Zurück zum Blog
Ressourcenbereich

Fahrzeugverwaltung mit App

Hoang Tam Pham | December 6, 2019

In einem Fuhrpark ist es wichtig, den Überblick über die eingesetzten Fahrzeuge zu behalten. Die Fahrzeugverwaltung per Fuhrpark App ermöglicht den FuhrparkleiterInnen auch von unterwegs den Zugriff auf die Flottenmanagementsoftware. Mithilfe eines Smartphones und einem im Fahrzeug installierten Datenlogger ist das Planen, Steuern, Verwalten und Überwachen der Fahrzeuge außer Haus problemlos möglich. Mit einer Fuhrparkmanagement App werden Kosten und Zeit eingespart und der Gewinn wird optimiert.

Im Artikel erfahren Sie:

  1. Effiziente Fahrzeugverwaltung: Der Artikel beschreibt, wie Fuhrparkleiter durch den Einsatz einer Fahrzeugverwaltungs-App den kompletten Fuhrpark effizient von unterwegs steuern, planen und organisieren können. Dies spart Kosten und Zeit und optimiert den Gewinn.

  2. Funktionen und Vorteile der App: Die App bietet direkten Zugriff auf wichtige Funktionen wie Stammdatenverwaltung, Routendokumentation, Standortübermittlung in Echtzeit und eine Übersicht über Fahrzeugkosten. Sie erleichtert die Verwaltung durch automatische Datenübermittlung und bietet spezielle Smartphone-Funktionen wie GPS und Kamera.

  3. Zukunft der mobilen Fahrzeugverwaltung: Der Artikel betont die wachsende Bedeutung der App-basierten mobilen Fahrzeugverwaltung im Zuge der Digitalisierung. Die App ermöglicht eine flexible und effiziente Verwaltung des Fuhrparks, was besonders wichtig ist, um mit neuen Mobilitätskonzepten wie Carsharing Schritt zu halten.

Fahrzeugverwaltung App: Warum den Fuhrpark per App verwalten?

Die Digitalisierung hat längst in das Fuhrparkmanagement Einzug gehalten und so wird in der Regel der Fahrzeugpool einer Firma mit einer Fuhrparkmanagementsoftware möglichst papierlos verwaltet. Eine moderne Software erlaubt dabei auch die mobile Fahrzeugverwaltung mit App für Smartphone und Tablet. Die FuhrparkleiterInnen können dadurch von unterwegs den kompletten Fuhrpark planen, steuern, verwalten und überwachen. Dadurch ist es anzunehmen, dass die App-basierte mobile Fahrzeugverwaltung in Zukunft noch eine wesentlich größere Rolle spielen wird.

Fahrzeugverwaltung auf dem Smartphone

Mit Fuhrpark App jederzeit einen Überblick

Durch eine Fuhrparkverwaltung mit App lassen sich alle generierten Funktionen der Fahrzeugverwaltungssoftware über das Smartphone flexibel steuern. So haben die FuhrparkleiterInnen direkten Zugriff beispielsweise auf die Stammdatenverwaltung und Routendokumentation und den aktuellen Standort der Fahrzeuge. Auf einen Blick sind die direkten Kosten eines einzelnen Fahrzeugs ersichtlich wie Werkstattkosten, Versicherungs- und Leasingsbeiträge, Tankkosten und Mautgebühren. Auch die Fahrtenbücher werden nicht mehr in Papierform geführt, sondern elektronisch erfasst. Mit einer Fuhrparkverwaltung mit App haben die FahrzeugverwalterInnen von jedem Ort aus einen sofortigen Zugriff auf alle erfassten Daten.

Welche Voraussetzungen benötigt eine mobile Fahrzeugverwaltung mit App?

Sowohl bei Cloud-basierten wie auch bei Server-basierten Lösungen im eigenen Netzwerk sind mobile Zugriffe über eine Fuhrpark App möglich. Allerdings sollte darauf geachtet werden, welche mobilen Betriebssysteme im Unternehmen eingesetzt sind und dass eine Kompatibilität mit der Software besteht. So gibt es eine Fuhrparkverwaltung mit App für das Android- und iOS-Betriebssystem.

Fahrzeugverwaltung

Warum ist es wichtig, dass FuhrparkleiterInnen auch per App die Fahrzeuge verwalten können?

Übersicht, Geschwindigkeit, Leistungsfähigkeit, das sind die Schlagwörter nach denen eine moderne Fahrzeugverwaltung heute funktioniert. Das Flottenmanagement bildet in diesem Sinne keine Ausnahme. Auch hier gilt, Zeit ist Geld. Deshalb gehört zu einer guten Flottenmanagement Software immer auch die passende Fahrzeugverwaltungs-App als Erweiterung für Tablet und Smartphone. Sie ermöglicht es den FuhrparkleiterInnen ihren Fuhrpark jederzeit unter Kontrolle zu haben, egal ob sie 5 oder 500 Fahrzeuge verwalten.

Die Fuhrpark App übermittelt dabei eine ganze Reihe von Daten ganz automatisch, wie beispielsweise den Standort via GPS, Kilometerleistung oder den Tankintervall. Die entsprechenden Informationen werden ohne Zeitverlust übermittelt und gespeichert.

Was muss eine gute Fahrzeugverwaltungs-App können?

