Alle getätigten Fahrten, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen sind und die einen privaten Charakter haben, sind Privatfahrten. Dazu zählen beispielsweise Fahrten zum Einkaufen, zu Freunden und Verwandten oder zum Sport. Sie müssen die Privatfahrt im Fahrtenbuch unbedingt als solche kennzeichnen.

Die Privatfahrt – Alle Fakten auf einen Blick

Privatfahrten stellen alle Fahrten dar, die Fahrer aus persönlichen Gründen zurücklegen und deswegen nicht in Zusammenhang mit betrieblichen Zwecken bringen kann. Somit ist die kurze Fahrt zum Supermarkt, der zweiwöchige Urlaub nach Frankreich oder das Absetzen der Kinder an der Schule immer eine private Fahrt. Diese müssen Sie nach Vorgaben des Finanzamtes dokumentieren. Außerdem ist die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte eine Privatfahrt. Diese ist jedoch gesondert anzugeben und zu versteuern.

Warum müssen Sie Privatfahrten anders versteueren?

Wer einen Firmenwagen auch privat nutzen möchte und darf, muss alle Fahrten dokumentieren und als Betriebs-, Privatfahrt oder Arbeitsweg unterscheiden. Die private Nutzung des Autos muss richtig nachgewiesen werden, da diese einen geldwerten Vorteil darstellt und zu dem versteuerungspflichtigen Arbeitslohn gehört. Es ist jedoch möglich, die private Nutzung im Rahmen des Arbeitsvertrags zu untersagen. Demnach darf der Arbeitnehmer den Dienstwagen nur für betriebliche Fahrten nutzen.

In solch einem Fall können keine Privatfahrten vorliegen – Es entsteht also kein geldwerter Vorteil und die höhere Steuerlast entfällt. Doch Vorsicht ist geboten: Das Finanzamt geht grundsätzlich davon aus, dass Fahrer Wagen auch privat nutzen. Deswegen sollte ein Nutzungsverbot immer schriftlich nachweisbar sein, wie beispielsweise in einem Dienstwagenüberlassungsvertrag. Die hier festgelegten Konditionen müssen die private Nutzung klar definieren und verhindern. Ein Beispiel ist, dass das der Angestellte das Fahrzeug auf dem Firmenparkplatz nach der Arbeitszeit und über das Wochenende abstellen muss.

Hinweis: Wer den Wagen wenig privat nutzt, sollte das Führen eines Fahrtenbuchs erwägen, da so ein mögliche Steuerersparnis entstehen kann. Um diese im Voraus bereits zu bestätigen, empfiehlt sich die Berechnung mit dem Dienstwagenrechner. Wem die handschriftliche Aufzeichnung des Fahrtenbuchs zu umständlich ist kann sich auch für eine ein elektronisches Fahrtenbuch entscheiden.

Sonderfall: Selbständig neben Festanstellung

Ein Sonderfall entsteht, wenn Sie in einer Festanstellung arbeiten und gleichzeitig einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen. Haben Sie von Ihrem Arbeitgeber einen Dienstwagen gestellt bekommen, müssen Sie alle Fahrten zum Zwecke der selbstständigen Tätigkeit als Privatfahrten deklarieren. Grund hierfür ist, dass diese Fahrten nicht zum dienstlichen Zwecke des Fahrzeughalters stattgefunden haben. Wenn Sie die Fahrten jedoch für Ihre selbstständige Tätigkeit geltend machen wollen, sollten Sie das als Bemerkung zu der Privatfahrt hinzuschreiben.
Nutzen Sie beispielsweise ein elektronisches Fahrtenbuch, können Sie in dem Bemerkungsfeld der Privatfahrten den Hinweis vermerken. Oder Sie legen ein zweites Fahrtenbuch in der App an und führen dieses aus Sicht Ihrer selbstständigen Tätigkeit. Sie können dann die angesprochenen Fahrten betrieblich zuordnen.

Damit Sie keine Fahrten mehr falsch kategorisieren, gibt es den Ratgeber zur Fahrtenkategorisierung. Der Ratgeber erklärt Ihnen, was eine Privatsfahrt, ein Arbeitsweg, eine Betriebsfahrt und eine Mischfahrt sind.