaufsfahrten, Familienausflüge oder Urlaubsreisen, müssen im Rahmen der Versteuerung erfasst werden. Es ist wichtig, alle Fahrten genau zu dokumentieren, um steuerliche Konsequenzen zu vermeiden.
Leasing von Firmenwagen
Viele Unternehmen entscheiden sich für das Leasing von Firmenwagen, da dies eine flexible Möglichkeit bietet, Fahrzeuge zu nutzen, ohne hohe Anschaffungskosten zu haben. Beim Leasing zahlt der Arbeitgeber monatliche Raten an die Leasinggesellschaft. Die Kosten für das Leasing können in der Regel steuerlich geltend gemacht werden. Nach Ablauf des Leasingvertrags kann das Fahrzeug entweder gekauft oder gegen ein neues Modell ausgetauscht werden.
Kosten für Arbeitgeber vs. Arbeitnehmer
Die Kosten für einen Firmenwagen werden sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer getragen. Der Arbeitgeber übernimmt die Anschaffungskosten, die Leasingraten, die Versicherung und die Wartung des Fahrzeugs. Der Arbeitnehmer trägt die Kosten in Form der Versteuerung des geldwerten Vorteils und eventueller zusätzlicher Ausgaben für Kraftstoff und Reparaturen. Die genaue Verteilung der Kosten hängt von den Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ab.
Alternativen: Fahrrad, ÖPNV oder E-Roller
In Zeiten steigender Umweltbewusstheit und Verkehrsstaus erwägen immer mehr Arbeitnehmer alternative Fortbewegungsmittel. Dazu gehören das Fahrrad, E-Scooter, öffentliche Verkehrsmittel und sogar Homeoffice-Lösungen. Diese Alternativen können nicht nur die Umweltbelastung reduzieren, sondern auch die Kosten für den Arbeitgeber senken. In den meisten Fällen bieten Arbeitgeber sogar Anreize für die Nutzung umweltfreundlicher Verkehrsmittel, um die Mitarbeiter zur nachhaltigen Mobilität zu motivieren. Betriebliche Faktoren, wie die Mitarbeiterzufriedenheit, die Wirtschaftlichkeit und den Verwaltungsaufwand, spielen bei der Entscheidung eine große Rolle. Dabei werden auch flexible Anschaffungsformen für den Pkw, wie beispielsweise das Auto Abo, zunehmend interessant – das sind die Erkenntnisse einer aktuellen Dataforce Studie.
Mehr Flexibilität mit Mobilitätsmix
75 Prozent der befragten Flottenunternehmen mit mehr als 50 Pkw im Bestand gaben in der Studie an, dass sie ihren Mitarbeitern neben einem Dienstwagen auch andere Mobilitätsangebote anbieten. Der Fokus der Studie liegt nicht nur auf den neuen Anschaffungsformen für den Pkw, sondern richtet sich auch auf weitere Mobilitätsalternativen, wie beispielsweise das Dienstrad.
Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass 65 Prozent der Flottenunternehmen grundsätzlich Interesse daran haben, einen Mobilitätsmix in ihrem Unternehmen einzuführen. Fast zwei Drittel der Flottenunternehmen sehen flexible Mobilitätsangebote sogar als einen wichtigen Vorteil auf dem Arbeitsmarkt.
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