Funktionen für die FuhrparkleiterInnen:

  • Direkter Zugriff auf Stammdatenverwaltung
  • Routendokumentation
  • Standortübermittlung in Echtzeit
  • Fahrzeugkosten auf einen Blick ersichtlich
  • Tankkosten und Mautgebühren jederzeit abrufbar
  • Daten stehen jederzeit sofort zur Verfügung
  • Rechtssichere Faktendokumentation

Funktionen für den Fahrer

  • Integriertes Fahrtenbuch - ggf. mit GPS- Unterstützung
  • Integrierte Tankbuch App erleichtert die Abrechnungen
  • Schnelle Auswertung der persönlichen Fahrzeiten
  • Einfache Möglichkeit Fahrzeuge zu reservieren
  • Zugriffskontrolle auf die eigenen Daten
Fahrzeugverwaltung mit App

Vorteile einer Flottenmanagement App

Die Fuhrparkverwaltung mit spezieller Fuhrparksoftware stellt bereits eine große Erleichterung im Flottenmanagement dar. In Verbindung mit einer Fuhrpark App wird die Verwaltung noch effizienter und genauer. Die Vorteile sind dabei leicht zu erkennen. Eine App steht allen Mitarbeitenden ohne großen Aufwand jederzeit zur Verfügung. Die speziellen Smartphone-Funktionen ermöglichen eine Reihe von Features, wie sie früher niemals denkbar gewesen wären.

So zeigt die GPS-Funktion jederzeit den Standort der FahrerInnen an. Die integrierte Tankbuch App hilft Kosten zu sparen und den Kraftstoffverbrauch eines jeden Fahrzeugs und FahrerIn individuell zu kontrollieren. In Verbindung mit der Kamerafunkton werden Schadens- und Unfallberichte vervollständig.

Vorteile der Flottenmanagement App auf einen Blick:

  • Vertrautes Handling - Hardware bringen alle ArbeitnehmerInnen selbst mit
  • Spezielle Smartphone Funktionen wie GPS oder Kamera
  • Direkte Kommunikation via Push- Notifications
  • Schnelle und direkte Datenübermittlung
  • Offline Modus ermöglicht eine Verwendung bei schlechtem Empfang
  • Tankbuch App

Die Fuhrpark-App Funktionen im Detail

Eine App auf dem Smartphone oder Tablet ermöglicht den  FuhrparkleiterInnen Zugriff auf die kompletten Stammdaten der Fahrzeuge. Jedes einzelne Fahrzeug besitzt  eine elektronische Akte, in der unter anderem Werkstattbesuche, Leasing- und Versicherungsverträge erfasst sind. Jederzeit und an jedem Ort stehen den FuhrparkleiterInnen somit alle Informationen zu einem Fahrzeug, dessen Belegung und die aktuellen Kosten zur Verfügung. Ein Buchungssystem vereinfacht die effektive Nutzung der Poolfahrzeuge. Führerscheindaten der FahrerInnen sind  ebenfalls im System hinterlegt und routinemäßige Überprüfungen werden überwacht und gemeldet.

Verwaltung auf dem Smartphone

Fahrzeugortung für die optimale Routendokumentation

Die zurückgelegten Strecken der Poolfahrzeuge werden koordinatengetreu und in Echtzeit erfasst. Sämtliche Bewegungsmuster und Orte, an denen sich das Fahrzeug aufhält, sind somit dokumentiert. Per GPS-Ortung ist bekannt, wo sich ein Fahrzeug aktuell aufhält und die FuhrparkleiterInnen können auf einen Blick sehen, welche MitarbeiterInnen in der Nähe sind und den nächsten Auftrag erledigen können. Ebenso können Arbeitsprozesse optimiert werden, da bekannt ist, wann ein Fahrzeug wieder beladen werden kann. Das Ortungsverfahren stellt mit Sicherheit auch einen guten Diebstahlschutz dar, bei allen Ortungsfragen müssen aber die rechtlichen Bestimmungen des Datenschutzes berücksichtigt werden. Mitarbeiter mit Dienstwagen dürfen beispielsweise generell nicht geortet werden.

Mobile Servicefunktionen mittels App für die FahrerInnen

Eine Fahrzeugverwaltungssoftware stellt auch Funktionen für die Fahrenden zur Verfügung. Einfach und bequem von unterwegs können die FahrerInnen ihr Fahrtenbuch führen (optional mit GPS-Unterstützung), Fahrzeuge reservieren sowie seine persönlichen Fahrtzeiten auswerten. Eine auf ihrem Smartphone installierte Fuhrpark App ermöglicht den Zugang zu der Fahrzeugverwaltungssoftware und garantiert gleichzeitig eine Zugriffskontrolle auf seine persönlichen Daten. Ebenso kann ein Tankbuch per App geführt werden.

Elektonisches Fahrtenbuch zur lückenlosen Erfassung

Da das Fahrtenbuch elektronisch gespeichert wird, entfällt das mühevolle Einsammeln und auswerten. Automatisch werden die Daten des Fahrzeugs durch die bereitgestellte Hardware (Datenlogger) erfasst. Für jede einzelne Fahrt  liegen mit Start- und Zieladressen, Kilometerstände und Datum eine rechtssichere Fahrtendokumentation vor. Der Fuhrparkleiter sieht auf einen Blick alle Fahrtenbücher auf dem Smartphone. Die Fahrer selbst haben über eine App ebenfalls beschränkten mobilen Zugriff auf das Fahrtenbuch und können ihre Fahrten einsehen und kategorisieren.

Spart Zeit und Geld. Und Nerven.

Vimcar Fleet bietet eine Fuhrparksoftware inklusive Apps an. Die FahrerInnen-Apps beinhalten z. B. das elektronische Fahrtenbuch sowie die Fahrzeugbuchung. Mit der Vimcar Fleet App können FuhrparkleiterInnen ganz einfach die Fahrzeuge orten und noch besser koordinieren. Die Fuhrpark App hilft dabei, Einsparmöglichkeiten von Ressourcen zu erkennen, die Fahrzeugauslastung zu optimieren und Kosten einzusparen. Welche weiteren Funktionen die Software enthält und wie sie die Fahrzeugverwaltung erleichtert, erfahren Sie in dieser Broschüre.

Jetzt Broschüre erhalten!

Und Vimcar Fleet Funktionen kennenlernen.

