- Oktober 27, 2019
- Lesedauer: 3 Minuten
Sie möchten Ihren Fuhrpark effizienter managen und vor allem Zeit sparen? Dann hilft Ihnen eine entsprechende Software weiter. Erfahren Sie mehr über Lokal- und Cloud-Lösungen.
So verschieden wie die Flotten von Unternehmen sein können, so sehr unterscheiden sich auch Software-Formen, die den Fuhrparkleitern dabei helfen sollen, die tägliche Last des Managements zu stemmen. Ein gravierender Unterschied ist die Datensicherheit. Informationen über Fahrzeuge, Fahrer, Verträge — wer möchte schon, dass die teils mühsam gesammelte und aufbereitete Vielzahl an Daten im Fuhrpark schnell wieder weg ist? Oder gar sensible Fakten publik werden? Aus diesem Grund ist Datenschutz ein wichtiger Punkt, den jede Flottenmanagement-Software einbinden sollte.
Im aktuellen Markt sind sowohl lokale als auch webbasierte Systeme mit zusätzlicher Cloud vertreten.
Lokal: Der erste Schritt weg von Excel
Manchmal reicht auch simpel. Je nach Größe Ihres Fuhrparks kann es von Vorteil sein, sich nicht von komplizierten Features beeindrucken zu lassen, die im Endeffekt mehr Arbeit mit sich bringen als sie erleichtern sollen. Lokale Lösungen für das Flottenmanagement eignen sich meist für kleinere Unternehmen, die einen ersten Schritt tun und Ordnung in das Excel-Tabellen-Chaos bringen wollen. Die lokalen Software-Angebote funktionieren meist mit einem simplen relationalen Datenbanksystem. Das bedeutet: Sie spielen die gekaufte Software auf Ihren Computer auf und können Ihre Daten dort dann in Tabellen anlegen, auswerten und vergleichen. Neben Stammdaten, wie die Information über Fahrer oder Fahrzeuge, werden zum Teil auch verschiedene Schnittstellen in der Software berücksichtigt — beispielsweise Tankmanagement oder Vertragsverwaltung.
Manchmal reicht auch simpel. Je nach Größe Ihres Fuhrparks kann es von Vorteil sein, sich nicht von komplizierten Features beeindrucken zu lassen, die im Endeffekt mehr Arbeit mit sich bringen als sie erleichtern sollen. Lokale Lösungen für das Flottenmanagement eignen sich meist für kleinere Unternehmen, die einen ersten Schritt tun und Ordnung in das Excel-Tabellen-Chaos bringen wollen. Die lokalen Software-Angebote funktionieren meist mit einem simplen relationalen Datenbanksystem. Das bedeutet: Sie spielen die gekaufte Software auf Ihren Computer auf und können Ihre Daten dort dann in Tabellen anlegen, auswerten und vergleichen. Neben Stammdaten, wie die Information über Fahrer oder Fahrzeuge, werden zum Teil auch verschiedene Schnittstellen in der Software berücksichtigt — beispielsweise Tankmanagement oder Vertragsverwaltung.
Online: Flexibles und zuverlässiges Fuhrparkmanagement in der Cloud
Funktioniert eine Fuhrparkmanagement-Software mit einem Cloud-Prinzip, so können Sie sich in erster Linie ein zügiges, automatisiertes und dezentrales Pflegen Ihrer Daten davon versprechen. Warum ist das so? Die webbasierte Software kann an der Benutzeroberfläche sehr intuitiv bleiben, da der Großteil der Datenerfassung automatisiert über Ihren Anbieter erfolgt. Die Verwaltung kann von dem zuständigen Fuhrparkleiter mit wenigen Klicks in einer App oder Desktop-Version geleistet werden. Zugriffe auf die Daten (per Login) können flexibel erteilt werden und auch einmal von unterwegs aus erfolgen. So können Flottenmanager sich viel Zeit und Ärger sparen. Wichtige Themen sind bei diesen Lösungen Datenschutz und Datensicherheit: Die Datenspeicherung per Cloud sollte nach einem plausiblen, transparenten und vor allem sicheren System funktionieren. Zudem ist es von Vorteil einen gut kommunizierenden Anbieter zu wählen, der bestenfalls auf Individualisierungswünsche eingeht.
Verwenden Sie die gespeicherten Daten auch für Steuer und Fahrtenbuch, so müssen diese nach den GoBD bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Auch sonstige Informationen über Ihren Fuhrpark sind höchstwahrscheinlich sensibel und sollten aus diesem Grund keinesfalls nur an einem Ort gespeichert werden. Eine gute Cloud-Lösung ist auf alles vorbereitet und speichert kontinuierliche Back-Ups Ihrer Daten auf virtuellen Servern an verschiedenen Orten. Hier gilt zu beachten: Der Ort der Server bestimmt die Datenschutzrichtlinien. Möchte ein Unternehmen also, dass seine Fuhrparkdaten nach deutschem Recht verwahrt werden sollen, müssen auch die Server hier im Lande aufzufinden sein.
Somit können Ihre Daten in einer Cloud-Lösung (z.B. dem Vimcar Flottenmanager) durch regelmäßige Speicherung in einem verschlüsselten Back-Up nicht verloren gehen. Praktisch daran, ist zudem, dass Sie die Möglichkeit haben, Ihre Daten jederzeit via das Internet von verschiedenen Endgeräten anzusehen oder wiederherzustellen.
Langfristig investieren
Eine Fuhrparkmanagement-Software kann das Leben der Fuhrparkleiter in einem Unternehmen erheblich erleichtern — doch im schlimmsten Falle wird unnötig Geld in den Sand gesetzt. Somit lohnt sich vorab eine ausgiebige Kommunikation mit dem Anbieter, den Sie im Auge haben. Zögern Sie nicht, sich genau anzusehen, inwiefern die Software für Ihre Ziele sinnvoll ist. Letztendlich können so Folgekosten abgewendet und langfristig investiert werden.
Zu den wichtigsten Informationen, die grundsätzlich in jeder Flottenmanagement-Software festgehalten werden sollten, zählen allgemeine Daten rund um Fahrer, Fahrzeug, Beschaffungsverträge oder andere fahrzeugbezogene Daten, wie Kraftstoffverbauch, Schadensakten und Wartung.
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