Vimcar Fleet Broschüre

Fahrzeugverwaltung

Als FuhrparkleiterIn geht man einem ganz besonderen und verantwortungsvollen Job nach. Neben dem Einteilen der Fahrzeuge gehören auch die Wartung, das Kostenmanagement und die Gewährleistung der größtmöglichen Effizienz durch die FahrerInnen zum Alltag. Früher wurde die Fahrzeugverwaltung altmodisch, mit Stift, Papier und Karteikarten in die Tat umgesetzt. Moderne Möglichkeiten, welche man heute beispielsweise durch die Vimcar-Fuhrparksoftware hat, gab es vor Jahrzehnten noch gar nicht.

Was alles zur Fahrzeugverwaltung im Fuhrpark gehört

Wer einen Fuhrpark betreibt oder verwaltet, muss jeden Tag viele Aufgaben abdecken. Dazu gehört es, die Autos zu warten, neue Fahrzeuge anzuschaffen und alte Modelle abzuschreiben. Friseure könnten nicht tätig werden, wenn diese keine Scheren hätten. Ohne Autos wäre ein Fuhrparkleiter ebenso arbeitslos. Aus diesem Grund muss er sich um einen ordnungsgemäßen Ablauf und die stetige Funktionalität der Fahrzeuge kümmern.

FuhrparkleiterInnen sind wahre Allround-Talente, denn neben diesen Faktoren müssen Fahrzeuge strategisch im Berufsalltag eingesetzt werden. Mithilfe einer hocheffizienten Fuhrparksoftware kann die Fahrzeugverwaltung delegiert und von den Abläufen her modifiziert werden. Ebenso gehören eine Diebstahlsicherung und die Erfassung der Arbeitszeiten zur Fahrzeugpool Verwaltung mit dazu.

In diesem Zusammenhang werden elektronische Fahrtenbücher verwendet, um zurückgelegte Strecken zu erfassen und diese für die Ewigkeit zu dokumentieren. So können auftretende Ausgaben sowie Kosten nachvollzogen werden, die gerade bei der Steuererklärung eine Rolle spielen. Doch zur Fuhrparkverwaltung gehört noch viel mehr.

Geschultes Personal und Leitungskompetenzen

Damit ein Fuhrpark richtig funktioniert, müssen die FahrerInnen neben dem obligatorischen Vorhandensein des Führerscheins eine Fahrzeugschulung nachweisen. Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als FahrerInnen in der Flotte zu haben, die mit dem Auto als Betriebsmittel nicht umgehen können. Eine betriebsinterne Unterweisung gehört zur Fahrzeugpool Verwaltung ebenso dazu, wie die Regelung von Rechten und Pflichten, welche FahrerInnen mit der Nutzung des Fuhrparks eingehen.

FahrerInnen können nur so gut funktionieren, wie sie geschult wurden. Aus diesem Grund müssen FuhrparkleiterInnen die späteren Fahrer kompetent schulen und auch selbst auf dem neuesten Kenntnisstand bleiben. Die Leitungskompetenzen bestimmen darüber, wie gut FahrerInnen sich in das Flottenmanagement und die damit verbundenen Touren sowie zu erledigenden Aufträgen einfügen. Aus diesem Grund müssen FuhrparkleiterInnen sich selbst stets weiterbilden.

Fahrzeugverwaltung mit App

Welche Informationen per App zugänglich und verwaltbar sein sollten

Bei der Fahrzeugpool Verwaltung kommt es auf verschiedene Faktoren und die zu verwendete Software an. Als FuhrparkleiterIn möchte man auf eine Anwendung zurückgreifen können, welche verschiedene Funktionen anbietet, beispielsweise folgende:

GPS-Ortung:

Den Standort per App lokalisieren zu können, ist sehr sinnvoll. Wo sich das jeweilige Fahrzeug mitsamt FahrerIn zum aktuellen Zeitpunkt befindet, bestimmt darüber, wie effizient diese sind. Zudem kann eine GPS-Ortung in Kombination mit einer App es ermöglichen, dass FuhrparkleiterInnen schnell und unkompliziert Zugriff auf die Vorgänge der Fahrzeugflotte erhalten. Man kann nicht immer im Büro am Computer sitzen, um ein Auge auf den Fuhrpark zu haben. Mobile Lösungen, beispielsweise durch eine App-Anbindung, schaffen hier Abhilfe und ermöglichen es, die Fahrzeugflotte zu lenken.

Digitale Fahrtenbücher:

Es ist sehr wichtig, dass MitarbeiterInnen, welche betriebliche Fahrzeuge im Alltag bewegen, immer nachweisen können, wo und wann sie das Auto genutzt haben. Digitale Fahrtenbücher geben darüber Aufschluss, welche Strecken zurückgelegt und wie viel Treibstoff dafür verwendet wurde. Per App können Fuhrparkleiter die Verwaltungssoftware von Vimcar nutzen und zeit- sowie ortsunabhängig die FahrerInnen delegieren.

fahrzeugverwaltung app kostenlos

Digitale Führerscheinkontrolle:

FuhrparkleiterInnen müssen sich stets vergewissern, dass die Flotte nur durch MitarbeiterInnen bewegt wird, welche einen gültigen Führerschein besitzen. Dieser muss auf das jeweilige Auto ausgelegt sein. Wer einen LKW fahren möchte, muss dafür den entsprechenden Führerschein besitzen. Bei Personenbeförderungen kann ebenso ein Führerschein verlangt werden, der über die normale PKW-Fahrerlaubnis hinausgeht.

Durch beispielsweise Krankheiten oder Unfälle kann es dazu kommen, dass MitarbeiterInnen nicht mehr Führerschein tauglich sind. Mithilfe der digitalen App lässt sich die Fahrtauglichkeit jederzeit nachprüfen. Um diese Faktoren zu gewährleisten und Führerscheine fortlaufend kontrollieren zu können, sollten FuhrparkleiterInnen eine entsprechende App verwenden, welche digital und aktuell ist.

Fazit – Mobile Fahrzeugverwaltung mit App

Die Digitalisierung wird zukünftig noch mehr Einzug in das Fuhrparkmanagement halten. Somit steigen die Anforderungen an die FuhrparkleiterInnen, da neue Mobililätskonzepte wie Carsharing in vielen Unternehmen integriert werden sollen. Diese neuen Trends verlangen Lösungen mit einer hohen Flexibiliät. Eine mobile Fuhrparkverwaltung mittels Fuhrparkmanagement App optimiert Arbeitsprozesse und hilft, dauerhaft die Kosten zu senken.

Folgende Artikel könnten Sie auch interessieren:

FAQ

1. Was sind die Hauptvorteile einer Fahrzeugverwaltungs-App im Fuhrparkmanagement?

Eine Fahrzeugverwaltungs-App ermöglicht es Fuhrparkleitern, den Fuhrpark effizient von unterwegs zu steuern, zu planen und zu organisieren. Sie bietet direkten Zugriff auf wichtige Funktionen wie Stammdatenverwaltung, Routendokumentation und Standortübermittlung in Echtzeit, was zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis führt.

2. Welche Funktionen sollte eine gute Fahrzeugverwaltungs-App bieten?

Eine effektive App sollte Funktionen wie direkten Zugriff auf Stammdaten, Routendokumentation, Echtzeit-Standortübermittlung, Übersicht über Fahrzeugkosten, integriertes Fahrtenbuch und Tankbuch-App bieten. Diese Funktionen erleichtern die tägliche Verwaltung und bieten eine rechtssichere Faktendokumentation.

3. Wie trägt die App zur Optimierung des Flottenmanagements bei?

Die App ermöglicht eine präzise und effiziente Verwaltung des Fuhrparks. Funktionen wie GPS-Ortung und integrierte Tankbuch-Apps helfen, den Kraftstoffverbrauch zu kontrollieren und Kosten zu sparen. Zudem ermöglicht die App eine bessere Koordination der Fahrzeuge und Fahrer, was zu einer optimierten Fahrzeugauslastung führt.

4. Sind mobile Lösungen für Fuhrparkmanagement zukunftssicher?

Ja, mobile Lösungen wie Fuhrparkmanagement-Apps sind zukunftssicher, da sie Flexibilität bieten und sich an neue Mobilitätskonzepte wie Carsharing anpassen lassen. Sie unterstützen Fuhrparkleiter dabei, den wachsenden Anforderungen in einer digitalisierten Welt gerecht zu werden.

5. Welche Rolle spielt die Digitalisierung im Fuhrparkmanagement?

Die Digitalisierung spielt eine entscheidende Rolle im modernen Fuhrparkmanagement. Sie ermöglicht eine effizientere, papierlose Verwaltung des Fuhrparks und bietet innovative Lösungen wie mobile Apps, die den Zugriff auf wichtige Daten und Funktionen von überall ermöglichen, was zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität und Kosteneffizienz führt.

Weiterlesen

Mehr zu Digitalisierung

Blog

Vorteile von digitalen Tools im Fuhrpark

Lesen
00 Min.

Der Einsatz von digitalen Tools im Fuhrpark bietet Vorteile beim Fahrzeugmanagement und hinsichtlich der Nutzung der Fahrzeuge. Zeit und Kosten werden gespart: Durch den Einsatz von digitalen Tools kann die Verwaltung des Fuhrparks automatisiert werden. Darüber hinaus ist stets eine exakte Übersicht über die Nutzungsauslastung und den Zustand der Fahrzeuge in Echtzeit gegeben. 

Digitalisierung im Flottenmanagement

Ein Fuhrpark ist ein wesentlicher Bestandteil vieler Unternehmen, die auf Transport und Logistik angewiesen sind. Die Verwaltung von Fahrzeugen kann jedoch eine aufwändige Aufgabe sein, wenn sie manuell durchgeführt wird. Dies gilt um so mehr, je größer ein Fuhrpark ist. Infolgedessen haben sich Unternehmen zunehmend digitalen Tools zugewandt, um ihre Fuhrparks effizienter zu verwalten.  

1. Deutliche Zeiteinsparung

Bei einem Fuhrpark ab 15 Fahrzeugen brauchen Fuhrparkverantwortliche bereits 7 Stunden pro Schadensfall für die Schadensabwicklung. Bei kleineren Flotten ist der Aufwand geringer, doch führen die FahrzeugverwalterInnen häufig das Fuhrparkmanagement als Nebentätigkeit aus. Eine Flottenmanagement Software automatisiert die manuellen, zeitaufwendigen Prozesse. Das resultiert in mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben wie die Kostenoptimierung. Auch für das Fahrpersonal spart eine Software viel Zeit. Durch z. B. digitale Führerscheinkontrollen müssen die FahrerInnen nicht mehr ins Büro fahren, sondern können diese flexibel vom Handy aus machen. 

2. Rundum Kontrolle

Dank einer Fuhrparksoftware wird ein allumfassender Überblick über die Flotte gegeben. Zettelsammlungen, Aktenordner und umständliche Excel-Dateien werden in einem Tool zusammengefasst sowie automatische Statistiken erstellt. Ist eine Tankkarten-Integration vorhanden, fließen die Tank- und Servicekosten automatisch ein. So ist nicht nur ein optimaler Überblick über viele wichtigen Kennzahlen gewährleistet; auch ein falscher Umgang mit den Fahrzeugen oder Fehlverhalten wie Tankbetrug können aufgedeckt werden.

3. 15 - 20 % Kostenersparnis

Ein weiterer Vorteil digitaler Tools im Fuhrparkmanagement sind Kosteneinsparungen. Durch die Verbesserung der Betriebseffizienz können Unternehmen Kosten einsparen, indem sie beispielsweise die Kraftstoffkosten reduzieren. Aufgrund einer optimierten Routenplanung können Unternehmen die Anzahl der gefahrenen Kilometer reduzieren und somit Kraftstoffkosten einsparen. Aber auch Wartungskosten können Fuhrparkverantwortliche so reduzieren. Durch die automatisierte Wartungsplanung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Fahrzeuge in gutem Zustand gehalten werden und teure Reparaturen vermieden werden. Eine Fuhrparksoftware gibt einen Gesamtüberblick über die Kosten pro Fahrzeug sowie im gesamten Fuhrpark. Automatisch erstellte Statistiken analysieren Kostenausreißer.

4. Verbesserung der Betriebseffizienz

Durch den Einsatz von digitalen Tools im Fuhrparkmanagement können Unternehmen die Betriebseffizienz erheblich verbessern. . Zum einen kann die Routenplanung optimiert werden. Digitale Tools helfen FuhrparkleiterInnen dabei, optimale Routen für die Fahrzeuge im Fuhrpark zu planen. Dadurch können Unternehmen Arbeitszeit und Kraftstoffkosten sparen. Darüber hinaus automatisieren digitale Tools Prozesse wie z.B. die Wartungsplanung, Fahrzeugverfolgung oder Berichterstellung. Somit kann es zu einer Zeitersparnis von bis zu 25% und deutlichen Reduzierung des Arbeitsaufwands kommen, wenn man diese mit der Durchführung von manuellen Prozessen vergleicht. Darüber hinaus ermöglichen digitale Tools eine sehr gute Echtzeitauswertung und damit Übersichtlichkeit. Das bezieht sich auf Fahrzeugstandorte, Lieferungen und andere wichtige Fahrzeugdaten. Dies hilft Unternehmen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Engpässe zu vermeiden.

5. Optimierung der Sicherheit

Sicherheit ist ein wichtiger Faktor im Fuhrpark. Durch den Einsatz digitaler Tools können Unternehmen die Sicherheit des Personals und der Fahrzeuge verbessern. Digitale Tools ermöglichen eine Überwachung der Fahrzeuge und Fahrpersonal. So können Daten zur Fahrweise gesammelt und professionell analysiert werden. Unsicheres Fahrverhalten von Personal kann in effizienten Schulungen verbessert werden. Digitale Tools bieten auch sinnvolle Echtzeit-Warnungen bei auffälligen Verhaltensweisen von Fahrzeugen. Das Sammeln von Daten durch digitale Tools hilft bei Unfallanalysen. Aufgezeichnete Daten zu Geschwindigkeiten und zum Bremsverhalten bringen häufig Klarheit in Sachverhalte. 

GPS Tracking System

6. Erhöhung der Kundenbindung

Digitale Tools können auch dazu beitragen, die Bendinung zur Kundschaft zu erhöhen. Mit Echtzeit-Updates zu Lieferungen kann die Kundschaft genau verfolgen, wann ihre Lieferungen ankommen werden. Das ermöglicht eine bessere Planung und führt zu einer höheren Zufriedenheit. Generell verbessert sich die Effizienz von Lieferungen, weil sie schneller und zuverlässiger ausgeführt werden können, sobald digitale Tools im Fuhrparkmanagement genutzt werden.  

7. Vereinfachte Auftragsverteilung und Abwicklung

Digitale Tools können dabei helfen, Aufträge schnell und effizient an die richtigen Fahrzeuge und das zuständige Personal zu verteilen. Darüber hinaus können FuhrparkleiterInnen Nachweise für die Kundschaft über digitale Tools leicht und effizient erstellen. So können Unterschriften oder Quittungen digital erfasst, abgelegt und damit gespeichert werden. Darüber hinaus erleichtern digitale Tools auch die Führung von Fahrtenbüchern. Digitale Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt und bieten eine einfache Möglichkeit, die gefahrenen Kilometer zu protokollieren und zu dokumentieren. Hierdurch können Rückzahlungen an das Finanzamt vermieden werden. 

Arten von digitalen Tools

Es gibt verschiedene digitale Tools, die im Fuhrpark eingesetzt werden können. Eine ganzheitliche Fuhrparksoftware kann alle Aspekte des Fuhrparkmanagements komplett abdecken. Das bezieht auch die Beschaffung, das Kostenmanagement, die Wartung und die Reparatur von Fahrzeugen mit ein. Weiterhin gibt es einzelne Tools, wie beispielsweise die digitale Führerscheinkontrolle. Damit können Fuhrparkverantwortliche sehr leicht die Gültigkeit der Führerscheine des Personals überprüfen. So ist immer sichergestellt, dass die notwendigen Qualifikationen vorliegen, ohne eine aufwändige manuelle Prüfung durchführen zu müssen. Tools mit GPS Tracking ermöglichen es, die Standorte und Bewegungen der Fahrzeuge in Echtzeit zu verfolgen und zu überwachen. Hierdurch wird die Einsatzplanung der Fahrzeuge gesteuert und überwacht. Eine spezielle Schadensmanagement Software kann genutzt werden, um Schäden an Fahrzeugen effizient zu dokumentieren und zu verwalten. Im Prinzip können alle Teilprozesse des Fuhrparkmanagements digitalisiert werden, von der UVV bis hin zur Beschaffung und Verwaltung der Kosten. Der Anbieter Vimcar hat die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet, die aus verschiedenen Paketen und Funktionen besteht. KundInnen können aus den Funktionen auswählen, die sie wirklich nutzen wollen. Der Vorteil: Es entstehen keine Extrakosten für ungenutzte Funktionen. KundInnen können beispielsweise aus GPS-gestützten Funktionen (Fleet Geo), dem digitalen Fahrtenbuch (Fleet Fahrtenbuch) oder der allgemeinen Fuhrparkverwaltungssoftware (Fleet Admin) auswählen. 

So klappt die Umsetzung

Person nutzt Fuhrpark-Tool am PC

Der Einsatz eines digitalen Tools im Fuhrpark kann auf verschiedene Weise erfolgen. Zum Beispiel kann das Fuhrparkmanagement eine spezielle Software oder Fuhrparkmanagement App verwenden, um auf die Daten zuzugreifen. Außerdem können GPS-Tracking-Systeme in den Fahrzeugen installiert werden, um ihre Standorte in Echtzeit zu verfolgen und Fahrtenbücher zu aktualisieren. Auch das Personal kann mobile Apps verwenden, um Informationen über Aufträge, Kunden und Routen abzurufen. Das Personal profitiert ebenfalls vom Einsatz digitaler Tools im Fuhrpark. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Erleichterung von Aufgaben kann sich das Personal auf die eigentliche Arbeit konzentrieren und ist flexibler in der Arbeitsweise. Zum Beispiel können digitale Fahrtenbücher verwendet werden, um Fahrten zu protokollieren, anstatt manuell Kilometerstände zu notieren. Das Fuhrparkmanagement erhält einen besseren Echtzeit-Überblick und kann datenbasierte Maßnahmen treffen. 

Jetzt Rückruf vereinbaren!

Und Einblick in die Fuhrparksoftware Vimcar Fleet erhalten.

Die Vorteile

  • Unverbindlichen Einblick in die Vimcar Fleet Software
  • Optimierungspotenziale im Fuhrpark werden aufgedeckt
  • Zeit für alle Ihre Fragen 
  • Flexible Terminbuchung
  • Kurzer Termin mit unseren Fuhrpark-ExpertInnenn
  • Unverbindlich & kostenlos
  Rückruf vereinbaren Boxenstopp Team

Fazit

Digitale Tools im Fuhrparkmanagement bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie verbesserte Betriebseffizienz, Kosteneinsparungen, erhöhte Sicherheit und eine Bindung an die Kundschaft. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Sammlung von Echtzeitdaten können Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren und ihre Fuhrparks effektiver und effizienter verwalten. Der Einsatz von digitalen Tools im Fuhrparkmanagement wird voraussichtlich in Zukunft noch weiter zunehmen, da Unternehmen verstärkt auf Technologie setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Mehr zur Digitalisierung im Fuhrpark

Blog

Vorteile der digitalen Führerscheinkontrolle

Lesen
00 Min.

Eine digitale Führerscheinkontrolle bietet viele Vorteile. Die wichtigsten: Sie ist rechtskonform, schützt vor Geld- und Haftstrafen.  Fuhrparkverantwortliche haben mehr Zeit für wesentliche Aufgaben.

Sie ist eine wiederkehrende leidige Pflicht, doch gleichzeitig immens wichtig: die regelmäßige Führerscheinkontrolle im Fuhrpark. Gerade in den Zeiten, wo sich ein Großteil der MitarbeiterInnen im Homeoffice befindet, wird es schwieriger, diesen Pflichten als verantwortlich Tragende nachzukommen. Eine manuelle Kontrolle ist zeitaufwendig und AußendienstmitarbeiterInnen sind oft nur unregelmäßig am Firmensitz anzutreffen. Was ist also die Lösung? Eine elektronische bzw. digitale Führerscheinkontrolle! Die Prüfung der Fahrerlaubnis kann man so jederzeit und standortunabhängig per App oder 1200 Prüfstationen an Tankstellen durchführen. Vimcar Fleet bietet diesen unkomplizierten Service.

Digitale Führerscheinkontrolle - schnell, sicher, standortunabhängig

Zur Pflicht von Verantwortlichen des Fuhrparks gehört die regelmäßige Führerscheinkontrolle aller MitarbeiterInnen (§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG). Denn Unternehmen und Fuhrparkverantwortliche haften dafür, dass die FahrerInnen von Firmenfahrzeugen einen gültigen Führerschein besitzen und die Kontrollen rechtssicher durchgeführt und dokumentiert werden. Nur durch die Einsicht der Originaldokumente vermeiden FuhrparkleiterInnen strafrechtliche Konsequenzen. Dank der digitalen Führerscheinkontrolle per App für Mitarbeitende im Unternehmen wickelt man die Überprüfung der Führerscheine bei Nutzung von Firmenwagen mühelos digital ab. Moderne digitale Lösungen senken den Kontroll- und Dokumentationsaufwand und erinnern ganz automatisch an ausstehende Führerscheinprüfungen. Das wiederum führt zu Kosten- und Zeitersparnis sowie der rechtlichen Absicherung im Schadensfall. Die rechtssichere, lückenlose und TÜV-geprüfte Dokumentation von Vimcar Fleet sichert die FahrzeughalterInnen gegen die mögliche Haftung ab

Zweimal im Jahr Führerscheinkontrolle

Die Arbeitgebenden sind verpflichtet, die Führerscheine sämtlicher FahrerInnen zu kontrollieren – und zwar per manueller oder elektronischer Führerscheinkontrolle. Eine zweimalige Führerscheinkontrolle pro Jahr ist laut Gesetz ausreichend. Den Aufwand darf man dennoch nicht unterschätzen. Besonders dann, wenn keine digitale Lösung im Einsatz ist. Zudem sollte die erste Kontrolle noch vor der erstmaligen Fahrzeugübergabe stattfinden. Bei vergessener oder verzögerter Führerscheinkontrolle drohen Bußgelder bis hin zu Freiheitsstrafen. Daher ist es sinnvoll, die elektronische Führerscheinkontrolle zu nutzen, um die Kontrollen schnell und einfach umzusetzen und Strafen im Vorfeld zu verhindern

Bußgeld

Digitale Führerscheinkontrolle – so geht’s

Die neuesten Technologien zur Führerscheinkontrolle funktionieren mittels RFID-Chips, Barcodes sowie QR-Codes. Zusätzlich gibt es smartphone-basierte Lösungen oder Videotelefonie. Grundsätzlich wird bei der Prüfung zwischen selektiver Mustererkennung durch eine App, Fotokontrolle durch FuhrparkleiterInnen und einer ganzheitlichen Lösung via Smartphone-App unterschieden. Vimcar Fleet bietet in Kooperation mit Avrios eine digitale Führerscheinkontrolle an. Die elektronische Führerscheinkontrolle kann per Fahrer-App direkt an die Fuhrparkleitung zur Kontrolle übrmittelt werden.

Große Zeitersparnis, wenig Organisation

Durch die digitalen Führerscheinkontrollen geht Verantwortlichen nichts mehr durch die Lappen. Fahrende übernehmen die elektronische Führerscheinkontrolle selbst und erhalten automatisierte Erinnerungen an Kontrollfristen. Die Fuhrparkverantwortlichen müssen erst im Eskalationsfall nach mehrfachem Versäumnis aktiv werden. Für alle NutzerInnen können bei Vimcar Fleet Daten zum Führerschein, Kontrollintervall und -weise (App, Siegel oder manuell), Erinnerungsform (E-Mail oder SMS) und Kontrollperson hinterlegt werden. Alle rechtlich relevanten Informationen werden damit individuell für alle NutzerInnen hinterlegt. Mit diesen Lösungen sparen Sie jährlich gut 52 Minuten pro fahrende Person. Gerade für mittlere oder größere Unternehmen kommt dabei zusammen eine beträchtliche Zeitersparnis heraus. Zusätzlich haben Furhrparkverantwortliche die Möglichkeit, die Fahrerlaubnisklassen der Führerscheine zu erfassen und zu überwachen. Dabei ist der organisatorische Aufwand mit der digitalen Führerscheinkontrolle minimal und die Durchführung erfolgt in nur wenigen, selbsterklärenden Schritten.

Zettelwirtschaft ade – dank digitaler und nachhaltiger Führerscheinkontrolle

Zettelwirtschaft

Eine der nervigsten Dinge bei der manuellen Kontrolle der Führerscheine ist die lästige Zettelwirtschaft. Für die Dokumentation der Führerscheinkontrollen gibt es meist viel Papierkram zu erledigen. Das entfällt bei der digitalen Führerscheinkontrolle, macht die Fuhrparkverwaltung einfacher, übersichtlicher und spart Platz sowie Zeit. Die umweltbelastende Papierdokumentation wird durch nachhaltige digitale Lösungen ersetzt. Das gilt im Übrigen auch für alle weiteren Bereiche. Moderne Systeme übernehmen neben der Führerscheinkontrolle weitere Compliance-Lösungen. Dazu zählen etwa die Durchführung der Fahrerunterweisung oder die Dokumentenverwaltung zur Fahrzeugprüfung. Beides Pflichten, die sich durch die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung ergeben.

Digitale Führerscheinkontrolle: Vor- und Nachteile auf einen Blick

Fangen wir mal mit den Nachteilen an, weil diese Liste eigentlich nur einen Punkt enthält.

Prinzipiell gilt: Bei ganz kleinen Fuhrparks lässt sich die Führerscheinkontrolle auch manuell durchführen. Hier ist der Aufwand für Verantwortliche des Fuhrparks sehr gering. Wer dennoch auf eine digitale Lösung vertraut, sollte darauf achten, dass es rechts- und manipulationssichere Angebote sind. Nicht alle AnbieterInnen können das garantieren.

Die Vorteile einer digitalen Lösung überwiegen jedoch eindeutig:

  • Die lästige Terminkoordination entfällt
  • Immer volle Transparenz und Kontrolle
  • Nachhaltigkeit und immense Zeitersparnis
  • Eine Kontrolle über das Smartphone oder andere Systeme ist stets möglich. Je nach AnbieterIn mit nachgelagertem, mehrstufigem Prüfverfahren
  • Volle automatische Dokumentation und Rechtssicherheit je nach AnbieterIn
  • Erinnerung der FahrerInnen per E-Mail und/ oder SMS an die Führerscheinkontrolle. Automatische und ohne jeglichen Aufwand
  • Selbsterklärende Verwaltungssoftware für FuhrparkleiterInnen je nach AnbieterInnen, einfache und schnelle Durchführung für Fahrende
  • Individuell zugeschnittene Lösungen für zentrale und dezentrale Fuhrparks
  • Die Führerscheinkontrolle lässt sich mit anderen Lösungen, wie etwa die Fahrerunterweisung, verknüpfen. Der Vorteil: so bleibt alles übersichtlich in einem System hat. AnbieterInnen offerieren hier verschiedene Möglichkeiten

Digital, einfach sicher - Führerscheinkontrolle mit Avrios

Avrios Fuhrparksoftware

Die digitale Führerscheinkontrolle mit Avrios bietet für Fuhrparks eine innovative und effiziente Lösung. Durch die Digitalisierung dieses wichtigen Prozesses ermöglicht Avrios es Fahrern, ihre Führerscheindaten einfach und jederzeit von überall zu übermitteln. Dieser Ansatz spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Kontrollen, da Fehler, die bei manuellen Überprüfungen auftreten können, eliminiert werden. Für Fuhrparkmanager bedeutet dies eine erhebliche Vereinfachung des Verwaltungsaufwands. Zudem trägt die digitale Führerscheinkontrolle zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben bei und minimiert Haftungsrisiken. Insgesamt verbessert Avrios dadurch die Compliance, Effizienz und Sicherheit im Fuhrparkmanagement, was es zu einem unverzichtbaren Tool für moderne Unternehmen macht.

Jetzt Avrios Produktdemo erhalten.

Und mehr zur Fuhrparksoftware erfahren.

Fazit

Ob nun digitale oder manuelle Führerscheinprüfung: Die gesetzlichen Vorgaben zur Halterhaftung verpflichten ArbeitgeberInnen dazu, die Führerscheinkontrolle ihrer Dienstwagenfahrer mindestens zwei Mal im Jahr erfolgen durchzuführen. Manuelle Kontrollen sind zeitintensiv, weil Mitarbeitende persönlich bei ArbeitgeberInnen oder FuhrparkmanagerInnen erscheinen müssen. Das verursacht zusätzliche Kosten. Abhilfe schaffen elektronische Lösungen. Sie bieten neben einem automatisierten Termin- und Erinnerungsmanagement verschiedene Kontrollmethoden an, die eine ortsunabhängige Führerscheinkontrolle ermöglichen und individuell auf jeden Fuhrpark zugeschnitten sind.

Weitere Artikel Zum Thema Verwaltung

Blog

VIMCAR Fuhrparkmanagement – alles aus einer Hand.

Lesen
00 Min.

Kennen Sie VIMCAR? VIMCAR ist führender Anbieter von Flottenmanagement-Softwarelösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei legen wir größten Wert darauf, dass alle Anwendungen leicht und nutzerfreundlich einzusetzen sind. Damit der Fuhrparkalltag für alle ein wenig einfacher wird. Den VIMCAR Boxenstopp haben wir als Lernplattform für Fuhrparkwissen ins Leben gerufen – weil wir wissen, wie aufwändig und komplex ein Fuhrpark und seine Verwaltung sein können. Das Team hinter dem Boxenstopp und das VIMCAR Serviceteam helfen Ihnen bei Fragen gerne weiter.

Die Besonderheiten

“Ich hatte schon beim Lesen des Angebots ein gutes Gefühl. Das hat sich bei der telefonischen Beratung bestätigt: freundlich, kompetent, aber nie aufdringlich. Das mochte ich.“

Sadiq Silgir, Geschäftsführer bei Haferkampf Gerüstbau GmbH & Co. KG

Kein Fuhrpark ist wie der andere. Jedes Fuhrparkmanagement stellt darum ganz individuelle Anforderungen an Prozesse und die eingesetzte Software. Die VIMCAR Fuhrparksoftware wird darum nach eingehender Beratung aus verschiedenen Modulen individuell für Sie zusammengestellt. 

Fleet Geo – in Echtzeit die richtigen Entscheidungen treffen.

“Der Kosten-Nutzen-Faktor hat mich überzeugt. Wir hatten schon mal ein ähnliches System eines Wettbewerbers im Einsatz, sparen im Vergleich damit jetzt aber fast 50 Prozent der vorher notwendigen Kosten.“

Sven Kirchner, Geschäftsführer Aircargo & Transport GmbH

VIMCAR Fleet Geo ermöglicht Ihnen dank GPS-Ortung in Echtzeit den perfekten Überblick. Reagieren Sie auf spontane Kundenanfragen und optimieren Sie Touren.

  • GPS-Ortung in Echtzeit
  • alle Fahrerinnen, Fahrer und Fahrzeuge auf einer Karte
  • transparente Übersicht über alle Touren
  • minimieren Sie Leerlaufzeiten und reduzieren Sie Kraftstoffkosten
Fleet Geo

Fleet Fahrtenbuch – ganz ohne Schreiben.

Die Investition in VIMCAR ist uns wichtig. Mit handschriftlichen Fahrtenbüchern hatten wir immer wieder Nachzahlungen.

Arthur Amend, Geschäftsführer, SECAL Amend Sicherheitstechnik GmbH

Das digitale Fahrtenbuch von VIMCAR zeichnet alle Fahrten automatisch auf – inklusive Kilometerständen, Start- und Zieladressen. Mit nur einem Klick ist die Fahrt kategorisiert und das Fahrtenbuch rechtssicher geführt. Das funktioniert in jedem modernen Fahrzeug. Die Daten sind für Sie jederzeit in der mobilen oder der Browser-App einsehbar.

  • Fahrzeugverwaltung für alle Dienst- und Poolfahrzeuge
  • lückenlose Fahrtenbuchführung, keine fehlenden Kilometer mehr
  • bis zu 75% geringerer Zeitaufwand der Fahrtenbuchführung
  • Kostenreduktion durch Ausschluss unsachgemäßer Nutzung, keine verschleierten Privatfahrten mehr
Fahrtenbuch Vimcar

Avrios - unser Partner bei administrativen Aufgaben.

Avrios ist einfach und übersichtlich aufgebaut . Wir haben jetzt den vollständigen Überblick über die Flotte. Wir können uns gezielt Daten zu Fahrzeugen und Fahrern ansehen und auf dieser Basis Entscheidungen treffen. Analysen und Reportings helfen bei der Kostenkontrolle.

Manuel Nusser, Strategischer Einkäufer Fuhrpark, DB Schenker
Avrios Fuhrparksoftware

Gemeinsam mit unsem Partner Avrios bieten wir eine umfassende Plattform zur Optimierung und Kontrolle Ihres Fuhrparks. Digitalisieren Sie Ihre Fuhrparkdaten einfach und automatisieren einst lästige Prozesse. Von Schadenmanagement über Führerscheinkontrollen bis hin zu Kostenanalysen. 

 

  • Automatisierte Erfassung und Verwaltung von Fuhrparkdaten 
  • Effiziente Verwaltung von Prozessen wie Leasing, Versicherung und Wartung
  • Umfassendes Management von Fahrzeugschäden.
  • Unterstützung bei der Einhaltung rechtlicher Vorschrifte wie die Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung 
  • Detaillierte Berichte und Analysen zur Optimierung der Fuhrparkleistung.
  • Hilft bei der Reduzierung von Betriebs- und Wartungskosten.

Mehr zum digitalen Fuhrparkmanagement